FC 94/7


Comité financier

Quatre-vingt-quatorzième session

Rome, 8 - 12 mai 2000

Rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes

 

On trouvera ci-après pour l'information des membres du Comité financier le rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes.

 


RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes Mesures prises Observations du vérificateur
QUESTIONS FINANCIÈRES

Situation financière de l'Organisation

Fonds de péréquation des impôts

Je recommande que les accords nécessaires soient passés avec les États Membres concernés en vue de réduire leur crédit sur le Fonds de péréquation d'un montant égal aux sommes remboursées à leurs ressortissants au titre des impôts.

La mise en place du nouveau système financier et des procédures qui s'y rattachent a entraîné une nette amélioration du contrôle et du suivi des montants remboursés aux fonctionnaires de la FAO tenus de verser dans leur pays un impôt sur leur revenu provenant de la FAO.

La Section des comptes débiteurs est désormais chargée de comptabiliser les montants correspondant au paiement d'impôts qui devraient être remboursés aux fonctionnaires et de la gestion des contributions dues par les États Membres, y compris les montants qui doivent être compensés par leur crédit sur le Fonds de péréquation.

Pour que la FAO puisse prendre les mesures nécessaires dans les cas où des fonctionnaires ont eu à verser dans leur pays un impôt sur leur revenu provenant de la FAO, ces fonctionnaires ou leur supérieur hiérarchique doivent en informer AFF. Une fois informée des tenants et des aboutissants de tels cas, la Section des comptes débiteurs d'AFF prend conseil auprès de LEG et, le cas échéant, lui demande de suivre la question avec le gouvernement concerné.

La Section des comptes débiteurs émet alors une créance à l'encontre du gouvernement concerné dans le cadre du processus de recouvrement des contributions dues au titre du Programme ordinaire et suit le recouvrement dans le cadre des procédures normales de gestion des créances.

Comme indiqué dans le précédent rapport intérimaire, notre examen des états financiers provisoires de 1998 a révélé que certains soldes au titre du Fonds de péréquation devaient encore être réglés.

En réponse aux observations faites à ce propos, nous avons été informés que des mesures avaient été prises pour essayer d'obtenir le règlement des soldes non acquittés et que des factures avaient été envoyées aux gouvernements intéressés et des contacts pris avec eux à ce sujet.

Nous examinerons les résultats de ces mesures au cours de notre dernière mission de vérification pour l'exercice 1998-99, de même que la mise en place du nouveau système décrit dans la colonne 2.

Engagements non liquidés

Je voudrais recommander à nouveau de contrôler avec plus de soin les engagements non liquidés à la fin de l'exercice biennal. Je sais bien qu'il s'agit d'une opération longue et complexe nécessitant l'application de toute une série de critères à l'ensemble des objets de dépenses. À ce propos, je voudrais recommander qu'à l'avenir l'Organisation envisage d'appliquer des critères simplifiés susceptibles d'être incorporés dans les systèmes de comptabilité pour reconnaître la validité des engagements non liquidés à la fin d'un exercice biennal.

L'introduction du nouveau système financier et des procédures qui s'y rattachent a entraîné un changement important dans la façon dont la FAO établit le montant des charges accumulées (engagements non liquidés) à la fin de l'exercice.

Le principal changement découle du fait que dans le système Oracle, seuls les bons de commande approuvés placés dans le système avant la fin de la période sont automatiquement accumulés. Les applications d'Oracle mises en œuvre par la FAO n'ont pas l'équivalent des engagements non assortis d'un bon de commande.

En ce qui concerne les transactions qui ne sont pas traitées par le système de bons d'achat Oracle (par exemple, les transactions relatives aux déplacements et aux opérations de terrain), la procédure de comptabilité d'exercice a été simplifiée de façon à inclure uniquement les transactions dont il peut être établi qu'elles ont trait à l'exercice annuel en cours de clôture.

En particulier:

· dans le cas des opérations relatives aux déplacements, les charges accumulées à la fin de l'exercice sont fondées sur les avances pour frais de voyage traitées au 31 décembre 1999;

· Dans le cas des bureaux de pays et des opérations relatives aux projets, les charges accumulées sont établies sur la base des renseignements fournis à AFF par les titulaires de comptes d'avances de caisse et vérifiées par OCD (charges accumulées par les bureaux de pays) et par l'unité chargée de la comptabilité des projets (charges accumulées au titre de projets).

L'examen auquel nous procéderons au cours de notre dernière mission de vérification (avril/mai 2000) sur l'échantillon d'engagements non liquidés inscrits en date du 31/12/1999 devrait nous permettre d'évaluer la situation résultant de l'introduction du nouveau système financier et des procédures qui s'y rattachent.
Liquidités et placements

Contrôle des comptes bancaires

Le nombre de comptes bancaires tient au moins en partie au fait qu'ils sont "spécialisés" pour des opérations ou des groupes précis (Programme ordinaire, fonds fiduciaires, etc.). Dans mon rapport précédent, j'avais recommandé que cette formule complexe soit abandonnée et que la gestion des liquidités soit centralisée au niveau de l'Organisation, l'identification des transactions nécessaires à l'établissement de rapports étant maintenue. Bien que cette recommandation ait été prise en compte dans le contexte de la mise en place du nouveau logiciel de gestion financière et de comptabilité, la situation n'avait pas changé à la fin de 1997.

Pour des raisons opérationnelles, la FAO doit conserver un certain nombre de comptes bancaires. En particulier:

· des comptes doivent être ouverts dans de nombreux pays pour subvenir aux besoins des bureaux et des projets situés dans ces pays

· l'opération TeleFood exige l'ouverture de comptes spécifiques pour recevoir les contributions

· le souci de transparence dans les opérations des fonds fiduciaires (accords passés avec les donateurs et obligations en matière d'établissement de rapports) et le fait que les sommes versées par les donateurs au titre des fonds fiduciaires sont déposées en fiducie font qu'une mise en commun totale des ressources en liquidités du Programme ordinaire et des fonds fiduciaires n'est possible ni sur le plan juridique, ni sur le plan politique.

Toutefois, la FAO continue à réduire le nombre de ses comptes bancaires. Avec l'aide du FIDA, l'Organisation prévoit d'utiliser le réseau SWIFT pour effectuer et recevoir les paiements en utilisant les mécanismes en place au FIDA.

Outre ce qui précède, AFF examine avec les banquiers un plan incluant des mesures pour améliorer de manière générale et spécifique la gestion des liquidités et les relations bancaires de la FAO. Les principaux domaines couverts par ce plan sont les suivants:

· Réduction du nombre des banques dans lesquelles la FAO détient des comptes et recours aux plus grandes banques pour toutes les transactions bancaires importantes

· Progrès dans l'automatisation de la transmission des données entre la FAO et les banques

· Recours accru à des méthodes de paiement plus économiques

· Amélioration du rendement des excédents de trésorerie

· Réduction du coût des opérations de change

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.
Liquidités et placements

Gestion des liquidités

Je souhaite recommander officiellement que la FAO lance des appels d'offres internationaux pour la fourniture de services bancaires à l'Organisation.

Mes collaborateurs ont noté qu'un consultant avait recommandé d'"externaliser" la gestion des liquidités de façon à obtenir des rendements plus élevés à moindres risques et à libérer les ressources du service de la trésorerie à d'autres fins. Je recommande que l'Organisation étudie ces propositions avec soin. Si elles devaient être mises en application, la FAO devrait inviter plusieurs sociétés internationales de gestion des liquidités à lui présenter des offres et réorganiser et renforcer le Service de la trésorerie pour lui permettre de devenir l'homologue professionnel du gestionnaire sélectionné.

Un appel d'offres pour les services bancaires de l'Organisation a été publié le 26 mars 1999. Le groupe d'évaluation constitué pour évaluer les soumissions a recommandé une banque, mais a également suggéré que sa capacité de fourniture de services soit décrite et confirmée de manière détaillée.

La FAO a participé depuis à des discussions approfondies sur les services attendus de la banque sélectionnée. Celle-ci a confirmé qu'il lui faudrait un certain temps pour modifier ses systèmes et procédures de façon à ce qu'ils répondent aux exigences de la FAO.

Dans l'intervalle, la FAO continue à améliorer ses relations de travail avec ses banquiers actuels.

En ce qui concerne les placements, nous avons appliqué les recommandations du Comité consultatif pour les placements telles qu'approuvées par le Directeur général en 1999. Plus particulièrement:

· après l'externalisation de la gestion des placements à court terme en janvier 1999, nous avons, sur la base des conseils fournis par le Comité consultatif pour les placements et avec l'assistance du FIDA et du PAM, mené à terme le processus d'appel d'offres pour la gestion de ces fonds et sélectionné deux sociétés spécialisées dans la gestion des actifs à court terme, en remplacement du précédent gestionnaire des fonds.

· de même, en ce qui concerne les placements à long terme, nous avons, sur les conseils du Comité consultatif pour les placements et avec l'assistance du FIDA et du PAM, lancé un processus d'appel d'offres pour la gestion des placements à revenu fixe et sélectionné deux sociétés spécialisées dans la gestion des portefeuilles de placements à long terme.

Ces décisions sont en cours d'application.

En ce qui concerne le renforcement de la fonction de trésorerie, la FAO s'est assurée les services, à titre temporaire, de l'ancien Directeur du Département des placements de la BIRD pour l'aider à mettre en œuvre ces changements. Enfin, la FAO négocie activement avec le FIDA une fonction consultative conjointe en matière de trésorerie.

Dans le rapport intérimaire précédent, nous avions noté que, conformément à notre recommandation, la FAO avait lancé un appel à la concurrence pour la fourniture de services bancaires au niveau de l'organisation.

Comme indiqué en septembre dernier, nous avons commencé à examiner le processus d'appel d'offres et son résultat. Des questionnaires ont été envoyés en octobre 1999 sur la façon dont le processus d'appel d'offres avait été mené, mais au moment où le présent rapport a été rédigé nous n'avions pas encore reçu toutes les réponses.

Comme mentionné dans la colonne 2, le contrat pour la fourniture de services bancaires au niveau de l'organisation n'avait pas encore été signé au moment de la rédaction du présent rapport intérimaire.

En ce qui concerne la gestion des liquidités et des actifs à court terme, nous notons que notre recommandation de sélectionner les gestionnaires par un appel à la concurrence a été prise en considération. Nous examinerons le déroulement et le résultat de ce processus et évaluerons la performance du fonds de placements mixte à la Northern Trust Company précédemment chargée des placements à court terme.

En ce qui concerne la gestion des placements à long terme, notre travail de vérification sera mené selon les mêmes principes: nous examinerons les procédures de sélection et évaluerons les résultats et les performances.

Placements à long terme

Il est nécessaire d'assurer un suivi plus attentif des résultats du(des) gestionnaire(s) de fonds, avec visites à leurs bureaux; à cette fin, il faudra réorganiser et moderniser la trésorerie.

Toujours sur les conseils du Comité consultatif pour les placements et de notre consultant en placements (Cambridge Associates), nous examinons actuellement la diversification de notre portefeuille de valeurs à revenu variable à long terme entre un gestionnaire privilégiant les valeurs d'avenir et un gestionnaire privilégiant la performance. Cet examen devrait être achevé au cours du premier semestre de l'an 2000. Les mesures prises par l'Organisation seront examinées et évaluées une fois pleinement appliquées.
Dépenses d'appui

Compte tenu de la prolifération actuelle des dépenses d'appui de divers types qui masque l'objectif et le caractère mesurable de cette politique, je recommande que le Secrétariat soit invité à préparer un cadre détaillé, mais nettement simplifié, pour les dispositions visant les dépenses d'appui. Selon moi, il existe deux approches possibles pour régler cette question:

a) soit adapter les dépenses d'appui aux besoins des différents projets et identifier clairement les dépenses d'appui dans les budgets des projets;

b) soit limiter les dépenses d'appui à des activités larges mais bien définies et imputer ces dépenses d'appui sur le budget des projets en appliquant des pourcentages de recouvrement convenus à l'avance. On pourrait aussi bien sûr envisager une combinaison de ces deux solutions, à condition que le document d'orientation qui sera présenté aux organes directeurs soit à la fois détaillé et simple à appliquer.

Le document FC 93/4 a été soumis au Comité financier en septembre 1999. Le Comité s'est félicité de l'étude et a pris acte du cadre conceptuel. À la demande du Comité, d'autres documents lui seront fournis à sa session de mai, qui couvriront les caractéristiques du Programme de terrain, les méthodologies utilisées pour déterminer les coûts, la structure actuelle de remboursement des dépenses d'appui et éventuellement des données permettant de comparer les coûts selon les institutions. Ceci permettra d'élaborer un document sur les principes applicables aux taux de remboursement, tenant compte de l'harmonisation nécessaire et d'autres questions découlant de ce large examen. Nous n'avons pas d'observations à formuler à ce stade.
Vérification des transactions de terrain

Pour que les vérifications locales des dépenses de terrain puissent être utilisées par la structure comptable décentralisée à un coût raisonnable, je recommande d'allonger la périodicité des rapports (un ou deux rapports par an), de réduire le nombre des vérificateurs sous contrat et de demander à ces derniers de donner l'assurance que les rapports sur les comptes d'avances de caisse présentent un tableau juste et véridique des transactions de terrain.

Conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes, les vérifications de 1999 sont désormais effectuées tous les six mois, ce qui a permis de réduire le coût des vérifications locales.

En ce qui concerne la réduction du nombre des vérificateurs sous contrat, nous prévoyons d'identifier dans chaque région un cabinet de vérificateurs approprié disposant de correspondants dans les pays où la FAO a des représentations. Ce travail a été ralenti par l'introduction du système de comptabilité des bureaux de terrain, qui a la priorité.

Tout en étant bien conscients de la priorité donnée à la question des normes de comptabilité financière, nous souhaitons souligner la nécessité de réduire le nombre des vérificateurs sous contrat et d'améliorer la qualité de leur travail.
Comptes débiteurs et créditeurs

Je recommande que, dans le contexte de l'installation à la FAO du nouveau logiciel financier et comptable, les procédures comptables et administratives suivies pour enregistrer les transactions aux comptes créditeurs et débiteurs soient révisées afin de les rendre plus faciles à identifier, à surveiller et à apurer tout au long de l'exercice biennal.

Cette recommandation a été appliquée. La réorganisation planifiée d'AFF a permis de préciser les responsabilités pour tous les comptes de patrimoine, y compris les soldes des comptes débiteurs et créditeurs. Outre la mise en place des Sections des comptes créditeurs et des comptes débiteurs, le nouveau système financier comprend des applications de registres comptables secondaires pour les comptes créditeurs et les comptes débiteurs gérés par les différentes unités.

Les procédures concernant les avances pour frais de voyage et les dépenses recouvrables localement ont également été modifiées: toutes les transactions concernant le personnel sont désormais comptabilisées de la même façon, soit par un compte ouvert pour chaque membre du personnel dans le registre comptable secondaire, géré par la Section des comptes débiteurs.

Les fonctions incluent le classement chronologique des soldes et les Sections des comptes créditeurs et des comptes débiteurs sont notamment chargées de veiller à ce que le classement chronologique des soldes se situe à des niveaux acceptables.

Nous évaluerons l'impact de la réorganisation sur les états financiers finals pour l'exercice biennal.
     
QUESTIONS DE GESTION
Décentralisation

Je recommande à l'Organisation de mettre au point et d'officialiser les délégations de pouvoirs aux représentants régionaux.

La version finale d'une nouvelle circulaire sur les responsabilités et les rapports hiérarchiques (au siège de la FAO et dans les bureaux décentralisés) a été publiée. En outre, divers chapitres du Manuel ont été révisés et de nouveaux manuels ont été publiés pour les fonctions financières. Ces mesures amélioreront les opérations entre le siège et les bureaux de terrain. Nos prochaines missions de vérification sur le terrain qui auront lieu au premier trimestre de l'an 2000 nous donneront l'occasion d'évaluer les relations entre les bureaux décentralisés et le siège.
Remplacement des systèmes de gestion du personnel et des finances   L'examen de l'élaboration et de l'application du nouveau système financier Oracle est étroitement lié à notre vérification des comptes biennaux. Un premier bilan sera dressé dans notre rapport in extenso sur les états financiers de 1998/99.