FC 94/7


COMITÉ DE FINANZAS

94º período de sesiones

Roma, 8-12 de mayo de 2000

Informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo

 

Se adjunta para información de los miembros del Comité de Finanzas el informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo.

 


INFORME DETALLADO

Recomendación del Auditor Externo Medidas adoptadas Observaciones del Auditor
ASUNTOS FINANCIEROS

Situación financiera de la Organización

Fondo de Nivelación de Impuestos

Recomiendo que se concierten los acuerdos necesarios con los Estados Miembros en cuestión, con miras a reducir sus créditos del Fondo de Nivelación de Impuestos en la cuantía del reembolso de impuestos a sus nacionales.

 

 

 

La introducción de los nuevos sistemas financieros y de los procedimientos conexos ha producido una notable mejora en el control y el seguimiento de las cantidades reembolsadas a funcionarios de la FAO obligados a pagar impuestos nacionales sobre los ingresos que han obtenido de la Organización.

La Dependencia de Cuentas por Cobrar es ahora la encargada de contabilizar las cantidades por pago de impuestos que se reembolsan a los funcionarios y de administrar las aportaciones que corresponde pagar a los Estados Miembros, incluidas las cantidades que se compensan con cargo a su haber en el Fondo de Nivelación de Impuestos.

En aquellos casos en que se solicita a funcionarios que paguen impuestos a sus gobiernos nacionales, la FAO está pendiente de que los funcionarios en cuestión o sus supervisores informen a la AFF de ese hecho para tomar medidas. Una vez informada de los detalles de esos casos, la Dependencia de Cuentas por Cobrar solicita orientación de LEG orientación y, según las circunstancias, pide a LEG que siga el asunto con el gobierno en cuestión.

La Dependencia de Cuentas por Cobrar presenta seguidamente al gobierno en cuestión la deuda por cobrar como parte del proceso de solicitud de contribuciones al Programa Ordinario y vigila el cobro como parte de los procedimientos normales de gestión de las deudas por cobrar.

 

 

 

Como se señaló en el informe anterior, nuestro examen de los estados de cuentas provisionales reveló que algunos saldos acreedores del Fondo de Nivelación de Impuestos seguían pendientes de liquidación.

Como respuesta a las observaciones formuladas sobre esta cuestión, se nos ha informado de que se han adoptado medidas para tratar de liquidar los saldos pendientes mediante factura y a través de contactos con los gobiernos interesados.

Durante nuestra misión final de comprobación de las cuentas para el bienio de 1998-99 examinaremos los resultados de esas medidas, así como la aplicación del nuevo sistema, que se describe en la columna 2.

Obligaciones por liquidar

Por consiguiente, deseo reiterar mi recomendación anterior de que se lleve a cabo una comprobación más detallada de las obligaciones por liquidar al final del bienio. Comprendo que ésta es una labor compleja y lenta, dada la diversidad de criterios que han de aplicarse a los distintos conceptos de gasto. A este respecto, recomendaría que, en el futuro, la Organización estudiara la posibilidad de adoptar unos criterios simplificados que pudieran incorporarse en los sistemas contables para reconocer la validez de los compromisos no desembolsados al final de un bienio.

 

La introducción de los nuevos sistemas financieros y de los procedimientos conexos ha acarreado un cambio importante en cómo la FAO prepara sus devengos (obligaciones por liquidar) al final del período.

La modificación más importante es la que deriva del hecho de que en Oracle se devengan automáticamente sólo las órdenes de compra aprobadas y ya efectuadas al final del período. Las aplicaciones de Oracle que realiza la FAO no tienen equivalente con los compromisos que no corresponden a órdenes de compra.

Por lo que respecta a las transacciones que no se tramitan a través de Compras en Oracle (por ej. transacciones de viajes y sobre el terreno), el procedimiento de devengo se ha simplificado para incluir sólo las transacciones de las que pueda demostrarse que guardan relación con el ejercicio que se va a cerrar.

En particular:

  • en el caso de transacciones relacionadas con viajes, el devengo al final del período se basa en los anticipos para viajes tramitados al 31 de diciembre de 1999;
  • en el caso de transacciones relativas a oficinas y proyectos en los países, el devengo se basa en la información facilitada a AFF por los titulares de cuentas de anticipos en efectivo y comprobada por OCD (devengos correspondientes a oficinas en los países) y por la Dependencia de Contabilidad de Proyectos (devengos correspondientes a proyectos).
 

El examen de muestras de las obligaciones por liquidar registradas al 31/12/1999 que realizaremos en el curso de nuestra misión final de comprobación de cuentas (abril/mayo de 2000) nos permitirá evaluar la situación derivada de la introducción de los nuevos sistemas financieros y los procedimientos conexos.

 

Efectivo e inversiones

Control de las cuentas bancarias

El número de cuentas bancarias deriva, al menos en parte, de su dedicación a grupos específicos de operaciones (por ej. Programa Ordinario, Fondos Fiduciarios, etc.). En mi informe anterior había recomendado que se abandonaran esos procedimientos complicados y que el efectivo se administrara de forma centralizada a nivel de la Organización, a la vez que se mantuviera la identificación de las operaciones a efectos de registro. Aunque esta recomendación se tuvo en cuenta en el contexto de la aplicación de los nuevos programas informáticos de gestión financiera y contabilidad, la situación no había cambiado todavía al final de 1997.

 

 

Por motivos operacionales, la FAO tiene necesidad de mantener cierto número de cuentas bancarias. En particular:

  • es necesario mantener cuentas en muchos países para atender las necesidades de las oficinas y los proyectos de campo en esos países
  • el mandato de la iniciativa TeleFood de la Organización exige que se mantengan cuentas especiales para registrar la recaudación de TeleFood
  • por razones de transparencia en las operaciones de donantes de fondos fiduciarios (pactos de donantes y notificaciones) y debido al hecho de que el dinero de los donantes se recibe en fideicomiso, según se establece en los acuerdos de donantes, no es posible, desde el punto de vista jurídico o político, mancomunar por completo los recursos en efectivo del Programa Ordinario y de los Fondos Fiduciarios.

No obstante, la FAO sigue avanzando en la simplificación de los arreglos bancarios. Con la ayuda del FIDA, la Organización está examinando la posibilidad de utilizar la red SWIFT para pagos e ingresos, recurriendo a los actuales arreglos del FIDA.

Además de cuanto antecede, la AFF está estudiando con los banqueros actuales un plan en varias fases para introducir mejoras generales y concretas en la gestión del dinero en efectivo y en las relaciones bancarias de la FAO. Entre las principales esferas abarcadas en este plan cabe citar las siguientes:

  • Reducción del número de bancos en que la FAO tiene cuentas, y utilización de los bancos principales como eje de todas las transacciones bancarias más importantes
  • Mejora del grado de automatización en lo que respecta a la transmisión de datos entre la FAO y los bancos
  • Mayor utilización de métodos de desembolso más económicos
  • Mejora de la rentabilidad del dinero en efectivo
  • Reducción del costo de las transacciones en divisas
 

 

Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas.

Efectivo e inversiones

Administración del efectivo

Deseo recomendar oficialmente que la Organización convoque concursos internacionales para la prestación de servicios bancarios.

 

 

 

 

 

 

 

Mis colaboradores tomaron nota de que un consultor había recomendado que se "externalizara" la administración del efectivo para conseguir mayores rendimientos con un riesgo reducido y se liberaran recursos de tesorería para otros fines. Recomiendo que la Organización examine detenidamente esas propuestas. En caso de que se pusieran en práctica, la FAO debería convocar una licitación de varios gestores internacionales y empezar a renovar y mejorar la dependencia de tesorería para que pueda estar a la altura profesional del gestor seleccionado.

 

El 26 de marzo de 1999 se publicó una licitación para la prestación de servicios bancarios a la Organización. El Grupo de Evaluación encargado de evaluar las propuestas recomendó el banco preferido, pero también sugirió que se justificara más detalladamente la capacidad de prestar los servicios requeridos.

La FAO ha participado desde entonces en amplios debates con el banco preferido sobre las normas relativas a los servicios. El banco ha confirmado que necesitará cierto tiempo para modificar sus sistemas y procedimientos a fin de atender las necesidades de la FAO.

Mientras tanto, la FAO continúa tomando medidas para mejorar las condiciones y las relaciones de trabajo con sus banqueros actuales.

 

En lo que respecta a las inversiones, hemos procedido a aplicar las recomendaciones del CAI aprobadas por el Director General en 1999. Más concretamente:

  • después de subcontratar la administración de las inversiones a corto plazo en enero de 1999, en la actualidad hemos ultimado un proceso de licitación para la administración de esos fondos, siguiendo los consejos del CAI y con la asistencia del FIDA y del PMA, y hemos seleccionado dos empresas especializadas en la administración de carteras de inversiones a corto plazo para sustituir al gestor único de fondos anterior
  • en lo que concierne a las inversiones a largo plazo, hemos ultimado un proceso de licitación para la gestión de la parte de renta fija de nuestra cartera de inversiones a largo plazo, también en este caso con el asesoramiento del CAI y la asistencia del FIDA y el PMA, y hemos seleccionado dos empresas especializadas en la gestión de carteras de inversiones a largo plazo.

Actualmente estamos en vías de poner en práctica esas decisiones.

En cuanto al reforzamiento de la función de Tesorería, la FAO ha contratado con carácter temporal al ex Director del Departamento de Inversiones del BIRF, para que contribuya a la aplicación de los cambios. La FAO participa también activamente en las negociaciones con el FIDA relativas a la función consultiva conjunta de Tesorería.

 

En el informe anterior señalamos que, de conformidad con nuestra recomendación, la Organización había convocado un proceso de licitación para la prestación de servicios bancarios.

Como indicamos a finales de septiembre, hemos comenzado a examinar el proceso de licitación y sus resultados. En octubre de 1999 distribuimos un cuestionario sobre el modo en que se había realizado el proceso de licitación. En el momento de redactar este informe, no hemos recibido aún todas las respuestas a dicho cuestionario.

Según se indica en la segunda columna, en el momento de redactar el presente informe no se había ultimado el contrato para la prestación de servicios bancarios.

En lo que concierne a la administración del efectivo y los activos a corto plazo, tomamos nota de que se ha tenido en cuenta nuestra recomendación de que los gestores se seleccionen mediante un proceso de licitación. Examinaremos el desarrollo y los resultados de esta licitación y evaluaremos el rendimiento de los fondos combinados que se han confiado a la Northern Trust Company, anteriormente encargada de las inversiones a corto plazo.

En cuanto a la administración de las inversiones a largo plazo, nuestra labor de comprobación de cuentas proseguirá como hasta ahora para examinar los procedimientos de selección y evaluar los resultados y rendimientos.

 

Inversiones a largo plazo

Es necesario seguir más de cerca la actuación del gestor o gestores de fondos, incluidas visitas a sus oficinas, lo que exigirá una renovación y mejora notables de la tesorería.

 

Una vez más, con el asesoramiento del CAI y de nuestro asesor en inversiones (Cambridge Associates), estamos examinando la diversificación de nuestra cartera de valores a largo plazo entre un gestor especializado en crecimiento y un gestor especializado en valores. Este examen se terminará en la primera mitad del año 2000.

 

Las medidas adoptadas por la Organización se examinarán y evaluarán una vez que se hayan aplicado íntegramente.

Gastos de apoyo

Teniendo en cuenta la proliferación actual de gastos de apoyo de diversos tipos, que perjudica a la finalidad y mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco de gran alcance pero muy simplificado para los acuerdos sobre gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión puede resolverse de dos maneras:

  1. adaptar los gastos de apoyo a las necesidades de los distintos proyectos y determinar claramente los gastos de apoyo en los presupuestos de los mismos;
  2. o limitar los gastos de apoyo a actividades generales pero bien definidas y cargar esos gastos de apoyo a los proyectos aplicando un porcentaje de recuperación de los gastos convenido de antemano.
    Por supuesto, es posible utilizar también una combinación de los dos sistemas, siempre que el documento de políticas resultante que se someta a la aprobación de los Órganos Rectores siga siendo de gran alcance y fácil de aplicar.
 

En septiembre de 1999 se presentó al Comité de Finanzas el documento FC 93/4. El Comité de Finanzas acogió con satisfacción el examen y aprobó el marco conceptual. A petición del Comité, se prepararán nuevos estudios para su reunión de mayo en los que se examinarán las características del programa de campo, las metodologías utilizadas para determinar los costos, la estructura vigente de reembolso de los gastos de apoyo y, si hubiera disponibles, datos de costos comparativos con otros organismos. Esta labor culminará en un documento sobre los principios aplicables a las tasas de reembolso, prestando atención a la armonización y a otros asuntos que se planteen en este examen amplio.

 

Por el momento no se hacen observaciones.

Comprobación de las operaciones sobre el terreno

Con el fin de que las comprobaciones locales de los gastos sobre el terreno sirvan de base a una estructura contable descentralizada con un costo razonable, recomiendo que se espacie la presentación de informes (uno o dos informes al año), que se reduzca el número de auditores contratados y que se pida a los auditores que aporten una garantía de que los informes sobre las cuentas de anticipos presentan una imagen fiel y adecuada de las operaciones sobre el terreno.

 

De conformidad con la recomendación del Auditor Externo, las auditorías de 1999 se están llevando a cabo semestralmente. Este procedimiento ha dado lugar a una reducción del costo de las auditorías locales.

Por lo que respecta a la reducción del número de auditores contratados, nuestro plan sigue siendo el de identificar una empresa idónea en cada Región con corresponsales en los países donde la FAO tiene Representaciones. Sin embargo, las actividades para ultimar este proceso se han retrasado al haberse desviado recursos hacia la introducción del sistema de contabilidad de las oficinas locales, que requiere atención prioritaria.

 

Aunque somos conscientes de la prioridad que se concede a la solución de los problemas del sistema de contabilidad de las oficinas locales, queremos subrayar la necesidad de reducir el número de auditores contratados y de mejorar la calidad de su labor.

Cuentas por pagar y por cobrar

Recomiendo que, en el contexto de la instalación que se está realizando en la FAO del nuevo programa informático financiero y contable, se examinen los procedimientos de contabilidad y organización para registrar las operaciones en las cuentas por cobrar y por pagar, con miras a facilitar su identificación, seguimiento y liquidación a lo largo del bienio.

 

Se ha puesto en práctica esta recomendación. La reorganización de AFF ha aclarado las atribuciones relativas a todas las cuentas de balance, incluidos los saldos de las cuentas por pagar y por cobrar. Además del establecimiento de las Dependencias de Cuentas por Pagar y de Cuentas por Cobrar, los nuevos sistemas financieros comprenden aplicaciones de libros mayores auxiliares para cuentas por pagar y por cobrar que llevarán las dependencias respectivas.

También se han modificado los procedimientos relativos a los anticipos para viajes y las partidas recuperables localmente. Todas las transacciones relacionadas con el personal se contabilizan ahora de la misma manera: a través de una cuenta abierta para cada funcionario dentro del libro mayor auxiliar, administrada por la Dependencia de Cuentas por Cobrar.

La funcionalidad incluye el seguir las fechas de los saldos y las responsabilidades de las Dependencias de Cuentas por Pagar y por Cobrar incluyen el asegurar que la antigüedad de los saldos se halle en unos niveles aceptables.

 

Cuando se examinen las cuentas bienales se evaluarán los efectos de la reorganización.

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Descentralización

Recomiendo que la Organización finalice la delegación de facultades a los representantes regionales y le otorgue carácter oficial.

 

 

Se ha publicado en forma definitiva una nueva circular sobre responsabilidades y relaciones (Sede de la FAO y oficinas descentralizadas). Además, se han revisado varias secciones del Manual y se han publicado nuevos manuales para la función de finanzas. Estas medidas mejorarán las operaciones entre la Sede y las oficinas locales.

 

 

La relación entre las oficinas descentralizadas y la Sede se evaluará en el curso de nuestras misiones de comprobación de cuentas sobre el terreno, previstas para el primer trimestre de 2000.

Sustitución de los sistemas de gestión financiera y del personal   El examen de la elaboración y aplicación del nuevo sistema financiero, Oracle, está estrechamente relacionado con nuestra comprobación de las cuentas bienales. La primera evaluación de este sistema se dará a conocer en nuestro informe detallado sobre los estados de cuentas 1998/99.