Consejo

Índice

ASUNTOS QUE REQUIEREN LA ATENCIÓN DEL CONSEJO

INTRODUCCIÓN

APROBACIÓN DEL PROGRAMA

INFORMES DE LA DEPENDENCIA COMÚN DE INSPECCIÓN

PRESENCIA DE LA FAO EN LOS PAÍSES

ECONOMÍAS Y EFICACIA EN EL EJERCICIO DEL GOBIERNO

OTROS ASUNTOS

Preparativos para el Plan a Plazo Medio 2002-2007
Nuevos sistemas y procedimientos financieros de la FAO
Examen de los informes sobre la evaluación en la reunión conjunta

 

INFORME DE LA REUNIÓN CONJUNTA DE LOS COMITÉS DEL PROGRAMA Y DE FINANZAS

Roma, 10 de mayo de 2000

INTRODUCCIÓN

1. Los Comités presentan al Consejo el siguiente informe de su reunión conjunta.

2. Estuvieron presentes en la reunión los siguientes miembros:

3. El Sr. F. Zenny sustituyó al Sr. R. Harrison como representante del Gobierno de Jamaica en el Comité del Programa.

4. La Sra. I. Di Giovan Battista sustituyó al Sr. R. Villambrosa como representane del Gobierno de la Argentina en el Comité de Finanzas.

5. El Sr. S. Baharsjah, Presidente Independiente del Consejo, estuvo presente en la reunión.

APROBACIÓN DEL PROGRAMA¹

6. Se aprobaron el programa y el calendario de la reunión conjunta con la inclusión de tres apartados en el tema de Otros asuntos, a saber: Preparativos para el Plan a Plazo Medio 2002-2007; Nuevos sistemas y procedimientos financieros de la FAO; y Examen de los informes sobre la evaluación en la reunión conjunta.

INFORMES DE LA DEPENDENCIA COMÚN DE INSPECCIÓN²

7. Los Comités analizaron conjuntamente el informe de la DCI "Examen del Comité Administrativo de Coordinación y de su mecanismo" (JIU/REP/99/1), preparado para la reunión, aprovechando la presencia del Vicepresidente de la Dependencia.

8. Los Comités examinaron de forma más concreta las observaciones y recomendaciones relativas al Subcomité de Nutrición. Al tiempo que tomaban nota de las dificultades encontradas recientemente con respecto al funcionamiento de este mecanismo, los Comités acogieron con satisfacción la mejora de las condiciones, que debería facilitar una cooperación productiva en el futuro. También acogieron positivamente la reanudación de la participación activa de la FAO en el SCN, incluida la contribución apropiada a su presupuesto.

9. En lo concerniente a la recomendación C2 sobre el examen en los foros de la FAO de las últimas novedades en el sistema de las Naciones Unidas, los Comités tomaron nota de las observaciones del Director General y confirmaron el carácter satisfactorio de las disposiciones vigentes. Los Comités convinieron también en que aspectos tales como el funcionamiento del sistema de Coordinadores Residentes de las Naciones Unidas (mencionado en el párrafo 80 del informe) y el costo de la coordinación (Recomendación C3) merecían una atención adecuada por parte de los órganos rectores. Los Comités ratificaron las observaciones del CAC y del Director General sobre ese informe.

10. Los Comités examinaron brevemente de nuevo la tramitación de los informes de la DCI en la FAO, y confirmaron la pertinencia de las prácticas actuales.

PRESENCIA DE LA FAO EN LOS PAÍSES³

11. Los Comités examinaron las propuestas del Director General para aumentar la presencia de la FAO en los países mediante la adscripción de funcionarios técnicos superiores, como se describía en el documento JM 2000/1. También tomaron nota de las nuevas medidas adoptadas para la aplicación del Programa de Campo, que incluían el proceso en curso de transferencia progresiva a los Representantes de la FAO de atribuciones operacionales en relación con los proyectos nacionales.

12. La mayoría de los miembros de los Comités se mostraron dispuestos a aconsejar al Consejo que aprobara las propuestas del Director General contenidas en el documento JM 2000/1. Sin embargo, algunos Miembros expresaron el deseo de recibir más información, que se podría examinar durante la próxima reunión conjunta de los Comités, antes de tomar una decisión al respecto. Los Comités fueron en general favorables a que prosiguiera la descentralización de las operaciones, al tiempo que tomaron nota del enfoque gradual y acogieron con satisfacción los planes para establecer las condiciones previas habituales necesarias, en particular en materia de apoyo al sistema, capacitación y estructuras presupuestarias y de evaluación.

13. Los Comités decidieron seguir examinando este tema en su reunión conjunta de septiembre y pidieron que se facilitara más información sobre las Representaciones de la FAO, en particular sobre: i) la delegación de atribuciones operacionales y los efectos que tendrían esas responsabilidades en el funcionamiento de las Representaciones de la FAO, el equilibrio actual entre las actividades normativas y las operacionales en las Representaciones de la FAO basado en los estudios de medición del trabajo existentes y el modo en que se reforzarían estas Representaciones para que pudieran hacer frente al volumen de trabajo suplementario; ii) las calificaciones de los Representantes de la FAO y cómo podrían los oficiales técnicos superiores propuestos para su traslado a las nuevas representaciones hacer frente tanto a sus tareas técnicas como a sus funciones representativas; iii) criterios para el establecimiento de oficinas de la FAO en los países, en particular en los países de bajos ingresos y con déficit de alimentos (PBIDA); y iv) función de las Representaciones de la FAO en la coordinación del sistema de las Naciones Unidas en los países. Además, se había solicitado información detallada sobre otras cuestiones conexas.

ECONOMÍAS Y EFICACIA EN EL EJERCICIO DEL GOBIERNO

14. Los Comités recordaron las numerosas medidas que se habían adoptado para los métodos de trabajo de los órganos rectores. Tomaron nota de que en la reunión conjunta de septiembre de 1999 se había decidido aplazar el ulterior examen de la reforma del debate general en la Conferencia al año 2000.

15. Los Comités tomaron nota de que, en la ronda actual de conferencias regionales, la innovación de reservar medio día para que los jefes de las delegaciones mantuvieran debates previos había dado resultados satisfactorios. Se propuso que, al preparar el documento para la reunión conjunta de septiembre de 2000, la Secretaría tuviera en cuenta la posibilidad de introducir un procedimiento análogo para la Conferencia de la FAO.

OTROS ASUNTOS

Preparativos para el Plan a Plazo Medio 2002-2007

16. Los Comités recibieron un informe oral sobre los progresos realizados en los preparativos del Plan a Plazo Medio (PPM) para el período 2002-2007, que se sometería a su examen en sus períodos de sesiones de septiembre y al del Consejo en noviembre. A este respecto, los Comités tomaron nota de que la intención era lograr que participaran también los comités técnicos del Consejo (COAG, COFI y COFO) en sus períodos de sesiones previstos para comienzos del año 2001, de manera que pudieran formular observaciones sobre los aspectos del Plan que entraban en el ámbito de sus mandatos respectivos.

17. Si bien el documento del próximo PPM estaría firmemente basado en el Marco Estratégico para la FAO, 2000-2015, aprobado por la Conferencia, se informó a los Comités, en particular, de los esfuerzos especiales que se estaban realizando para responder a una de las cuestiones de política más importantes señaladas en dicho Marco Estratégico, a saber, la necesidad de un enfoque multidisciplinario. Con este fin, se había pedido a los mismos grupos que habían trabajado en la formulación de las estrategias del Marco Estratégico para toda la Organización, así como en otros importantes mecanismos internos de coordinación, que determinaran las actividades intersectoriales apropiadas que merecían ser incluidas en el PPM.

18. Al mismo tiempo, los Comités tomaron nota de que se había solicitado a todos los departamentos que presentaran propuestas de actividades sustantivas para el PPM, tomando como base el sistema revisado de programación ratificado por la Conferencia, que se había aplicado a título provisional en el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) para 2000-2001. Aunque las dependencias habían tenido que ampliar el período de planificación hasta el año 2007, se les había pedido que prestaran la debida atención, entre otras cosas, a la especificación de los indicadores de los resultados que se esperaba obtener de las entidades de los programas y de sus productos principales. La tarea principal que la Secretaría tenía actualmente ante sí era presentar los resultados de este esfuerzo intensivo de planificación de manera cabal, pero suficientemente concisa, en el documento del PPM, analizando y presentando las actividades propuestas tanto en relación con los objetivos estratégicos del Marco Estratégico como con la estructura por programas establecida para el PLP (Capítulos y Programas principales).

19. Recordando los efectos positivos de mecanismos análogos para facilitar la participación de los Estados Miembros en la preparación del Marco Estratégico, los Comités estimaron que sería conveniente celebrar en su debido momento sesiones informativas para los Representantes Permanentes, preferiblemente antes de los períodos de sesiones de los Comités del Programa y de Finanzas de septiembre de 2000.

Nuevos sistemas y procedimientos financieros de la FAO

20. La Secretaría informó a los Comités sobre la aplicación de los sistemas, incluidos los principales objetivos en materia de gestión, la estructura financiera y la presentación de informes sobre la gestión. En esta información se puso de relieve lo que había funcionado, lo que no había funcionado y las limitaciones de los recursos. Además, se destacaron en particular los problemas relacionados con el Sistema de contabilidad sobre el terreno, la gestión de las cuentas de conversión de datos, los problemas de conexión, la experiencia de la FAO en materia de sistemas y el apoyo a los sistemas en relación con las actividades de proyectos. Los miembros expresaron su reconocimiento por la exposición franca y cabal de los progresos realizados hasta la fecha en el proyecto. También plantearon preguntas detalladas sobre problemas relativos al presupuesto y la aplicación del proyecto.

21. La Secretaría explicó que el aumento de la financiación de 10 millones a 20 millones de dólares EE.UU. se había debido a que el conjunto original de programas informáticos, sin modificaciones, no había satisfecho todas las exigencias de la FAO, por lo que se habían introducido módulos suplementarios de otras fuentes para la tramitación de las transacciones relacionadas con los viajes y las oficinas en los países, por lo que había aumentado la complejidad del proyecto.

22. Los miembros formularon también cierto número de preguntas relativas a las repercusiones del proyecto sobre las principales actividades en curso y previstas, en particular la posibilidad de verificar los registros, la presentación de informes a los donantes, los efectos sobre diversos programas y las repercusiones sobre el proceso de descentralización ulterior actualmente en marcha. La Secretaría explicó que, cuando se producía cualquier cambio en los sistemas, los auditores tenían dificultades, ya que los programas habían de adaptarse a las nuevas circunstancias. La Secretaría aclaró además que la calidad de los informes para los donantes preparados en 1999 reflejaba los problemas afrontados para asentar las transacciones de las oficinas en los países, pero que estos problemas se habían corregido y los informes posteriores correspondientes a 1999 evidenciarían esta posición corregida. Mientras tanto, los informes del año 2000 dependerían de que se transfiriera finalmente al sistema de contabilidad sobre el terreno la información actualmente contenida en las hojas de cálculo de las oficinas de los Representantes de la FAO.

23. La Secretaría informó de que, de acuerdo con la interpretación actual de los requisitos para apoyar la descentralización, en la versión provisional del sistema de contabilidad sobre el terreno se proporcionaría el apoyo necesario. Sin embargo, posteriormente se llevaría a cabo un examen para reconsiderar qué transacciones deberían tramitarse en las oficinas de los Representantes de la FAO, después de lo cual podría ser necesario formular de nuevo la solución provisional del programa informático.

24. Los miembros tomaron nota del carácter y la amplitud de los problemas señalados en la nota informativa (documento de trabajo de los Comités del Programa y de Finanzas) y las limitaciones sobre los progresos. También tomaron nota de la importancia del proyecto Oracle para la FAO y expresaron preocupación por su retraso y su financiación insuficiente. Por consiguiente, los Comités pidieron a la Secretaría que: i) presentara en su período de sesiones de septiembre más información sobre el carácter y la amplitud de la labor que había de realizarse, así como el costo, el calendario y las posibles fuentes de financiación para solucionar los problemas pendientes del proyecto; y ii) solicitara contribuciones voluntarias antes de septiembre, a pesar de la facultad del Director General para asignar los recursos necesarios, en la medida de lo posible, en el ámbito del presupuesto actualmente aprobado.

Examen de los informes sobre la evaluación en la reunión conjunta

25. Los Comités recordaron que el Consejo había ratificado las disposiciones revisadas para el examen de los documentos relacionados con la evaluación, en virtud de las cuales el Comité del Programa sería el principal receptor de los informes detallados sobre la evaluación. Sin embargo, se estimó que cabía la posibilidad de que los dos Comités examinaran conjuntamente determinados informes.

26. Por consiguiente, los Comités acordaron que los dos Presidentes, en consulta con el Director General, podrían estudiar esa posibilidad, tomando como base el programa de trabajo previsto de los dos Comités para un bienio dado y teniendo presente la necesidad de aprovechar al máximo el tiempo disponible.

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1 Doc.: JM 2000/INF/1.

2 Doc.: CL 119/INF/11.

3 Doc.: JM 2000/1.