المجلس

تقرير الدورة الرابعة والتسعين للجنة المالية
8 - 12/5/2000

مقدمة

1 - تقدم اللجنة الى المجلس التقرير التالى عن دورتها الرابعة والتسعين.

2 - حضر الدورة الممثلون التالية أسماؤهم:

3 - وأحيطت اللجنة علما بأن السيدة Ms Ileana Di Giovan Battista قد عينت لاستكمال فترة عضوية الأرجنتين فى لجنة المالية.

4 - وانتخب السيد Anthony Beattie (المملكة المتحدة) نائبا للرئيس لعام 2000 بقرار اجماعى.

5 - ولدى الموافقة على جدول الأعمال، أثيرت مسألة ما إذا كان بوسع لجنة المالية أن تعقد اجتماعات خاصة مع المراجع الخارجي. وقد استرعى المستشار القانوني اهتمام اللجنة إلى أن المادة 7-5 من دستور المنظمة التي تنص على أن المدير العام أو الممثل الذي يعينه سوف يشارك في جميع اجتماعات الأجهزة الرياسية للمنظمة.

مسائل الميزانية

استعراض تكاليف الدعم

6 - كانت لجنة المالية قد استعرضت، فى دورتها الثالثة والتسعين، ورقة⁽¹⁾ عن قضية تكاليف الدعم، وأقرت الإطار المفاهيمي باعتباره أساسا مفيدا لمزيد من بلورة المقترحات.

7 - وبناء على طلب أعضاء اللجنة، في دورتها خلال سبتمبر/أيلول، قدمت الأمانة مجموعة من أوراق المعلومات على النحو التالى:

8 - وعلاوة على ذلك، بحثت اللجنة ورقة((FC 94/4(d) عن المبادئ المقترحة لمعدلات تسديد تكاليف دعم البرامج الميدانية والبرامج الأخرى الممولة من المساهمات الطوعية، والتى اعتمدت على الإطار المفاهيمى الذى صيغ أثناء الاجتماع الأخير للجنة. وساعد اللجنة فى مداولاتها عرض مسهب.

9 - واعترفت اللجنة بما يتسم به هذا الموضوع من تعقيد، وأهمية لمستقبل المنظمة، وخاصة فى ضوء الاهتمام الذى أولى لمسألة زيادة الموارد وإلى الحاجة إلى تعزيز القدرة التنافسية الواردة فى الإطار الاستراتيجي الذى وافق عليه المؤتمر فى نوفمبر/تشرين الثانى 1999. وأكدت اللجنة الحاجة إلى إقامة توازن بين النشاطات المعيارية والتنفيذية ولاحظت أهمية الموارد من خارج الميزانية في تحقيق هذا التوازن. واسترعى الاهتمام إلى بناء القدرات لأجل تطبيق الأطر التنظيمية (مثل معايير الصحة النباتية والدستور الغذائى) باعتبارها من المجالات التي تحتاج إلى موارد إضافية.

10 - ورأت اللجنة أن مداولاتها سوف تستفيد من مزيد من المناقشات داخل المجموعات الإقليمية، وأنه ينبغي أن تهدف الى التوصل الى نتيجة بصدد مسألة استرداد تكاليف الدعم خلال دورتها القادمة فى سبتمبر/أيلول 2000. وبصرف النظر عما ستسفر عنه المناقشات الأخرى في سبتمبر/أيلول، استطاعت اللجنة أن تتوصل الى استنتاجات مبدئية فى عدد من المجالات. وعلى وجه الخصوص، كان هناك تأييد عام للأهداف الثلاثة المباشرة للخطة الجديدة لتسديد تكاليف الدعم وما يترتب عليها من مبادئ، والتى حددت على النحو التالى:

• تحديد منهج متسق وقوى الحجة لاسترداد تكاليف الدعم غير المباشرة، وتطبيق هذا المنهج؛
  
• تبسيط المنهج حرصا على الشفافية والكفاءة الادارية؛
  
• ضمان أن تكون الرسوم تعبيرا معقولا عن التكاليف الفعلية، وأن تكون المعدلات التى تفرض على جميع الشركاء متساوية؛

11 - ونوقشت مسألة استبعاد التكاليف الادارية الثابتة، باستفاضة، وعلى الرغم مما طرح من اقتراحات بشأن التعديلات الممكنة (مثل وضع مكاتب مديري الأقسام)، رؤى أن مبدأ استبعادها يتلاءم مع بيئة المنظمة.

12 - ووافقت اللجنة على أن قضية "الشفافية" تستحق الدراسة باعتبارها هدفا أو مبدأ منفصلا، وطلبت التوسع فى توضيح هذا المفهوم، وعلى الأخص تطبيقه على مرحلة التخطيط فيما يتعلق بالكشف الكامل عن المستوى المتوقع لتكاليف الدعم غير المباشرة للمشروعات واستردادها، وكذلك نطاق خدمات الدعم الفنى التى من المقرر تمويلها من البرنامج العادى.

13 - وعند دراسة المبدأ المتعلق بالتوفيق بين الرسوم والتكاليف الفعلية التى تتحملها المنظمة، قدمت مقترحات عديدة بشأن الأساليب الممكنة لهيكل المعدلات. بيد أنه كان هناك اتفاق على ضرورة تحديد عدد محدود من المعدلات المختلفة لظروف محددة بشكل واضح، وأنه لا بد حرصا على الشفافية، من أن تكون الشروط التى يمكن بموجبها تعديل هذه المعدلات، صريحة وواضحة.

14 - وعند دراسة نظام قياس التكاليف والمنهجية المستخدمة فى حساب هذه التكاليف، رحبت اللجنة بالتزام المنظمة بالتحديد الجارى لتكاليف الدعم والأسلوب المنتظم المتبع فى رفع تقارير عنه الى الأجهزة الرياسية. وعلى نحو مماثل، رأت أنها تتفق بوجه عام مع أنماط إعداد التقارير المقترحة، إلا أنها أكدت مجددا الحاجة الى توفير بيانات أكثر وضوحا فى مرحلة التخطيط.

15 - وفى الختام، طلبت اللجنة من الأمانة أن تعد، فى أقرب وقت ممكن، وثيقة موجزة تعالج القضايا المعلقة التى أثارتها اللجنة. وعلى وجه الخصوص، فإن ذلك يشمل مناقشة الأسباب التى أدت إلى حدوث الفجوة بين التكاليف والتسديد، وكيف يقترح زيادة تعزيز الشفافية فى مرحلة التخطيط.

عمليات النقل بين بنود ميزانية الفترة 2000-2001
والناشئة عن موافقة المؤتمر على الميزانية بسعر صرف قدره 875 1 ليرة

16 - استذكرت اللجنة أن اعتماد ميزانية الفترة 2000-2001 بسعر صرف الدولار مقابل الليرة يقل عن تصور النمو الصفري الاسمي المعلن لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001 (الوثيقة C 99/3) أتاح إعادة الفرصة لإعادة برمجة بعض الموارد مما أسفر عن تعديلات فى توزيع الاعتمادات بحسب أبواب الميزانية.

17 - ولاحظت اللجنة أن التطبيق المقترح للتعديل الإيجابي لا يستهدف سوى استرجاع المستوى التمويلي، بصورة جزئيــة أو كليــة، للمجالات التى عانت من التخفيضات فى إطار النمو الصفري لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001. كما لاحظت أن هذا المنهج يتفق مع الأولويات التى أعربت عنها الدول الأعضاء قبل اعتماد ميزانية 2000-2001. واهتدت اللجنة فى هذا الصدد بمشورة الأجهزة الرياسية بشأن التطبيق المتوخى لهذه الوفورات، كما ترد فى المحاضر الحرفية للدورة السابعة عشرة بعد المائة للمجلس⁽²⁾. غير أن اللجنة اقترحت أن يجرى فى المستقبل تسجيل توجيهات الأجهزة الرياسية بصورة رسمية أوضح، وذلك مثلا بإدراجها فى التقارير التى يعتمدها المجلس أو المؤتمر.

18 - ووفقا للمادة 4-5 من اللائحة المالية، أيدت اللجنة طلب المدير العام الموافقة على عمليات النقل بين أبواب الميزانية. كما لاحظت أن التوزيع المعدل للاعتمادات سيصبح الأساس الذى يُستند إليه فى تقديم التقارير المتعلقة بالمالية والميزانية فى الفترة 2000-2001، وسيشكل الرقم الأساسي لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003. وأوضحت اللجنة أنها تتطلع الى تلقي أول تقرير عن الأداء أو أول تقرير عن التنفيذ فى مايو/أيار 2001، وإلى أن تزود فى ذلك الوقت أيضا بتوضيح إضافى لدور لجنة المالية فى الموافقة على التغييرات في الميزانية بموجب المادة 4-5 من اللائحة المالية.

المسائل المالية

المركز المالي للمنظمة فى 29/2/2000

19 - تدارست اللجنة المركز المالي للمنظمة في 8/5/2000، ولاحظت أن المتحصلات من الاشتراكات الحالية بلغت 48.38 في المائة. وسددت 42 دولة عضو اشتراكاتها الجارية بالكامل، في حين سددت 21 دولة عضو أخرى جزءا منها، ولم تسدد 117 دولة أية مبالغ بعد مقابل اشتراكاتها لعام 2000. ولاحظت اللجنة أن معدل تحصيل الاشتراكات يتفق، فى جوهره، مع المعدل الذى كان سائدا خلال السنوات الأربع الماضية. وأعربت اللجنة عن قلقها إزاء عدد الدول الأعضاء التي مازالت عليها متأخرات. كما أشير إلى أنه كان من المتوقع، لدى موافقة المؤتمر على مستوى الميزانية على أساس التصور الصفري الإسمي في نوفمبر/تشرين الثاني 1999، سداد جزء كبير من المتأخرات في وقت مبكر للتخفيف من الوضع المالي في المنظمة. غير أن ذلك لم يحدث. وقد أشير إلى ضرورة أن تتضمن الوثائق الخاصة بوضع الموارد التي تقدم للجنة المالية الجهود التي تبذلها المنظمة في معالجة مسألة سداد المتأخرات.

20 - كما أعربت اللجنة عن القلق إزاء تلك البلدان التى وصلت فيها المتأخرات حدا يجعلها معرضة لفقدان حقوقها في التصويت. وفى هذا الصدد، تذكرت اللجنة المشكلات التى واجهت اللجنة العامة خلال الدورة الأخيرة للمؤتمر، ورأت أن من المناسب أن تضطلع لجنة المالية بدور عملى فى ادارة المتأخرات وتحصيلها. ولذا فقد طلبت من الأمانة اعداد وثيقة للعرض على اللجنة لدراستها خلال دورتها فى سبتمبر/أيلول عن "دور لجنة المالية فى ادارة المتأخرات"، تتضمن مختلف الخيارات المتاحة أمام اللجنة مع عرض تجارب منظمات الأمم المتحدة الأخرى فى هذا المجال. وينبغى تعميم هذه الوثيقة قبل دورة سبتمبر/أيلول ببعض الوقت لإتاحة الفرصة لأعضاء اللجنة لمناقشتها على مستوى الأقاليم.

21 - كما طلبت اللجنة من الأمانة توجيه الاهتمام الى مختلف طرق عرض المعلومات المالية ذات الصلة بالمركز المالى للمنظمة بحيث يتم تسليط الأضواء على النقاط البارزة التى تعطى اشارات واضحة للجنة المالية عن مدى سلامة مالية المنظمة.

النتائج المالية للفترة المالية 1998-1999

22 - تدارست اللجنة الحسابات غير المراجعة للفترة المالية 1998-1999. وناقش الأعضاء المحتويات وطلبوا ايضاحات فيما يتعلق ببعض الأصول والخصوم والايرادات والمصروفات بما فى ذلك طريقة معالجة تكاليف الدعم، وبرنامج التعاون الفنى، وعمليات النقل بين بنود الميزانية وحسابات أسعار الصرف والخطط الخاصة بالموظفين ورأس المال العامل وحساب الاحتياطى الخاص. وقدمت الأمانة الايضاحات المطلوبة.

23 - وردا على سؤال من لجنة المالية، أوضح المدير المؤقت للمالية بعض الأسباب التي تدعو إلى التفاؤل وتلك التي تثير التشاؤم فيما يتعلق بالوضع المالي الحالي للمنظمة. ففي الناحية السلبية، لاحظ أن المنظمة واصلت استيعاب التكاليف المقيدة في حساب الاحتياطي الخاص والحساب العام والتي لم تموّل في برنامج العمل والميزانية. فهذه التكاليف التي جرى تمويلها خارج الاعتمادات العادية تثير القلق. وعلى جانب التفاؤل، تأمل المنظمة في تحصيل تدفقات المتأخرات من البلد الذي يدفع أكبر اشتراك قبل مضي وقت طويل.

24 - ولاحظت اللجنة أن الإيرادات والمصروفات والأصول والخصوم الخاصة بالمنظمة ترد في الحسابات غير المراجعة على النحو التالي:

بيان الايرادات والمصروفات والتغيرات
في الاحتياطيات والأرصدة المالية
للفترة المالية المنتهية فى 31/12/1999
(بآلاف الدولارات)

بيان الأصول والخصوم والاحتياطيات والأرصدة المالية
فى 31/12/1999
(بآلاف الدولارات)

تقرير عن الاستثمارات فى عام 1999

25 - أخذت اللجنة علما بالترتيبات المتخذة لاستثمار الأموال فيما يخص البرنامج العادى وحسابات الأمانة، والصندوق الاحتياطى لنظام تعويض الموظفين، ونظام مدفوعات نهاية الخدمة.

26 - وكان موجز الاستثمارات الموظفة لصالح الصندوق الاحتياطى لنظام تعويض الموظفين ولصالح نظام مدفوعات نهاية الخدمة حتى ديسمبر/كانون الأول 1999 على النحو التالى:

(1) الصندوق الاحتياطى لنظام تعويض العاملين

الصندوق الاحتياطى لنظام تعويض العاملين
موجز الاستثمارات حتى 31/12/1999

(2) نظام مدفوعات نهاية الخدمة

نظام مدفوعات نهاية الخدمة موجز الاستثمارات حتى 31/12/1999

تقرير سير العمل فى تنفيذ توصيات المراجع الخارجى

27 - استعرضت اللجنة التقرير الخاص بتنفيذ توصيات المراجع الخارجى، وأثنت على المراجع الخارجى لتلبيته طلبها السابق بأن يدرج عمودا اضافيا فى التقرير يتضمن تعليقاته على الاجراءات التى اتخذت.

28 - وأثار أعضاء اللجنة أسئلة عن حالة تنفيذ التوصيات، وتلقوا عنها توضيحات من كل من الأمانة والمراجع الخارجى.

برنامج عمل المراجع الخارجى -

الفترة 2000-2001

29 - قدم مدير المراجعة الخارجية الوثيقة المعروضة على اللجنة (FC 94/8) المتعلقة ببرنامج عمل المراجع الخارجى خلال الفترة 2000-2001. وأشار الى ضرورة أن يتم تنفيذ هذا البرنامج وفقا للمبادئ التى حددت فى المواد 12-3 إلى 12-6 من اللائحة المالية.

30 - ورحبت اللجنة بهذه المبادرة. وشددت على أهمية عمل المراجع الخارجى، وأعربت عن تقديرها لمساهتمه القيمة فى مساعدتها على تقييم إدارة المنظمة. واستذكرت لجنة المالية أن بوسعها وفقا للمادة 12-6 من اللائحة المالية أن تطلب عمليات فحص نوعية مع مراعاة المادة 12-5 من اللائحة المالية. واستعرضت لجنة المالية الاقتراحات الواردة في الفقرة 6 من الوثيقة FC 94/8 فيما يتعلق بحالات الفحص المحتملة في إطار الاستعراضات المواضيعية للمراجع الخارجي. ولم ترد اللجنة أن الاستعراض المقترح للتعاون بين المنظمة وبرنامج الأغذية العالمي في البرامج الميدانية يشكل مسألة ملحة أو عاجلة. واقترحت اللجنة أن يدرج المراجع الخارجي في خطة عمله للفترة المالية الحالية أيضا استعراض المكاتب القطرية للمنظمة.

31 - كذلك أبلغت اللجنة بالأوضاع الحالية والصعوبات التى واجهت المراجع الخارجى عند قيامه بمراجعة حسابات الفترة 1998-1999. ونشأت واحدة من المشكلات التى واجهته، عن تقديم الكشوف المالية لأغراض المراجعة، فى وقت متأخر. وأخذت اللجنة علما بأن هذه الصعوبات قد تؤدي، في الأرجح، إلى تأخير في تقديم رأى المراجع بشأن الحسابات والتقرير المرتبط بها، بالمقارنة مع الجدول الزمني فى الفترات السابقة.

الطلب المقدم للمراجع الخارجى لاعداد تقارير نوعية تتعلق بمشروع الطوارئ لاعادة بناء المزارع الذى ستنفذه المنظمة نيابة عن بعثة الأمم المتحدة الادارية المؤقتة فى كوسوفو

32 - بحثت لجنة المالية الوثيقة FC 94/9 المتعلقة بالطلب المقدم للمراجع الخارجى باجراء دراسة نوعية لمشروع الطوارئ لاعادة بناء المزارع، بمبلغ يقارب 25 مليون دولار، ويموّل من خلال البنك الدولى، وتنفذه المنظمة نيابة عن بعثة الأمم المتحدة الادارية المؤقتة فى كوسوفو.

33 - وطلبت لجنة المالية من المراجع الخارجى بأن يجرى، وفقا لأحكام المادة 12-6 من اللائحة المالية، مراجعة خاصة للمشروع طبقا لبيان الاختصاصات حسبما اشترط البنك الدولى. وفى هذا الصدد، لاحظت اللجنة أن جميع التكاليف الناشئة عن عملية المراجعة الخاصة سيغطيها المشروع. واسترعت لجنة المالية الانتباه الى مخاطر تعدد الطلبات المماثلة، وأكدت ضرورة أن تظل عمليات المراجعة الخاصة التى يقوم بها المراجع الخارجى، ذات طابع استثنائى.

شؤون الموظفين

التقريران السنويان لكل من لجنة الخدمة المدنية الدولية ومجلس الصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفى الأمم المتحدة المقدمان للجمعية العامة للأمم المتحدة، وموجز للقرارات التى اتخذت

34 - أخذت اللجنة علما بالمعلومات الواردة فى الوثيقة FC/94/10 وبالمعلومات الشفوية التى قدمها قسم شؤون الموظفين.

التغييرات فى جداول المرتبات والبدلات

35 - أخذت اللجنة علما بالمعلومات الواردة فى الوثيقة FC/94/11 وبالمعلومات الشفوية التى قدمها قسم شؤون الموظفين.

المرونة فى استخدام السفريات ذات الصلة بمنحة التعليم - تعديل المادة 301-334 من النظام الأساسي لشؤون الموظفين

36 - أخذت اللجنة علما بالمعلومات الواردة فى الوثيقة FC 94/12 وبالمعلومات الشفوية التى قدمها قسم شؤون الموظفين. وأيدت اللجنة الاقتراح، وقررت تقديم التغييرات المقترحة الى الدورة المقبلة للمجلس لإقرارها.

المسائل التنظيمية

التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام فى 1999

37 - قدم المفتش العام التقرير السنوى عن أعمال مكتب المفتش العام، موضحا أن هذا التقرير موجه الى المدير العام ولكنه أتيح لاطلاع لجنة المالية خلال الأربع سنوات الماضية. وقدم وصفا لمحتويات التقرير الرئيسية، مشيرا إلى أنه استجابة لطلب سابق من لجنة المالية، فإن عناوين عمليات المراجعة ترد الآن في التقرير السنوي. وأشار إلى أن ميثاق مكتب المفتش العام، والذى استعرضته لجنة المالية في دورتها السابقة، مضمن على نحو راسخ الآن في الإطار التنظيمي للمنظمة الوارد في مجموعة التعليمات الإدارية، كما أنه أتيح لاطلاع جميع العاملين من خلال نشرة المدير العام وشبكة "انترانيت" الداخلية. وأوضح أنه ولئن كان التقرير السنوى مقدم للعلم، فإنه على استعداد للرد على أى استفسارات عن التقرير وأنشطة مكتب المفتش العام ودوره فى نطاق المنظمة.

38- وأعربت اللجنة عن ارتياحها العام للتقرير نفسه، وبوجه خاص لمبادرة المدير العام فيما يتعلق بوضع الميثاق. ولاحظت اللجنة الحماية التى يوفرها الميثاق "للمبلغين عن أخطاء"، وناقشت انعكاسات هذه الحماية. وطلبت معلومات عن طرق تعديل الميثاق. وأوضح المستشار القانوني أن الميثاق هو جزء من الأحكام الإدارية في مجموعة التعليمات الإدارية لدى المنظمة، التي أصدرها المدير العام. ولما كان الميثاق قد أحيل إلى لجنة المالية للعلم قبل إصداره، فسوف تتبع نفس الإجراءات فيما يتعلق بأي مراجعة له. كذلك أبدت اللجنة تعليقات على قضية عام 2000، ودور المفتش العام بالنسبة للجنة، وتوزيع موارد الوقت فى مكتب المفتش العام، والعمل الذى قام به المراجع الإقليمي في القاهرة بشأن نظام أوراكل، وتكاليف مكتب المفتش العام.

التغطية اللغوية فى المؤتمرات الإقليمية

39 - استذكرت اللجنة أنه جرت مناقشة ورقة عن "استعراض سياسة اللغات فى المنظمة" في الاجتماع المشترك للجنتى البرنامج والمالية (مايو/أيار 1999)، وفي الدورة السادسة عشرة بعد المائة للمجلس (يونيو/حزيران 1999)، حيث طلب تخصيص اعتمادات إضافية في كل تصور من تصورات برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001 لمعالجة الاختلالات فى استخدام اللغات.

40 - واستجابة لضرورة تحسين التوازن اللغوي في أنشطة المنظمة، أخذت اللجنة علما بأن المدير العام أصدر تعليماته بضرورة أن تعقد مؤتمرات المنظمة الإقليمية بجميع لغات المنظمة التى تتعامل بها البلدان المشاركة، وأبلغت اللجنة بالتكاليف الإضافية لضمان الامتثال لهذا الأمر.

41 - وأعربت اللجنة عن ارتياحها لهذه التدابير المبدئية التى تبنتها المنظمة بشأن استخدام جميع لغات المنظمة، وتطلعت إلى مواصلة التحسينات في هذا الخصوص.

برنامج الأغذية العالمي

تقرير عن الرحلة الخاصة لبرنامج الأغذية العالمى KSV 3275 إلى كوسوفو

42 - استعرضت اللجنة التقرير (FC 94/15. WFP/EB.1/2000/3/1) وتلقت معلومات إضافية عن أوضاع الحساب الخاص حتى الآن، ونتائج التحقيق الفرنسي وتغطية التأمين. وكان هناك تقدير كامل للحاجة للاستجابة الفورية بدون موافقة رسمية. وبعد أن لاحظت اللجنة أن المجلس التنفيذي قد وافق على التقرير فى أول دورة عادية له خلال فبراير/شباط 2000، أيدت بصورة كاملة ، توصيات المديرة التنفيذية المضمنة فى الفقرتين 7 و9.

43 - كما أبّنت اللجنة ضحايا الحادث الفاجع، وأعربت عن تقديرها لجميع موظفي البرنامج وغيرهم لتصرفهم الواعي والكفء إزاء الوضع الفاجع، ولما قدموه من مساعدة لأقارب وأسر ضحايا الحادث.

مسائل أخرى

موعد ومكان انعقاد الدورة القادمة

44 - أحيطت اللجنة علما بأن من المقرر، بصورة مؤقتة، عقد الدورة الخامسة والتسعين فى روما خلال الفترة من 25 إلى 29 سبتمبر/أيلول 2000. وسوف يتقرر الموعد النهائي للدورة بالتشاور مع الرئيس.