1. Lors de la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier de mai 2000, le Secrétariat a fourni aux Comités un rapport sur l'application des nouveaux systèmes financiers de la FAO (projet Oracle). Ce rapport identifiait cinq domaines spécifiques dans lesquels des problèmes d'application s'étaient posés au cours de la première année de fonctionnement (comptabilité de terrain, conversion des données, gestion des comptes de compensation, problèmes d'interface et soutien aux systèmes pour les activités de projet) et décrivait les mesures à prendre avant la fin de l'exercice financier 2000 pour résoudre ces problèmes. Le document insistait aussi sur le fait que le projet avait souffert dès le départ de l'insuffisance des effectifs et des ressources financières qui lui avaient été alloués et que la lutte menée pour trouver des ressources supplémentaires expliquait largement l'incapacité de la FAO à résoudre les problèmes rapidement.

2. Les membres s'étaient félicités de ce rapport honnête et détaillé sur les progrès accomplis. Certains d'entre eux ont posé des questions de détail sur les problèmes liés au budget et à l'exécution du projet. Ils ont noté également l'importance du projet Oracle pour la FAO et se sont inquiétés du retard que le projet avait pris et de son sous-financement. Les Comités ont demandé que le Secrétariat i) leur soumette à leur session de septembre un document contenant des renseignements supplémentaires sur la nature et la portée du travail qui restait à faire, ainsi que sur le coût, le calendrier et les sources éventuelles de financement des mesures à prendre pour régler les derniers problèmes auxquels le projet était confronté; et ii) demande des contributions volontaires, nonobstant le pouvoir conféré au Directeur général de répartir les ressources dans le cadre du budget approuvé.

3. La présente note a pour objet de faire rapport au Comité du Programme et au Comité financier sur le travail accompli depuis leur réunion conjointe de mai dernier pour résoudre les problèmes et sur les mesures prévues ou déjà prises pour résoudre les problèmes d'exécution et de financement du projet encore en suspens. La note traite aussi de la question connexe de la restructuration et du renforcement de la Division des finances, comme prévu lors du débat de la Conférence sur le Programme de travail et budget, en novembre 1999.

4. La présente note sollicite l'appui des Comités à la proposition de financement du projet figurant dans la partie intitulée "Conclusions" du document.

7. Le tableau indique que le budget nécessaire pour exécuter le programme de travail proposé s'élève à 7,5 millions de dollars E.-U. sur la période de 18 mois allant du 1er juillet 2000 au 31 décembre 2001. Étant donné l'ampleur des activités envisagées, la direction a pris des décisions concernant la façon de procéder. Plus précisément, le Directeur général a décidé:

• que le financement de 3 millions de dollars E.-U. alloué dans le PTB 2000-01 à la Phase II d'Oracle (ressources humaines et états de paie) serait utilisé pour achever les activités de la Phase I et que la Phase II d'Oracle serait reportée au prochain exercice biennal;
  
  
• que le financement de 1,1 million de dollars E.-U. prévu dans le PTB 2000-01 pour la l'adaptation d'Oracle en 2001 serait mis à la disposition du projet en 2000; autrement dit, 4,1 millions de dollars E.-U., sur les 7,5 millions de dollars E.-U. requis, seront mis à la disposition du projet en 2000, dans le cadre du PTB approuvé - laissant un déficit de près de 3,5 millions de dollars E.-U. à combler pour appuyer ce programme de travail en 2001.

8. Il existe trois sources possibles de financement pour combler le déficit de 3,5 millions de dollars E.-U., à savoir i) des contributions volontaires extrabudgétaires, ii) l'utilisation des arriérés et/ou iii) des virements internes entre chapitres budgétaires.

9. Sur la recommandation du Comité financier, un appel de contributions à l'appui du projet a été lancé en juin auprès des donateurs, qui ont répondu soit par la négative, soit en demandant des renseignements supplémentaires sur le projet. Le soutien de donateurs sera sollicité à nouveau en septembre.

10. Comme indiqué lors de la Conférence de la FAO en novembre 1999, le principal bailleur de fonds de l'Organisation pourrait régler une partie de ses arriérés en 2000-01. La Conférence a autorisé l'utilisation de ces arriérés, sous réserve de leur réception et d'un examen des priorités par le Comité du Programme et le Comité financier et de l'approbation du Conseil.

11. Il est recommandé d'utiliser une partie de ces arriérés pour financer ce projet et d'en tenir compte lorsque les Comités examineront les priorités pour lesquelles les arriérés pourraient être utilisés au cours de la réunion (voir point 5 de l'ordre du jour et le document CL 119/19 Utilisation des arriérés). Ce document propose que la totalité du déficit de 3,5 millions de dollars E.-U. (ainsi que les fonds nécessaires à la Phase II) soit financée par des arriérés.

12. Il n'est pas possible de prédire si des fonds suffisants pourront être rassemblés grâce aux contributions extrabudgétaires versées en 2000-01 ou si le règlement anticipé des arriérés aura effectivement lieu pendant l'exercice biennal en cours. En l'absence de fonds suffisants provenant de l'une ou l'autre de ces sources, il faudrait financer le déficit de 3,5 millions de dollars E.-U. dans le cadre du PTB, grâce à des virements entre chapitres budgétaires. Même si les montants par chapitre sont pour l'instant impossibles à préciser, il convient de solliciter dès cette session l'approbation de principe du Comité financier pour tout virement budgétaire au profit du Chapitre 5. Sinon, il faudrait attendre la session du Comité financier de mai 2001 et il serait alors trop tard pour que le programme de travail sur ces systèmes puisse commencer au début de 2001.

13. Le Directeur général sollicite donc l'approbation de principe du Comité pour effectuer les virements budgétaires nécessaires, étant entendu que a) ces virements seront limités au minimum; b) le Chapitre 2 Programmes techniques et économiques sera autant que possible protégé; et c) le Comité sera dûment informé des modalités des virements envisagés lors de ses sessions de l'an prochain.

C.  PROGRAMME DE TRAVAIL - JUIN-SEPTEMBRE 2000

14. Dans la limite des fonds mis à la disposition du projet sur décision du Directeur général, la priorité a été accordée pour le restant de l'année aux activités ci-après:

1. règlement des problèmes de démarrage;
2. règlement des problèmes comptables qui retardent la certification;
3. liquidation de l'arriéré de travail;
4. mise à jour de la banque centrale de données afin d'améliorer le soutien à la comptabilité des projets;
5. publication de la version provisoire du système de comptabilité de terrain; et
6. dernières améliorations apportées à la version 10.7 d'Oracle et intégration des principales améliorations dans la version 11i en 2001.

15. Ces décisions étant prises et grâce au financement supplémentaire autorisé par le Directeur général, il a été possible de traiter certaines des questions soumises à l'attention du Comité en mai dernier, de résoudre quelques problèmes de mise en route et de mettre en place d'autres éléments clés du programme de travail. Ainsi, entre juin et septembre 2000:

• la version II du système de comptabilité de terrain (version provisoire FAS) a été distribuée à 50 bureaux en juin. Cette version résout la plupart des problèmes rencontrés en 1999 avec ce système. En outre, un consultant a été recruté pour aider les bureaux des représentants de la FAO qui ont besoin de connaissances supplémentaires pour pouvoir utiliser ce système. Cette formation sera étendue au cours des cinq prochains mois aux 36 bureaux qui n'utilisent pas encore la version provisoire de FAS;
  
  
• la version II de la banque centrale de données a été distribuée aux utilisateurs en juillet. Cette version corrige les problèmes posés par la production et l'impression de rapports dans les bureaux régionaux et au siège;
  
  
• des rapports sur le contrôle des comptes de compensation ont été rédigés afin de permettre aux bureaux de mieux gérer et contrôler l'information sur les données transférées entre les composantes du système grâce aux logiciels d'interface. Cette activité devrait être achevée début août;
  
  
• le logiciel Atlas (voyages) a été perfectionné pour tenir compte des améliorations introduites par les prestataires de services. En outre, un document d'orientation proposant de transformer le système d'avances sur frais de voyage en système relatif à l'indemnité journalière de subsistance est à l'étude. Avec les changements recommandés dans ce document, le système voyages lierait la planification des voyages à long terme au traitement effectif de la demande d'avances sur frais de voyage, rationaliserait et simplifierait le traitement des demandes de remboursement de frais et introduirait les données sur les dépenses dans le système de comptabilité budgétaire dès le début du voyage plutôt qu'à sa conclusion, de façon à résoudre le problème que pose actuellement l'engagement budgétaire précoce des fonds destinés aux voyages.
  
  
• un contrat a été signé avec un cabinet d'expertise-comptable chargé d'examiner et de résoudre les problèmes posés par l'apurement des comptes. Ce travail a commencé fin juillet;
  
  
• onze agents ont été engagés pour une période de courte durée depuis juin 2000, afin de remplacer le personnel en congé et d'aider à liquider l'arriéré de travail. L'objectif est qu'il n'y ait plus d'arriérés en ce qui concerne les demandes de remboursement de frais de voyage, les comptes débiteurs et les comptes créditeurs et que le traitement ou l'approbation d'une opération correctement exécutée ne prenne pas plus de 48 heures.

16. Le travail pendant cette période sera axé sur trois grandes activités: la poursuite de la résolution des problèmes de mise en application; l'achèvement de la résolution des problèmes liés aux comptes de la FAO; et l'achèvement de l'examen et de la reformulation de toutes les opérations financières. Cet exercice permettra à AFF et AFI de mettre au point des plans d'exécution à jour pour le travail de reconfiguration et de migration à la version Oracle 11i qui sera effectué en 2001. Pour résoudre les problèmes de mise en application, les activités ci-après sont prévues:

1. Pour ces deux opérations comptables, le problème de l'apurement des comptes détaillés doit être résolu.
   
   
2. Dans ces deux domaines, les systèmes, procédures et rapports ont besoin d'être revus et respécifiés en vue de l'introduction d'Oracle 11i et de la reconfiguration qu'elle nécessitera.
   
   
3. Certaines sorties et certains rapports ont besoin d'être complétés ou reprogrammés pour permettre à la Division des finances d'activer les caractéristiques de facturation automatique du système.

17. Le travail technique à fournir par AFI pendant le restant de l'année à l'appui du programme de travail susmentionné devrait bénéficier d'une ouverture de crédits supplémentaire de 575 000 dollars E.-U. Ces fonds seront utilisés pour des activités d'administration de la base de données et de gestion du système, ainsi que pour l'acquisition et l'entretien de matériel, de licences de logiciel et de modules de sécurité protégeant l'accès aux données financières émanant des bureaux des représentants de la FAO sur Internet.

E.  PROGRAMME DE TRAVAIL - 2001

18. L'essentiel du programme de travail pour 2001 sera axé sur la reconfiguration et la migration des applications d'Oracle, à mesure que les opérations seront transférées à Oracle Financials - Version 11i. Comme noté précédemment, Oracle a informé la FAO qu'à la fin de 2001, la version 10.7 que la FAO utilise actuellement ne sera plus appuyée. La nouvelle version d'Oracle comporte d'importantes nouvelles fonctions et repose entièrement sur la technologie web. Elle possède plus d'interfaces perfectionnées entre les produits d'Oracle et les systèmes extérieurs et est plus facile à utiliser.

19. La société Oracle conseille à ses utilisateurs de prévoir une période d'adaptation de six mois pour configurer le logiciel, procéder aux modifications des procédures administratives et tester correctement les nouveaux systèmes.

20. Cette mise à niveau n'est pas une opération mineure: c'est en quelque sorte une répétition de la mise en application initiale. Il faudra former les utilisateurs aux nouvelles méthodes et à l'utilisation du nouveau logiciel. D'après la société Oracle, les organisations devraient prévoir de dépenser 25 pour cent environ du temps et de l'argent qu'elles ont consacrés à l'introduction initiale des systèmes Oracle pour effectuer cette mise à nouveau.

21. En attendant la mise au point définitive des plans de reconfiguration qui aura lieu au cours du second semestre de 2000, une ouverture de crédits de 2,6 millions de dollars E.-U. est prévue pour le travail de mise à niveau en 2001. Ce chiffre inclut 250 000 dollars E.-U. de matériel supplémentaire, mais pas le programme de formation susmentionné qui sera facturé aux divisions concernées.

23. Les résultats de cet examen méritent d'être signalés ici, dans la mesure où ils sont étroitement liés à la nécessité d'appuyer Oracle et où ils ont des incidences sur les ressources, dans les limites, toutefois, du montant total du budget. Un certain nombre de facteurs rendent indispensable une refonte de la structure de la Division des finances et son renforcement immédiat. Ces facteurs incluent:

• la nécessité de compétences technologiques avancées pour tirer pleinement parti du système Oracle;
  
  
• les nouveaux flux de travail découlant de la restructuration des unités administratives de soutien départementales et la création d'un service administratif de soutien centralisé;
  
  
• la charge de travail accrue de la Division des finances résultant de la nécessité d'un contrôle interne renforcé (contrôle des débours, vérifications comptables locales, etc.); et
  
  
• la réduction considérable des effectifs de la Division au cours de la période récente de restrictions budgétaires (déclin de 27 pour cent des effectifs depuis 1992-93).

24. Après un examen détaillé de la structure actuelle, on a estimé que le ratio personnel de soutien/comptables professionnels n'était plus approprié. La première étape a donc consisté à supprimer neuf postes des services généraux dans le PTB 2000-01. Toutefois, l'évaluation du nombre de cadres nécessaires s'est avérée difficile, compte tenu de la quasi-impossibilité de distinguer entre la demande à court terme découlant de la mise en place des nouveaux systèmes et procédures et les mesures à prendre à long terme pour corriger le manque de fonctionnaires du cadre organique.

25. La Division a proposé une nouvelle structure supposant la création de onze postes du cadre organique et la suppression d'un autre poste des services généraux. Cette nouvelle configuration a été examinée par le groupe des effectifs, qui a recommandé que ces propositions soient acceptées. Le Directeur général a donc approuvé la création de onze postes supplémentaires à titre temporaire, pour une période de trois ans maximum. Tout en autorisant l'adjonction de ces postes dans le PTB proposé pour 2002-03, le Directeur général a demandé au Sous-Directeur général chargé du Département de l'administration et des finances d'entreprendre un examen des besoins en effectifs du Département en temps voulu pour que les résultats puissent être pris en compte lors de l'établissement du PTB pour 2002-03. Il a indiqué qu'il s'attendait à ce que le Département soit en mesure de supprimer certains postes, soit en vertu de l'érosion naturelle des effectifs, soit parce que ces postes seraient devenus superflus, compte tenu des gains d'efficience obtenus grâce, par exemple, à la mise en application d'Oracle.

26. Le Comité est invité à prendre acte de la décision du Directeur général de créer onze postes d'administrateur pour la Division des finances pour une période de trois ans et à consigner son accord avec cette décision. Il est informé qu'une proposition définitive sera faite dans le PTB 2002-03.

27. Ces propositions auront des incidences sur le niveau des dépenses de l'exercice biennal en cours et entraîneront une augmentation des montants engagés au titre des Chapitres 5 et 9 du budget, ce dernier ayant trait au montant supplémentaire de 9 millions de dollars E.-U. approuvé par la Conférence pour couvrir les coûts liés aux redéploiements et aux cessations de service. Il ne sera pas possible d'indiquer un chiffre exact avant que les dates de nomination et de cessation de service soient connues, mais une première estimation donne un coût supplémentaire de l'ordre de 1,4 million de dollars E.-U., au titre du Chapitre 5, et de 1 million de dollars E.-U., au titre du Chapitre 9. Ces sommes seront financées grâce aux économies que fait l'Organisation en laissant des postes vacants. Ces économies auront à leur tour un impact sur l'exécution des programmes qui sera présenté plus en détail à mesure que les vacances de poste spécifiques seront identifiées.

28. Le Secrétariat estime que le programme de travail reformulé, ainsi que le financement prévu pour le restant de l'exercice biennal, mettront le projet Oracle sur la bonne voie et permettront de conclure la Phase I avec succès.

29. L'attention est appelée sur les difficultés rencontrées pour trouver des ressources suffisantes pour mettre en œuvre ce projet. Dans le cadre du PTB 1996-97, le Directeur général avait proposé une ouverture de crédits supplémentaire de 20 millions de dollars E.-U. pour financer le remplacement des systèmes administratifs et financiers de l'Organisation (FINSYS/PERSYS). Non seulement cette demande a été rejetée par les membres, mais l'Organisation a dû subir une réduction budgétaire de 56,9 millions de dollars E.-U., soit 8,5 pour cent, pour le PTB 1996-97, moyennant quoi il a été pratiquement impossible de trouver des fonds dans le budget du Programme ordinaire pour financer ce programme indispensable.

30. Le budget supplémentaire, s'il est pleinement utilisé, portera le coût total du projet à quelque 28 millions de dollars E.-U., soit 3 millions de dollars de plus que le montant budgétisé par le PAM pour son projet de système SAP, toutes choses étant égales par ailleurs. Si le coût de la mise en application de ces grands systèmes est élevé, le budget autorisé de 10 millions de dollars E.-U. n'était ni réaliste ni plausible pour mener à bien une tâche d'une telle ampleur et d'une telle complexité, impliquant une technologie de pointe, des structures logicielles intégrées, un matériel et des technologies de communication ultramodernes et une restructuration complète des procédures administratives et financières de la FAO et de ses systèmes de comptabilité et d'établissement de rapports. Il faut reconnaître aussi que la FAO ne disposait pas parmi ses effectifs des compétences et de l'expertise nécessaires pour accomplir cette tâche et que l'aide extérieure dans ce domaine a été, et demeure, extrêmement coûteuse.

31. À la lumière de l'expérience acquise à ce jour, les Comités sont invités à:

1. faire connaître et notifier leur accord avec les décisions prises par le Directeur général en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés:
   

• de reporter la Phase II du projet Oracle et d'utiliser les ressources ainsi libérées pour consolider la Phase I; et
  
• de créer onze postes d'administrateurs temporaires dans la Division des finances pour une période de trois ans, étant entendu qu'une proposition plus définitive sera formulée dans le PTB 2002-03;
  

2. approuver des efforts supplémentaires pour obtenir un soutien extrabudgétaire qui permettrait la mise en application du projet Oracle et demander à tous les membres d'aider l'Organisation en versant des contributions volontaires pour la mise en œuvre des Phases I et II du projet Oracle; et
   
   
3. approuver la proposition du Directeur général d'attribuer une priorité élevée à cette activité pour l'utilisation des arriérés, conformément à la Résolution 3/99 de la Conférence.

32. En outre, étant donné que les mesures proposées aux alinéas b) et c) ci-dessus ne garantissent nullement que des ressources suffisantes seront mises à la disposition de l'Organisation à temps pour achever la mise en application d'Oracle avant la fin de l'exercice biennal en cours, le Comité financier est invité à approuver en principe le transfert, dans le cadre du budget approuvé pour 2000-01, de montants pouvant aller jusqu'à:

• 1,4 million de dollars E.-U., pour appuyer l'augmentation temporaire des effectifs de la Division des finances;
  
  
• 1 million de dollars E.-U., pour couvrir les coûts supplémentaires liés aux redéploiements et cessations de service résultant de la restructuration de la Division des finances; et
  
  
• 3,5 millions de dollars E.-U., pour combler le déficit de ressources nécessaires tant pour achever la mise en application de la Phase I d'Oracle que pour procéder à la migration des applications administratives d'Oracle à la version 11i;