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REUNIÓN CONJUNTA DEL
COMITÉ DEL PROGRAMA
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Roma, 15 de septiembre de 1999 |
DIMENSIÓN REGIONAL EN LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO Y LA ELABORACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN EN LA FAO |
1. En el Anexo 1 a cada Programa de Labores y Presupuesto se suelen proporcionar normalmente estimaciones por regiones del presupuesto de la FAO. Sin embargo, no se suelen explicar bien en el documento tales estimaciones y a veces es posible que no se entiendan bien. A causa de ello, en los grupos regionales o incluso en las Conferencias Regionales, se suele pedir información especialmente acerca de las asignaciones de recursos y gastos por regiones, que la Secretaría no puede facilitar. La finalidad de este documento es describir las "dimensiones" regionales del presupuesto de la FAO y aclarar cómo se elaboran las estimaciones, lo que significan y las posibilidades que hay de informar sobre su ejecución.
2. El Anexo I de cada PLP contiene un resumen de todo el presupuesto desglosado por programas y regiones1. Las cifras que figuran en el primer cuadro del Anexo (Anexo I/1 - se adjunta copia)representan el desglose de la utilización total de los recursos de todas las procedencias, incluyendo la consignación del Programa Ordinario, otros ingresos y fondos fiduciarios. Así, por ejemplo, la cifra para África en 2000-01 es 244 232 000 dólares EE.UU.
3. En el cuadro que figura en la página referenciada como Anexo I/2 (se adjunta copia) se toman las mismas cifras y se desglosan por fuentes de fondos y regiones. Aquí, el total para África aparece desglosado en la forma siguiente:
| Fuente de financiación | (en miles de $ EE.UU.) |
| Programa Ordinario: * Sede |
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| * Oficinas regionales | 27 956 |
| * Oficinas en los Países | 22 844 |
| Actividades de fondos fiduciarios | 109 190 |
| Total de África | 244 232 |
En el presente documento se examinan cada una de las líneas de este cuadro y se explica cómo se han obtenido las cifras del presupuesto, cómo tratan los sistemas contables cada cantidad y qué posibilidad hay ahora o en el futuro de informar sobre la ejecución.
4. Como se desprende del título, la cantidad de 84,2 millones de dólares EE.UU. indicada en este título se refiere a los presupuestos asignados a dependencias de la Sede. La página referenciada Anexo I/3 muestra la cantidad desglosada por programas (por ejemplo, 212 Cultivos, o 244 Coordinación e información de programas forestales). Así, por ejemplo, la cifra de 366 000 dólares es la cantidad atribuida a la región de África en el Programa 244.
5. Se determina esta cantidad por cada dependencia de la Sede, ya que indica las "dimensiones regionales" de sus programas. Para cada entidad programática, se pide a la dependencia responsable en la Sede que indique la proporción de los insumos/productos de la entidad que ha de considerarse se destinan o benefician a determinadas regiones o a las categorías "mundial" o "interregional".
6. Hay que reconocer que se trata de una operación de pronósticos, en la que las dependencias técnicas interesadas facilitan su opinión más fundada en forma de una asignación porcentual. Por ejemplo, la actividad programática continua 244P2, Apoyo a iniciativas de seguimiento de la CNUMAD, incluye un componente que contribuye a facilitar los programas forestales nacionales. Uno de los productos previstos es el asesoramiento directo a los Miembros en forma de apoyo técnico, institucional y de políticas para la ejecución de programas forestales nacionales eficaces.
| Región | Porcentaje asignado | Valor (miles de $ EE.UU.) |
| África | 30% | 163 |
| Asia y Pacífico | 30% | 163 |
| Cercano Oriente | 10% | 54 |
| América Latina y el Caribe | 30% | 163 |
| Total | 100% | 544 |
En este caso, el Departamento de Montes atribuyó porcentajes para este componente concreto entre las cuatro regiones, tal como se indica en el cuadro. Por consiguiente, la cantidad de 366 000 dólares, indicada en el Anexo I/3 respecto de actividades del Programa Ordinario de la Sede encaminadas a África en el Programa 244, consiste en la suma de todas esas asignaciones e incluye la cantida d de 163 000 dólares EE.UU. indicada en el cuadro de desglose inferior.
7. El sistema contable de la FAO registra transacciones por cuatro atributos: la fuente de fondos, el objeto del gasto, la dependencia orgánica que lo realiza y la finalidad del programa (es decir, en este caso, tales atributos serían financiación del Programa Ordinario, costos de consultor, realizados por el FODA, con cargo a la entidad programática 244P2. El sistema contable no prevé un quinto atributo para llegar a determinar el beneficiario regional o nacional del gasto. Además, la inclusión de dicho atributo (ni siquiera previsto en Oracle) es problemática, en cuanto que exigiría dividir muchas transacciones muchas veces. Cuando intervienen costos de personal, el funcionario interesado tendría que registrar el tiempo dedicado no sólo por entidad programática, sino también por país y región. No se recomienda este método, ya que el trabajo adicional necesario para compilar los datos junto con la carga adicional al sistema, no estarían justificados por el producto obtenido, que esencialmente es una medida estadística de los insumos que se supone beneficiarán a determinadas regiones.
8. Aunque no se considera una propuesta viable la de llevar una contabilidad completa de los gastos relacionados con el lugar geográfico de los beneficiarios, indudablemente es posible mejorar la presentación de informes regionales sobre la ejecución por dependencias de la Sede. Por lo tanto, utilizando el mismo ejemplo que antes, la dependencia pertinente de la Sede tendría datos sobre qué países recibieron apoyo técnico, institucional y de política para la ejecución de sus programas forestales nacionales durante el pasado bienio. Por ello, es posible facilitar en el informe posterior a la ejecución un resumen de las actividades realizadas y los productos obtenidos en beneficio de las regiones. Se utiliza la palabra "resumen" ya que se dispone de una gran cantidad de detalles y la presentación de un informe completo no mejoraría la transparencia ni la comprensión. Es preciso determinar el nivel de detalle que deberá tener dicha presentación de informes para ser viable y útil a los órganos interesados.
9. La cantidad de 28,0 millones de dólares EE.UU. indicada bajo este título se refiere a los presupuestos asignados a las Oficinas Regional y Subregional de África. La página referenciada Anexo I/3 indica la cantidad desglosada por programas (p. ej. 212 Cultivos o 244 Coordinación e información de programas forestales). Así, por ejemplo, la cifra de 136 000 dólares EE.UU. es la cantidad atribuida a la región de África en el programa 244 por la Oficina Regional para África (RAF) y la Oficina Subregional para África Austral y Oriental (SAFR).
10. La determinación de esta cantidad es mucho más sencilla que la correspondiente a la Sede, ya que se supone que todos los recursos asignados a las correspondientes Oficinas Regional y Subregional son para beneficio directo de dicha región. Por lo tanto, en este ejemplo, la cifra de esta columna es igual a los presupuestos de la RAF y la SAFR.
11. Como estas oficinas son dependencias orgánicas según lo entiende el sistema contable, se dispone de datos completos sobre los gastos efectivos realizados con cargo a los presupuestos establecidos previamente para estas oficinas.
12. En el proceso de preparación del presupuesto se determinan cada vez más específicamente las contribuciones de las Oficinas Regionales. Puede verse esto ahora en el sitio de la FAO en Internet, donde es posible elegir los productos que se están obteniendo con las contribuciones de determinadas estructuras regionales. La presentación de informes sobre la ejecución incluirá información producto por producto, como ocurre actualmente.
13. Como se deduce del título, la cantidad de 22,8 millones de dólares EE.UU. que aparece bajo este título se refiere a los presupuestos que mantiene OCD en nombre de las oficinas de los representantes de la FAO en África. La página referenciada como Anexo I/3 muestra la cantidad asignada al Programa Principal 3.4 Representantes de la FAO. Así, por ejemplo, la cifra de 22 670 000 dólares EE.UU. es la cantidad atribuida a la región de África en el Programa Principal 3.4.
14. También éste es un caso sencillo, en cuanto que se supone que todos los recursos asignados a las oficinas de países en África se destinan evidentemente para el beneficio directo de la región. Por lo tanto, esta columna es igual al presupuesto asignado a las oficinas en los países de África.
15. Como estas oficinas son dependencias orgánicas según lo entiende el sistema contable, se dispone de datos completos sobre gastos reales con cargo al presupuesto establecido previamente para las oficinas de África, y pueden facilitarse con carácter regional.
16. Dada las características de las actividades de las oficinas en los países, no es practicable presentar informes sobre la ejecución en relación con un programa de trabajo determinado previamente a nivel de actividades. En lugar de ello, se sigue un sistema de presentación regular de informes internos. Sería viable presentar informes resumidos a nivel regional.
17. Como parte del proceso de preparación del presupuesto, la PBE elabora un pronóstico de los recursos extrapresupuestarios que se facilitarán en el bienio siguiente. Aunque hay que subrayar que no se trata ciertamente de un presupuesto sino más bien de un pronóstico o una hipótesis de planificación, es esencial hacerlo por diversas razones, incluida la necesidad de pronosticar y planificar los ingresos en concepto de gastos de apoyo y elaborar estimaciones por programas. La técnica utilizada para realizar el pronóstico es tanto "de arriba a abajo" como "de abajo a arriba": "de arriba a abajo", porque las tendencias generales en la ejecución del programa de campo y los últimos datos sobre las aprobaciones dan una orientación sobre la cifra total, mientras que un examen detallado de los presupuestos para años futuros de los proyectos existentes y del contenido del sistema en cartera permite desglosar la cifra general con exactitud razonable entre programas, dependencias orgánicas y países a regiones beneficiarios, según la naturaleza del proyecto.
18. Hay que señalar que la responsabilidad de la ejecución en lo relativo a estos recursos se distribuirá entre la Sede y las Oficinas Regionales. De hecho, las Oficinas Regionales ejecutan la mayoría de los proyectos de asistencia técnica en los países, mientras que son las dependencias técnicas pertinentes de la Sede las que se encargan de los proyectos que se reconocen como de apoyo directo a actividades normativas del Programa Ordinario.
19. Cada proyecto se trata como una "entidad de programa" en el sistema contable, lo que permite facilitar los informes esenciales, proyecto por proyecto, que exigen los donantes.
20. Esta forma de contabilidad permite agregar una presentación de informes resumidos sobre los gastos para poder preparar un informe resumido de ejecución en relación con la región y el programa.
21. Este documento es fundamentalmente de información para los Comités del Programa y de Finanzas. No se solicita ninguna decisión o medida específicas, ya que su finalidad, señalada desde el principio, es aclarar lo que se entiende por las dimensiones regionales del presupuesto de la FAO. La Secretaría reconoce que los malentendidos que pueden haber surgido se deben a que es preciso presentar informes de ejecución más significativos a las Conferencias Regionales. Los Comités pueden tener la seguridad de que la Secretaría trabajará para alcanzar este objetivo.
1 Hasta 1998-99, se incluía este Anexo en el documento, pero para el presupuesto del 2000-2001 será colocado en el sitio de la FAO en Internet. http://www.fao.org//pwb
