ФАО оказывает помощь и проводит консультации по вопросам продовольственной безопасности и питания, здоровья лесов, рыболовства и аквакультуры, изменения климата, вредителей и болезней растений и животных, международной торговли пищевыми продуктами, органического сельского хозяйства, средств к существованию в сельских районах и многим другим вопросам. Осуществление контроля и определение приоритетных направлений деятельности в Европе и Центральной Азии – работа Региональной конференции ФАО для Европы. Проходящая раз в два года в разных странах Региональная конференция -непростое с точки зрения организации мероприятие как для принимающей страны, так и для команды ФАО в регионе. Горан Ставрик, сыгравший координирующую роль в организации трех последних конференций, -размышляет о многих неизвестных факторах, необходимых для успешного проведения Региональной конференции ФАО.
Что самое важное в подготовке Региональной конференции?
Большинство людей согласятся с тем, что это ее содержание: подготовка повестки дня в консультации с нашими странами-членами и разработка справочных документов по каждой из обсуждаемых политических и технических тем. Однако, по моему опыту, практическая и материально-техническая подготовка не менее важна. Это тысяча мельчайших деталей, которые в сочетании друг с другом создают благоприятную, хорошо слаженную среду, в которой делегаты могут полностью сконцентрироваться на работе и обсуждениях.
Что является отправной точкой материально-технического обеспечения?
Одной из первых и наиболее важных задач является выбор места проведения. Просто любого отеля или конференц-центра не достаточно, поскольку это трехдневная конференция, в которой участвуют до 300 делегатов и наблюдателей, где дискуссии на пленарных заседаниях должны быть обеспечены синхронным переводом, по крайней мере, на четыре разных языка. Также имеют место параллельные заседания и презентации в небольших помещениях, встречи делегаций с Генеральным директором ФАО и десятками журналистов, фотографов и операторов. На недавно прошедшей конференции в Воронеже место было определено заблаговременно и это действительно оптимальное решение для подобного мероприятия.
Какие дальнейшие шаги?
Обычно первый контактный пункт делегата – это регистрация, поэтому мы много работаем над тем, чтобы сделать онлайн-регистрацию легкой, гибкой, безопасной и прозрачной. За регистрацией следует целый ряд других действий – бронирование гостиниц, получение визы, составление маршрута поездки, организация трансфера по прибытии, печать бэйджей и т. д. Если мы сделаем свою работу хорошо, то участники прибудут отдохнувшими и приступят к работе в отличном настроении.
Параллельно мы дорабатываем, переводим и размещаем все справочные документы на веб-страницах Региональной конференции – на английском, французском, русском и испанском языках – и все это находит отражение в мобильном приложении Конференции. В принимающей стране и в регионе в целом выходит серия новостных сообщений для СМИ, а мы работаем над тем, как будет организовано и оформлено место проведения.
Наконец, неделя Региональной конференции наступила.
Команда ФАО прибывает на несколько дней раньше, чтобы контролировать подготовку: монтаж президиума, установку большого экрана и камер для видеосъемки, размещение и подключение кабин переводчиков, распаковку и установку национальных флагов, оформление места проведения, тестирование подключения к интернет-трансляции и брифинг волонтеров.
Кто такие волонтеры и что они делают?
Как правило, это студенты университетов в городе, где проходит Конференция. Они набираются правительством принимающей страны для оказания помощи: работают на стойке информации Конференции, встречают делегатов в аэропорту, копируют документы, работают на стойке публикаций, проводят мониторинг новостей о Конференции, размещенных в местных СМИ, и работают на пленарных заседаниях в качестве посыльных и сопровождающих лиц. В Воронеже у нас было около 30 добровольцев, все они были очень компетентны и полны энтузиазма. Было бы невозможно провести региональную конференцию без них.
