第I条-范围
本《议事规则》应适用于管理机构所有会议及其秘书的活动。这些规定应经适当变通后适用于管理机构附属机构,除非管理机构根据第9.2条另作决定。
第II条-主席团
2.1管理机构应从各缔约方的代表、副代表、专家和顾问(以下统称为“代表”)中选举一名主席,并从主席所在区域以外的粮农组织各区域选举一名副主席(以下统称“主席团”)以及一名报告员。在选举主席团时,管理机构应适当考虑到轮换原则。主席团成员不得连续三次当选。如果主席团成员辞去职务或者发现自己永久无法履行其职责,该主席团成员的缔约方应指定另一名代表,以便他或她可在任期剩余时间替换该成员。如果主席团一位成员暂时无法履行其职责,该主席团成员的缔约方可以指定一名副代表,但第2.3条规定的情况除外。
2.2 主席和副主席的任期应在其当选的会议结束后开始。他们应构成在其任期内举行的任何特别会议的主席团,并就管理机构会议的筹备和组织向秘书提供指导。
2.3主席应主持管理机构所有会议,并行使为促进管理机构工作所需的其他职权。主席如暂时缺席某届会议或其任何部分,或暂时无法履行闭会期间职责,应指定一名副主席代理主席职务。副主席代理主席职务时拥有与主席相同的权力和职责。
第III条-秘书
根据《条约》第20.1条,经管理机构批准,粮农组织总干事任命管理机构秘书。秘书应履行《条约》第20.2条和20.5条规定的职能。秘书应由可能需要的工作人员予以协助。
第VI条-会议
4.1 按照《条约》第19.9条,管理机构应至少每两年举行一次例会。这些会议应尽可能与粮食和农业遗传资源委员会例会衔接举行。
4.2 按照《条约》第19.10条,在管理机构确认必要的情况下,或者是应其任何成员的书面请求并且至少得到三分之一成员支持的情况下,管理机构可在其他时间举行特别会议。如果是应某一缔约方请求召开的特别会议,应在该请求得到三分之一缔约方支持后六个月内举行。
4.3 管理机构主席应在经主席团同意并与粮农组织总干事和秘书磋商后召开管理机构会议。
4.4 管理机构每次召开会议的日期和地点,至少应在会议召开前提前十二周通知所有缔约方。
4.5 每一缔约方应在管理机构各次会议开始前,将其参加管理机构的代表姓名通知《条约》秘书。
4.6 经主席团同意,秘书可邀请专家参加管理机构会议。
4.7 除非管理机构另作决定,管理机构会议应公开举行。
4.8 按照《条约》第19.8条,必须有大多数缔约方代表出席才能构成管理机构任何会议的法定人数。
第V条-议程和文件
5.1 秘书应根据管理机构主席的要求在主席团指导下编制暂定议程。
5.2 在暂定议程分发之前任何缔约方可要求秘书将特定议题列入议程。
5.3 暂定议程应在会议召开前至少提前十二周由秘书分发给所有应邀出席会议的缔约方和观察员。
5.4 在暂定议程分发之后,任何缔约方均可建议将有关紧急或突发事宜的特定议题列入议程,但应尽可能在会议召开前两周内提出。这些议题应列入补充清单,在会议召开前如果时间允许,应由秘书分发给所有缔约方,若时间不允许,补充清单应递交主席,由其提交管理机构。任何缔约方可在通过暂定议程前提议列入其认为相关的任何其他议题。
5.5 议程通过后,管理机构可经协商一致修订议程,删除、添加或修改任何一项议题。
5.6 秘书应将提交管理机构任何一届会议的文件,在议程分发时或尽快提供给各缔约方,但必须在会议召开前至少提前六周提供给缔约方。
5.7在管理机构开会期间,与议程中某些议题有关的正式提案和由此产生的修改案应以书面形式递交主席,主席应安排复印分发所有缔约方代表。
第VI条-决策
管理机构的所有决定应协商一致作出,除非经协商一致就某些措施作出决定达成了另一种方法,但《条约》第23条和24条中的事项始终需要协商一致。
第VII条-观察员
7.1 秘书应在会议召开前至少提前十二周向联合国、其专门机构和国际原子能机构以及非《条约》缔约方的任何国家投资管理机构通知会议情况,以便他们能够作为观察员出席会议。这些观察员无表决权,但可应主席邀请,参加管理机构任何会议,除非遭到出席该会议的至少三分之一的缔约方反对。
7.2秘书应在管理机构会议召开前至少提前十二周将会议情况通知到在与《条约》主题事项有关的领域中具有资格的、并已通知秘书希望作为观察员参加会议的任何机构,无论是政府机构还是非政府机构。这些观察员无表决权,但可应主席的邀请参加与其代表的组织或机构直接相关的任何事项方面的任何会议,除非遭到出席该会议的至少三分之一缔约方反对。
7.3 应在会议召开前至少提前十二周邀请依据《条约》第15条与管理机构签署协议的国际组织将以观察员身份参加管理机构的所有会议。这些观察员无表决权,但可应主席邀请参加预期代表的国际组织直接相关的事项方面的任何会议。
7.4 《议事规则》还规定,管理机构会议召开之前,秘书将分发一份请求批准派代表出席该届会议的观察员名单。
第VIII条-记录和报告
8.1 在每次会议上,管理机构均应批准一份载有其决定、意见、建议和结论的报告。有些供管理机构自己使用的其他记录,诸如管理机构临时作出的决定,也应予以保留。
8.2 秘书应将管理机构的报告在得到批准后60天内分发给所有缔约方以及出席会议的观察员和粮农组织总干事,并可应要求分发给粮农组织其他成员和准成员,供其参考。
8.3 管理机构提出的对粮农组织政策、计划或财政有影响的建议和决定,应由秘书通过粮农组织总干事提请粮农组织大会或管理机构注意,以便采取适当行动。
8.4 根据上一条规定,秘书可要求缔约方向管理机构提供依据管理机构所提建议采取行动的情况。
第XI条-附属机构
9.1如果管理机构认为确有必要,可以建立一些附属机构以履行其职责。附属机构的设立应考虑必要经费到位情况,这些经费可来自《条约》已获批准的预算。如果相关费用由粮农组织承担,则应由粮农组织总干事决定是否供资。在对设立附属机构所涉开支做出决定前,秘书应向管理机构提供一份与设立该附属机构有关的管理和财务问题的报告。
9.2附属机构的职权范围和议事程序由管理机构决定。
9.3如果管理机构没有任命,各个附属机构将选举自己的主席团成员。
第X条-费用
10.1 缔约方代表及其副代表和顾问在参加管理机构或附属机构会议期间的费用,以及观察员在会议期间的费用,均由各自政府或组织承担。根据管理机构《财务规则》,应通过一项特别基金支持发展中国家缔约方和经济转型缔约方参加管理机构及其附属机构会议。
10.2 管理机构及其附属机构的任何财务活动都应遵守条约财务规则中相应条款。
第XIV条-语言
11.1 管理机构所用的语言应为联合国六种官方语言。
11.2 使用非第11.1条规定的语言的代表,应将其所用语言翻译成《条约》的其中一种语言。
11.3 根据《条约》第20.4条的规定,管理机构会议秘书提供的“文件”应包括会议的工作文件。
第XII条-规则修正
这些规则的修正案可经协商一致通过。应根据《议事规则》第V条审议这些规则的修正提案,有关各项提案的文件应按照第5.7条在管理机构审议前提前二十四小时分发。
第XIII条-适用粮农组织《总规则》
粮农组织《总规则》的条款经适当变通之后应适用于本规则中未明确提及的所有事项。
第XIV条-《条约》优先权利
如果这些规则的任何规定与《条约》的任何规定发生冲突,应以《条约》为准。
第XV条-生效
这些规则及其任何修正,一经管理机构协商一致批准即可生效,除非管理机构经协商一致另作决定。