Capítulo 6

CÓMO ESTIMAR COSTOS E INGRESOS

Los costos e ingresos sumados a la programación de la producción para la actividad (la escala de la operación) determinan la rentabilidad de las actividades generadoras de ingreso, así como, la necesidad de contar con subsidios o con tasas cubiertas por los usuarios, en el caso de los proyectos no dirigidos a la generación de ingresos.

A pesar de que las evaluaciones de mercado, la tecnología y la sostenibilidad deben haber provisto la mayor parte de estos parámetros (precios del producto, costos de inversión, etc.), en este punto todavía no se cuenta con un conocimiento total de los distintos parámetros.

Un paso inicial importante es verificar y clasificar los costos. Las previsiones iniciales acerca de los costos de los distintos componentes de la inversión se deben revisar; además, los costos de la inversión, de la operación y los gastos generales, requieren cada uno un tratamiento diferente.

A. Verificación y clasificación de costos

La esencia del proceso de evaluar una inversión destinada a la generación de ingresos se asienta en comparar los beneficios generados con los costos requeridos. Por definición, solamente aquellos proyectos en los que los beneficios son mayores que los costos, merecen implementarse. Esto es cierto incluso en el caso de inversiones no destinadas a la generación de ingresos, proyectos sociales, medioambientales, o de apoyo a la producción - conocer los costos es un prerrequisito para calcular el valor de la inversión que se está considerando realizar y para calcular la cantidad necesaria anualmente para cubrir los gastos de operación.

Para los proyectos destinados a la generación de ingresos es necesario estimar tanto los costos de inversión como los distintos costos e ingresos que se generan de la operación de proyecto.

Es fácil que un solicitante, lleno de entusiasmo acerca de su propuesta, subestime los costos de un proyecto o que los asigne a la categoría equivocada; y esto cause errores en el cálculo de los requerimientos de financiamiento. El proceso de preparación de un perfil de proyecto en el campo pone poco énfasis en la verificación de costos - los mejores estimados son aceptables cuando se trabaja al nivel del perfil. Por lo tanto, como primera tarea en el proceso de formulación y evaluación, los solicitantes y su asesor deben examinar los costos previamente identificados, a fin de:

• Determinar si los costos iniciales se han asignado a las categorías correctas (inversión inicial, reemplazo de los ítems de inversión, operaciones anuales, gastos generales);

• Desglosar los costos generales en sus componentes específicos, v.g. desglosar el costo general estimado de un edifico en componentes como: preparación del terreno y acceso al mismo; los cimientos, la construcción por metro cuadrado; acabados (eléctricos y de plomería); mobiliario, etc.;

• Identificar los costos no incluidos anteriormente, v.g. asistencia técnica, capacitación, requerimientos legales o sanitarios, mitigación del impacto ambiental, mejora de vías de acceso;

• Verificar la validez de los costos a utilizarse en el contacto directo con los vendedores, transportadores, ingenieros y otros especialistas del área.

Los diferentes costos de un proyecto se pueden desglosar en tres categorías principales:

a) Las inversiones y su reemplazo periódico:

b) Los costos de producción (que por lo general varían según la escala de la manufactura);

c) Los costos o gastos generales (que generalmente no varían a consecuencia de los cambios en la magnitud de la producción).

A continuación se presenta una descripción breve de cada una de las categorías de costos.

1. Inversión y costos relacionados

La inversión es la parte primordial de cualquier proyecto. De hecho, un proyecto se puede definir como una actividad en la que se hace una inversión ahora, a fin de obtener beneficios en el futuro. La inversión es un tipo de gasto, pero se puede diferenciar por la duración de su impacto. Si el mercado tiene una duración no superior a un año, el costo no se puede tomar en cuenta como una inversión, y en lugar de esto se debe tratar como un costo operativo.

a. Tipos de inversión

No todas las inversiones presentan la forma de activos físicos, aunque las inversiones en obras y maquinaria son, sin lugar a dudas, las más usuales. No obstante, se puede invertir en cosas menos tangibles: por ejemplo, educación, investigación y sistemas. Cuando se compra una tienda, u otro negocio, con frecuencia se debe pagar por el "legado comercial" del propietario anterior; es decir, su red de contactos comerciales. Se estima que la relación desarrollada por el vendedor con sus clientes a lo largo de los años es un activo que tiene un costo monetario.

Establecer un cultivo permanente (incluyendo los costos de mano de obra) también es una inversión. Si se reemplazan pequeñas áreas de cultivos permanentes anualmente como parte de un ciclo establecido (por ejemplo, 5% de los árboles cada año), con frecuencia, el costo se incluye como parte de los costos operativos. A pesar de que esto no tiene tanta importancia a pequeña escala, es necesario recordar que el costo y la disponibilidad de financiamiento con frecuencia difieren según su propósito. Si se deben establecer áreas significativas de nuevos cultivos, o si es necesario reemplazar un alto porcentaje de las plantaciones existentes (v.g. a consecuencia de comprar una finca mal administrada), se hace evidente que los altos costos requeridos causarán problemas en el presupuesto operativo. No obstante, si en lugar de esto, las nuevas plantaciones se tratan como una inversión (que lo son), por lo general será posible obtener fondos a plazo más largo y a tasas menores, e incluso puede existir un período de gracia para el pago del préstamo.

Cuándo se estiman los costos de una inversión física, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• El precio inicial de los activos (maquinaria, equipo, o materiales) en su punto de venta;

• Los impuestos exigidos sobre ese precio;

• El transporte del activo a su ubicación final, incluyendo seguros, y, cuando el artículo deba pasar por aduanas, aranceles de importación;

• La instalación y, de ser necesario, la prueba del artículo en su ubicación final;

• La capacitación de los operadores.

b. Vida económica

Algunas inversiones tendrán un tiempo de vida útil superior al horizonte temporal del proyecto, especialmente en el caso de obras, construcción, y maquinaria pesada. Otros, como la tierra, no tienen una vida útil predeterminada, y por lo general se asume que sus beneficios durarán indefinidamente.

Sin embargo, muchas inversiones se deberán reemplazar, a medida que se desgasten (pero es importante recordar que nunca se deben reemplazar en un período inferior a un año o no se pueden tomar en cuenta como una inversión). Es, por lo tanto, necesario examinar la vida útil o vida económica de cada inversión; es decir, el número de años que se puede utilizar hasta que deba ser reemplazada.

El equipo electrónico (computadoras, impresoras, teléfonos, etc.) es una de las categorías de vida económica más corta - tal vez no superior a cuatro años. En estos casos, la vida económica del activo se determina principalmente por el ritmo de cambio tecnológico. Una computadora normalmente se reemplaza, no debido a que ha dejado de funcionar, sino debido a que ya no es compatible con los programas más recientes.

En el caso de otras inversiones, la vida económica está estrechamente relacionada con el uso y mantenimiento del artículo, y el incremento en el costo de reparación a medida que se deteriora. Un vehículo o camión, por ejemplo, puede durar un cuarto de siglo, pero cuando un camión se usa en vías rurales en países en desarrollo, la vida económica del mismo por lo general no superará los 6 u 8 años. Recuerde, esto no significa que el camión ya no funcionará después de este tiempo. Más bien, significa que el costo de mantenerlo funcionando simplemente se hace demasiado alto para justificar el conservarlo^[9]. Cuando esto sucede, la mayor parte de negocios decide que es más conveniente comprar un camión nuevo y vender el antiguo.

Se debe registrar el valor de reemplazo en el año en que tiene lugar la operación. Entonces, si se debe cambiar el camión antiguo en el año sexto del proyecto, se debe registrar el costo del nuevo camión (por ejemplo, 35 000 dólares EE.UU.) en ese mismo año.

c. Valor residual y de salvamento

Con frecuencia, cuando un activo se reemplaza al final de su vida útil todavía tiene algún valor. Indudablemente, el camión de seis años todavía tiene un alto valor económico, tal vez 20 a 35% de su valor inicial, dependiendo de la estructura tributaria del país. Este valor se conoce como el valor de salvamento y se debe registrar como un ingreso en el año en el que tiene lugar, de la misma manera en que se registró el costo del nuevo camión como un costo de inversión. El valor de salvamento de algunas inversiones es casi inexistente. Estas pueden incluir equipo electrónico, activos fijos (como pozos, tanques para el recolección de agua, etc.) o cultivos permanentes que están al final de su vida útil.

Además es necesario tomar en cuenta, especialmente, en el caso de las inversiones que tienen un tiempo de vida útil muy extendido, que éstas pueden poseer un valor residual significativo al final de la vida económica del proyecto. El valor residual es el valor de una inversión cuando el período analizado termina. Para muchos activos este valor no es suficientemente alto para ser registrado, especialmente si se encuentra en un futuro distante. No obstante, cuando se trata de activos importantes, como edificios y tierra, el valor residual, por lo general será significativo, y puede influir en la rentabilidad del proyecto.

Para comprender la importancia del valor residual, vale la pena recordar que el proyecto inició sin recursos, pero que empleó préstamos y otras fuentes de financiamiento para obtener los bienes que necesitaba. Durante el período analizado, el ingreso del proyecto se aplica al pago del préstamo. Antes del final del período analizado, el costo de estos bienes se ha pagado por completo. Sin embargo, en el caso de la tierra, edificios, etc. estos activos todavía conservan un gran porcentaje de valor, que se debe reconocer cuando el período del proyecto concluye.

No obstante, es importante hacer una distinción cuidadosa entre el flujo de caja anual y la tasa de rendimiento financiero (ganancia total) - ver el Capítulo 9. Los edificios y otros bienes representan un valor, pero no un ingreso. Por lo tanto, no se puede reclamar valores residuales cuando se trata con flujos de caja, pero los valores residuales se pueden incluir en el cálculo de rentabilidad.

d. Depreciación

El tema de la depreciación es un tema que siempre inquieta a las personas que estudian la metodología RuralInvest. Inevitablemente alguien pregunta siempre por qué el costo de la depreciación no se incluye en los cálculos.

La respuesta es simple: la depreciación es una medida puramente relacionada con las tributaciones, y definida por el Ministerio de Finanzas, el Servicio de Rentas Internas o el Ministerio de Hacienda del país en cuestión, específicamente para ofrecer beneficios fiscales a los inversionistas. Las autoridades tributarias dictan la manera en que una persona o compañía que hace una inversión puede usar el costo de esta inversión para reducir sus impuestos cada año. Esta suma es la depreciación, y por lo general, tiene poca relación con la vida útil del activo. Además, cambia de un tipo de inversión a otra, normalmente para apoyar políticas de gobierno dirigidas a ciertos sectores o actividades. Cuando una compañía, carga la depreciación en su contabilidad, realmente no aparta fondos para reemplazar el activo, solamente reduce su carga tributaria.

A consecuencia de esto, el concepto de la depreciación, tiene relevancia en un análisis financiero únicamente cuando se están tomando en cuenta los impuestos. En el sistema RuralInvest, se da poca importancia a los impuestos, pues el propósito del análisis es determinar si el proyecto es eficiente y sostenible y no maximizar las ganancias netas.

Debido a que el cálculo de los impuestos normalmente no es una prioridad entre quienes analizan inversiones rurales a pequeña y mediana escala, se puede dejar de lado el concepto de depreciación hasta que el proyecto genere suficiente ganancia y por consiguiente requiera un análisis serio en asuntos tributarios.

2. Costos recurrentes

La inversión no es el único costo que un proyecto debe enfrentar. Una vez que un proyecto está en marcha, existen costos que se deben cubrir anualmente (o con mayor frecuencia). Los costos que no son inversiones se describen como costos recurrentes; es decir, que ocurren año tras año. Este concepto, trata con dos categorías distintas: los costos de producción y los gastos generales.

a. Costos de producción

Estos son costos directamente atribuidos al proceso de producción. Por ejemplo, en el caso de un taller pequeño que produce prendas de vestir, el costo de los materiales, (tela, botones, etc.), el material de embalaje, y los costos de la electricidad utilizada para la operación de máquinas de coser y planchas, se incluyen como costos de producción.

La mano de obra también se toma en cuenta como un costo de producción, si está directamente relacionada con la producción del taller de prendas de vestir. De hecho, un costo que cambia directamente con el volumen de producción es un costo de producción. El estimado de estos costos se trata con mayor detalle a continuación.

b. Gastos generales

Éstos incluyen costos que normalmente no varían según el nivel de producción. Así, continuando con el ejemplo del taller de producción de prendas de vestir, podemos identificar como gastos generales, el salario del administrador del taller, la iluminación del edificio y el salario del conductor del camión, ya que estos ítems no cambian según el nivel de producción. Los gastos generales pueden incluir, impuestos prediales, política de aseguración, cuentas telefónicas y servicios de contabilidad.

En realidad la separación entre los costos de producción y los gastos generales no es siempre clara. Los costos cambiarán si el volumen de la producción aumenta. Si el negocio tiene mucho éxito, por ejemplo, el taller puede necesitar un edificio nuevo de mayor tamaño, o contratar a administradores de departamento. Por otro lado, cabe preguntar ¿el costo de la mano de obra depende realmente del volumen de producción? Por ejemplo, ¿Puede usted enviar a los trabajadores a casa a la mitad del día, sin paga, si el taller ha recibido órdenes únicamente por la mitad del número normal de camisas producidas? Únicamente donde los trabajadores reciben un pago "por pieza producida" - es decir, por camisa producida- se puede decir en realizad que la mano de obra es un costo de producción.

La siguiente "regla general" ayuda a decidir si un gasto es un costo de producción (es decir, variable) o general (es decir, fijo): un costo que incrementa cuando el nivel de la producción incrementa (o disminuye) en un 10%, será un costo variable. Por otro lado, los costos que no varían, se toman en cuenta como gastos generales.

3. Costos de capacitación y asistencia técnica

La asignación de costos para la capacitación, educación y asistencia técnica, con frecuencia causa confusión; no obstante, en este caso se aplican las mismas reglas que para los bienes físicos. Un gasto realizado en la capacitación y en contratación de expertos, que solamente se realiza una vez o que se repite únicamente con intervalos separados, es una inversión.

Si, por el contrario, el gasto se repite de manera anual, o aun con mayor frecuencia - como es usualmente el caso para los servicios de extensión agrícola o técnicos especializados- se toma en cuenta como un costo recurrente. No obstante, el costo de estos servicios, por lo general, no está directamente relacionado con la producción del proyecto. Por ejemplo, la visita mensual que el veterinario realiza al hato bovino probablemente no aumentará a tres semanas, solamente porque el propietario incrementa el tamaño del hato^[10]. Debido a esto, los costos se registran como un gasto general y no como un costo de producción.

B. Cómo asignar costos e ingresos según actividad

En la etapa de identificación (perfil del proyecto) se hizo la suposición simplificada de que la inversión tendría como resultado un proyecto con actividades constantes durante la totalidad de un período analizado.

Por ejemplo, se puede hacer una suposición inicial de que la inversión en una operación avícola, producirá cierto número de aves, cada año del proyecto, sin que se registre ningún cambio. No obstante, la vida real no es tan sencilla, la verdad es que en muchos casos, y por diversas razones, las actividades del proyecto no son constantes cada año.

Un aspecto que con frecuencia cambia a lo largo del tiempo es la eficiencia del proceso de producción. Los rendimientos se incrementan y las pérdidas se reducen. En la operación avícola es probable que la tasa de eclosión incremente después del primer año, y una mayor experiencia en el manejo avícola puede tener como consecuencia un crecimiento más rápido de las aves y, por lo tanto, permitir ciclos de producción más rápidos a medida que los años pasan. Para el quinto año puede acortarse el ciclo de crecimiento, de los pollos de engorde en apenas siete semanas, en contraste con las diez semanas requeridas al inicio del proyecto.

Otro cambio puede surgir de actividades del proyecto nuevas o modificadas: el proyecto avícola puede iniciar la producción de pavos a partir del cuarto año, y así añadir una actividad nueva. Una planta de lácteos puede querer experimentar con la producción de helado y yogurt, pero no puede ponerla en marcha hasta que las operaciones de mantequilla y queso estén bien establecidas y su funcionamiento sea óptimo.

Otra posibilidad es que los costos e ingresos asociados con la actividad no se mantengan constantes. Las tasas de crecimiento y mortalidad de los pollos, y por lo tanto, los costos e ingresos obtenidos de una operación avícola, pueden diferir entre los meses de verano e invierno. La producción de tomate en los meses secos del verano puede tener como resultado mayores costos (irrigación), pero también mayores rendimientos, menores pérdidas (menos plagas) y mejores precios en el mercado, que para el tomate producido en la misma tierra durante los meses de invierno.

En todos estos casos, no es posible hablar de un patrón constante de producción. En lugar de esto, los patrones de producción cambian con el tiempo, y a veces también según la estación.

Cuando se trata con actividades en las que el ciclo de producción se extiende por un período superior a un año (por ejemplo, una plantación de árboles o ganado lechero). Los cambios en el modelo de producción con el tiempo no solamente son posibles, sino que son inevitables. Una plantación de aguacates, presenta costos e ingresos distintos en función de su estado de desarrollo. A medida que los árboles se desarrollan, la cantidad de fertilizante, los requerimientos de mano de obra para la cosecha, y por supuesto, el ingreso por cosecha variarán.

Además, si se cultiva en diferentes parcelas, o si se adquieren nuevas cabezas de ganado en diferentes años, el resultado será una serie de cambios muy complejos, pues el proyecto consistirá en una mezcla de plantas o animales nuevos, jóvenes y maduros que cambia de año en año. A consecuencia de esto, en el análisis detallado de la productividad es esencial definir claramente los cambios experimentados por los costos e ingresos del proyecto con el paso del tiempo. Este es el propósito del empleo de bloques.

No obstante, el uso de bloques no es necesario en todos los casos. La mayor parte de proyectos no destinados a la generación de ingresos, además de carecer de cambios en sus ingresos, tienden a presentar patrones simples de producción, en los que muchos costos son fijos y las actividades son pocas. Como consecuencia de esto, los bloques se utilizan solamente para proyectos destinados a la generación de ingresos.

1. El concepto de bloques: La unidad básica de análisis

Un bloque se define como una agrupación de plantas, animales u otras unidades de producción que comparten los mismos costos e ingresos por unidad de producción. Una actividad, (por ejemplo, la producción de maíz), puede equipararse a un bloque, pero no siempre. Así, el maíz producido en verano puede entrar en un bloque distinto que el maíz producido en invierno, si los costos e ingresos por hectárea son distintos, aunque pueda ser la misma variedad de maíz en ambos casos. Así mismo, una blusa y una camisa manufacturadas en un taller de prendas de vestir pueden ser muy distintas, pero las dos se toman en cuenta dentro del mismo bloque, si las dos piezas requieren de una cantidad similar de materiales y mano de obra, y si se venden al mismo precio.

Los bloques no siempre deben agrupar entidades físicas. Por ejemplo, en un proyecto de ecoturismo, el bloque puede ser visitantes/noches, mientras que en un proyecto de transporte, el bloque puede ser pasajeros/kilómetros. Una vez más, no obstante, no se clasifican en el mismo bloque visitantes/noche en una habitación doble y visitante/noche en una habitación simple, ya que el ingreso (y posiblemente el costo) no sería el mismo. La unidad de producción, sea ésta una hectárea de cítricos, una vaca lechera o una habitación de hotel, puede no siempre mantenerse en el mismo bloque. Una becerra puede incluirse en el bloque de bovinos recién nacidos durante su primer año de vida, pero en el segundo año, será transferida al bloque de novillas, antes de entrar en el bloque de vacas lecheras adultas, en su tercer año. Después de esto, el animal puede mantenerse en este bloque hasta que se venda al cumplir el décimo año.

A pesar de que el concepto de bloques pueda parecer complicado, es una herramienta eficaz para identificar y afinar los patrones de producción cuando hay cambios de año en año. Es en especial útil para las inversiones relacionadas con cultivos permanentes, cría de animales y producción lechera. El problema principal para el usuario es dar la definición exacta a los bloques en un caso específico. Los siguientes puntos pueden ayudar a determinar qué es un bloque y qué no lo es:

• Las distintas unidades de producción comprendidas en un bloque (hectárea, cabeza de ganado, kilo de queso, par de zapatos, etc.) compartirán siempre los mismos costos e ingresos por unidad. Si los costos e ingresos difieren, el bien pertenece a un bloque distinto;

• Una actividad de proyecto se puede representar por un único bloque (si no hay cambios en los costos e ingresos por unidad durante el período analizado), o varios bloques (cuando la actividad experimenta cambios en los costos e ingresos por unidad durante el período analizado);

• En el caso de la producción agrícola no es necesario que las áreas estén físicamente conectadas una con otra. Dos hectáreas de cereales pueden encontrarse en el mismo bloque, aun si crecen en distintas áreas de la misma finca (o incluso en fincas diferentes, si éstas son parte del mismo proyecto);

• La cría de animales o la producción de cultivos perennes (por ejemplo, una vaca o una plantación de mango) pasarán de un bloque a otro a medida que se desarrollan (y sus costos e ingresos cambian);

• Es importante no confundir la edad en años de un proyecto con la edad de las plantas o animales. Aunque un proyecto pueda estar en su quinto año, los árboles de almendra pueden haberse plantado hace apenas tres años;

• Puesto que las actividades de producción que incluyen recursos naturales (animales, cultivos, árboles, etc.) varían tanto entre individuos como entre años, teóricamente es posible definir un número casi infinito de bloques, cada arbusto de café puede constituirse en sí mismo en un bloque. Para el propósito del análisis, no obstante, basta con agrupar aquellos elementos que son similares aun si no son idénticos. Por ejemplo, podría ser posible asignar un bloque a cada año de vida de una vaca lechera, pues el rendimiento lechero incrementa lentamente y luego declina, y esto puede alcanzar un total de 10 bloques. En realidad, no obstante la diferencia entre el rendimiento lechero (y sus costos) una vez que una vaca ha tenido su primer ternero, es pequeña, y un único bloque puede ser suficiente para cubrir el período 3-8 años de edad o incluso 3-10 años de edad.

2. Cómo determinar costos e ingresos por bloque

A fin de construir un modelo del desempeño general de un proyecto en el tiempo, necesitamos conocer tres tipos de información acerca de cada bloque:

• Los costos e ingreso por unidad de producción (v.g. una hectárea) incluida en cada bloque;

• La dinámica temporal de los costos e ingresos por bloque a lo largo del año. Esto nos indica cuando se ha incurrido en costos (y por lo tanto la necesidad de contar con fondos operativos) y cuándo se obtendrán ingresos, y;

• La previsión de variación anual en el número de unidades por bloque (v.g. 20 ovejas en producción para este año, 25 para el siguiente) y, por lo tanto, la escala de los costos y beneficios asociados a cada bloque en un año en particular^[11].

Como hemos visto, si el proyecto es sencillo (es decir, que no experimenta cambios en sus características durante el período de análisis), los bloques serán iguales a los productos (es decir, los tomates pueden estar en un único bloque), y los niveles de producción anual pueden mantenerse constantes de año en año.

Cada bloque requiere estas tres tablas. Por lo tanto, un cultivo perenne que tiene bloques para cada etapa de su crecimiento y producción, requiere varios sets de tablas. Por esta razón, antes de analizar los bloques en mayor detalle debemos primero examinar cuidadosamente dos importantes parámetros asociados: la unidad de producción y el ciclo de producción.

a. La unidad de producción

La definición de unidad de producción es crítica, pues determinará el modo en que se medirán los costos e ingresos. En muchos casos, la unidad de producción de un bloque o producto es obvia. Por lo general, los cultivos se miden por hectárea, acre u otra unidad de medida de área. En este caso, el uso - y costo- de los insumos (fertilizantes, mano de obra, etc.) se puede calcular por hectárea, y así mismo el rendimiento en la cosecha. En el caso de animales mayores, la unidad puede ser la cabeza de ganado, la hembra reproductora, o la Unidad Ganadera.

No obstante, cuando se trata de otras actividades, la naturaleza de la unidad de producción no siempre es tan clara. En este caso, se debe seguir la regla de que la unidad de producción es la unidad más conveniente para estimar costos e ingresos. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de acuicultura, la unidad puede ser el banco de peces, la piscina o tanque, o incluso cada pez, dependiendo de qué medida es más conveniente cuando se piensa en costos e ingresos: si el agricultor, está más acostumbrado a pensar en el alimento por tanque de peces, entonces el tanque es la elección justa. No obstante, si la persona piensa en los costos por pescado vendido, el animal individual será la unidad más adecuada.

Una palabra de advertencia: mientras mayor sea la unidad de producción, más difícil se torna hacer cambios en el nivel de producción, si la unidad de producción seleccionada para la granja de peces es el tanque (con un promedio de 5 000 peces), entonces usted se verá obligado a incrementar (o disminuir) los niveles de producción a 5 000 peces por período, o a empezar a utilizar fracciones de la unidad de producción (0,5 de tanque, si un tanque nuevo tiene capacidad únicamente para 2 500 peces). El tamaño puede no ser un problema si el proyecto usa unidades de tamaño estándar, pero una unidad de producción demasiado grande puede ser muy inconveniente.

En el caso de productos agroindustriales o de de artesanías, la unidad de producción es con frecuencia igual a la unidad de venta; una prenda de vestir, un kilo de queso, una caja de frascos, etc. Cuando se trata de servicios, (hoteles, transporte, etc.) la unidad de producción puede ser el pasajero (pasajero/kilómetros), el huésped o la hora de servicio por uso de la maquinaria. Pero recuerde: una vez que la unidad de producción se ha seleccionado, todos los costos e ingresos se deben expresar en términos de esta unidad.

b. El ciclo de producción

La definición del ciclo de producción es importante por las mismas razones que lo es la definición de la unidad de producción (ver arriba) - determina la manera en que se miden los ingresos y rendimientos. Cuando hablamos de 3 sacos de 50 kilogramos de fertilizante por hectárea, nos referimos al período de crecimiento completo del cultivo o ciclo de producción, y no a cada semana o cada 5 años. No obstante, para comprender el ciclo de producción adecuadamente necesitamos conocer dos cosas acerca del mismo: cuánto dura (su duración) y cuántos ciclos hay por año (su frecuencia).

Duración del ciclo de producción: La duración del ciclo de producción se define simplemente como el período necesario para completar la actividad de producción. Para la mayor parte de cultivos anuales, es el tiempo que transcurre entre la preparación de la tierra y la cosecha; tal vez 12-14 semanas para cultivos de ciclo corto, como los vegetales. Los cultivos de granos y leguminosas como el arroz, maíz y fréjol generalmente requerirán un tiempo mayor.

En algunos casos, no obstante, esta definición simple se debe modificar. Recuerde que los distintos análisis en RuralInvest (excepto el capital operativo) se realizan sobre una base anual. Por lo tanto los costos e ingresos de una actividad no se pueden calcular sobre una base superior a un año. Debido a que el ciclo de producción es un parámetro o insumo clave en el cálculo de estos costos, el ciclo de producción tampoco debe exceder los doce meses, incluso si la vida de la actividad - por ejemplo, una plantación de frutas- abarca 20 o más años.

Si examinamos otras áreas distintas a la agricultura, se puede encontrar un problema distinto al tratar de definir la duración del ciclo de producción. Muchas actividades, como las manualidades, agroindustria, transporte, turismo y otros negocios, continúan operando a lo largo del año sin un punto claro de inicio y fin de la producción. En este caso, se dispone de varias opciones. Una alternativa es seleccionar un año calendario como el ciclo de producción. No obstante, muchos costos (salarios, electricidad, teléfono, etc.) por lo general se pagan mensualmente, por consiguiente, puede ser más conveniente definir el ciclo como un mes calendario. De manera alternativa, si la planta o taller entrega el producto para la venta, por ejemplo, cada dos semanas, puede ser mejor seleccionar el período de dos semanas como el ciclo de duración de la producción. Al final, la elección puede no importar tanto, mientras el período sea conveniente y usted sea consistente en calcular siempre los insumos y la producción durante el mismo período para cada actividad.

Frecuencia del ciclo de producción: Anteriormente se mencionó que el sistema RuralInvest, emplea una base anual para casi todos sus cálculos. Debido a esto, no es suficiente conocer cuánto dura cada ciclo de producción; debemos también conocer cuántos ciclos se completan en el año analizado. Para las actividades que son continuas a lo largo del año, la respuesta es simple: la duración de cada ciclo (en meses) multiplicada por la frecuencia de los ciclos (también en meses) tendrá como resultado 12. Por lo tanto, si el ciclo de producción de una tienda rural dura un mes, habrá 12 ciclos por año.

No obstante, no todas las actividades continúan a lo largo de un año entero. En la agricultura y en otros tipos de actividad que se basan en los recursos naturales, con frecuencia habrá períodos en los que no exista producción. A pesar de que el ciclo de producción de un cultivo puede durar cuatro meses, no se garantiza que existan tres ciclos al año (producir 3 ciclos x 4 meses = doce meses). Incluso dos ciclos pueden depender de la disponibilidad de riego. De la misma manera un procesador de vegetales puede definir su ciclo de producción como un mes, pero la planta puede operar únicamente 5 ó 6 meses al año, debido a la falta de materia prima en el resto de meses.

c. Cómo estimar volúmenes y cantidades

Incluso cuando se realiza una estimación cuidadosa de las cantidades utilizadas o generadas en el proceso de producción, con frecuencia existen errores en estos cálculos. A continuación analizamos dos factores que usualmente causan errores en la estimación de las cantidades de insumos y productos.

Residuos y pérdidas: Un factor que se pasa por alto al estimar las cantidades es el de las pérdidas, productos dañados, y desperdicios, que son parte normal de muchas operaciones de producción. Si se cosecha 8 toneladas de pimiento verde o dulce, es poco probable que las 8 toneladas se vendan, Un cierto porcentaje se descartará por ser demasiado pequeño o estar estropeado, otro porcentaje se dañará al ser transportado al punto de venta, etc. Es muy importante tomar en cuenta este tipo de pérdidas si se quiere tener una estimación confiable de los costos e ingresos. También pueden ocurrir pérdidas respecto a los insumos. Si se está envasando vino, será necesario asumir que algunas de estas botellas se romperán, y así ordenar una cantidad adicional para cubrir estas pérdidas.

Otro ejemplo es la transformación de frutas y vegetales en una planta procesadora. Tomemos por ejemplo, una planta de procesamiento de vegetales que hace encurtidos. Podemos imaginar que cada botella de producto terminado requiere alrededor de 120 gramos de coliflor, así como zanahorias, calabacín, y otros vegetales. No obstante, sería un gran error estimar el requerimiento de coliflor multiplicando el número estimado de frascos por 120 gramos. En realidad, alrededor del 40% de coliflor se perderá cuando los tallos, hojas y secciones estropeadas se descarten durante el proceso de preparación. Entonces, a fin de contar con 120 gramos de coliflor lista para usar, se necesitará comprar aproximadamente 200 gramos por cada frasco de encurtidos.

Auto-aprovisionamiento/autoconsumo: Otro elemento que puede causar confusión es aquel relacionado con la fuente de los insumos o la destinación de los productos. A veces un proyecto usa insumos que no se pagan, con frecuencia debido a que éstos provienen de las mismas personas o familias que poseen el proyecto, esto se conoce como auto-aprovisionamiento. Un ejemplo bastante usual en distintas actividades rurales es el uso de mano de obra rural no pagada. Otros insumos ‘gratuitos’ pueden incluir materia prima para el procesamiento o incluso el agua. Es importante notar que estos insumos, incluso si no se pagan, tienen un valor. Aun si no se pagó, un día de trabajo de su hermano, esto le podría haber significado ganar un jornal en una finca cercana.

De igual manera, si la producción se consume en finca (o por los propietarios del proyecto) sin que se deba pagar por ellos - por ejemplo el grano se consume o se guarda para semilla en lugar de venderse- esto es autoconsumo. Aquí se aplica una condición inversa. A pesar de que la familia no pagó por los cultivos o animales que consume, éstos tenían un valor que se podía haber obtenido, vendiendo el producto o animal en el mercado más cercano.

El autoconsumo y el auto-aprovisionamiento pueden tener como consecuencia diferencias importantes en los resultados que se obtienen de los dos cálculos principales empleados por RuralInvest. Esto se analiza con más detalle en el Capítulo 9, no obstante, en el análisis de flujo de caja, se ignoran los insumos ‘gratuitos’ y productos consumidos, pues el análisis trata únicamente con dinero en efectivo. Sin embargo, en términos financieros éstos se deben tomar en cuenta, ya que el análisis financiero intenta dar cuenta de los distintos costos y beneficios que tienen un valor de mercado, incluso si éste no se paga. Después de todo, si usted consume algo en lugar de venderlo, no reduce la rentabilidad de la operación, pero sí se afecta su capacidad de generar ingresos en efectivo: y éste es un aspecto clave para el banco o entidad de financiamiento cuando analiza las posibilidades de otorgar un préstamo.

Cuando se estiman los costos, ¿será importante tomar en cuenta el valor del autoconsumo o del auto-aprovisionamiento? Normalmente, se debería identificar el costo (para insumos de auto-provisión) o el precio (para productos de autoconsumo) en el mercado más cercano - ajustados por el costo del transporte, si el mercado se encuentra algo distante- y usar esta cifra para el análisis financiero.

3. Importancia del primer año del proyecto

El primer año de la vida de un proyecto es el período más delicado y riesgoso. Si un proyecto va a fracasar, en nueve de cada diez casos, lo hará en este período. ¿Por qué? Porque el primer año del proyecto es el menos seguro: los empleados todavía no se acostumbran a sus tareas, la administración no cuenta con suficiente experiencia, los proveedores y bancos son más cautelosos, los compradores están menos acostumbrados al producto.

Más importante aún, no obstante, es el hecho de que durante su primer año, un proyecto por lo general carece de las reservas para enfrentar contratiempos o situaciones inesperadas. La falta de recursos adecuados para financiar actividades como la compra de materia prima, el pago de salarios, o el costo de transporte de productos terminados al mercado, pueden fácilmente llevar a un proyecto nuevo a la bancarrota. Para reducir este riesgo, es necesario, tratar el primer año del proyecto de una forma diferente al resto de años.

4. Cómo estimar la necesidad de capital financiero

La falta de fondos operativos adecuados, probablemente ha condenado al fracaso a más proyectos pequeños que cualquier otro factor. Siempre es necesario calcular las necesidades del capital operativo; es decir, los fondos necesarios para que el proyecto pueda pagar los gastos en efectivo hasta que haya acumulado suficientes reservas en efectivo para depender de sus propios recursos. Muchos proyectos pequeños empiezan a operar dependiendo del ingreso proveniente de las ventas para pagar sus cuentas. Sin embargo, han olvidado que, en el mundo real, puede tomar muchos meses para obtener el pago previsto. No obstante, especialmente cuando se trata de un nuevo negocio, la estación de gasolina, los empleados del proyecto, el vendedor de alimentos o fertilizantes, todos requerirán un pago en efectivo.

En general, el capital operativo se requiere para cubrir los distintos gastos del proyecto en los que se ha incurrido, como pagos en efectivo, desde el momento que empiezan los gastos hasta que se reciben fondos provenientes de la venta de los bienes o productos terminados. Las etapas de este período incluyen:

a) Preparación para la producción, incluyendo actividades como: la compra de insumos (incluso si no se han recibido todavía), la preparación del suelo, capacitación de los empleados; contratación de transporte, etc.

b) Período de producción. Este puede ser un período corto (producir una camisa, la producción de un kilo de queso) o largo (producir un cultivo), pero nunca puede ser superior a 12 meses, para propósitos del cálculo del capital operativo.

c) Almacenamiento. Se puede hacer una camisa en apenas pocas horas, pero tal vez las camisas terminadas se envían al vendedor al por mayor una sola vez al mes. En ocasiones los productos no perecibles pueden permanecer en almacenamiento durante meses a la espera de mejores precios.

d) Transporte y distribución. Este puede ser un período corto, pero en el caso de cultivos u otros productos a ser exportados por barco, puede implicar una espera de varias semanas.

e) Período de espera por el pago por parte del comprador. La venta en el mercado genera efectivo de inmediato, no obstante, ésta puede ser la espera más larga de todas. Los supermercados, con frecuencia, retrazan los pagos en hasta 60 días y las plantas agroindustriales grandes a veces tienen la misma política.

f) Acreditación del pago. El efectivo está disponible de manera inmediata, pero es importante no olvidar que los bancos con frecuencia requieren varios días antes de acreditar un cheque, o incluso semanas si el pago viene del exterior.

g) Acumulación de reservas. Se requerirá capital operativo, no solamente para cubrir los períodos descritos anteriormente, pero también durante el tiempo en que el proyecto acumula suficiente superávit para permitir el pago de los préstamos de operación (si se tiene alguno), y luego contar con reservas iguales a la necesidad total de capital operativo.

La combinación de estos factores puede ocasionar el retraso de muchos meses o incluso años, antes de que el proyecto deje de necesitar del capital operativo prestado.

5. Flujo de caja

En el análisis anterior, se dijo que una vez que el proyecto empieza a vender su producción y a recibir ingresos, podrá establecer reservas de capital operativo. No obstante, esto no siempre es posible.

Algunos procesos de producción son constantes y, por lo tanto, el capital operativo se acumula fácilmente. Por ejemplo, un taller de producción de zapatos, puede tener los mismos gastos cada mes, y puede construir una reserva de capital operativo de manera gradual, a partir del margen obtenido cada mes (una vez que el dinero empieza a ingresar). Otros negocios, no obstante, son estacionales; en otras palabras, solo se registran ventas del producto durante ciertos meses o el volumen de la producción varía significativamente de mes a mes. En otros casos, se puede tener más de un producto, cada uno de los cuales tiene sus propios costos, ingresos y requerimiento de capital operativo.

Por ejemplo, veamos la producción de un producto único: tomate. Sabemos que para producir una hectárea necesitaremos de 500 dólares EE.UU. en moneda local de capital operativo, a fin de cubrir el período de 4 meses, desde la preparación de la tierra en febrero, hasta el final de la cosecha en mayo. Debido a que hemos utilizado todos nuestros recursos para instalar el sistema de riego, pedimos un préstamo de 500 dólares EE.UU. No obstante, cuando vendamos los tomates en mayo y junio, ganaremos 800 dólares EE.UU., y esto nos dejará con una ganancia de 300 dólares EE.UU., que se incluirá en el capital operativo para el próximo ciclo (menos el interés pagado por el préstamo) a menos que necesitemos el dinero con otros propósitos, necesitaremos un préstamo de únicamente 200 dólares EE.UU. la próxima vez.

No obstante, si el proyecto incluye diferentes actividades - por ejemplo, tomate, calabacín y fréjol- la situación se hace más complicada ya que, debemos conocer la relación existente entre los costos y los ingresos de cada actividad. La única solución adecuada en estos casos es calcular exactamente cuánto debemos pagar en gastos y cuánto recibiremos en ingresos por las tres actividades combinadas: este es el flujo de caja mensual.

Con la generación del cuadro del flujo de caja, los requerimientos de capital operativo se hacen evidentes. En el siguiente cuadro podemos ver los costos de producción mensuales para el ejemplo del tomate, mencionado anteriormente, durante el período que se extiende de febrero a mayo (125 dólares EE.UU. mensuales, o un total de 500 dólares EE.UU.). El ingreso proveniente de la venta del tomate comienza con 400 dólares EE.UU. en mayo y continúa con otros 400 dólares EE.UU. en junio. No obstante, estas cantidades pueden no recibirse hasta mucho más tarde en el mes, así que se acreditan únicamente en el mes siguiente (es decir, junio y julio). Es mejor acreditar los ingresos en el mes siguiente, pues los gastos en un mes pueden requerir pago antes de que el ingreso se reciba.

Existen mayores complicaciones. En mayo el proyecto deberá hacer frente a gastos de 100 dólares EE.UU. proveniente del inicio de la producción de calabacín. Así los requerimientos del préstamo alcanzarán un máximo de 600 dólares EE.UU. antes de empezar a recibir ingresos por la venta de los tomates. Incluso entonces, el proyecto, necesitará 300 dólares EE.UU. hasta el próximo mes, cuando los restantes 400 dólares EE.UU. provenientes de la venta de los tomates ingresen al banco.

El cuadro también muestra que la cantidad total recibida de la venta de los tomates (400 dólares EE.UU. + 400 dólares EE.UU., u 800 dólares EE.UU.) no es suficiente para pagar el préstamo del capital operativo requerido para la producción de tomate (500 dólares EE.UU.) y al mismo tiempo cubrir los costos de producción de calabacín (350 dólares EE.UU.). Entonces, aunque el proyecto, fracase incluso en julio, todavía necesitará más fondos para cubrir los costos de producción continuos generados por la producción de calabacín en agosto. Si el préstamo de capital operativo para el tomate se pagó en julio, el proyecto necesitará solicitar otro préstamo. En lugar de esto será necesario esperar hasta septiembre antes de cancelar el préstamo de capital operativo. Viendo el lado positivo, la ganancia combinada de los tomates y el calabacín será suficiente para cubrir los costos del fréjol, aunque el efectivo disponible se reducirá a apenas 350 dólares EE.UU. para fin de año.

Algunos lectores pueden preguntarse porqué los costos e ingresos provenientes del fréjol para los meses enero-abril (en color más claro) no entran en el cálculo. La respuesta es que el ciclo de producción del fréjol no comienza hasta septiembre. Si el proyecto comienza en enero como sucede en este ejemplo, es imposible tener (costos o ingresos) para el fréjol en los primeros meses del año, pues el fréjol no podría haber sido plantado en el mes de septiembre anterior.

El cuadro a continuación está simplificado y no presenta algunos de los elementos que se deberían tomar en cuenta en un análisis real. Por ejemplo, los costos que se presentan arriba reflejan únicamente el proceso de producción en sí mismo. Todo proyecto, hará frente a otros costos - tanto generales como fijos- que necesitan pagarse durante el primer año de operación (como por ejemplo, electricidad, impuestos prediales, sostenimiento familiar, salario del administrador, etc.). Por lo tanto, normalmente se añade una línea extra para incluir los costos generales. Recuerde: Solamente incluya los gastos realizados en efectivo en el flujo de caja.

Puede ser que el ingreso neto previsto para el final del primer año sea negativo (por ejemplo, debido a cultivos perennes que no dan rendimientos en el primer año) o, aunque sea positivo, no sea suficiente para cubrir los costos en el segundo año (como se muestra en el ejemplo anterior). En estos casos se requerirán préstamos para el capital operativo en un segundo y tal vez incluso un tercer año. No obstante, en general, no es necesario, disponer de un flujo de caja para cada año. Si los costos e ingresos en el segundo año son similares al del primero, simplemente puede repetir los requerimientos del capital operativo del primer año en el segundo año.

Por lo general no es necesario preparar proyecciones de flujo de caja para proyectos que se centran en una sola actividad o para proyectos muy pequeños. No obstante, para aquéllos que tengan actividades múltiples o para proyectos más grandes, son por lo general esenciales. De cualquier manera, RuralInvest, provee una proyección de flujo de caja completamente automatizada, así que el cuadro de flujo de caja mensual se genera directamente, una vez que se han ingresado los datos sobre los costos y gastos para cada bloque.