La documentación es una necesidad primordial en el control de calidad y el rastreo.
Su propósito principal es definir el sistema de control necesario para reducir el riesgo de error. Este sistema incluye la definición y el dominio de los puntos críticos del proceso de producción y el diseño y la implementación del plan de control de calidad.
Es también necesaria para probar que el personal ha sido instruido en los detalles de los procedimientos necesarios y para rastrear productos defectuosos e investigar el problema.
El sistema de documentación debe organizarse de manera tal que permita determinar la historia de cada lote, mezcla o proceso del producto.
La documentación debe ser adecuada y sistemática, relativa tanto al proceso de fabricación como al control de calidad.
Todos los documentos relevantes, incluyendo aquellos que se refieren al control de calidad o los procedimientos del análisis de peligros y de puntos críticos de control, deben conservarse el tiempo requerido por las regulaciones locales o bien por un período prudencial.
Un ejemplo real de Código de práctica y de procedimientos correctos a seguir son el Código de procedimientos para la fabricación de UKASTA «Code of Practice for the Manufacture of Safe Compound Animal Feedingstuffs» (UKASTA, 1998, 2000) y el Código provisional de procedimientos para una correcta alimentación animal (FAO, 1998; Apéndice IV).
