Objetivos de la sección
Al finalizar la sección, los participantes serán capaces de analizar una solicitud de formar una cooperativa y diseñar el esquema de los estatutos.
Puntos clave de aprendizaje
Información clave necesaria para la formación de una cooperativa
Regulaciones legales
Intereses y perspectivas de los asociados
Finanzas
Instalaciones
Comercialización
Administración
Los estatutos
Nombre y lugar de negocios
El objetivo
Asociados
Órganos de la cooperativa
La asamblea general de los asociados
El consejo de administración
El comité de control
Capital propio y responsabilidad conjunta
Funciones y regulaciones
Estrategia de enseñanza
Estudio de caso:
Empleando el estudio de caso referido en el punto siguiente y el material de referencia antes indicado, los participantes deben trabajar en grupos de 5-10 personas para preparar un borrador de un conjunto de puntos para discusión por asociados de una nueva cooperativa. Imaginen ustedes los intereses de los agricultores en la formación de la cooperativa.
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Una cooperativa de agricultores En la provincia Agar, los agricultores se están preocupando por los precios cada vez más bajos que reciben por sus productos de los comerciantes que van a sus aldeas a comprarles. Ellos están considerando formar una cooperativa de comercialización para vender su producción directamente y 15 agricultores discuten juntos algunas de las necesidades de los asociados. Las aldeas tienen calles en las que se conduce en forma adecuada con vehículos de cuatro ruedas durante la mayor parte del año, aunque puede haber problemas durante la estación de las lluvias. Al presente la mayoría de los productos se vende por los comerciantes en las principales ciudades de la provincia en la cual hay un número de industrias de dimensiones de grandes a medianas comprometidas en el procesamiento de alimentos y también un sector turístico considerable. Los agricultores producen maíz, trigo y una serie de frutas y vegetales. La calidad es buena pero podría mejorarse y a veces, ellos no pueden vender sus productos a los comerciantes. |
Los grupos deben considerar, en particular, los siguientes puntos formulando sugerencias cuando sea posible o haciendo una lista de preguntas que se requiere contestar. Cualquier suposición que se efectúe podría necesitar un control.
Objetivos y actividades de la cooperativa
Notas
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Considerando o no formar una cooperativa, es necesario discutir un número de problemas. Antes de ir a los planes detallados, los asociados necesitan tener claro lo que ellos esperan lograr a través de la cooperativa; por ej. ¿cuál es el propósito y es ésta la mejor vía para alcanzar tal meta?
El objetivo de una cooperativa de comercialización, por ejemplo, puede ser asistir a las familias rurales interesadas en la comercialización de sus productos sobre una base sostenible, proveyendo de este modo, al aumento de los ingresos y al mejoramiento de las condiciones de vida.
La cooperativa podría necesitar entonces diseñar, organizar un plan y aplicar todas las actividades relacionadas con ese objetivo.
Por ejemplo:
Realizar investigaciones de mercado y estudios para examinar qué clase, calidad y cantidad de productos quieren los clientes;
celebrar contratos con los clientes;
proveer capacitación a los asociados para mejorar y mantener la calidad de su producción;
asistir a los agricultores en el mejoramiento y aumento de su producción agrícola; acopiar productos a la puerta del campo, o estar listo para recibir los productos que entregan los mismos agricultores;
controlar los productos respecto a la cantidad y calidad;
preparar la producción para su entrega a los clientes. Por ej., procesamiento, empaque, depósito y entrega.
Fase I: Mantener una reunión inicial para tratar temas
Mantener una reunión informal de aquellos interesados en la formación de una cooperativa es lo primero necesario para tratar la siguiente lista (no exhaustiva) de puntos:
i. Intereses y perspectivas de los asociados
¿cuál es el propósito de una empresa cooperativa? ¿Cuál será su ámbito?
¿cuáles son los intereses comunes de los asociados en la formación de una cooperativa?
¿cuáles son las necesidades e intereses de los asociados para suministrar, procesar y comercializar?
¿cuáles serán las actividades de la cooperativa?
¿cuáles serán las ventajas de llegar a ser un asociado?
ii. Regulaciones
¿qué autorización es necesaria para fundar y hacer funcionar una empresa cooperativa?
¿cuánto costará cualquier autorización?
¿hay condiciones favorables que favorecerán el proceso de desarrollo cooperativo. Por ej. programas de asistencia del gobierno, condiciones favorables de crédito, etc.?
¿qué reglamentos internos ("estatutos" o "reglamentos") se necesitan acordar por los asociados fundadores a fin de adquirir una clara comprensión del grupo cooperativo y sus actividades?
Contacte a las autoridades locales para estudiar la ley y los estatutos respecto a las cooperativas en la zona. Pueden conseguirse modelos de estatutos que podrían guiar este proceso.
iii Finanzas
¿son capaces los asociados de contribuir con sus propios recursos a la cooperativa (cuotas de participación en el capital de la cooperativa)?
¿cuántos asociados se unirán a la cooperativa, y con cuántas cuotas (a pagar)?
¿cuánto capital de trabajo es necesario? ¿Cuánto será disponible? (dinero en efectivo, obligaciones contraidas)?
¿ son capaces las familias de los asociados, y están interesadas en suministrar su producción en la cantidad y calidad necesarias sobre una base sostenida?
Un plan necesita ser preparado, precisando los recursos financieros requeridos y de dónde vendrán para financiar las actividades planeadas.
iv Instalaciones
¿qué instalaciones (oficinas, espacios para almacenar)son necesarias? ¿Las alquilarán o construirán con sus propios medios?
¿qué equipamiento (instalaciones de transporte, equipo de oficina, instalaciones de depósito, embalaje y envase, y equipo de manipulación) es necesario?
¿qué personal (oficinistas, contadores, técnicos en capacitación, jornaleros para recepción de los productos, para embalarlos y distribuirlos, etc.) es necesario?
v Comercialización
¿cómo pueden identificarse las necesidades de los clientes?
¿cuáles son las posibles salidas para vender la producción de los asociados?
¿cómo son hechos los contratos a largo plazo con tales proveedores y clientes?
¿quiénes son los competidores en la región?
vi Administración
¿qué personas dirigirán las actividades de la cooperativa de comercialización?
¿cómo serán seleccionadas?
las personas elegidas son dignas de confianza y honestas?
tienen ellas conflictos de intereses mientras realizan otras actividades por cuenta propia?
tienen ellas el conocimiento y experiencia indispensables?
Fase 2: Preparar los estatutos de las cooperativas/reglamentos (Adaptado de Gachanja 1989: 11)
Los resultados de las discusiones sobre los puntos anteriores deben ser incluidos en los estatutos de las cooperativas o reglamentos que son la interpretación de la ley de cooperativas para esa cooperativa particular. Los estatutos regulan no solamente la existencia de una cooperativa, sino también la relación directa entre la sociedad cooperativa y sus asociados. Ellos son la legislación interna de la cooperativa. Cuando una cooperativa está en sus fases de formación, los asociados fundadores tienen la tarea de cumplir todas las condiciones que sean necesarias para que la cooperativa tenga una base sólida. Los movimientos cooperativos, gobiernos u otras instituciones a menudo disponen de un conjunto de estatutos modelo como guía para ayudar a los asociados fundadores a formular estatutos para su cooperativa específica.
No obstante los estatutos modelo se destinan sólo como guías, el hecho que existan, no significa que deban ser impuestos a los asociados fundadores. Las nuevas cooperativas con frecuencia aceptan modelos de estatutos sin discutir el contenido sección por capítulo, lo que implica que los asociados no comprendan el significado de los estatutos o que ellos sean necesarios para su cooperativa en particular. Si los estatutos no son propiamente discutidos, puede suceder que unos pocos asociados creen e impongan sus propias reglas y funciones a las cooperativas de acuerdo a su propio estilo y para su propio beneficio. Probablemente resulta de ésto que los asociados estén insatisfechos con los resultados y sean indiferentes acerca de su compromisos en la cooperativa.
Los asociados fundadores necesitarán formular los mismos estatutos de la cooperativa. Aparte de personas especializada en recursos humanos, puede ser necesario, particularmente en esta fase, alguien familiarizado con el proceso y los requisitos legales. Puede ser más práctico la formación de un subgrupo para compilar la información necesaria y esbozar los estatutos, para su discusión por todos los asociados fundadores.
Los estatutos son la base más importante para las relaciones legales entre el asociado y la cooperativa y consecuentemente deben ser tan detallados como sea posible. Las cooperativas son libres, dentro de los límites de la ley de cooperativas, elaboran los estatutos teniendo en cuenta todas las materias necesarias para el funcionamiento de la organización cooperativa y para alcanzar sus objetivos.
Algunas cooperativas incluyen en los estatutos los aspectos relacionados con la ley de cooperativas a pesar de estar ya establecidos en esa ley. A menudo los asociados de la cooperativa tienen más fácil acceso a los estatutos que a la ley de cooperativas, de ese modo son capaces de obtener toda la información legal necesaria desde un documento.
Los estatutos se dividen en los títulos principales siguientes:
Firma (nombre) y sede de la empresa (residencia)
Una cooperativa debe ser reconocible por su nombre. La función económica debe también ser evidente en el nombre, por ej. comercialización, compra, producción, multi-propósito, cooperativa agrícola integrada, etc. Su lugar debe también ser parte del nombre. Por ej. "Cooperativa de comercialización agrícola del distrito Arango".
Aparte de los requisitos legales en relación al nombre es conveniente elegir un nombre razonablemente corto que sea fácil recordar, pronunciar y también identificarlo con la cooperativa.
Un nombre deberá también sobrevivir a los cambios que pueden tener lugar con el desarrollo de la cooperativa, por ej. una expansión de actividades y negocios.
El objetivo
Una cooperativa une a las personas que tienen al menos un interés común que generalmente está articulado como un problema que los asociados quisieran resolver. En la definición del objetivo, es importante que los asociados consideren que primero está el origen de los problemas antes de decidir cómo se resuelven (por ej., ingresos bajos más que falta de mercados para una cosecha especial).
La cooperativa puede solamente realizar actividades cuyos trabajos se dirigen hacia los objetivos para los que se formó. Por lo tanto, la cooperativa necesita tener en mira todas sus actividades deseadas al definir sus objetivos. Esas actividades o funciones de la cooperativa pueden identificarse una vez que se haya definido la naturaleza de todos los problemas de sus asociados y se hayan acordado las medidas necesarias para resolverlos. Por ejemplo, una cooperativa de comercialización no solamente debe comercializar los productos de sus miembros sino también mostrarles nuevos o mejores métodos para perfeccionar la calidad de sus productos.
Los objetivos de la cooperativa deben incluir una declaración general así como los propósitos de la cooperativa, por ej. "comercializar la producción agrícola de sus asociados". Una declaración específica debería pues detallar las metas de la sociedad, a través de la cual la cooperativa puede cumplir sus fines.
Por ejemplo:
investigación de mercados para determinar qué productos, de qué calidad y cantidad quieren los clientes
construcción y mantenimiento de instalaciones de depósito
mantenimiento de un sistema para recolectar la producción desde el campo
procesamiento y empaque de la producción antes de su venta si es necesario
comercialización de la producción para obtener el mejor precio posible, y
aconsejar a los asociados sobre cómo mejorar su producción y desarrollar diferentes productos para ajustarlos al mercado.
Asociados
Las cooperativas son muy sólidas en cuanto lo son sus asociados. Los asociados necesitan tener conciencia de su doble papel, de propietarios y de clientes de las cooperativas. También necesitan comprender las reglas que gobiernan las operaciones de una cooperativa si ellos deben desempeñar esos dos papeles exitosamente. Las materias relacionadas al ser asociado deben, por lo tanto, reglamentarse con el mayor cuidado.
El ser asociado debe estar vinculado a los pre-requisitos y si estos llegan a no ser válidos en algún punto, es necesario disponer la cancelación del asociado. Por ejemplo, los asociados deben ser agricultores y ejercer su profesión y comercio. Esta disposición es importante pues la cancelación del ser asociado por la cooperativa no es posible de otro modo (aunque los asociados algunas veces pueden darse de baja). Debe preverse un período de aviso (por ej., de 3 meses a un año) para cancelar la asociado. El ser asociado puede heredarse, si el heredero cumple los requisitos establecidos en los estatutos. Mientras en principio un asociado tiene el derecho a utilizar los servicios de la cooperativa, ésta, por sí misma, no puede forzar al asociado a usar el servicio si no fué establecida una disposición específica en los estatutos.
Para ser calificada para su inscripción en el registro, la cooperativa necesita tener un cierto número de asociados tiene que expuesto en los estatutos. En muchos países, el número mínimo es de diez aunque esto varía de país a país. Sin embargo, la cooperativa no debe pensar, que justo por tener el número requerido de asociado, debe comenzar las operaciones. En muchos casos, el número mínimo puede ser demasiado bajo para que funcione eficazmente como una empresa.
Los puntos principales concernientes a ser asociado que deben incluirse en los estatutos son:
logro de la condición de asociado - ¿quién pueden ser asociado?
terminación del ser asociado - ¿cuándo puede acabar el ser asociado?
transferencia de las cuotas de capital del asociado
muerte de un asociado
exclusión de un asociado
acuerdos entre asociados y cooperativa
derechos de los asociados
obligaciones de los asociados
En algunos casos, puede decidirse que a aquellos que no son asociados les sea permitido hacer uso de alguno o de todos los servicios de la cooperativa. Si es así, ésto podrá también incluirse en los estatutos pero con carácter adicional solamente como opuesto al propósito principal de la cooperativa.
i La Asamblea General de asociados
La asamblea general de asociados es el órgano supremo de la cooperativa. Esto significa que la asamblea general elabora todas las decisiones básicas respecto a la estructura y actividad de la cooperativa y cualquier decisión tomada en una asamblea general invalida las decisiones tomadas en cualquier otro foro. No obstante, en las primeras fases de las actividades cooperativas, especialmente, los asociados no pueden estar en situación de participar eficazmente en el proceso de toma de decisiones, por ejemplo, porque:
los asociados pueden no ser capaces de comprender la complejidad de los problemas respecto de los cuales se les llama para tomar una decisión;
la organización de la asamblea puede hacer difícil la toma de decisión (por ej. muchas personas);
un grupo puede dominar la asamblea evitando discusiones efectivas;
la cooperativa tiene un crecimiento tan grande que la administración mantiene toda la información por sí misma, lo que reduce la importancia del papel de los asociados en la toma de decisiones.
A fin de asegurar que los asociados participen activamente en las asambleas y sean capaces de hacer contribuciones efectivas e informadas, se sugiere que la cooperativa organice seminarios de discusión antes de la asamblea general. En esos seminarios los asociados podrían ser informados en detalle y discutir los problemas respecto de los cuales se necesitan tomar decisiones ante la asamblea general. Tales "seminarios" deben ser parte integral de los estatutos. La cooperativa debe evaluar qué problemas necesitan discusiones prioritarias en esa forma. Sería también posible invitar al seminario a "recursos humanos" tales como oficiales de banco y a los que toman decisiones localmente, quienes están en situación de analizar problemas desde todos los ángulos. De este modo, los asociados pueden ser informados extensamente pero se les deja que formen su propia opinión. Esos seminarios podrían realizarse junto con la asamblea. No obstante, el seminario debe tener una finalización oficial y la asamblea un comienzo formal.
El estatuto puede contener las siguientes disposiciones para la asamblea general:
cumplimiento de los derechos de asociado
período de tiempo y lugar de la asambles
convocatoria y agenda
presidencia de la asamblea
temas para la toma de decisiones
requisitos de la mayoría
licenciamiento de los asociados del comité
votación y elecciones
derecho a solicitar información
registros, minutas
En las organizaciones cooperativas más pequeñas es corriente para todos los asociados tener iguales derechos de voto "un asociado - un voto", en la asamblea general (a pesar de la posibilidad que algunos asociados puedan tener una parte mayor de propiedad que otros). Esto puede ser útil para permitir a los asociados transferir sus derechos de votos a otros asociados, parientes, etc. si ellos son incapaces de votar personalmente.
ii El Consejo de Administración
El consejo de administración (comité de administración o consejo de directores) es responsable del funcionamiento de la cooperativa. Este debe constar al menos de dos asociados a los que puede pedírseles que actúen en nombre de la cooperativa conjunta o individualmente. Es aconsejable actuar conjuntamente para garantizar el control de la administración. Los estatutos deben anunciar sea que el consejo puede actuar y tomar decisiones solamente con la autoridad y aprobación explícita de y por los asociados, o que el Consejo puede actuar más independientemente, por lo tanto, actuar en nombre de los asociados sin tener que consultar a ellos sobre cada problema.
El consejo de administración puede realizar sus actividades como su trabajo principal, como un trabajo parcial, o como una ocupación honoraria, dependiendo de la dimensión de la cooperativa y de la cantidad de trabajo involucrado. En muchas cooperativas las funciones pueden realizarse sobre la base de tiempo parcial con una o dos secretarias pagadas para asistir al consejo. Cuando los negocios y necesidades de los asociados se expanden, no obstante, cada vez será necesario mayor tiempo y puede llegar a ser necesario el empleo de un gerente a tiempo completo.
También debe decidirse por qué período se elige el consejo (generalmente entre dos y cinco años).
Pueden definirse en los reglamentos los siguientes aspectos del comité de administración de la organización cooperativa:
quién es responsable de la gestión de la organización cooperativa
quién representa a la organización cooperativa
cuáles son las tareas y obligaciones del comité de gestión
quién informa al consejo de control (ver abajo)
¿cuál es la composición, deberes, obligaciones y reglamentos de servicio del comité de administración?
¿qué decisiones necesitan aprobarse por el comité de control?
¿cuándo debe participar el comité de administración en las reuniones del comité de control?
iii El Consejo de Control
Mientras el Consejo de administración (y, en otras culturas, llamado Consejo Supervisor) es responsable del funcionamiento de la cooperativa, el propósito del comité de control es el ejercicio por los asociados del control de las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración. Las funciones del comité de control también deben ser establecidas en los estatutos.
El comité de control debe constar, al menos, de tres asociados elegidos por la asamblea general. Pueden incluirse en los estatutos algunas restricciones sobre las personas que pueden ser elegibles, por ej, mínimo o máximo de edad, un cierto nivel de educación o experiencia profesional, etc.
Pueden incluirse en los reglamentos/estatutos las siguientes disposiciones:
deberes y obligaciones del comité de control
reuniones conjuntas del consejo de administración y del comité de control, materias que necesitan la aprobación del comité de control
composición y procedimientos de elección
constitución y toma de decisiones.
Capital propio y responsabilidad conjunta
El capital propio (propiedad del capital) debe determinarse en los estatutos. Debe calcularse el monto de los negocios para garantizar el buen funcionamiento de la empresa cooperativa. Puede incluirse en los estatutos que el capital propio se pague a plazos en lugar del pago total en un mismo tiempo. De cualquier modo, debe fijarse una suma (o porcentaje) mínima.
Los estatutos deben también establecer disposiciones para cualquiera de las reservas estatutarias requeridas por ley, y cualquiera otras reservas (fondo de reserva voluntario) que se consideren necesarias. La responsabilidad solidaria además del capital debe al menos ser tan alta como la parte de capital que aumenta el crédito que merece la cooperativa.
La distribución de cualquier excedente neto necesita la decisión de la asamblea general. Los excedentes deben distribuirse de acuerdo a las transacciones con la cooperativa y puede ser de acuerdo al pago de las cuotas de los asociados.
La participación de los asociados en la financiación de la cooperativa, sin embargo, no debe restringirse a la cuota de las contribuciones y pagos en la reserva. Puede persuadirse a los asociados a efectuar grandes contribuciones para el financiamiento de la cooperativa cuando esto se ve en beneficio de ellos, por ejemplo, pagándoles una forma de dividendo sobre el dinero de los asociados, que excede los requisitos estatutarios.
Los estatutos deben definir claramente:
qué dinero de los asociados forma parte de la autofinanciación cooperativas.
cómo se trata cualquier dinero extra, por ej., como forma de capital prestado (préstamos de los asociados) sobre los cuales debe pagarse un interés, o como depósitos, etc.
cómo se calcula el valor de las contribuciones no peculiares - tales como trabajo - por los asociados.
Los fondos prestados forman otra fuente de financiamiento de la cooperativa. Es necesario aclarar en los estatutos materias tales como:
cualquier responsabilidad extra que puede ser impuesta a los asociados cuando la cooperativa contrajo préstamos de dinero exteriormente.
quiénes dan la autorización para prestar y a quiénes debe concederse esta autorización
el propósito de tales fondos de empréstito y
cuáles fuentes de financiamiento son aceptables.
Procedimientos y reglamentos
La ley de cooperativas solamente contiene disposiciones generales para el funcionamiento de la cooperativa. A fin de evitar malas interpretaciones, los estatutos deben establecer disposiciones para detalles tales como invitaciones, llamadas y presidencia de asambleas, el establecimiento de subcomités y reglas para votar. Esto ayudará a los asociados y a los órganos a proteger sus obligaciones y derechos.
En los estatutos deben mencionarse los libros de registros y el mantenimiento de registros cuando se establecen las formalidades con respecto a:
¿qué libros deben estar a disposición de aquellos a quienes se les confía la supervisión y cualquier otro órgano supervisor?
¿a qué libros han de tener acceso los asociados en general? Y
¿cuáles órganos o personas pueden acceder a los libros o hacer alteraciones?
Otras disposiciones pueden incluir regulaciones contables tales como las fechas del año financiero, hojas de balance anual e informe de situación, cobertura de pérdidas, etc.
También es necesario reglamentar la liquidación, fusión, disolución y separación de organizaciones cooperativas. Finalmente, se deben hacer recomendaciones relacionadas con violaciones y agravios.
Fase 3: Celebración de una reunión a fin de fundar la cooperativa de comercialización
Cuando todos los puntos anteriores han sido minuciosamente discutidos y comprendidos por aquellos que deseen formar una cooperativa, es necesario concertar la realización de una conferencia para acordar o enmendar los estatutos y establecer legalmente la cooperativa. Una vez realizado esto, los líderes de la cooperativa deben solicitar el certificado ante la autoridad correspondiente a fin de inscribirla en el registro.
Notas
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