L’unité 7 apporte aux participants les compétences de base nécessaires à l’organisation de leurs propres activités de terrain. On attend d’eux qu’ils gèrent un réseau de contacts, qu’ils organisent les réunions et qu’ils préparent des rapports sur les activités et les dépenses de projets. Cette unité ne décrit pas les procédures de mise en place ou d’administration d’un bureau de terrain.
Les informations concernant les budgets se limitent à la gestion de petites sommes d’argent nécessaires aux dépenses des projets. Les agents de terrain ne sont pas supposés avoir les compétences pour demander les budgets ou pour planifier les aspects financiers de programmes plus importants.
Les compétences offertes aux participants dans cette unité ont pour but d’accroître leur aptitude à coordonner le travail avec les représentants de la communauté et les autres agents de terrain.
OBJECTIFS
A l’issue de cette unité, les participants seront capables de:
Utiliser une check-list pour planifier le travail de terrain.
Utiliser des outils de planification tels qu’agendas, calendriers, classeurs et registres de comptes.
Planifier efficacement leur travail.
OUTILS NÉCESSAIRES
Supports de cours 7.1 à 7.7 à distribuer.
Temps suggéré pour le cours: 3 heures.
1. La planification du travail de terrain exige:
une estimation du coût de toutes les ressources nécessaires.
2. Une gestion rigoureuse du temps et des rendez-vous implique:
de prévoir l’hébergement quand cela est nécessaire.
Introduire
l’idée que les préparatifs à tout
événement futur nécessite la même approche que celle
utilisée pour préparer les plans d’action formels d’un
projet.
Avant de venir à ce cours, vous avez dû prévoir un certain nombre de choses. Si vous analysiez tout ce que vous avez dû faire, vous verriez que vous avez tous suivi la même série d’étapes.
Qu’avez-vous
dû faire pour venir ici?
Les participants doivent notamment répondre:
Nous avons dû terminer le travail que nous avions à faire pour pouvoir assister à ce cours. Cela impliquait également que nous devions voir à quel moment nous devions le faire. En faisant cela, nous avons planifié nos activités dans le temps.
Nous avons dû réfléchir à ce qu’il nous faudrait emporter avec nous pour ce cours et faire en sorte que tout cela soit prêt. En faisant cela, nous avons planifié nos besoins en ressources.
Nous avons dû déterminer le coût du voyage et les dépenses occasionnées par notre séjour ici et donc faire en sorte d’avoir l’argent nécessaire. En faisant cela, nous avons planifié notre budget.
Ceci est un exemple relativement simple de planification. L’élaboration d’un programme de travail d’un projet sera probablement plus complexe que la préparation d’un déplacement pour suivre un cours d’une semaine. Les détails seront plus compliqués. Mais le principe reste le même. Une bonne planification rend le travail plus efficace.
Introduire le
fait qu’il est inévitable de commettre des erreurs quand on planifie
les activités, mais que certaines méthodes de travail engendrent
plus d’erreurs que d’autres. Les participants doivent faire attention
à ce qu’ils font.
Comment limiter
les erreurs dans la planification?
Les participants doivent notamment répondre:
vérifier chaque point avant de l’accepter.
Il faudra vous entraîner avant d’arriver à agir ainsi de façon automatique.
Si vous pensez au temps que vous perdez à corriger les erreurs que vous avez faites, les avantages que présente une bonne planification semblent évidents. Vous pourrez consacrer plus de temps aux aspects plus importants, au lieu de courir dans tous les sens pour réparer les dommages provoqués par vos erreurs. Vous agirez en professionnel.
Utiliser le
support de cours 7.1 «Planification efficace» et s’en servir pour
répondre à la question ci-dessous. Montrer que la planification
des activités peut s’avérer efficace comme inefficace. Elle
est efficace si les personnes avec qui vous faites des projets les partagent et
qu’elles utilisent à bon escient leur temps. Demander aux
participants de prendre des notes même s’il est prévu de leur
distribuer, à la fin de cette unité, un document qui résume
la discussion.
Que devez-vous
faire pour planifier d’une manière efficace?
Les participants doivent avoir mentionné les étapes suivantes:
1. Organiser les activités avec soin et rigueur.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les ressources nécessaires.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans le projet.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter les budgets.
Vous devez également réaliser qu’une planification n’est pas quelque chose de rigide. Vous devez être prêt à adapter vos plans en fonction d’éléments imprévus et à saisir les bonnes opportunités.
Utiliser le
support de cours 7.1. Étudier les détails nécessaires
à l’organisation des activités, en insistant
bien sur les qualités de soin et de rigueur.
Que doit-on faire
pour préparer les activités quotidiennes?
Les participants doivent notamment répondre:
Contrôler la liste de toutes les activités qui doivent être accomplies.
Noter la date à laquelle ces activités doivent être achevées.
Les marquer sur son calendrier au moins une semaine à l’avance.
Tout organiser deux ou trois jours à l’avance: les réunions, le transport, et le travail que les autres doivent faire durant votre absence.
Consacrer les dix premières minutes de sa journée de travail à visualiser le programme du jour pour le garder à l’esprit.
Pourquoi
devez-vous garder à l’esprit le fait qu’il faut informer vos
collègues et discuter avec eux de vos projets?
Les participants doivent notamment répondre:
Le travail de terrain lié aux problèmes de nutrition inclut tant d’aspects de la vie communautaire que vous devez être au courant de ce que les autres ont vu ou entendu.
Vous pouvez apprendre ce que les habitants pensent de votre travail, non pas directement, mais par un autre agent de terrain à qui ils se seront confiés. Toutefois, vous devez faire attention à ne pas compromettre votre source d’information si vous utilisez ce que vous avez appris.
Vous pouvez mettre en commun des ressources, par exemple partager le transport, ce qui vous fera économiser de l’argent.
Si vous travaillez en harmonie avec vos collègues, il sera plus facile de faire travailler les habitants de la communauté tous ensemble.
Utiliser le
support de cours 7.1. Discuter de l’intérêt à suivre
un calendrier de travail.
Comment
réduire le nombre d’interruptions dans votre travail?
Parmi les réponses, nous devons avoir:
En étant clair avec ses employés sur les décisions qu’ils peuvent prendre eux-mêmes et sur celles qu’ils doivent vous soumettre.
En étant sûr que les employés du bureau savent à qui adresser les visiteurs de façon à ce qu’ils ne vous les envoient pas systématiquement.
En fixant une heure de visite qui soit destinée à rencontrer les gens et en leur expliquant pourquoi ils doivent venir à ce moment là.
En étant plus efficace pour qu’il y ait moins de problèmes à régler immédiatement.
Nous sommes toujours à court de temps pour faire tout ce qu’il y a à faire, mais ces petites astuces permettent de tirer profit du temps dont nous disposons.
Le premier point sous cette section du support de cours est «Être ponctuel». Les participants peuvent très bien penser: «Pourquoi moi, alors que personne ne l’est?». Ici, on ne parle pas seulement de la ponctualité mais aussi de la ponctualité en tant que signe de respect. Cette attitude améliorera vos chances de succès. Si la personne que vous devez rencontrer est en retard, le temps d’attente peut être utilisé de façon productive – revoir ce que vous avez préparé pour une réunion, écrire des notes, étudier des points. De plus, être ponctuel signifie que vous suivez scrupuleusement votre emploi du temps. Si vous dépassez le temps que vous vous étiez fixé, faites en sorte de rattraper le temps perdu.
Pourquoi
avez-vous l’impression que le temps passe trop vite quand vous êtes
dans un mauvais jour?
Les participants doivent notamment répondre:
Parce que vous vous écartez du sujet.
Il y a des choses que vous pouvez faire dans l’ordre afin de gagner du temps. Essayez de travailler en vous concentrant – structurez ce que vous voulez faire et travaillez systématiquement ainsi. Ne perdez pas trop de temps à essayer de perfectionner un seul petit travail – reprenez-le plus tard si vous avez du temps. Et gardez toujours à l’esprit le but de votre réunion ou de votre visite – cela vous évitera de vous éloigner du sujet.
L’exemple que nous donnons sur la check-list implique deux façons de s’organiser. Celle qui est évidente consiste à planifier plus d’un rendez-vous lors d’un déplacement (si vous avez le temps, bien sûr). C’est ce que font déjà la plupart des participants. En outre, pour ne pas perdre de temps inutilement, il faut que vous soyez certain qu’un déplacement en vaut la peine. Attendez d’avoir rempli votre journée sur place, demandez aux personnes si vous pouvez récupérer des choses pour elles, proposez de prendre un passager avec vous. C’est une approche qui est plus utile et plus efficace que si vous annonciez votre départ au dernier moment. Vous pouvez également profiter de vos déplacements pour vous rendre compte de l’impact de vos activités, en particulier si vous prenez le temps de faire des petits détours et d’avoir une petite discussion avec les personnes tout au long de votre voyage.
Utiliser le
support de cours 7.1. Discuter de l’utilisation des
ressources.
Comment
améliorer vos compétences dans l’estimation des ressources
nécessaires?
Les participants peuvent notamment répondre:
Garder des notes de façon à pouvoir faire des comparaisons avec vos précédentes estimations, pour quelles raisons et si vous les aviez surestimées ou sous-estimées. Vous aurez un point de comparaison pour vos prochaines estimations, ce qui vous fera gagner du temps et vous permettra d’être plus précis.
Mettre par écrit tout ce dont vous avez besoin pour chaque activité de projet. Quelle sera la durée de cette activité? Cela vous donnera une idée globale de tous vos besoins.
Faire en sorte que l’argent et le matériel soient disponibles au bon moment, ce qui n’est pas toujours facile. Traiter ces problèmes comme un défi au lieu de les accepter comme étant inévitables et de considérer que vous ne pouvez rien y changer. Un agent de terrain doit s’adapter à toutes les situations et se motiver pour y arriver.
Si vous faites des efforts pour utiliser au maximum les ressources et utiliser le matériel disponible localement, vous n’aurez alors pas à dépendre des achats extérieurs à votre zone. En conséquence, votre travail sur le terrain sera moins affecté si les choses n’évoluent pas comme vous le souhaitez. Il faut savoir qui livre les articles, comment et leur provenance. Il ne faut pas partir du principe, comme vous le savez, qu’un article commandé sera livré. Vous devez être capable d’anticiper les problèmes et de les éviter avant qu’ils n’arrivent.
Quand vous vous renseignez sur la communauté, vous ne devez pas seulement chercher à répondre à des questions spécifiques, mais dresser également un tableau de la situation avec les compétences particulières des habitants, ou leurs expériences, et les outils dont dispose celle-ci.
Utiliser le
support de cours 7.1. Discuter les détails de Diriger les
personnes.
Quel comportement
doit avoir un bon dirigeant avec ses employés?
Les participants doivent notamment répondre:
Leur dire ce qu’il attend d’eux, et quand le travail doit être terminé.
Choisir les personnes selon leurs compétences.
Leur montrer de quelle manière elles peuvent progresser et améliorer leur position.
Leur donner l’occasion de s’exprimer et de s’instruire afin qu’elles puissent améliorer leurs compétences.
Leur dire ce qu’elles ne font pas correctement dans leur travail et leur suggérer des moyens de s’améliorer.
Mais leur dire également quand le travail est bien fait.
Les intégrer dans le schéma d’ensemble concernant le travail en cours et celui à venir.
Se renseigner sur les personnes de façon à en obtenir le meilleur.
Utiliser le
support de cours 7.1. Discuter les détails d’un système de
bureau efficace.
Quelles sont les
principales caractéristiques d’un bureau bien
géré?
Parmi les réponses, nous devons avoir:
Chaque personne dans le bureau doit suivre les procédures mises en place.
Le système de traitement de l’information est compréhensible pour les personnes travaillant dans le bureau.
Les messages concernant le travail, les rendez-vous et les nouvelles activités doivent être transmis à temps.
Les procédures mises en place au bureau pour accomplir les tâches et conserver l’information sont aussi importantes que les dispositions matérielles.
Toute personne travaillant dans le bureau doit comprendre l’organisation des emplois du temps et les systèmes de classement. Par exemple, il faut mentionner les dossiers que l’on retire et les remettre à leur place une fois qu’on n’en a plus besoin.
Même le meilleur système de travail au monde sera inutile si les personnes ne savent pas ce qu’elles ont à faire, et si on ne les félicite pas quand le travail est bien fait ou qu’on ne les reprenne pas si elles font des erreurs.
Que doit contenir
un dossier de projet?
Parmi les réponses, nous devons avoir:
Le détail des objectifs et des plans d’action.
Une liste de toutes les personnes impliquées dans le programme avec des commentaires pertinents sur leur participation, et leurs coordonnées ou adresse.
Des notes sur tous les événements particuliers, tels que les manifestations, les cours de courte durée ou les études particulières effectuées.
Les détails sur la distribution des approvisionnements; avec tenue de comptes et reçus en rapport.
Des notes sur le temps passé sur le projet.
Il est probable que les agents de terrain seront impliqués dans plusieurs projets en même temps, il semble logique de tenir des registres distincts pour chaque projet.
Les agents de terrain ne doivent pas seulement noter le temps qu’ils passent sur un projet. Toutes les autres informations doivent être notées dans les dossiers de façon à pouvoir s’y référer facilement.
Comment organiser
un bon système de classement?
Les participants doivent notamment répondre:
Décider de quelle façon vous intitulerez vos dossiers. Par exemple, les gens sont-ils connus sous leur nom, leur prénom ou leur position? Les projets ont-ils un nom ou un numéro? Les zones sont-elles organisées par districts, villages, localités ou selon les références cartographiques?
Vérifier que le titre du dossier est écrit clairement de façon à pouvoir le repérer du premier coup d’œil. Ecrire les titres toujours au même endroit de façon à savoir où regarder quand vous cherchez un dossier.
Décider de la façon d’organiser votre classement. En général, le classement alphabétique est le plus courant – ordonné de la lettre A jusqu’à la lettre Z –, ou le classement numérique.
Décider de quelle manière vous allez organiser vos titres. Par exemple, allez-vous commencer le rangement dans votre tiroir ou votre boîte par la lettre A et finir par la lettre Z? Ou l’inverse? Ou bien si vous utilisez les chiffres, comment allez-vous les ordonner?
Une fois votre décision prise, il faut que tous ceux qui travaillent avec vous connaissent l’organisation de votre classement et pourquoi ils doivent eux aussi le respecter. Vérifiez de temps en temps que les dossiers consultés ont bien été remis à leur place. Montrez que vous êtes pointilleux à ce sujet et informez ceux qui vous secondent s’ils font bien ou non. N’arrêtez pas votre suivi sous prétexte que tout le monde semble respecter la procédure: il est possible que les mauvaises habitudes reviennent si vous arrêtez de vérifier.
Mettre au point un système pour montrer qu’un dossier est sorti. Utiliser par exemple un morceau de carton de couleur pour remplacer le dossier sorti, et le retirer quand ce dossier est retourné. Expliquer que c’est une méthode qui évite de faire perdre du temps quand on cherche un dossier, et vérifier que tout le monde suit bien ces règles.
Utiliser le
support de cours 7.1 et étudier en détail les étapes de
l’organisation d’un classement de dossiers.
Quel est
l’intérêt de garder des traces concernant les activités
du projet?
Les participants doivent répondre:
Les notes nous informent sur ce qui s’est passé. Toute personne désireuse de se pencher sur un programme qui a été achevé doit être capable de dire dans le détail l’essentiel de ce qui s’est passé grâce à la lecture de ces notes.
Les notes nous informent sur l’avancement du travail. Nous pouvons voir ce qui arrive et ainsi intervenir et ajuster ce que nous sommes en train de faire avant qu’il ne soit trop tard. Nous sommes ainsi certains de terminer ce que nous avons prévu de faire.
Dans les notes, on peut trouver les quantités d’engrais distribuées, des dossiers médicaux, des détails sur les familles de la région, un journal sur vos activités de terrain, etc. Toutes ces notes racontent l’histoire du travail de terrain.
Quand l’emploi du temps est serré, il n’est pas possible d’aller discuter avec tout le monde pour vérifier si le travail progresse comme prévu. Les notes offrent l’avantage de vous rendre compte rapidement si les activités répondent aux objectifs au fur et à mesure que le temps passe.
Alors que les notes reflètent brièvement si les projets avancent bien, il est important de les mettre à jour correctement, c’est à dire régulièrement, de façon précise et avec suffisamment de détails. Les commentaires tels que: «je peux dépenser mon temps de façon plus productive en étant sur le terrain plutôt qu’au bureau à remplir des dossiers» ou du style «ce n’est pas grave, je les remplirai demain», ou bien «un instant, j’avais ce dossier ici il y une minute», aboutissent généralement à des notes qui sont incomplètes et qui n’aident pas à la gestion du projet.
Les rapports officiels ne racontent pas toujours ce qu’un agent de terrain a besoin de savoir, probablement parce qu’ils sont conçus pour répondre aux besoins des superviseurs. Mais les agents de terrain peuvent compléter ces rapports par des notes et des fiches conçues par eux-mêmes qui leur diront ce qu’ils ont besoin de savoir.
Quelles sont les
caractéristiques d’un bon système
d’enregistrement?
Les participants doivent répondre:
Il doit contenir les indicateurs dont nous avons besoin pour dire ce qui se passe dans la communauté avec le programme de notre superviseur, et pour nos propres activités.
Les indicateurs sont faciles à comprendre.
Il est organisé de façon à ce que nous puissions trouver ce que nous voulons rapidement et facilement.
Les registres ne contiennent que des informations utiles au projet.
On peut le mettre à jour avec un minimum d’efforts – disons moins d’une demi-journée par semaine.
Il doit être à jour.
Distribuer le
support de cours 7.1 (pages 1 à 4) et étudier les
caractéristiques d’un bon système
d’enregistrement.
Utiliser le
support de cours 7.2 «Gérer un budget». Discuter les
détails du suivi financier.
Quels
détails devez-vous garder sur les mouvements d’argent?
Les participants doivent répondre:
une marge pour que la personne qui vérifie les comptes puisse y écrire ses initiales et la date.
Se référer au modèle du feuillet 7.2 et remplir quelques lignes pour montrer comment enregistrer l’information. L’exemple ci-dessous peut être utilisé comme modèle.
|
Date |
Détails |
Rentrées en espèces |
Sorties en espèces |
Solde |
Contrôlé(signature) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Date |
Détails |
Rentrées en espèces |
Sorties en espèces |
Solde |
Contrôlé(signature) |
|
6 juin |
Du superviseur |
15,00 |
|
15,00 |
|
|
8 juin |
Pour le projet 6 |
|
4,00 |
11,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Si les participants ont déjà tenu un livre de comptes, il n’est pas nécessaire de leur faire faire l’exercice suivant. Il vaut mieux alors inviter un superviseur à venir discuter avec les participants sur les fautes les plus courantes commises dans la tenue de livres de comptes et les façons de les éviter. En revanche, si les participants n’ont pas d’expérience en matière de comptabilité, cet exercice peut leur être utile.
Tout agent de terrain manipulant de l’argent public doit tenir un livre de comptes. Dans celui-ci, toutes les transactions financières (sorties et rentrées d’argent) doivent être notées.
Il est important de noter immédiatement toutes les transactions qui ont lieu de façon à ce qu’aucun détail ne soit omis et que le livre de comptes soit toujours à jour. Vous devez également vérifier que vous avez bien conservé tous les reçus signés pour toutes les sommes d’argent que vous sortez de caisse.
Une fiche journalière sur le solde du compte doit être conservée dans le livre. Vous devez vérifier tous les jours que la somme d’argent que vous avez en caisse en fin de journée correspond bien au solde du livre, c’est-à-dire à la somme d’argent que vous aviez en caisse en commençant la journée à laquelle on a soustrait les sorties d’argent et ajouté les rentrées. Il est plus difficile de retrouver une erreur de compte sur une longue période de temps que sur une seule journée. Nous faisons tous des erreurs, c’est pourquoi il vaut mieux vérifier ses comptes chaque jour plutôt que de perdre des heures, s’énerver et s’inquiéter pour les retrouver. En terme d’argent, c’est un investissement qui en vaut la peine. En outre, l’argent liquide que vous avez en votre possession sera de temps en temps contrôlé par un superviseur et celui-ci doit trouver le même montant que vous. Pour cela, il vaut mieux pour vous que vos calculs soient toujours justes.
Il est facile de comprendre le fonctionnement d’un livre de comptes en étudiant un cas simple.
EXERCICE: TENIR UN LIVRE DE COMPTES
Dessiner une feuille de livre de comptes vierge au tableau. Au fur et à mesure de l’exercice, demander à des participants de venir remplir le tableau avec les détails nécessaires.
Mme Bamba est agent de terrain. Elle a de l’argent public liquide en sa possession. Elle doit donc noter soigneusement tout ce qu’elle fait avec.
Le 6 juin, son superviseur lui a donné 15 dollars en espèces pour les menus dépenses liées à son travail. Mme Bamba note dans son livre de comptes la première rentrée d’argent avec la date, le montant et la provenance. Elle a un solde de 15 dollars. Le 8 juin, elle part en déplacement dans l’est de la région. Le billet de transport lui coûte 2,50 dollars. Elle retire également un dollar pour ses frais de subsistance. En fin de journée, elle note ces deux dépenses dans le livre de comptes. Le nouveau solde est maintenant de 11,50 dollars.
Le 9 juin, Mme Bamba alloue une somme de 8 dollars à l’un de ses projets. En fin de journée, le nouveau solde est de 3,50 dollars.
|
Date |
Détails |
Rentrées en espèces |
Sorties en espèces |
Solde |
Contrôlé (signature) |
|
6 juin |
Du superviseur |
15,00 |
|
15,00 |
|
|
8 juin |
Déplacements |
|
2,50 |
12,50 |
|
|
8 juin |
Frais de subsistance |
|
1,00 |
11,50 |
|
|
9 juin |
Pour le projet 4 |
|
8,00 |
3,50 |
|
Vous aurez besoin de séparer les comptes en fonction du type de dépenses. Par exemple, vous pouvez préférer avoir un compte séparé pour chaque projet pour lequel vous travaillez. Si c’est le cas, vous aurez besoin de registres distincts pour chaque dossier de projet: ce sont les registres de dépenses de projets.
Quelles rubriques
pour ce type de registre?
Les participants doivent répondre:
Un titre court pour le projet.
La date à laquelle il se termine (pour une référence ultérieure).
La liste des articles qui ont été achetés pour ce projet. Ces derniers doivent correspondre à ceux qui ont été prévus dans la proposition de budget initial.
La somme d’argent allouée à chaque article doit être reportée ainsi que la date à laquelle cet argent a été attribué. La somme globale que vous recevez pour le projet est enregistrée dans le livre de comptes. Dans le registre des dépenses de projet, vous mettez en évidence comment cette somme est répartie entre les diverses ressources, ou moyens, nécessaires.
La somme d’argent effectivement dépensée pour chacune des ressources nécessaires et la date du paiement doivent aussi être enregistrés dans le livre de comptes.
Vous devez laisser une marge dans laquelle vous pouvez justifier les écarts entre les deux montants précédents.
L’instructeur aura prévu un modèle de cette fiche dans laquelle il aura rempli quelques lignes pour montrer comment enregistrer les informations. L’exemple ci-dessous peut servir de référence.
Titre du projet: Démonstrations aux femmes de l’association sur la façon de nourrir un nourrisson.
|
Date de début: |
Date de fin: |
||||
|
Ressources |
$EU |
Prévisions Date |
$EU |
Paiements Date |
Explications de la différence |
|
1 marmite 2 casseroles, |
12,00 |
15 août |
12,00 |
1 septembre |
|
|
12 assiettes |
25,00 |
15 août |
23,00 |
3 septembre |
Moins cher que prévu |
Un registre de dépenses de projet montre donc ce qui est dépensé pour chaque projet alors que le livre de comptes donne le détail des dépenses globales de tous les projets.
Quand le livre de comptes est à jour, le registre du projet peut, lui, être mis à jour toutes les semaines. Les registres de projet aident à contrôler les dépenses. De quelle manière? Les comptes vous montrent clairement l’argent dont vous disposez et l’argent qui doit sortir. Ainsi, une somme d’argent prévue pour un projet ne peut pas être reversée accidentellement sur un autre projet. Ce système vous permet également de voir où va l’argent de façon à ce qu’il n’y ait pas de dépassement de budget par projet.
Vous pouvez également avoir besoin d’une liste des ressources (biens matériels) que vous achetez et qui ont une certaine durée de vie. Ce sont les biens.
Donnez des
exemples de biens?
Les participants doivent répondre:
Un bien est un produit (article) qui reste toujours disponible et qui est durable.
Un tableau noir par exemple. La craie ne peut pas être considérée comme un bien car elle s’use et doit être remplacée.
Les biens n’ont pas une durée de vie éternelle bien sûr, mais on peut en disposer sur une période relativement longue. Une liste des biens répertorie tout l’équipement disponible et le projet qui en bénéficie. Cette liste doit figurer dans le dossier du projet.
En tant qu’agent de terrain, vous n’avez pas seulement votre propre argent à gérer, mais également celui de l’état. Comme cet argent vient du peuple, il est de votre devoir de le gérer soigneusement et d’en être responsable. Il arrive souvent qu’il n’y ait pas assez d’argent public pour subvenir à tous les besoins. C’est pourquoi cet argent doit être dépensé correctement.
Introduire
l’idée de planification d’un budget.
Que devez-vous
savoir pour planifier votre budget?
Les participants doivent répondre:
Faire une liste des activités du projet.
Faire une liste de chaque activité avec une estimation financière.
Indiquer quand l’argent devra être disponible.
Faire en sorte que toutes les estimations de coût prennent en compte les effets de l’inflation. Si nécessaire, inclure le coût du temps que vous avez passé sur ce projet et celui de ceux qui sont impliqués dans vos activités.
Faire le total du coût de vos activités.
Pour éviter de perdre du temps, il est bon de vérifier avec votre superviseur avant de passer aux détails du budget. Ce dernier sera capable de vous conseiller sur la façon de présenter votre budget.
|
|
Voir les détails sur la préparation des ressources ou moyens et le temps qu’il faut pour accomplir une visite de terrain. La meilleure façon d’organiser son temps est de garder une liste détaillée de tous ses rendez-vous et réunions par jour. Un agenda est un outil indispensable pour une bonne gestion. Distribuer le support de cours 7.3 «L’agenda». |
Pourquoi
utilisons-nous un agenda?
Les participants doivent répondre:
Pour noter qu’il faut vérifier que le transport et le carburant sont disponibles, quand et où on peut s’en procurer. Pour noter tous les contacts avec d’autres agents de terrain qui sont nécessaires pour coordonner le transport, en particulier dans les régions où les moyens de transport sont rares.
Pour noter la durée de temps d’une réunion ou d’une visite prévue, en y incluant le temps de trajet, aller et retour.
Pour noter le temps qu’il faut prévoir pour préparer le matériel nécessaire pour les réunions, et d’exploiter au mieux ces rendez-vous.
Pour noter les arrangements nécessaires à chaque hébergement pour la nuit, en fixant à chacun une date limite avant votre départ.
Les rendez-vous que nous avons dans notre agenda révèlent notre implication dans les différents projets de notre programme d’activités. Les notes dans cet agenda organisent notre temps. Nous devons être sûrs de n’avoir pas pris deux rendez-vous en même temps, ce qui peut nous faire perdre la collaboration de personnes utiles au projet.
Chaque rendez-vous noté dans l’agenda décrit un engagement de l’agent de terrain sur son temps qui est précieux et sur celui de toutes les personnes qui participent à la réunion. Pour s’assurer que ce temps ne sera pas perdu, il faut que tous les rendez-vous soient maintenus.
La plupart des réunions auxquelles vous assisterez engendreront d’autres réunions. C’est pourquoi vous devez toujours emporter votre agenda avec vous. Ou bien, laissez-le au bureau pour que vos collègues sachent où vous vous trouvez.
Distribuer le
support de cours 7.4 «Exemple de calendrier». Introduire
l’idée qu’une vision des activités de projet sur le long
terme est nécessaire. Elle s’ajoute à celle que l’on
peut avoir sur le travail quotidien noté dans un agenda. Un calendrier
montre d’un seul coup d’œil le travail à faire sur toute
l’année.
Quelles
informations doit-on enregistrer sur un calendrier?
Au fur et à mesure, inscrire au stylo sur le calendrier les réponses qui sont données.
Les participants doivent répondre:
Les périodes durant lesquelles vous ne serez pas sur le terrain.
Les périodes durant lesquelles les agents de terrain du même secteur ne seront pas sur le terrain.
Les rendez-vous importants qui prendront la journée entière (les visites de personnalités par exemple).
Les événements communautaires (festivals religieux, périodes scolaires, exposition agricole locale).
Une indication de la durée estimée pour la conduite des projets en cours de façon à voir d’un seul coup d’œil les projets qui sont engagés sur une période donnée.
Les périodes importantes de l’année qui affectent ce que vous pouvez faire. Par exemple, la saison des plantations et des récoltes signifie que les personnes sont trop occupées pour assister aux réunions ou aux démonstrations. En revanche, l’agent de terrain peut profiter de cette période pour vérifier la quantité d’aliments qui est produite et stockée localement.
Le calendrier doit vous aider à estimer le temps relatif passé quotidiennement aux diverses activités, en fonction de leur importance pour le projet. En n’ayant recours qu’à un agenda, vous pouvez vous retrouver à passer trop de temps sur un travail et, du coup, laisser passer les dates limites de réalisation d’autres activités.
Le but des trois études de cas est d’apporter aux participants une pratique dans la planification des activités. Si le temps le permet, les trois études de cas suivantes doivent être étudiées. Si ce n’est pas possible, choisissez-en une parmi les deux premières et faites ensuite la troisième.
Demander aux participants de se référer aux supports de cours 7.3 et 7.4. Résumer brièvement les points traités sur le document 7.3 et expliquer que, sur celui du 7.4, ils trouveront un modèle de calendrier qu’ils pourront reproduire et utiliser de retour chez eux.
ÉTUDE DE CAS: LE PROBLÈME DES LÉGUMES
Planifier votre travail
1. Distribuer le support de cours 7.5 aux participants «Le problème des légumes». Leur accorder cinq minutes pour la lecture.
2. Leur accorder 15 minutes pour l’analyse du problème et remplir le document, en utilisant les intitulés suivants: Problème, Objectif du projet, Mes activités, Calendrier des activités, Moyens, Budget.
3. Demander aux participants leurs suggestions sur la façon de planifier le travail, en utilisant l’exemple suivant comme référence pour la discussion:
Problème:
Carence en vitamine A parmi les habitants.
Objectif du projet:
Réduire la carence en vitamine A de 25 pour cent au village d’ici à six mois.
Mes activités:
Construire un séchoir à légumes (en trois semaines) avec l’aide du club de nutrition pour faire une démonstration de son fonctionnement aux femmes de l’association.
Montrer des méthodes améliorées de séchage pour six types de légumes aux femmes de l’association (en moins de six semaines).
Calendrier des activités:
Moyens:Semaine 1 Discussion avec les femmes de l’association sur les problèmes d’approvisionnement en légumes du village afin de trouver des solutions et d’organiser d’autres réunions.
Semaine 2 Discussion avec le club de nutrition sur la construction d’un séchoir à légumes. Achat de matériel. Construction du séchoir sur le lieu de réunion de l’association des femmes
Semaine 3 Première démonstration sur la préparation des légumes à sécher et sur les bonnes techniques de conservation des légumes secs.
Semaine 4 Première démonstration sur l’utilisation des légumes secs dans la préparation d’un plat. Deuxième démonstration de préparation et stockage.
Semaine 5 Deuxième démonstration sur l’utilisation des légumes secs dans les préparations culinaires. Troisième démonstration de préparation et stockage.
Semaine 6 Troisième démonstration sur l’utilisation des légumes secs dans les préparations culinaires. Réunion d’évaluation.
Bois, grillage, clous, légumes, équipement pour les démonstrations, etc.
Budget:
Il doit être rédigé clairement pour inclure l’estimation du coût local de tout le matériel mentionné.
ÉTUDE DE CAS: LE PROBLÈME DU BIBERON
Planifier votre travail
1. Distribuer le support de cours 7.6 «Le problème du biberon» aux participants. Leur accorder cinq minutes pour la lecture du document.
2. Leur accorder dix minutes pour planifier ce projet, en utilisant les intitulés suivants: Problème, Objectif du projet, Mes activités, Calendrier des activités, Moyens, Budget.
3. Demander aux participants la façon dont ils organiseraient le travail, en se basant sur l’exemple suivant comme guide:
Problème:
L’usage du biberon à la place de l’allaitement maternel pour nourrir son enfant entraîne des problèmes de malnutrition et des maladies.
Objectif du projet:
En moins de trois mois, réduire de 50 pour cent l’utilisation du biberon dans le village.
Mes activités:
Tenir cinq réunions hebdomadaires destinées aux femmes enceintes et allaitantes du village pour discuter et montrer les bonnes méthodes d’alimentation du nourrisson.
Former un groupe de discussion sur les problèmes d’alimentation de l’enfant à l’issue des cinq séries de démonstrations.
Faire suivre les cinq semaines de démonstrations par une série de visites au domicile des femmes ayant suivi la session (sur les deux semaines suivantes).
Emploi du temps des activités:
Semaines 1-5: réunions les vendredis sur la nutrition.
Semaine 5: créer un groupe de discussion pour le futur.
Semaines 6-8: réunions hebdomadaires de discussions de groupes et suivi des visites à domicile.
Moyens:
Kit de démonstration domestique; exemples de bouteilles souillées; transport pour les visites; fournitures pour prendre des notes sur les réunions qui seront destinées au dossier du projet.
Budget:
Il doit être rédigé clairement pour inclure l’estimation du coût local de tout le matériel mentionné.
ÉTUDE DE CAS: PLANIFICATION EFFICACE
Partie A – Remplir l’agenda
1. Distribuer le support de cours 7.7 aux participants «Planification efficace». Leur accorder cinq minutes pour la lecture.
2. Leur demander de faire comme s’ils étaient Mme Bamba. Elle doit accomplir toutes les activités mentionnées dans l’étude de cas en moins d’une semaine. Elle travaille cinq jours par semaine, quatre heures le matin et quatre heures l’après-midi. Les participants partent du principe qu’une visite à domicile prend entre une heure et demi et deux heures.
3. Diviser les participants en groupes de trois ou quatre, et leur demander de rédiger l’emploi du temps pour la semaine en mettant en évidence ce qu’ils feront pour faire tout le travail. Leur accorder 15 minutes pour remplir l’agenda sur la deuxième page du document 7.7.
4. Demander à un groupe de venir illustrer au tableau comment il a organisé son programme. Demander aux autres groupes de commenter leur réponse.
5. Résumer leurs idées au tableau et lancer une petite discussion. Mme Bamba aurait pu remplir son agenda de la semaine ainsi:
|
JOUR |
MATIN |
APRÈS-MIDI |
|
Lundi |
Prise de contact avec la maternité |
Visite à domicile |
|
Mardi |
Visite à domicile |
Rencontre avec l’association des femmes |
|
|
Préparer la visite à l’association des femmes |
|
|
Mercredi |
Pesée des enfants sous-alimentés |
Rencontre sur la nutrition |
|
|
Préparer la visite au club de nutrition |
|
|
Jeudi |
Visite à domicile |
Visite à domicile |
|
|
Visite à domicile |
Préparer la rencontre de vendredi |
|
Vendredi |
Rencontre avec un ouvrier agricole |
Travail administratif |
Partie B – Planifier les moyens (ressources)
6. Demander aux participants de préparer trois listes distinctes: Le matériel que vous devez avoir, les informations que vous devez rechercher, et les personnes que vous devez contacter.
7. Demander à chaque groupe de lire à haute voix leurs listes. Résumer leurs idées sur le tableau et lancer une petite discussion.
Les trois listes rédigées par Mme Bamba pour faire toutes les choses qu’elle a planifiées pour la semaine, sont données ci-dessous:
Matériel nécessaire:
Pour les démonstrations au domicile des mères, on peut inclure les aliments et tous les autres outils pédagogiques comme les posters. Pour les démonstrations dans la salle du club de nutrition ou à la maternité, il faudra probablement un four, des marmites et des bols en plus du matériel nécessaire pour les visites à domicile.
Pour le projet d’artisanat des femmes, on peut inclure des teintures locales et du tissu, et des modèles d’objets artisanaux terminés.
Informations nécessaires:
Situation économique du village. Les habitants de la région peuvent-ils s’offrir des produits de l’artisanat local?
Les habitudes alimentaires concernant la consommation des œufs et leur prix sur le marché.
Personnes à contacter:
Le responsable agricole pour confirmer sa venue.
8. Résumé/discussion
Noter que les tâches de cet exercice demandent différents types d’organisation. Discuter de ces différences avec les participants. Faire en sorte que les points suivants soient traités:
Les fournitures et l’équipement nécessaires doivent être prévus et fournis.
Toutes les personnes concernées doivent être informées sur les événements et du moindre changement dans le calendrier.
Toutes les personnes participant aux événements doivent être contactées pour vérifier qu’elles savent bien ce qu’elles sont supposées faire et qu’elles sont bien préparées.
Du temps doit être réservé au travail de routine sauf dans les cas d’urgences.
Les rendez-vous prévus doivent être notés dans l’agenda ou sur le calendrier et les autres événements doivent s’organiser autour d’eux.
PLANIFICATION EFFICACE
Comment planifier de manière efficace
1. Organiser les activités avec soin et attention.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les moyens dont vous aurez besoin.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans les activités.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter vos budgets.
Préparer les activités quotidiennes à l’avance:
Garder une check-list de toutes les activités à mener.
Noter la date à laquelle elles doivent être accomplies.
Les inscrire sur votre calendrier au moins une semaine à l’avance.
Tout organiser deux ou trois jours à l’avance: les réunions, le transport et le travail que les autres doivent faire durant votre absence.
Consacrer les dix premières minutes de votre journée de travail à visualiser le programme du jour pour le garder à l’esprit.
Travailler selon un calendrier:
Etre ponctuel.
Préciser à vos employés les décisions qu’ils peuvent prendre eux-mêmes et celles qu’ils doivent vous soumettre.
Etre sûr que les employés du bureau savent à qui adresser les visiteurs de façon à ce qu’ils ne vous les envoient pas systématiquement.
Fixer une heure de visite qui soit destinée à rencontrer les gens, et expliquer pourquoi ils doivent venir à ce moment-là.
Etre plus efficace pour qu’il y ait moins de problèmes à régler immédiatement.
1. Organiser les activités avec soin et attention.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les moyens dont vous aurez besoin.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans les activités.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter vos budgets.
Utilisation des ressources (ou moyens):
Conserver les notes sur vos activités de façon à savoir ce que vous aviez estimé la dernière fois, pour quelles raisons, et si vous aviez sous-estimé ou surestimé le coût. Cela vous servira de point de comparaison pour vos prochaines estimations, ce qui vous fera gagner du temps et vous permettra d’être plus précis.
Noter par écrit tout ce dont vous avez besoin pour chaque activité de projet. Y consacrerez-vous beaucoup de temps? Cela vous donnera une idée globale de tous vos besoins.
Diriger les personnes:
Leur dire ce qu’on attend d’eux, et la date à laquelle le travail doit être terminé.
Choisir les personnes selon leurs compétences.
Leur montrer de quelle manière elles peuvent progresser et améliorer leur position.
Leur donner l’occasion de s’instruire afin qu’elles puissent améliorer leurs compétences.
Leur dire ce qu’elles ne font pas correctement dans leur travail et leur suggérer des moyens de s’améliorer.
Leur dire également quand vous êtes satisfait de leur travail.
Les intégrer dans le schéma d’ensemble concernant le travail en cours et celui à venir.
Se renseigner sur les personnes de façon à ce qu’elles donnent le meilleur d’elles-mêmes.
1. Organiser les activités avec soin et attention.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les moyens dont vous aurez besoin.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans les activités.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter vos budgets.
Caractéristiques d’un bureau efficace:
Chaque personne dans le bureau suit les procédures mises en place.
Le système de traitement de l’information est compréhensible pour les personnes travaillant dans le bureau.
Les messages concernant le travail, les rendez-vous et les nouvelles activités sont transmis à temps.
Contenu d’un dossier de projet:
Les détails des objectifs et des plans d’action.
Une liste de toutes les personnes impliquées dans le programme avec des commentaires pertinents au sujet de leur participation.
Des notes sur tous les événements particuliers tels que manifestations, formations courtes, ou études particulières effectuées.
Des détails sur la distribution des approvisionnements avec tenue de comptes et reçus pour chaque dépense.
Des notes sur le temps passé sur le projet.
Caractéristiques d’un bon système de classement:
Décider de quelle manière vous intitulerez vos dossiers. Par exemple, les gens sont-ils connus par leur nom, leur prénom ou leur position? Les zones sont-elles organisées par districts, villages, localités ou selon les références d’une carte?
Vérifier que le titre du dossier est écrit clairement de façon à pouvoir le repérer du premier coup d’œil.
Décider de la façon d’organiser votre classement. En général, le classement alphabétique est le plus courant – ordonné de A à Z –, ou le classement numérique.
Décider de quelle manière vous allez organiser vos titres. Par exemple, allez-vous commencer le rangement dans votre tiroir ou votre boîte par la lettre A et finir par la lettre Z? Ou l’inverse? Ou bien si vous utilisez les chiffres, comment allez-vous les ordonner?
Une fois votre décision prise, il faut que tous ceux qui travaillent avec vous connaissent l’organisation de votre classement et pourquoi ils doivent eux aussi le respecter. Vérifiez de temps en temps que les dossiers consultés ont bien été remis à leur place.
Mettre au point un système pour montrer qu’un dossier est sorti. Utiliser par exemple un morceau de carton de couleur pour remplacer le dossier sorti, et le retirer quand ce dossier est retourné. Expliquer que c’est une méthode qui évite de faire perdre du temps quand on cherche un dossier.
1. Organiser les activités avec soin et attention.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les moyens dont vous aurez besoin.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans les activités.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter vos budgets.
Intérêt de garder des notes sur les activités du projet:
Les notes nous informent sur ce qui s’est passé. Toute personne désireuse de se pencher sur un programme qui a été achevé doit être capable de dire dans le détail l’essentiel de ce qui s’est passé grâce à la lecture de ces notes.
Les registres nous informent sur l’avancement du travail. Nous pouvons voir ce qui arrive et ainsi intervenir et ajuster ce que nous sommes en train de faire avant qu’il ne soit trop tard. Nous sommes ainsi certains de terminer ce que nous avons prévu de faire.
Caractéristiques d’un bon système d’enregistrement:
Il contient les indicateurs dont nous avons besoin pour dire ce qui se passe dans la communauté avec le programme de notre superviseur et pour nos propres activités.
Les indicateurs sont faciles à comprendre.
Il est organisé de façon à ce que nous puissions trouver ce que nous voulons rapidement et facilement.
Les registres ne contiennent que des informations utiles au projet.
On peut le maintenir à jour avec un minimum d’efforts – disons moins d’une demi-journée par semaine.
Il doit être à jour.
GÉRER UN BUDGET
1. Organiser les activités avec soin et attention.
2. Suivre un calendrier de travail.
3. Prévoir les moyens dont vous aurez besoin.
4. Diriger correctement les personnes impliquées dans les activités.
5. Organiser le travail administratif au bureau.
6. Respecter vos budgets.
Livre de comptes
|
Date |
Détails |
Rentrées en espèces |
Sorties en espèces |
Solde |
Contrôlé (signature) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Registre des dépenses du projet
|
Ressources |
$EU |
Prévisions Date |
$EU |
Paiements Date |
Explications de la différence |
|
1 marmite, 2 casseroles |
12,00 |
15 août |
12,00 |
1 septembre |
|
|
12 assiettes |
25,00 |
15 août |
23,00 |
3 septembre |
Moins cher que prévu |
L’AGENDA
Utiliser votre agenda pour noter vos rendez-vous.
Pour préparer un rendez-vous, il faut être sûr:
D’avoir organisé l’hébergement pour les nuits à l’extérieur.
Utiliser vos dossiers de projet pour:
Noter le temps que les personnes passent sur le projet.
Utiliser votre calendrier pour montrer:
Toutes les fois où vous n’êtes pas sur le terrain.
Toutes les fois où vos collègues agents de terrain ne sont pas sur le terrain.
Les rendez-vous futurs qui prennent la journée ou plus.
Les événements communautaires importants.
La période de temps de tous les projets dans lesquels vous êtes impliqué.
Les périodes importantes de l’année qui affectent vos activités. Par exemple, la saison des plantations et des récoltes.
EXEMPLE DE CALENDRIER
Voici un exemple de calendrier annuel. Nous vous suggérons de copier cette version dans un format plus grand et de laisser un espace à côté de chaque jour pour y prendre des notes. Vous pouvez alors toujours l’avoir sous les yeux à votre bureau et l’utiliser pour programmer vos activités.
|
JANV. |
FéVR. |
MARS |
AVRIL |
MAI |
JUIN |
JUILL. |
AOÛT |
SEPT. |
OCT. |
NOV. |
DéC. |
|
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
|
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
3 |
|
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
|
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
|
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
|
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
|
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
9 |
|
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
|
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
11 |
|
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
12 |
|
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
13 |
|
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
14 |
|
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
15 |
|
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
16 |
|
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
17 |
|
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
18 |
|
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
19 |
|
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
20 |
|
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
21 |
|
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
22 |
|
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
23 |
|
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
24 |
|
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
25 |
|
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
26 |
|
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
27 |
|
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
28 |
|
29 |
|
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
29 |
|
30 |
|
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
30 |
|
31 |
|
31 |
|
31 |
|
31 |
31 |
|
31 |
|
31 |
ÉTUDE DE CAS 4: LE PROBLÈME DES LÉGUMES
Planifier votre travail
Mme Bamba est agent de terrain au village de Durano. La carence en vitamine A est un problème majeur dans son village. Son supérieur lui demande de faire réduire, en six mois, de 25 pour cent la carence en vitamine A dans le village.
Elle remarque que la consommation de légumes est très faible durant la saison sèche, bien qu’ils soient en abondance pendant et après la saison des pluies.
Certains villages souhaiteraient avoir plus de légumes durant la saison sèche. Elle décide donc d’encourager l’association des femmes à développer le projet du séchoir à légumes afin que l’on puisse en trouver tout au long de l’année. Les enfants du club de nutrition scolaire, dont Mme Bamba est responsable, participeront à la construction d’un séchoir basique qui permettra de faire sécher les légumes rapidement et proprement. Ce séchoir consiste en poteaux de bois et d’un grillage sur lequel les légumes sèchent en hauteur.
LE PROBLÈME DES LÉGUMES: VOS TÂCHES
Définir le problème du village de Durano et organiser le travail selon les rubriques suivantes:
Problème
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Objectif du projet
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Mes activités
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Calendrier des activités
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Moyens nécessaires
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Estimation du budget
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
ÉTUDE DE CAS 5: LE PROBLÈME DU BIBERON
Planifier votre travail
Mme Bamba réalise rapidement qu’il existe un autre grand problème à Durano: l’utilisation grandissante du biberon. De manière générale, l’eau n’est pas saine, les biberons ne sont pas propres et la préparation est souvent trop diluée. Cela a pour conséquence d’augmenter le nombre d’enfants souffrant de malnutrition chronique. Cet état s’aggrave par des gastro-entérites et autres maladies, conséquences d’une mauvaise hygiène dans la préparation du lait. Sur suggestion de Mme Bamba, son supérieur décide qu’un des buts du programme sera de réduire de 50 pour cent la quantité de biberons dans le village en trois mois.
Mme Bamba doit persuader les femmes enceintes et encourager les jeunes mères à allaiter plutôt que de recourir aux biberons. Elle décide que la meilleure façon de le faire est d’organiser une série de cinq réunions hebdomadaires au centre local de consultation ou à l’association des femmes. Le but de ces réunions sera de discuter de la nutrition en général et des aliments qui sont importants pour les bébés et les enfants en bas âge. Elle espère que le bouche à oreille fonctionnera et que de nombreuses personnes viendront ensuite assister à ces discussions. Elle insistera sur les bienfaits de l’allaitement maternel. Elle prévoit également de démontrer d’une manière claire les dangers que présente l’alimentation au biberon et d’enseigner aux mères que, après la période de sevrage, elles doivent nourrir leurs enfants avec les aliments pris directement de la marmite et de toujours nettoyer les ustensiles de cuisine.
A l’issue de cette session de cinq semaines, elle espère qu’un grand nombre de mères se réuniront régulièrement pour discuter des problèmes d’alimentation de l’enfant. Elle prévoit une série de visites à domicile pour contrôler si les mères suivent bien ses conseils.
LE PROBLÈME DU BIBERON: VOs TâCHEs
Définir le problème du village de Durano et organiser le travail selon les rubriques suivantes:
Problème
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Objectif du projet
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Mes activités
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Calendrier des activités
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Moyens nécessaires
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Estimation du budget
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
ÉTUDE DE CAS 6: PLANIFICATION EFFICACE
Mme Bamba planifie sa semaine
Mme Bamba est agent de terrain au village de Durano. La nutrition y est un vrai problème. Elle travaille sur plusieurs projets en même temps, sur certains, seule et sur d’autres, en coopération avec d’autres employés du village.
|
Projets à Durano |
Les activités de Mme Bamba pour la semaine prochaine |
|
Dans le village, de nombreux enfants présentent un retard de croissance. Mme Bamba travaille avec les employés du centre de consultation pour améliorer leur santé et prévenir la récurrence de ce problème. |
Peser les enfants le mercredi en début de matinée quand ils viennent à la consultation. Visiter six mères dont les enfants étaient en insuffisance pondérale pour vérifier les progrès et discuter des meilleures façons d’utiliser les aliments localement disponibles. |
|
Le manque d’argent empêche certaines familles d’acheter la nourriture dont elles ont besoin. Mme Bamba veut encourager les femmes à développer leurs aptitudes pour le travail de l’artisanat afin qu’elles puissent vendre des objets pour se faire un peu d’argent. |
Créer une section artisanat au sein de l’association des femmes, qui se réunirait tous les mardis après-midi. |
|
Le manque de protéines dans l’alimentation locale est l’un des problèmes. Mme Bamba, l’instituteur et l’employé agricole local ont mis en place un projet d’élevage de petites volailles dans l’école locale. Avec le concours du club de nutrition de l’école, ils ont construit un poulailler pour une centaine de volailles. |
Parler au club de nutrition sur les façons d’introduire les œufs dans les recettes culinaires locales. Ce club se réunit les mercredis après-midi. |
Autres tâches
La réunion du vendredi matin avec le responsable de l’agriculture locale.
PLANIFICATION EFFICACE: VOSTÂCHES
Partie A – Remplir l’agenda
Imaginez que vous êtes Mme Bamba. Vous êtes très occupée cette semaine mais vous commencerez à travailler sur les projets la semaine prochaine. Vous travaillez quatre heures le matin et quatre heures l’après-midi, du lundi au vendredi.
Remplir votre agenda pour la semaine prochaine, de telle manière que toutes vos tâches soient effectuées.
|
JOUR |
MATIN |
APRèS-MIDI |
|
Lundi |
|
|
|
Mardi |
|
|
|
Mercredi |
|
|
|
Jeudi |
|
|
|
Vendredi |
|
|
Partie B – Planifier les moyens
Sur une feuille différente, préparer:
1. Une liste du matériel dont vous aurez besoin.
2. Une liste des informations dont vous aurez besoin.
3. Une liste des personnes que vous devez contacter.
