APENDICE 1
DOCUMENTACION SOBRE SEMILLAS

La ausencia de registros exactos y suficientes menoscaba muy considerablemente el valor de un servicio de semillas y de las plantaciones que contribuye a crear (Bowen 1980). Todas las fases del proceso de la semilla, desde la recolección sobre el terreno hasta la siembra en el vivero, deben estar enlazadas por un sistema completo de documentos. El número de formularios necesarios varía notablemente entre unos países y otros, según las cantidades de semilla, el número de especies, el período de almacenamiento y los métodos de ensayo, pero normalmente pertenecen a uno u otro de los tipos siguientes:

1) “Estadísticas vitales”. La información sobre cada lote de semilla que todo usuario piensa razonablemente que va a recibir junto con la semilla. Comprende el número de identidad del lote, información sobre el origen de la semilla y su año de maduración y una estimación de la calidad de la semilla (semillas viables por kilogramo o capacidad de germinación).

2) Registros centrales. Información que se encuentra en la dependencia central, que es decisiva para el funcionamiento eficiente de ésta y de la que se toman datos para las “estadísticas vitales”, pero que normalmente no es preciso distribuir completa a los usuarios. Comprende tarjetas de existencias de semilla, registro de números de identidad, métodos y resultados pormenorizados de ensayos de semilla en laboratorio, etc. Los datos de estos registros centrales, que se van acumulando a lo largo de los años, son la base de los resúmenes de información técnica sobre las características, en condiciones locales, de las principales especies de forestación desde el punto de vista de la manipulación de la semilla.

3) Formularios de tipo correspondencia. Comprenden el tipo de solicitud de semilla o notificación de envío que comienza “Se ruega que recolecten …” o “Con fecha de hoy les he enviado …”, y que podría recogerse en una carta. Cuando se incrementa el volumen del tráfico de semillas es aconsejable introducir formularios ya preparados, en cuya cumplimentación se tarda menos que en redactar y mecanografiar cartas. Con unos formularios bien diseñados se garantiza asimismo que no se omite por descuido información importante, y además puede imprimirse el número de ejemplares que se estime necesario.

4) Etiquetas. Para recipientes y paquetes de semilla.

En el presente apéndice se ofrecen ejemplos de diversos formularios sobre semillas procedentes de varios países. En el Apéndice 1A figura un ejemplo de los formularios que se han introducido recientemente en Sabah, basado a su vez en los sistemas que se emplean en laboratorios de ensayo de semillas y servicios de distribución de semillas de todo el mundo (Bowen 1980). En el Cuadro 2 que precede a los formularios se indican la utilización y distribución de cada uno de éstos y la manera en que se relacionan entre sí.

Aunque muchos países siguen un sistema muy parecido al de Sabah, hay muchas posibilidades de variación según las condiciones locales. Al diseñar un sistema local adecuado es necesario prestar especial atención a los puntos que se describen seguidamente.

1) Datos sobre el origen de la semilla. El acopio y la distribución de información suficiente sobre el origen de la semilla es uno de los fines más esenciales de todo sistema de documentación en este ámbito. La importancia del origen en la semilla de árboles forestales está hoy tan comprobada que ya no hay excusas para distribuir un lote de semilla de por ejemplo Gmelina arborea sin proporcionar información sobre el lugar en que se recolectó. No obstante, la cantidad de detalles que se precisan en un documento sobre el origen de la semilla varía considerablemente según las circunstancias. Cuando las recolecciones se efectúan en rodales o huertos semilleros registrados y la semilla se va a utilizar dentro del propio país, puede bastar con identificar el origen como “rodal semillero registrado T14, compartimento 9, bosque de Loolmalassin”. En este caso es esencial que los usuarios de la semilla posean ya información sobre esos rodales. Por ejemplo, en el Cuadro l del Apéndice 1A se ofrecen detalles sobre rodales semilleros de tres frondosas de Sabah y se proporciona al oficial encargado la base para que consigne el origen elegido cuando cumplimente el formulario N^o 12, dedicado a la petición/expedición de semilla.

En el otro extremo están las recolecciones con fines de investigación de especies y procedencias, que se efectúan en rodales relativamente inaccesibles dentro de la distribución natural de una especie. Es posible que esos rodales no hayan sido visitados anteriormente por equipos de recolección y que sea muy poco o nada lo que está documentado sobre los rodales mismos o su medio ambiente. En estos casos los registros sobre el terreno cumplen dos funciones principales (Kemp 1976):

1. Asegurar que toda persona que desee obtener más material o más datos pueda localizar con exactitud el lugar en los años siguientes;

2. Proporcionar la información necesaria para interpretar los resultados de estudios y experimentos basados en el material recolectado. La información sobre las condiciones del lugar (clima, suelo, altura) y sobre la edad, forma, vigor y composición de los rodales ha de ser detallada, ya que no existen registros anteriores y volver a visitar los rodales puede ser difícil o costoso.

Las recolecciones a granel en bosques accesibles suelen ir acompañadas de una información que en su grado de detalle es intermedia entre la de las recolecciones de rodales semilleros registrados y la de las recolecciones con fines de investigación de procedencias. Además de los datos sobre la ubicación precisa de la recolección, debe proporcionarse información sobre la cantidad de frutos recolectados y el nombre de recolector. Cuando se trata de recolecciones en plantaciones exóticas, es conveniente añadir a la información sobre la ubicación de los padres inmediatos otra sobre la fuente original de los ancestros del bosque natural (véase un examen de esta cuestión en las páginas 34–37). Cuando es necesario comprar semilla a recolectores no supervisados y analfabetos, el oficial forestal responsable debe tratar de definir al menos la zona y fechas de la recolección mediante preguntas orales.

El Apéndice 1B comprende diversos ejemplos de hojas de datos sobre origen de semillas, que reflejan la diversidad de detalle y formato de los formularios que utilizan distintas organizaciones. Cabe observar que en algunos de los formularios se combinan datos sobre el origen de la semilla con información sobre su extracción y germinación. La posibilidad de combinar en el mismo formulario, en vez de varios distintos, información procedente de varias operaciones sucesivas se analiza infra.

Cuando está vigente un sistema nacional o internacional de certificación de semillas, el documento sobre el origen de la semilla se denomina “certificado de origen de semillas” (COS) o “certificado de procedencia”, y la firma de una persona responsable debe certificar que la información registrada en ese documento es correcta. En el caso de sistemas internacionales como el de la OCDE (Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos), puede que haya solamente un COS. Esos sistemas de certificación afectan a la autoridad oficial que se concede al documento de origen, pero no comportan que la cantidad y el tipo de información registrada sean diferentes de los que figuran en un documento menos oficial.

La información sobre el origen de la semilla es uno de los componentes más importantes de las “estadísticas vitales” que deben recibir no sólo la instalación de procesamiento y almacenamiento de la semilla, sino también el usuario de ésta. Pueden adoptarse las medidas necesarias para enviar a todos los usuarios una copia del documento original de origen correspondiente a cada lote. Los grandes centros de semillas publican listas refundidas, y a veces computadorizadas, en las que aparecen juntos en una misma página datos codificados sobre el origen de varios lotes. En el Apéndice 1B5 figura un ejemplo de este tipo de salidas impresas de computadoras, en este caso de Columbia Británica, mientras que 1C14 es un ejemplo australiano de nota de envío y certificado de semillas que forma parte de otro sistema computadorizado de registro de almacenes. Este sistema se ha descrito recientemente (Wolf y Turnbull 1982). De una manera u otra, es esencial que todo el que va a utilizar la semilla tenga pleno acceso a los datos sobre el origen de la misma.

2) Registro de costos. Cuando la recolección, el procesamiento y la utilización de la semilla son efectuadas por dependencias que pertenecen todas a la misma organización, como por ejemplo un servicio forestal nacional, puede que no sea necesario registrar pormenorizadamente los costos de la recolección. No obstante, aun en esos casos debe incluirse alguna indicación sobre la facilidad o dificultad de la recolección; por ejemplo, en el FS2, en el Apéndice 1A, se solicita el número de días-hombre necesarios para recolectar cada lote de semilla que está cubierto por una notificación de recolección de fruto.

Cuando la semilla se va a vender al público es necesario registrar los costos de una manera más pormenorizada y exacta, tanto si se ha comprado la semilla al exterior como si la han recolectado equipos pertenecientes a la organización. En el Apéndice 1C1 figura un ejemplo de formulario para registrar los costos de la recolección de conos. En el registro de existencias y salidas de semilla debe incluirse también un resumen de los costos, como se indica en el FS5 del Apéndice 1A y en el Apéndice 1C8.

3) Números de identidad de la semilla. La mayoría de los lotes que llegan a un centro de semillas posee ya un número, que puede ser el número de serie que figura en la notificación de envío del fruto recolectado (FS2 del Apéndice 1A o el certificado de origen de la semilla cuando se trata de semillas que son objeto de tráfico internacional. Estos números, que van unidos tanto a los lotes de semilla nacionales como a los que vienen del extranjero, pertenecen a distintos sistemas, y la experiencia general aconseja que todos los lotes de semilla que se utilizan en un país se numeren conforme a un sistema común, lo cual facilita la identificación y la localización rápida de un determinado lote en todas las fases del proceso, desde la recepción hasta la plantación sobre el terreno. Por consiguiente, todo lote de semilla que llega al centro debe recibir en ese momento un nuevo número de identidad, con independencia de que fuera numerado o no previamente en el momento de la recolección. En la mayoría de los países la responsabilidad de asignar ese número de identidad recae sobre la sección de semillas del servicio forestal nacional.

Una vez asignado el número de identidad, éste debe incorporarse a todos los formularios que se refieran después a ese lote. Se puede comprobar, por ejemplo, que en los formularios 5 a 15 del Apéndice 1A hay un espacio reservado para el número de identidad oficial. En los almacenes que manipulan muchos lotes de semilla es conveniente mantener un registro de los números de identidad, pues ayuda a establecer con rapidez referencias cruzadas entre los datos sobre el origen de las semillas y el registro de existencias y salidas. En el Apéndice 1C2, 3 figura un ejemplo de un registro de ese tipo, con índices de número de serie y de especie, tal como ha propuesto Cooling (1971). El método de numeración puede variar considerablemente. El más sencillo es un sistema directo de números de serie basado en la fecha de llegada de cada lote. Entre los sistemas más complicados figuran los que expresan en forma codificada 1) la especie, 2) el origen geográfico, 3) el código genético, 4) el número de serie, 5) la altura (Dobbs y otros 1976) y 6) el año de recolección. Cuanto más sencillo sea el sistema de asignación de los números de identidad, tanto más justificado está que se mantenga un registro.

4) Posibilidades de reducir el número de formularios. Se puede reducir el número de formularios combinando en uno solo de ellos los resultados de varias operaciones sucesivas. Las ventajas e inconvenientes relativos de contar con pocos formularios pero largos frente a un mayor número de formularios cortos deben sopesarse cuidadosamente en relación con la necesidad de ofrecer la máxima cantidad de información útil y la mínima de información inútil a todas y cada una de las personas que intervienen en la cadena de operaciones. Algunas de las posibilidades son las siguientes:

1) En los centros de semillas grandes, donde el personal de almacenamiento y el de ensayo (laboratorio) se encuentran en dependencias separadas, son necesarios los documentos internos de transporte, como FS7 y FS8 del Apéndice 1A. En las secciones pequeñas, en las que el mismo personal efectúa tanto las tareas de almacenamiento/envío como las de ensayo, posiblemente no se precisen estos formularios, y los detalles de los ensayos prescritos se pueden pasar directamente al FS9 (Apéndice 1A). Lo mismo cabe decir de FS10 y FS11.

2) Se puede ahorrar algo combinando el resumen de los ensayos prescritos (FS9) con el resumen de los resultados de los ensayos (FS11). En el Apéndice 1C12 figura un ejemplo de esta posibilidad (Gordon 1981).

3) Al diseñar la hoja de datos original sobre el origen de la semilla se puede incluir el espacio necesario para registrar en ella todas las “estadísticas vitales”, información que debe conocer no sólo el personal del centro de semillas, sino también el usuario. En el Apéndice 1A, el FS2 combina datos sobre la extracción con datos sobre la recolección, lo que también ocurre en el Apéndice 1B3, mientras que en los Apéndices 1B7 y 1B10 se incluyen también datos sobre la germinación, con lo que el usuario tiene toda la información que necesita.

El sistema Viscard, de hojas cambiables, es un ingenioso método para combinar los registros centrales pormenorizados que debe llevar el centro de semillas con las “estadísticas vitales”, menos detalladas, que necesita el usuario de la semilla. Además de la tarjeta con los datos de la recolección que figura en el Apéndice 1B8, hay otras sobre la extracción (Apéndice 1C4), la germinación (1C5) y las existencias de semilla (1C6). La tarjeta de recolección se archiva delante de las demás, pero por debajo sobresalen las líneas inferiores de las tarjetas de extracción y germinación, donde figuran los resúmenes de los resultados registrados en ellas. Así, mediante una fotocopia de las tarjetas, como se observa en el Apéndice 1C7, se obtienen todas las “estadísticas vitales” necesarias de un determinado lote, fotocopia que se incluye en los envíos de semilla a los usuarios (Bryndum 1975). La información pormenorizada que figura en las tarjetas de extracción, germinación y existencias se guarda en el registro central del centro de semillas.

5. Varios. El Apéndice 1C9 es un ejemplo de un certificado internacional de ensayo de semillas de la ISTA. Su utilización está indicada en los laboratorios autorizados que realizan ensayos de calidad de la semilla sobre una muestra presentada por una organización exterior. Se refiere únicamente a la calidad de la semilla tal como viene determinada por su pureza, germinación y contenido de humedad. Salvo el nombre de la especie, los detalles sobre el origen de la semilla, aunque conocidos por el cliente, no competen al laboratorio y por lo tanto no se registran.

El Apéndice 1C10 es un ejemplo de formulario para ensayos de germinación que se utiliza en Australia con la semilla de eucalipto, en la cual son más adecuadas las réplicas de igual peso que las de igual número de semillas (Boland y otros 1980). Los resultados se expresan en términos de semillas viables por unidad de peso, y no hay información sobre el porcentaje de germinación o el peso de 1 000 semillas puras. Este formulario podría ser adecuado para otras especies de semilla muy pequeña.

En las páginas 44–50 se hizo hincapié en la necesidad de valorar la abundancia de la producción de semilla antes de la recolección. Cuando los resultados de esa valoración local han de notificarse a una oficina central de control, es conveniente utilizar un formulario diseñado con ese fin. El Apéndice 1C11 es un ejemplo de formulario para examinar y evaluar la producción de conos que se utiliza en Columbia Británica (Dobbs y otros 1976).

APENDICE 1A
EJEMPLO DE SISTEMA INTEGRADO DE FORMULARIOS PARA EL REGISTRO DE DATOS SOBRE SEMILLAS, UTILIZADO EN SABAH

SISTEMA DE REGISTRO DE SEMILLAS - SABAH

Fuente: Bowen 1980

Cuadro 1. Rodales semilleros del centro de investigación forestal

Cuadro 2. Resumen de formularios y uso

Nota de petición de recolección de fruto

De: Oficial de semillas

A: Jefe del equipo de recolección

Se ruega que recolecten el fruto que se detalla a continuación

Firma ...........................................................................................

Fecha ..........................................................................................

1. Especie:

2. Fecha en que debe iniciarse la recolección:

3. Lugar:

4. Compartimiento No.:

5. Debe recolectarse en ............................................................................................................................................................................. árbol(es)

6. Cantidad (número de sacos, peso del fruto, etc.)

7. Observaciones:

Instrucciones para su utilización:

Este formulario se cumplimenta a razón de dos copias por cada recolección:

la copia No. 1 la conserva el oficial de semillas,

la copia No. 2 la conserva el jefe del equipo de recolección.

Notificación de envío del fruto recolectado

De: Jefe del equipo de recolección

A: 1) Oficial de semillas

2) Encargado de la extracción

El fruto que se detalla a continuación se le envió en .................................................................................................................................... sacos el día .................................................................................................................................................................................................................................

Firma ..........................................................................................
Fecha .........................................................................................

  1. Especie:
  2. Fecha(s) de recolección:
  3. Lugar:
  4. Compartimiento No.:
  5. Número de árboles en que se recolectó:
  6. Observaciones (dificultad de la recolección, número de días-hombre, retrasos debidos a las condiciones climatológicas, etc.):

A cumplimentar por la planta de extracción de semillas

  7. Fecha de recepción:
  8. Número de sacos recibidos:
  9. Peso del fruto recibido:
10. Semillas extraídas kg ...................... g ....................... (rendimiento por kg de fruto) ...........................................................................................)
11. Método de extracción:
12. Fecha de envío al almacén de semillas:

Firma ..........................................................................................
Fecha .........................................................................................

A cumplimentar por el almacén de semillas

13. Fecha de recepción:
14. Peso de la semilla recibida:
15. Número de identidad oficial asignado:
16. Fecha en que se incluye en el registro de existencias de semilla:

Firma ..........................................................................................
Fecha .........................................................................................

Formulario de semillas 3

Formulario de semillas 3 (reverso)

REGISTRO DE EXTRACCION DE SEMILLA

A ................... Mes: ........................... Año: ..................

REGISTRO DE EXISTENCIAS Y SALIDAS DE SEMILLA

ENSAYOS DE LABORATORIO

ASIGNACIONES

Formulario de semillas 6

Muestra para ensayos de pureza y germinación: Sobre de transporte

Especie: ......................................................................................................................................................................................................................

Número de identidad oficial: ........................................................................................................................................................................................

Muestra No. .......................................................... de ............................................................, que pesa .............................................................. g y

representa ............................................................. kg de semilla en ................................................................... recipientes de almacenamiento.

Fecha de la toma de la muestra .........................................................

Muestra tomada por ...........................................................................

Este sobre debe archivarlo, una vez utilizado, el oficial de semillas.

Muestra para análisis del contenido de humedad, formulario de transporte

Especie: ................................................................................................................

Número de identidad oficial: ..................................................................................

Muestra No. ........................................................... de ........................................................., que pesa ................................................................ g y

representa ..................................................................... kg de semilla en .............................................................. recipientes de almacenamiento.

Fecha de la toma de la muestra .........................................................................

Muestra tomada por .............................................................................................

Nota: 1) Este formulario debe colocarse, de manera que no pueda desprenderse, en el recipiente hermético que contiene la muestra.

2) Al recibirlo, el oficial de semillas debe archivarlo con fines de registro.

Hoja de registro de ensayos de muestras