Avant d'amorcer l'élaboration du plan d'exécution, prenez le temps de réfléchir aux principales questions auxquelles le plan doit permettre de répondre:
Une fois que vous aurez réfléchi aux réponses à ces questions, il sera temps de passer à l'étape suivante: la rédaction d'un plan d'exécution détaillé.
Accordez-vous tout le temps nécessaire, car les erreurs peuvent coûter cher. De plus, gardez à l'esprit le fait que le processus de conception devrait être aussi participatif que possible afin de garantir son succès. Consultez d'autres personnes avant de vous lancer. «Deux avis valent mieux qu'un». Voici certaines des tâches que vous devrez accomplir:
La conception du plan d'exécution du projet est une étape de la PLUS HAUTE importance, qui demande une réflexion approfondie. Les modifications apportées après la mise en œuvre d'un système coûtent nettement plus cher!
Définition de l'envergure du projet et du calendrier. Le volume de fonds excédentaires dont dispose la coopérative, l'expérience des employés et l'influence des fournisseurs locaux de matériel informatique sont autant d'éléments qui auront un impact sur l'envergure du projet et sur le calendrier. Souvent, les projets d'informatisation se soldent par un échec car les gestionnaires ont tendance à lancer des projets de trop grande envergure. Il est conseillé de procéder avec prudence, par étapes; de cette façon, les erreurs seront moins importantes et les coûts liés aux mesures prises pour y remédier pourront être gérés plus facilement.
Détermination d'objectifs et de cibles quantifiables et réalistes. Les diviser en: objectifs (informatiser les registres comptables, accélérer le traitement de grandes quantités de données, accroître la précision, accéder à un nouveau marché, industrialiser les produits, etc.) et en but commercial recherché (hausse des profits de 20 pour cent, réduction des coûts financiers de 30 pour cent, augmentation du nombre de membres de 10 pour cent, etc.).
Convaincre l'ensemble des parties prenantes d'approuver (membres, employés, tout le monde) les objectifs et les bénéfices escomptés. Essayer de dégager un consensus. Il est important de faire participer les parties prenantes le plus tôt possible.
Définir une méthode permettant de contrôler l'avancement du projet pendant sa mise en oeuvre. Définir des indicateurs de résultat quantifiables pour contrôler l'état d'avancement du projet. Si possible, attribuer une valeur économique à certains de ces indicateurs. Par exemple: économies pécuniaires, nouveaux membres, profits, clients supplémentaires, etc.
L'utilisation de systèmes informatisés a permis à la Coopérative laitière de commerce et d'industrie Manfrey (Argentine) de disposer d'informations sur le rendement des activités de la coopérative, facilitant ainsi l'accès à des prêts bancaires.
Établir une équipe chargée du projet, dont la principale tâche sera de vous aider à élaborer le plan et à superviser la mise en œuvre du projet, en collaboration avec des concepteurs externes (consultants), les dirigeants et les membres.
Définir l'ensemble des tâches nécessaires pour atteindre chaque objectif: ressources humaines indispensables, fonds et budget nécessaires, analyse formelle des risques, plans d'essai des logiciels, plans de formation, pilote et plans d'exécution. Définir un calendrier et des ressources dans chaque cas. Définir les coûts et établir des estimations. Attribuer les tâches aux personnes ou aux groupes concernés.
Identifier tous les domaines à risque élevé et envisager des mesures pour minimiser ces risques.
Définir les références à d'autres documents clés nécessaires: document sur l'évaluation des risques, plan de formation, plan d'essais logiciels, etc.
Établir un système de secours: continuer à utiliser le système manuel en parallèle pendant les phases de conception et d'essai. De la sorte, si un problème perturbe le nouveau système pendant ces phases, aucune donnée ne sera perdue et les activités de la coopérative pourront se poursuivre normalement.
Comme les logiciels sont conçus pour fonctionner uniquement sur certaines plates-formes (par plate-forme, on entend du matériel, un langage de programmation et un système d'exploitation), il est important de choisir la plate-forme la plus adaptée. De plus, une fois qu'un logiciel a été programmé pour une plate-forme donnée, il n'est pas facile de l'adapter à une autre plate-forme. Il vous faudra consulter un professionnel pour obtenir un avis sur le système informatique à mettre en place, mais dans tous les cas, il faudra tenir compte des variables suivantes lors de la phase de conception:
Matériel: coût des équipements et disponibilité des mises à niveau. Combien d'ordinateurs devrez-vous acheter? De quelle marque et de quel modèle?
Système d'exploitation: coût des licences, nombre d'années sur le marché, langage, stabilité.
Niveaux d'accès: Les niveaux d'accès aux informations varient selon les utilisateurs. Ainsi, les responsables élus devront pouvoir consulter l'ensemble des comptes de la coopérative, alors que les membres n'auront besoin de consulter que leur propre compte. Ces niveaux d'accès doivent être définis pour chaque type d'information et pour chaque profil d'utilisateur.
Convivialité: Capacité des utilisateurs à naviguer et à exploiter les fonctions du système informatique. Lorsque la convivialité est prise en compte, le logiciel est adopté plus rapidement par les utilisateurs, car il est intuitif, de navigation facile, il dispose d'un service d'aide en ligne et des fonctions les plus recherchées et permet de communiquer les rapports requis.
Code source: série d'instructions de programmation rédigées par un programmateur dans un langage de programmation donné, en vue d'exécuter une tâche spécifique. Ces fichiers sont ensuite compilés (convertis en langage informatique). Langage informatique: ensemble d'instructions pouvant être reconnues par un ordinateur. Lors de l'achat, le logiciel est en règle général sous forme de code objet compilé et le code source n'est pas inclus, de sorte que le programme ne peut être ni modifié ni adapté. Logiciel libre: tout programme dont le code source est mis à disposition des utilisateurs ou d'autres concepteurs, qui peuvent l'utiliser ou le modifier à leur gré.
S'assurer qu'un chef de projet officiel est affecté au projet. Faites en sorte que des engagements soient pris concernant les ressources humaines, selon qu'il convient.
Identifier les compétences requises pour le directeur et pour les employés concernés, pour faire fonctionner et assurer la maintenance du nouveau système, déterminer leurs compétences actuelles et les besoins en formation supplémentaire.
Définir un plan de formation. Définir les procédures de recyclage et d'adaptation concernant les employés, afin de les aider à ne plus redouter la perte de leur emploi et de les encourager à participer et à donner leur appui au projet.
Charger des employés de maintenir le système manuel pendant la durée du projet, en tant que dispositif de secours. Ce maintien est indispensable pour garantir que les opérations quotidiennes de la coopérative et les services aux membres ne pâtissent pas des problèmes susceptibles d'apparaître lors de la mise en œuvre du projet.
Anticiper les modifications de procédure susceptibles d'être nécessaires et analyser leurs implications sur l'organisation, la structure et les mesures incitatives: L'informatisation va au-delà de l'installation d'ordinateurs et de logiciels: il s'agit d'un bouleversement des modalités de travail dans leur ensemble; c'est pourquoi il convient d'accorder une attention particulière aux employés, en insistant sur la formation et sur le soutien, afin de garantir que ceux-ci s'adaptent aux évolutions.
Pour élaborer un plan d'action, il suffit d'organiser les informations que vous avez recueillies pour votre projet en les ordonnant de manière hiérarchisée: en commençant par l'objectif, en continuant par les réalisations correspondant à cet objectif, puis aux tâches permettant de mener à bien ces réalisations. Voici un exemple de plan d'action concernant un objectif d'un projet (qui en compte sans doute beaucoup d'autres):
| PLAN D'ACTION | |||||
| Objectif | Réalisation | Tâche | Activité | Qui? | Quand? |
| 1. Informatisation du système d'information | 1.1 Système installé et opérationnel | 1.1.1 Achat du matériel et des logiciels | 1.1.1.1 Contacter les fournisseurs de matériel et de logiciels et obtenir les meilleurs prix | Directeur | 03.06.04 |
| 1.1.1.2 Faire approuver l'achat par le Conseil | Directeur | 10.06.04 | |||
| 1.1.2 Installation et câblage du réseau informatique | 1.1.2.1 Installation et câblage | Technicien | 11.06.04 | ||
| 1.1.2.2 Essais électriques | Technicien | 12.06.04 | |||
| 1.1.3 Installation du matériel | 1.1.3.1 Installation des équipements | Consultant | 15.06.04 | ||
| 1.1.4 Installation des logiciels | 1.1.4.1 Installation des logiciels | Concepteur de logiciels | 22.06.04 | ||
| 1.1.5 Formation des utilisateurs | 1.1.5.1 Planification de la formation | Formateur | 12.06.04 | ||
| 1.1.5.2 élaboration du matériel didactique | Formateur | 25.06.04 | |||
| 1.1.5.3 Définition du calendrier de la formation | Formateur | 27.06.04 | |||
L'étape suivante consiste à établir un calendrier et à séquencer l'ensemble de ces réalisations, tâches et activités, afin de déterminer leurs relations. En règle générale, la meilleure façon de procéder est d'utiliser un graphique de Gantt ou un diagramme à barres, comme indiqué à l'annexe 4.4.
Enfin, la dernière étape consiste à définir un coût pour chacune des actions séquencées, afin de déterminer à quel moment des fonds sont nécessaires pour couvrir les dépenses.
Ces informations sont ensuite regroupées sous forme de plan de dépenses ou budget mensuel ou trimestriel, comme indiqué ci-après:
| PROJET D'INFORMATISATION | |||||
| Description de la tâche/de l'activité | Dépenses prévues | ||||
| 1ertrimestre | 2e trimestre | 3e trimestre | 4e trimestre | 1ère année Total | |
| Achat du matériel et des logiciels | 4 500 | 4 500 | |||
| Installation du matériel et câblage | 500 | 500 | |||
| Développement des logiciels | 1 500 | 1 500 | 3 000 | ||
| Formation des employés | 250 | 250 | |||
| TOTAL | 4 500 | 500 | 1 500 | 1 750 | 8 250 |
En plus de la définition d'un plan et d'un budget pour la mise en oeuvre du projet, il vous faudra également créer un mécanisme simple permettant de contrôler l'avancement de la mise en œuvre. En général, il s'agit de définir des «objectifs d'étape», soit des réalisations, des tâches et des activités qui doivent être réalisées dans un délai défini, en respectant certains critères de qualité. Si votre plan d'action est bien conçu, vous devriez pouvoir extraire la plupart des informations dont vous avez besoin pour contrôler l'exécution du plan d'action. Pour résumer, plus votre plan est détaillé, plus il sera facile de contrôle l'exécution du projet.
Planification: décisions et outils
Lors de la phase de planification, vous devrez, en collaboration avec l'équipe chargée du projet, prendre plusieurs décisions importantes concernant le matériel et les logiciels. Étant donné l'impact du logiciel choisi sur le développement, les essais, la mise en œuvre, la formation et le soutien, il convient de le choisir avec soin et de manière avisée.
Petit projet ou grand projet?
L'envergure et la portée du projet d'informatisation que vous choisirez dépendent de la taille de votre coopérative, de l'expérience des employés, des ressources financières disponibles et d'un certain nombre d'autres facteurs. Si votre coopérative est de petite taille, l'expérience informatique de vos employés est limitée, voire nulle, et les ressources financières dont vous disposez sont minimes, donc la méthode la plus sure consiste à acheter un seul ordinateur, une imprimante et une application logicielle disponible sur le marché4.
Une fois que vos employés et vous-même aurez acquis suffisamment d'expérience en ce qui concerne l'utilisation de l'ordinateur, et que vous serez mieux à même de déterminer les avantages qu'il présente pour le traitement de l'information, vous pourrez alors envisager l'achat d'un autre ordinateur, que vous mettrez en réseau avec le premier, afin de partager les informations plus facilement.
Si, en revanche, votre coopérative est de grande envergure, certains de vos employés peuvent avoir des bases en informatique et vous disposerez de ressources financières plus conséquentes. Dans ce cas, vous pourrez souhaiter commencer par installer un petit système de deux à trois ordinateurs par exemple, auquel vous ajouterez une imprimante et un serveur, reliés par réseau, tout en envisageant la possibilité d'élargir le réseau à brève échéance. Cette méthode prudente est recommandée pour deux raisons: 1) elle coûte moins cher et 2) en cas d'erreurs et de problèmes (inévitables), l'impact sur les services aux membres ou sur les activités commerciales de la coopérative sera moindre.
Achat d'un logiciel prêt-à-utiliser ou conception d'un logiciel personnalisé? En ce qui concerne le choix d'un logiciel, trois méthodes peuvent être envisagées: 1) concevoir (programmer) votre propre logiciel, 2) adapter une application existante ou 3) acheter un logiciel prêt-à-utiliser (commercial). Le tableau ci-après peut vous aider à faire le bon choix:
| Option | Avantages | Inconvénients | ||
| Concevoir son propre logiciel:5 embaucher des programmeurs en vue de concevoir une solution personnalisée | - | Maîtrise totale des fonctions: le logiciel est conçu en fonction de vos besoins | - | La conception d'un logiciel dans un langage informatique est un processus complexe. |
| - | Il peut être entretenu, mis à jour et perfectionné selon les besoins | - | Délais de mise en oeuvre plus longs | |
| - | Il peut être conçu dans les langues locales | - | Impossible de tirer les leçons des expériences d'autres organisations qui ont utilisé le logiciel avant vous | |
| - | Il peut être copié, car la coopérative est détentrice des droits de propriété intellectuelle | - | Peut revenir plus cher que prévu (les programmeurs ont tendance à dépasser les délais fixés) | |
| - | Implique l'embauche d'informaticiens à moyen terme | |||
| Adaptation d'un logiciel existant: embaucher un concepteur de logiciel chargé d'adapter un logiciel existant | - | Plus rapide que de concevoir un nouveau logiciel de A à Z | - | Maîtrise limitée des fonctions et, en règle générale, aucune maîtrise de l'interface |
| - | Maintenance (mise à niveau) plus difficile et parfois plus chère6 | |||
| Achat d'un logiciel prêt-à-utiliser:7 acheter un logiciel de série à un fournisseur réputé | - | En règle générale, l'achat et la maintenance (mise à niveau) coûtent moins cher, car le logiciel est produit en série | - | Impossible de modifier le logiciel, qui ne peut être configuré que dans la limite des instructions du programme |
| - | Mise en œuvre plus rapide: le logiciel est déjà développé et testé | - | Disponibilité limitée dans les langues locales | |
| - | Si logiciel a été conçu à l'intention d'autres coopératives présentant le même type d'exigences, il dispose sans doute de plus de fonctions que celles dont vous aurez besoin au début | - | Le coût des licences peut augmenter, à mesure de l'évolution du système | |
| - | Soutien et maintenance plus faciles à long terme | |||
Outils de planification du projet
Il existe des outils permettant aux gestionnaires de définir et de suivre l'évolution des tâches et des ressources, de façon simple et organisée. Trois méthodes sont généralement utilisées: la séance de réflexion structurée, le diagramme à barres (ou diagramme de Gantt) et le graphique PERT.
Séance de réflexion structurée
Une façon simple de commencer à définir des buts, des objectifs et des tâches consiste à se réunir en petit groupe, en vue de réfléchir collectivement sur la résolution des problèmes (séance de réflexion). Il suffit de disposer des éléments suivants: un mur dégagé, des feuilles de papier blanc, des marqueurs ou des crayons et du ruban adhésif. Tout d'abord, l'animateur colle au mur des feuilles de papier sur lesquelles figure la structure de travail logique du projet, comme indiqué à la Section 5 consacrée au plan d'action et au budget: objectifs du projet, réalisations escomptées pour attendre ces objectifs, tâches à accomplir pour concrétiser chaque réalisation, indication estimative du temps nécessaire pour mener chacune à bien, et enfin, identification des personnes qui seront chargées d'effectuer ces tâches.
Il est ensuite demandé aux participants d'écrire, à raison de un à quatre mots par page, ce que devraient être, à leur avis, les objectifs, réalisations et tâches. L'animateur accroche ensuite ces feuilles au mur, au hasard, puis demande aux participants de les regrouper et de les classer par ordre d'importance. De cette façon, tout le monde participe à la définition des questions traitées. Le mieux est de passer d'un objectif à une réalisation, puis aux tâches, aux personnes, etc., en les regroupant et classant les idées par ordre à chaque étape, avant de passer à la suivante. A la fin du processus, tous les participants auront une meilleure idée de la structure et de la mise en œuvre du projet.
Le diagramme à barres ou diagramme de GANTT
Fréquemment utilisé dans le cadre de la gestion de projets, le diagramme de Gantt, souvent appelé «diagramme à barres», permet une représentation graphique d'un calendrier, qui aide à planifier, coordonner et suivre l'évolution de tâches spécifiques d'un projet. Une liste des tâches ou activités est dressée en ordre de séquence d'un côté et le temps requis pour mener à terme chaque activité est représenté par une ligne ou une barre sur la droite. Plus la barre est longue, plus la tâche ou l'activité requiert de temps. En gardant ce diagramme à jour avec des données réelles, vous serez en mesure de suivre l'évolution du projet, de faire apparaître les coûts liés à un retard, voire de les estimer. Voici l'exemple d'un diagramme de Gantt de base.
| TÂCHE | jours | |||||||
| Projet de plan d'action | ||||||||
| Réunion du Conseil | ||||||||
| Analyse des logiciels envisageables | ||||||||
| Plan d'action final | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Un diagramme plus complexe établi au moyen d'un logiciel de planification de projet (par exemple Ms Project) est présenté à l'annexe 3.
Le graphique PERT
Le graphique PERT (Program Evaluation Review Technique) est une technique d'évaluation et de contrôle des programmes conçue par l'armée américaine dans les années 50, utilisée comme outil de planification pour établir le calendrier des tâches mises en œuvre dans le cadre d'un projet, les organiser et les coordonner. L'un des avantages du graphique PERT est qu'il met en évidence l'interdépendance des tâches et des activités de façon très visuelle. Un exemple de graphique PERT est présenté à l'annexe 4.2.
