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Informatisation des coopératives agricoles: Guide pratique

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4. Élaboration du plan d'exécution

Avant d'amorcer l'élaboration du plan d'exécution, prenez le temps de réfléchir aux principales questions auxquelles le plan doit permettre de répondre:

Une fois que vous aurez réfléchi aux réponses à ces questions, il sera temps de passer à l'étape suivante: la rédaction d'un plan d'exécution détaillé.

Accordez-vous tout le temps nécessaire, car les erreurs peuvent coûter cher. De plus, gardez à l'esprit le fait que le processus de conception devrait être aussi participatif que possible afin de garantir son succès. Consultez d'autres personnes avant de vous lancer. «Deux avis valent mieux qu'un». Voici certaines des tâches que vous devrez accomplir:

La conception du plan d'exécution du projet est une étape de la PLUS HAUTE importance, qui demande une réflexion approfondie. Les modifications apportées après la mise en œuvre d'un système coûtent nettement plus cher!

DÉFINITION DES OBJECTIFS ET DU BUT ÉCONOMIQUE RECHERCHÉ

L'utilisation de systèmes informatisés a permis à la Coopérative laitière de commerce et d'industrie Manfrey (Argentine) de disposer d'informations sur le rendement des activités de la coopérative, facilitant ainsi l'accès à des prêts bancaires.

PREMIÈRES ÉTAPES

IDENTIFICATION DES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DU SYSTÈME

Comme les logiciels sont conçus pour fonctionner uniquement sur certaines plates-formes (par plate-forme, on entend du matériel, un langage de programmation et un système d'exploitation), il est important de choisir la plate-forme la plus adaptée. De plus, une fois qu'un logiciel a été programmé pour une plate-forme donnée, il n'est pas facile de l'adapter à une autre plate-forme. Il vous faudra consulter un professionnel pour obtenir un avis sur le système informatique à mettre en place, mais dans tous les cas, il faudra tenir compte des variables suivantes lors de la phase de conception:

Code source: série d'instructions de programmation rédigées par un programmateur dans un langage de programmation donné, en vue d'exécuter une tâche spécifique. Ces fichiers sont ensuite compilés (convertis en langage informatique). Langage informatique: ensemble d'instructions pouvant être reconnues par un ordinateur. Lors de l'achat, le logiciel est en règle général sous forme de code objet compilé et le code source n'est pas inclus, de sorte que le programme ne peut être ni modifié ni adapté. Logiciel libre: tout programme dont le code source est mis à disposition des utilisateurs ou d'autres concepteurs, qui peuvent l'utiliser ou le modifier à leur gré.

ÉLABORATION D'UN PLAN DE FORMATION DESTINÉ AUX EMPLOYÉS ET AUX MEMBRES

Élaboration du plan d'action et du budget

Pour élaborer un plan d'action, il suffit d'organiser les informations que vous avez recueillies pour votre projet en les ordonnant de manière hiérarchisée: en commençant par l'objectif, en continuant par les réalisations correspondant à cet objectif, puis aux tâches permettant de mener à bien ces réalisations. Voici un exemple de plan d'action concernant un objectif d'un projet (qui en compte sans doute beaucoup d'autres):

PLAN D'ACTION
ObjectifRéalisationTâcheActivitéQui?Quand?
1. Informatisation du système d'information1.1 Système installé et opérationnel1.1.1 Achat du matériel et des logiciels1.1.1.1 Contacter les fournisseurs de matériel et de logiciels et obtenir les meilleurs prixDirecteur03.06.04
   1.1.1.2 Faire approuver l'achat par le ConseilDirecteur10.06.04
  1.1.2 Installation et câblage du réseau informatique1.1.2.1 Installation et câblageTechnicien11.06.04
   1.1.2.2 Essais électriquesTechnicien12.06.04
  1.1.3 Installation du matériel1.1.3.1 Installation des équipementsConsultant15.06.04
  1.1.4 Installation des logiciels1.1.4.1 Installation des logicielsConcepteur de logiciels22.06.04
  1.1.5 Formation des utilisateurs1.1.5.1 Planification de la formationFormateur12.06.04
   1.1.5.2 élaboration du matériel didactiqueFormateur25.06.04
   1.1.5.3 Définition du calendrier de la formationFormateur27.06.04

L'étape suivante consiste à établir un calendrier et à séquencer l'ensemble de ces réalisations, tâches et activités, afin de déterminer leurs relations. En règle générale, la meilleure façon de procéder est d'utiliser un graphique de Gantt ou un diagramme à barres, comme indiqué à l'annexe 4.4.

Enfin, la dernière étape consiste à définir un coût pour chacune des actions séquencées, afin de déterminer à quel moment des fonds sont nécessaires pour couvrir les dépenses.

Ces informations sont ensuite regroupées sous forme de plan de dépenses ou budget mensuel ou trimestriel, comme indiqué ci-après:

PROJET D'INFORMATISATION
Description de la tâche/de l'activitéDépenses prévues   
 1ertrimestre2e trimestre3e trimestre4e trimestre1ère année Total
Achat du matériel et des logiciels4 500   4 500
Installation du matériel et câblage 500  500
Développement des logiciels  1 5001 5003 000
Formation des employés   250250
TOTAL4 5005001 5001 7508 250

ÉTABLISSEMENT D'UN SYSTÈME PARTICIPATIF DE CONTRÔLE ET D'ÉVALUATION

En plus de la définition d'un plan et d'un budget pour la mise en oeuvre du projet, il vous faudra également créer un mécanisme simple permettant de contrôler l'avancement de la mise en œuvre. En général, il s'agit de définir des «objectifs d'étape», soit des réalisations, des tâches et des activités qui doivent être réalisées dans un délai défini, en respectant certains critères de qualité. Si votre plan d'action est bien conçu, vous devriez pouvoir extraire la plupart des informations dont vous avez besoin pour contrôler l'exécution du plan d'action. Pour résumer, plus votre plan est détaillé, plus il sera facile de contrôle l'exécution du projet.

Planification: décisions et outils
Lors de la phase de planification, vous devrez, en collaboration avec l'équipe chargée du projet, prendre plusieurs décisions importantes concernant le matériel et les logiciels. Étant donné l'impact du logiciel choisi sur le développement, les essais, la mise en œuvre, la formation et le soutien, il convient de le choisir avec soin et de manière avisée.

Petit projet ou grand projet?
L'envergure et la portée du projet d'informatisation que vous choisirez dépendent de la taille de votre coopérative, de l'expérience des employés, des ressources financières disponibles et d'un certain nombre d'autres facteurs. Si votre coopérative est de petite taille, l'expérience informatique de vos employés est limitée, voire nulle, et les ressources financières dont vous disposez sont minimes, donc la méthode la plus sure consiste à acheter un seul ordinateur, une imprimante et une application logicielle disponible sur le marché4.

4 Le principal avantage de cette méthode est qu'elle coûte moins cher et présente moins de risques. Aujourd'hui, le coût local d'un ordinateur, qui comprend une imprimante et un logiciel de traitement de texte standard dans la plupart des pays, est nettement inférieur à 2 000 dollars EU.

Une fois que vos employés et vous-même aurez acquis suffisamment d'expérience en ce qui concerne l'utilisation de l'ordinateur, et que vous serez mieux à même de déterminer les avantages qu'il présente pour le traitement de l'information, vous pourrez alors envisager l'achat d'un autre ordinateur, que vous mettrez en réseau avec le premier, afin de partager les informations plus facilement.

Si, en revanche, votre coopérative est de grande envergure, certains de vos employés peuvent avoir des bases en informatique et vous disposerez de ressources financières plus conséquentes. Dans ce cas, vous pourrez souhaiter commencer par installer un petit système de deux à trois ordinateurs par exemple, auquel vous ajouterez une imprimante et un serveur, reliés par réseau, tout en envisageant la possibilité d'élargir le réseau à brève échéance. Cette méthode prudente est recommandée pour deux raisons: 1) elle coûte moins cher et 2) en cas d'erreurs et de problèmes (inévitables), l'impact sur les services aux membres ou sur les activités commerciales de la coopérative sera moindre.

Achat d'un logiciel prêt-à-utiliser ou conception d'un logiciel personnalisé? En ce qui concerne le choix d'un logiciel, trois méthodes peuvent être envisagées: 1) concevoir (programmer) votre propre logiciel, 2) adapter une application existante ou 3) acheter un logiciel prêt-à-utiliser (commercial). Le tableau ci-après peut vous aider à faire le bon choix:

OptionAvantagesInconvénients
Concevoir son propre logiciel:5
embaucher des programmeurs en vue de concevoir une solution personnalisée
-Maîtrise totale des fonctions: le logiciel est conçu en fonction de vos besoins-La conception d'un logiciel dans un langage informatique est un processus complexe.
-Il peut être entretenu, mis à jour et perfectionné selon les besoins-Délais de mise en oeuvre plus longs
-Il peut être conçu dans les langues locales-Impossible de tirer les leçons des expériences d'autres organisations qui ont utilisé le logiciel avant vous
-Il peut être copié, car la coopérative est détentrice des droits de propriété intellectuelle-Peut revenir plus cher que prévu (les programmeurs ont tendance à dépasser les délais fixés)
  -Implique l'embauche d'informaticiens à moyen terme
Adaptation d'un logiciel existant: embaucher un concepteur de logiciel chargé d'adapter un logiciel existant-Plus rapide que de concevoir un nouveau logiciel de A à Z-Maîtrise limitée des fonctions et, en règle générale, aucune maîtrise de l'interface
  -Maintenance (mise à niveau) plus difficile et parfois plus chère6
Achat d'un logiciel prêt-à-utiliser:7 acheter un logiciel de série à un fournisseur réputé-En règle générale, l'achat et la maintenance (mise à niveau) coûtent moins cher, car le logiciel est produit en série-Impossible de modifier le logiciel, qui ne peut être configuré que dans la limite des instructions du programme
 -Mise en œuvre plus rapide: le logiciel est déjà développé et testé-Disponibilité limitée dans les langues locales
 -Si logiciel a été conçu à l'intention d'autres coopératives présentant le même type d'exigences, il dispose sans doute de plus de fonctions que celles dont vous aurez besoin au début-Le coût des licences peut augmenter, à mesure de l'évolution du système
 -Soutien et maintenance plus faciles à long terme  

5 Les grandes coopératives, dont les opérations et les transactions sont plus complexes, privilégient généralement cette méthode, qui est plus adaptée à leurs besoins.

6 Car la propriété intellectuelle du logiciel (les instructions informatiques contenues dans le logiciel) appartiennent à une entreprise de développement logiciel. Les modifications apportées aux principales versions sont lentes et tiennent compte des besoins des clients, c'est pourquoi les modifications ou mises à niveau spécifiques peuvent prendre plus de temps et être plus dispendieuses.

7 Les coopératives plus petites, ou celles dont les employés disposent de connaissances informatiques limitées, voire nulles, se tournent généralement vers cette option, qui leur convient mieux.

Outils de planification du projet
Il existe des outils permettant aux gestionnaires de définir et de suivre l'évolution des tâches et des ressources, de façon simple et organisée. Trois méthodes sont généralement utilisées: la séance de réflexion structurée, le diagramme à barres (ou diagramme de Gantt) et le graphique PERT.

Séance de réflexion structurée
Une façon simple de commencer à définir des buts, des objectifs et des tâches consiste à se réunir en petit groupe, en vue de réfléchir collectivement sur la résolution des problèmes (séance de réflexion). Il suffit de disposer des éléments suivants: un mur dégagé, des feuilles de papier blanc, des marqueurs ou des crayons et du ruban adhésif. Tout d'abord, l'animateur colle au mur des feuilles de papier sur lesquelles figure la structure de travail logique du projet, comme indiqué à la Section 5 consacrée au plan d'action et au budget: objectifs du projet, réalisations escomptées pour attendre ces objectifs, tâches à accomplir pour concrétiser chaque réalisation, indication estimative du temps nécessaire pour mener chacune à bien, et enfin, identification des personnes qui seront chargées d'effectuer ces tâches.

Il est ensuite demandé aux participants d'écrire, à raison de un à quatre mots par page, ce que devraient être, à leur avis, les objectifs, réalisations et tâches. L'animateur accroche ensuite ces feuilles au mur, au hasard, puis demande aux participants de les regrouper et de les classer par ordre d'importance. De cette façon, tout le monde participe à la définition des questions traitées. Le mieux est de passer d'un objectif à une réalisation, puis aux tâches, aux personnes, etc., en les regroupant et classant les idées par ordre à chaque étape, avant de passer à la suivante. A la fin du processus, tous les participants auront une meilleure idée de la structure et de la mise en œuvre du projet.

Le diagramme à barres ou diagramme de GANTT
Fréquemment utilisé dans le cadre de la gestion de projets, le diagramme de Gantt, souvent appelé «diagramme à barres», permet une représentation graphique d'un calendrier, qui aide à planifier, coordonner et suivre l'évolution de tâches spécifiques d'un projet. Une liste des tâches ou activités est dressée en ordre de séquence d'un côté et le temps requis pour mener à terme chaque activité est représenté par une ligne ou une barre sur la droite. Plus la barre est longue, plus la tâche ou l'activité requiert de temps. En gardant ce diagramme à jour avec des données réelles, vous serez en mesure de suivre l'évolution du projet, de faire apparaître les coûts liés à un retard, voire de les estimer. Voici l'exemple d'un diagramme de Gantt de base.

TÂCHEjours
Projet de plan d'action        
Réunion du Conseil        
Analyse des logiciels envisageables        
Plan d'action final        
 12345678

Un diagramme plus complexe établi au moyen d'un logiciel de planification de projet (par exemple Ms Project) est présenté à l'annexe 3.

Le graphique PERT
Le graphique PERT (Program Evaluation Review Technique) est une technique d'évaluation et de contrôle des programmes conçue par l'armée américaine dans les années 50, utilisée comme outil de planification pour établir le calendrier des tâches mises en œuvre dans le cadre d'un projet, les organiser et les coordonner. L'un des avantages du graphique PERT est qu'il met en évidence l'interdépendance des tâches et des activités de façon très visuelle. Un exemple de graphique PERT est présenté à l'annexe 4.2.


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