EI seguimiento del proyecto es necesario en todas las etapas de su ciclo vital. Un seguimiento continuo garantiza que cualquier irregularidad se detecte y corrija a tiempo, lo que permite reducir al mínimo los efectos perjudiciales para el proyecto. Para que resulte verdaderamente eficaz, debe realizarse de forma abierta con una amplia participación de los interesados.
El seguimiento es un proceso continuo que debe llevarse a cabo con una periodicidad regular, y que debe centrarse en la evaluación del cumplimiento de diversos aspectos de la ejecución: satisfacción del cliente o usuario, evaluación de los indicadores del rendimiento y formas de medir el efecto del sistema informático en la rentabilidad. A continuación se enumeran algunos de los indicadores que se pueden emplear para medir el rendimiento:
Satisfacción del cliente o usuario:
Mayor exactitud de la información recibida
Mayor frecuencia con que se recibe la información
Mayor rapidez en el tratamiento de la información y en la elaboración de informes
Formato y presentación de la información más atractivos
Tareas completadas, resultados generados y efectos
Grado de finalización satisfactoria de las tareas y resultados enumerados en el plan de trabajo
Otros efectos directos e indirectos derivados del proyecto
Reducción de costos, efecto en la rentabilidad y rendimiento de la cooperativa, etc.
Reducción del tiempo que necesita el personal para recopilar, tramitar y analizar la información generada por el sistema, así como para elaborar informes
Menor tiempo de respuesta en la tramitación y gestión de los pedidos y entregas de productos
Mejor control de las existencias
Mejora de los servicios prestados a los miembros
Introducción de nuevos planteamientos en la generación de capital por los miembros
Seguimiento y evaluación: aspectos principales
Garantizar la continuidad en la gestión del proyecto siempre que sea posible. Los cambios de administración en el transcurso del proyecto pueden provocar retrasos.
Establecer hitos claros e indicadores del rendimiento mensurables para garantizar que el personal y los consultores cumplen con sus obligaciones en los plazos estipulados.
Organizar revisiones formales del proyecto de forma periódica. Por ejemplo, fijar reuniones al final de cada etapa de desarrollo del sistema y, después, reuniones mensuales durante el primer año de funcionamiento del sistema.
Realizar un análisis de sensibilidad de los resultados reales para mejorar la eficacia de la planificación. Si los resultados no cumplen con las expectativas, es más fácil corregir el problema en los primeros meses de funcionamiento del sistema.
Establecer planes de recuperación para acelerar la finalización de las tareas retrasadas.
EVALUACIÓN FINAL
Al final de cada proyecto de informatización, es necesario evaluar el éxito del proyecto y si ha cumplido los objetivos previstos, con el fin de informar a otras partes interesadas, en particular a los dirigentes, los administradores y los cooperativistas.
Para ello, compare el valor de cada uno de los indicadores que ha definido (como el número de transacciones, la exactitud, la velocidad, el ahorro) antes y después de la implantación del software. También puede incluir estimaciones del rendimiento futuro. La elección de los indicadores dependerá en cierta medida de la meta empresarial u objetivo de la informatización.
Por ejemplo, si el objetivo empresarial era reducir el tiempo necesario para generar un balance de comprobación y una cuenta de resultados, podrían usarse como indicadores la menor duración de la tramitación de las transacciones, la satisfacción de los cooperativistas, el ahorro derivado de una mejor administración de los activos y el cumplimiento puntual de los requisitos legales.
Pueden realizar las evaluaciones los miembros de la cooperativa, pero una opinión exterior siempre resulta útil y aporta un mayor grado de objetividad a los informes.
