CAPÍTULO 5 DEL PLP: SERVICIOS DE APOYO

Programa principal 5.1: Apoyo a la información y las publicaciones

Realizaciones

509. Este Programa principal, ejecutado por la Dirección de Información (GII), ayuda a comunicar a los gobiernos miembros, los asociados en el desarrollo y el público en general información sobre la labor de la Organización, incluyendo mensajes sobre su mandato, prioridades y programas técnicos.

510. El enfoque de la FAO con respecto a las actividades de información pública y las publicaciones está guiado por la política y estrategia de comunicación de toda la Organización, que exige un planteamiento integrado de la comunicación y hace hincapié en la participación de los departamentos técnicos en su planificación y ejecución. Durante el bienio 2000-01, se centraron los esfuerzos en incrementar el impacto de la FAO en el sector de la difusión a los medios de comunicación y en la producción de materiales de información de alta calidad con un equilibrio de idiomas adecuado. Se prestó atención especial al fortalecimiento de los procesos de planificación de la comunicación y las publicaciones con los departamentos técnicos.

511. En consulta con los departamentos técnicos y las oficinas descentralizadas, la GII emprendió una evaluación de la presentación visual de la FAO en todos los medios e inició un proyecto de identidad visual de toda la Organización para mejorar los elementos de diseño visual de las publicaciones técnicas y otros productos mediales de la FAO.

512. Relaciones con los medios. El impacto general de las relaciones de la FAO con los medios fue notable, como lo demostró la cobertura creciente de medios en la prensa local e internacional. Se distribuyeron comunicados de prensa simultáneamente en árabe, español, francés e inglés. El centro de atención de las actividades se desplazó de la labor de crónica y documentación a las noticias concretas y se manifestó en la reducción del número de producciones documentales terminadas y el aumento de la distribución de noticias en vídeo y filmaciones a las cadenas mundiales de medios de difusión.

513. Se hizo hincapié en la radio como canal decisivo de comunicación, especialmente con las poblaciones rurales de países en desarrollo, y se realizaron y distribuyeron más entrevistas radiofónicas. La distribución de materiales radiofónicos se realizó cada vez más a través de Internet y se estableció una asociación útil con la Radio de las Naciones Unidas. Estos esfuerzos permitieron mejorar notablemente la cobertura radiofónica de los programas y proyectos de campo de la FAO, incluido TeleFood.

514. Se prestó más atención a las asociaciones orientadas a los resultados con cadenas de televisión y empresas de satélites, con el fin de incrementar los espacios de televisión para comunicar mensajes de la FAO a públicos de interés de todo el mundo. Estos esfuerzos dieron como resultado la trasmisión de anuncios de servicios públicos en mercados importantes, la distribución internacional de vídeos producidos por la FAO, transmisiones en directo y por satélite de actos de la FAO para sensibilizar a la opinión pública, talleres de medios de difusión y la participación de la FAO en premios para periodismo sobre cuestiones de desarrollo.

CUADRO 5.1-1. DIFUSIÓN A LOS MEDIOS (INDICADORES SELECCIONADOS)

515. Producción multimedia. El número de materiales de información producidos aumentó notablemente, en parte debido a los preparativos para la Cumbre Mundial sobre la Alimentación: cinco años después, pero también como resultado del mayor número de productos centrados en los programas y prioridades de la FAO. La producción abarcó toda la gama de multimedia: videos, CD-ROM, crónicas especiales para la página de la FAO en Internet, etc. Se continuó desarrollando un enfoque integrado de la presentación de la campaña del Día Mundial de la Alimentación/TeleFood con la producción de prospectos, folletos y CD-ROM multimedia interactivos.

516. Disminuyó el número de páginas de Internet producidas directamente por el Grupo Multimedia debido a que los departamentos técnicos utilizaron más los instrumentos y sistemas apropiados, desarrollados en colaboración con la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (AFI), para producir independientemente páginas de Internet.

517. En conjunción con los períodos de sesiones de los Comités de Montes, Pesca y Agricultura (COFO, COFI y COAG) se prepararon en el atrio de la FAO exposiciones especiales con presentaciones muy atractivas. También se apoyó con exposiciones a las reuniones organizadas por los departamentos técnicos, así como la participación de la FAO en actos internacionales importantes, como el Salon international de l'agriculture en Paris, y en el Parlamento Europeo en Bruselas.

518. El Laboratorio de Fotografía y la Fototeca prestaron apoyo a 362 actos oficiales en la Sede y realizaron numerosas misiones de fotografía. Se recibieron más de 8 000 solicitudes de imágenes, fotografías y diapositivas del archivo digital.

CUADRO 5.1-2. MULTIMEDIA (INDICADORES SELECCIONADOS)

519. Políticas y apoyo en materia de publicaciones. De conformidad con la política y estrategia de comunicación de toda la Organización, que subraya la planificación participativa y la ejecución descentralizada, los departamentos técnicos elaboraron y ejecutaron por primera vez planes anuales de comunicación y publicaciones encaminados a asegurar que los productos de información de la FAO sean de la mejor calidad. Se supervisan estos planes para asegurar su ejecución de conformidad con una perspectiva de toda la Organización.

520. Los servicios de edición se financiaron directamente con fondos del Programa Ordinario, y no con acuerdos de fondo común. Sin embargo, la demanda de servicios de edición procedente de los departamentos técnicos continuó excediendo de la capacidad interna, lo que obligó a incrementar notablemente la contratación externa.

521. Se modificó el sistema de categorización de las publicaciones de la FAO para reflejar mejor las necesidades de los destinatarios. Se simplificaron los procedimientos para la preparación y producción de materiales de información y publicaciones, de conformidad con directrices y normas de toda la Organización que se aplicaron estrictamente. Aumentó considerablemente el número de publicaciones durante el bienio, prestándose atención particular a la aparición simultánea de las publicaciones en todos los idiomas. De las mejoras en el sistema de la FAO se trata en la entidad programática 222P5 - Programa para la mejora de la cobertura lingüística, que presta apoyo centralizado para incrementar la cobertura de idiomas, especialmente en árabe y chino.

CUADRO 5.1-3. PUBLICACIONES (INDICADORES SELECCIONADOS)

522. Sobre la base de las propuestas recibidas de los departamentos técnicos, se negociaron 19 acuerdos de comunicación con editoriales comerciales, frente a diez en 1998-99. La copublicación permite a las publicaciones de la FAO llegar a mercados a los que la FAO no conseguiría tener acceso y continúa representando una forma eficaz en función del costo de incrementar la visibilidad de los títulos de la FAO.

523. La difusión gratuita a los estados miembros de las publicaciones y otros productos de información de la FAO se realizó durante el bienio de conformidad con el sistema aprobado de cupos.

524. La venta de los productos de información de la FAO por medio del Fondo rotatorio de productos de información (IPRF) produjo un déficit. Durante varios años el IPRF no ha podido cubrir sus costos con el producto de las ventas. La reducción de los ingresos de las ventas se debe a la mayor disponibilidad gratuita de estas publicaciones de la FAO en Internet.

Programa principal 5.2: Administración

Realizaciones

525. El Programa principal abarca los sistemas de contabilidad, control financiero y presentación de informes de la Organización; ayuda a los directores de programas y al personal técnico a utilizar tecnología de información moderna; y elabora y administra políticas de personal, garantizando que la FAO tenga un personal competente y motivado. El gasto inferior al previsto se debe a los efectos de la distribución de la variación positiva de los costos de personal y a la reprogramación de los fondos de Oracle de los gastos de desarrollo a gastos operacionales.

526. Una de las principales realizaciones fue la superación de las dificultades experimentadas en la aplicación de los sistemas Oracle Financials y Atlas Travel, que sustituyeron al Sistema de Gestión Presupuestaria y Financiera (FINSYS) como principal sistema financiero de la Organización en 1999. Entre otras realizaciones, figuran la iniciación de un proyecto relativo a una nueva red de amplio alcance (WAN), el establecimiento de un comité de recursos humanos y la delegación de una serie de facultades relacionadas con la plantilla (puestos) a la AFH.

527. En conexión con el despliegue de Oracle Financials, Atlas Travel y otros sistemas administrativos a los usuarios de las distintas direcciones, se estableció el Servicio de Apoyo a la Gestión (MSS) en la Oficina del Subdirector General de Administración y Finanzas (AFD). Esta reestructuración de la función de apoyo a la gestión permitió eliminar las dependencias de apoyo a la gestión (MSU) de los distintos departamentos y suprimir 11 puestos de categoría profesional y 42 de servicios generales en las MSU. No obstante, la transferencia de trabajo a la AFF dio lugar a un incremento del personal de esta dirección, si bien en número mucho menor que las reducciones indicadas.

528. La función del MSS es facilitar una amplia gama de servicios centralizados de apoyo administrativo, asesoramiento e información sobre gestión a los directores de las direcciones y a los administradores de los departamentos en los sectores de finanzas, presupuesto, incautación de compras, personal y viajes, de conformidad con el reglamento y estatuto establecidos de la Organización. El MSS desempeña también, en nombre del Subdirector General de AFD, responsabilidades para toda la Organización en las esferas asignadas de los servicios administrativos.

529. Los siguientes indicadores fundamentales reflejan las principales categorías de productos del MSS.

CUADRO 5.2-1. SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN (INDICADORES SELECCIONADOS)

Programa 5.2.1: Servicios financieros

530. El programa abarca los servicios financieros que se prestan en apoyo del Programa Ordinario de la FAO y sus operaciones extrapresupuestarias. Incluye el mantenimiento de las políticas, procedimientos y normas financieros de la FAO, así como la definición y planificación de la arquitectura y sistemas financieros utilizados para tramitar las transacciones, mantener registros financieros y facilitar información financiera a los directos de programas y proyectos, así como a los administradores superiores y donantes. El programa abarca la gestión y contabilidad de alrededor de 1 000 millones de dólares cada bienio.

CUADRO 5.2-2. SERVICIOS FINANCIEROS (INDICADORES SELECCIONADOS)

531. Después de una ardua transición al nuevo sistemas financiero, se centraron los esfuerzos en regularizar los procesos y procedimientos de trabajo, corregir problemas de control de calidad y mejorar el programa de interfaz. A este respecto, se realizaron los desarrollos en el sistema financiero Oracle, en el almacén de datos, en el sistema Atlas Travel y en el sistema de contabilidad sobre el terreno (FAS). Como resultado de esta labor, la FAO consiguió una arquitectura de programas informáticos plenamente funcionante que está apoyando eficazmente sus operaciones financieras.

532. Una vez establecido el sistema de nivel de base y logrado su funcionamiento eficaz, se ha orientado la atención hacia la mejora necesaria del programa informático del sistema financiero, para poder simplificar ulteriormente los procesos económicos de la Organización y mejorar sus funciones de presentación de informes.

Programa 5.2.2: Sistemas y tecnología de información

533. Se desarrollaron y mejoraron los principales sistemas y bases de datos administrativos y técnicos complementarios y de toda la Organización. Se continuó prestando también apoyo a la política de descentralización comenzando, en el verano de 2001, con un proyecto para mejorar el WAN de la FAO, que se espera completar para el final de 2003.

CUADRO 5.2-3. SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (INDICADORES SELECCIONADOS)

534. En el bienio se registró la consolidación de la ejecución de la Fase I de Oracle Financials. Se consiguieron notables mejoras con la estabilización de las interfaces del sistema, el desarrollo de herramientas de conciliación de cuentas de compensación y la sustitución del programa deficiente de replicación de bases de datos con un servicio de importación y exportación en el sector de la contabilidad externa. Se introdujo con éxito el euro en los sistemas financieros y de nómina. Se inició el proyecto de mejora de las aplicaciones de Oracle para la siguiente entrega importante, 11i, con un examen de todas las necesidades y la aplicación con éxito de la mejora de prueba al final de 2001.

535. El desarrollo y apoyo de los sistemas de información técnica de la Organización creció notablemente en lo relativo al número de sistemas desarrollados y a la información sustantiva adicional disponible para difundirla por medio de disposiciones de colaboración entre el Servicio de Sistemas de Información (AFIS) y los departamentos técnicos. Se introdujeron nuevas tecnologías potentes y flexibles para satisfacer mejor las solicitudes de sistemas de información en la Sede, en las regiones y en los estados miembros. Se impartió capacitación y prestó apoyo a un número considerable de funcionarios técnicos en el uso de estas nuevas normas.

536. Se fortaleció sensiblemente la infraestructura de Tecnología de la información y la comunicación (TIC) con la aprobación del nuevo WAN por parte del Comité de Gestión y Tecnología de la Información y del Director General. Se inició la nueva red durante 2001 y se irá aplicando progresivamente durante 2002-03 junto con la mejora del sistema de correo electrónico. Como parte del proceso de descentralización y para facilitar el acceso al sistema de aplicación del almacén de datos, se distribuyeron en todas las oficinas de la FAO ordenadores personales y redes locales. Otros cambios importantes en la infraestructura de TIC son el establecimiento de un sistema de comunicación por satélite de terminal de apertura muy pequeña (VSAT), que proporciona capacidad de voz y datos, entre la Sede de Roma y la Oficina Regional de Accra; la introducción de un nuevo sistema operativo (Windows 2000) tanto en las estaciones de trabajo como en los servidores; y una importante actualización de los servicios audiovisuales, de vídeo conferencias y de televisión en circuito cerrado.

Programa 5.2.3: Servicios de personal

537. El programa, ejecutado por la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH), abarca el desarrollo de políticas y procedimientos de recursos humanos; la gestión y el control de los puestos; el apoyo a la contratación de personal; la gestión de estudios y clasificación de los puestos de trabajo; administración de sueldos y prestaciones; disposiciones de seguridad social; capacitación del personal, administración de procedimientos de apelación y consulta con los órganos representativos del personal; y supervisión y seguimiento de la administración del personal y la prestación de servicios al mismo.

538. En 2000 se estableció un Comité de Recursos Humanos para proporcionar al Director General asesoramiento estratégico y de política sobre cuestiones de gestión de recursos humanos y orientar y apoyar la aplicación de reformas al respecto. Se elaboró un Plan a Plazo Medio para la AFH que fue aprobado por la administración superior tras su examen por el Comité.

539. Se simplificó el procedimiento para el establecimiento, clasificación y gestión de los puestos y se delegaron a la AFH varias cuestiones relacionadas con la plantilla, lo que contribuyó a reducir el tiempo necesario para tramitar los cambios en la estructura orgánica y los puestos de plantilla. Se reestructuraron los grupos encargados de la contratación y la plantilla formando cuatro equipos de personal organizados como un servicio a clientes. Se mejoraron los sistemas y procedimientos de apoyo a la contratación de personal, incluyendo una mayor utilización de Internet para la publicación de las vacantes. Se emprendió un examen de los deberes y funciones del personal de servicios generales y se formularon recomendaciones sobre políticas y procedimientos de contratación y asistencia supernumeraria, que fueron aprobados por la administración superior. Se simplificaron las políticas y procedimientos de recursos humanos para apoyar una delegación cada vez mayor de responsabilidad a los encargados de la gestión cotidiana del personal.

540. Continua representando una prioridad la sustitución del Sistema Informatizado de Gestión del Personal (PERSYS). Sobre la base de un estudio encargado con objeto de evaluar las posibilidades de aplicar la Fase II y determinar la necesidad de cambios en la estrategia original para aplicar Oracle HR, la Organización decidió aplicar el componente HR/Plantilla de un sistema de planificación de recursos de empresas (ERP) basado en Oracle y adaptado a las necesidades específicas de la FAO. Se comenzó a definir las necesidades para este sistema.

541. Se facilitó asesoramiento proactivo a los encargados de la gestión en las distintas dependencias acerca de la solución pronta de controversias relacionadas con el trabajo, lo que contribuyó a mantener en un nivel comparativamente bajo el número de apelaciones y reclamaciones administrativas. Se prestó también asesoramiento a la administración superior sobre casos que planteaban cuestiones fundamentales de derecho laboral. Se ofreció coordinación para la distribución y cese del personal en condiciones convenidas utilizando la disponibilidad de 9 millones de dólares aprobada por la Conferencia de la FAO, juntamente con el presupuesto de crecimiento nominal cero (CNC).

542. La AFH participó activamente en el examen de la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI) sobre el sistema de pagos y prestaciones de las Naciones Unidas y siguió participando en consultas entre organismos, incluyendo reuniones de la red de recursos humanos, la CAPI y el Comité Mixto de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas (UNJSPB). Se convocaron y firmaron nuevos contratos sobre planes de seguro médico para el personal de plantilla y supernumerario.

543. Aproximadamente un 25 por ciento de los recursos de formación de personal se dedicaron a la mejora de la competencia en un segundo o tercer idioma y se elaboró un plan de estudios y sistema de evaluación normalizados para todos los cursos de idiomas. Continuó la capacitación informática en apoyo del sistema Oracle y los instrumentos normalizados de tecnología de la información, que se amplió para incluir la creación de páginas Web y el diseño de información y documentos para su publicación en Internet, si bien el volumen de la capacitación en cuestiones informáticas disminuyó con respecto a 1998-99. Se inició un programa de orientación para los nuevos contratados encaminado a conseguir una mayor productividad del personal en su período inicial.

544. A petición del Comité del Programa, se hizo un examen de la capacitación relacionada con el ciclo de proyectos centrada en la identificación, formulación y diagnóstico de problemas. Se proyectó un nuevo curso panorámico sobre el ciclo de proyectos en el que se aplicaron instrumentos de aprendizaje a distancia, incluyendo módulos de videoconferencia y de enseñanza a distancia.

545. Se emprendió la incorporación de las cuestiones de género, juntamente con la Dirección de Género y Población (SDW), (ref. C 2001/9, Plan de Acción de la FAO sobre género y desarrollo), haciendo hincapié en un enfoque más sistemático y completo para la incorporación de la formación de personal técnico, que incluye:

• Facilitar el desarrollo de liderazgo de mujeres profesionales mediante programas especializados elegidos;
• Utilizar el curso panorámico sobre el ciclo de proyectos para introducir el análisis de género en la Sede y en las oficinas descentralizadas; y
• Introducir el compromiso de promover a las mujeres y la diversidad en un nuevo programa de orientación.

546. La Dependencia Médica (AFDM), además de continuar desempeñando sus funciones normales, inició un nuevo servicio de fisioterapia en la Organización, servicios clínicos para viajes privados, un programa de evaluación de estaciones de trabajo y un sistema integrado de gestión de la información sobre salud.

CUADRO 5.2-4. SERVICIOS DE PERSONAL (INDICADORES SELECCIONADOS)