DEUXIÈME PARTIE

ÉTATS FINANCIERS DU PROJET DE RELÈVEMENT D’URGENCEDES EXPLOITATIONS AGRICOLES AU KOSOVO POUR LA PHASE D’EXÉCUTION RELATIVE A LA PÉRIODE QUI S’EST
TERMINÉE LE 31 DÉCEMBRE 2001

RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

Mes collaborateurs ont vérifié les états financiers de la phase d’exécution du projet de relèvement d’urgence des exploitations agricoles (EFRP) au Kosovo pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001. Conformément au mandat convenu entre la Banque mondiale et l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO), ces états comprennent les suivants: états 1-A et 1-B intitulés respectivement «Sources et utilisations des fonds par catégorie de dépenses» et «Utilisations des fonds par activité du projet», comme indiqué dans les rapports de gestion du projet. Ces états financiers relèvent de la responsabilité du Directeur général de la FAO, qui a exécuté le projet. Je suis chargé de formuler une opinion à propos de ces états financiers sur la base de la vérification exécutée.

La vérification a été exécutée conformément aux normes communes de vérification du Groupe de vérificateurs externes des comptes de l’Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l’Agence internationale de l’énergie atomique et au mandat susmentionné. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de façon à obtenir une garantie raisonnable que les états financiers ne comportent aucune inexactitude importante. Une vérification consiste à examiner par contrôles ponctuels les preuves attestant des montants et des renseignements présentés dans les états financiers. Une vérification consiste également à évaluer les principes comptables utilisés et la présentation d’ensemble des états financiers. J’estime que la vérification a fourni une base raisonnable pour que je puisse me forger une opinion.

Conformément aux termes du mandat mentionné plus haut, les états financiers devaient être préparés suivant le principe de la comptabilité de trésorerie, comme l’a demandé la Banque mondiale, et conformément aux dispositions de l’accord conclu, le 14 août 2000, entre la Mission intérimaire de l’ONU au Kosovo (MINUK) et la FAO.

A mon avis, les états financiers identifiés dans le premier paragraphe ne présentent pas fidèlement, sous tous leurs aspects, les sommes reçues et décaissées pendant la période se terminant le 31 décembre 2001 conformément à la comptabilité de trésorerie mentionnée plus haut, en raison de l’omission d’un montant de 1 481 000 dollars E.-U. correspondant au décaissement fait au titre de l’Engagement spécial N°3 (lettre de crédit émise par la Banque mondiale pour l’achat du cheptel bovin décrit en détail aux paragraphes 17 à 21 et 28 à 31 de la lettre sur la gestion).

Néanmoins, à mon avis, les états financiers identifiés dans le premier paragraphe présentent fidèlement, sous tous ses aspects, le solde de trésorerie de l’EFRP au 31 décembre 2001.

Conformément au mandat cité plus haut, mes collaborateurs ont aussi vérifié les cinq états des dépenses utilisés comme base pour la présentation des notifications de retrait : trois pour la subvention de l’Association internationale du développement (IDA) une pour la subvention des Pays-Bas et une pour celle de la Suède. Les tests et contrôles effectués comprenaient notamment l’examen des justificatifs des états des dépenses et le rapprochement entre les notifications de retrait et les états des dépenses d’une part, et les états financiers de l’autre. Toutes les dépenses étaient recevables.

Le présent rapport est destiné, pour information, à la FAO, à l’IDA, à la MINUK et à la Banque mondiale

Juillet 2002

TROISIÈME PARTIE

LETTRE SUR LA GESTION CONCERNANT LA VÉRIFICATION DU PROJET DE RELÈVEMENT D’URGENCE DES EXPLOITATIONS AGRICOLES AU KOSOVO POUR L’EXERCICE FINANCIER
QUI S’EST TERMINÉ LE 31 DECEMBRE 2001

Généralités

Introduction

1. La présente lettre sur la gestion contient les résultats de la vérification du projet de relèvement d’urgence des exploitations agricoles (EFRP) au Kosovo pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001. La projet, financé par la Banque mondiale, a été exécuté par l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) au nom de la Mission d’administration intérimaire des Nations Unies au Kosovo (MINUK) (voir l’annexe I pour des informations générales sur le projet). Cette vérification spéciale a été demandée par le Comité financier en mai 2000 (quatre-vingt-quatorzième session) conformément à l’article 12.6 du Règlement financier de la FAO. L’ampleur de la vérification avait été déterminée en vertu du l’accord entre la MINUK et la FAO le 14 août 2000 et le mandat révisé convenu entre la Banque mondiale et la FAO en 2002. La vérification a été réalisée au siège et sur le terrain. Mes collaborateurs se sont rendus sur les lieux de l’EFRP à Pristina, en avril 2002, et ont effectué quelques vérifications dans une des municipalités et dans la banlieue de Pristina où le projet a été exécuté.

2. La présente lettre sur la gestion, qui a été rédigée en anglais, comprend les observations et les recommandations découlant de la vérification des états financiers de l’EFRP pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001 (première partie) et des examens spécifiques effectués conformément au paragraphe 6 du mandat révisé susmentionné (deuxième partie). La présente lettre contient aussi des commentaires sur les mesures prises à la suite des recommandations contenues dans ma lettre précédente concernant la période qui s’est terminée le 31 décembre 2000. Les commentaires sur ces questions figurent dans la section les concernant ou sont regroupées à la fin du document dans une section spéciale où les actions de suivi sont analysées et évaluées.

Vérification des états financiers du projet

3. Conformément au paragraphe 1 du mandat révisé, mes collaborateurs ont vérifié les états financiers de l’EFRP pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001, qui comprenaient ce qui suit:

• «États des sommes reçues et des dépenses acquittées» (états 1-A et 1-B intitulés «Sources et utilisations des fonds par catégorie de dépenses» et «Utilisations des fonds par activité du projet», respectivement) comme indiqué dans le rapport de gestion du projet.
• «États des dépenses» utilisés comme base pour la présentation des notifications de retrait.

4. La vérification s’est déroulée conformément aux normes communes de vérification du Groupe de vérificateurs externes des comptes de l’Organisation des Nations Unies (ONU), des institutions spécialisées et de l’Agence internationale de l’énergie atomique. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de façon à obtenir une garantie raisonnable que les états financiers ne comportent aucune inexactitude importante. Le Directeur général est responsable de la préparation de ces états financiers et je suis chargé de formuler une opinion les concernant.

5. La vérification a été effectuée conformément au mandat révisé susmentionné. Elle a comporté un examen, sur la base d’un contrôle, des preuves attestant des informations présentées dans les états financiers de l’EFRP. Elle a également consisté à analyser les principes comptables utilisés et leur conformité avec l’autorité légale, et à évaluer la présentation générale des états financiers. Les règles et procédures de la FAO ont été appliquées à l’EFRP à l’exception, toutefois, de toutes règles, procédures ou bonnes pratiques spécifiques demandées ou conseillées par les donateurs et faisant partie des accords de subvention. De fait, les achats ont dû être réalisés conformément aux règles et procédures de la Banque mondiale et c’est également la Banque qui a déterminé le format de l’établissement des rapports d’exécution et financiers.

6. La vérification m’a permis de formuler des opinions sans réserve sur les états financiers de la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001, lesquels sont reproduits à la page ….

Examens spécifiques

7. Outre la vérification des comptes, mes collaborateurs ont effectué des examens spécifiques conformément au paragraphe 6 du mandat révisé précité:

• les changements apportés en 2001 à l’organisation, aux systèmes et aux procédures mis en place pour l’exécution du projet ont été examinés au siège et à Pristina. Les aspects suivants ont été spécifiquement passés en revue : organisation et personnel (voir les paragraphes 36 à 42), systèmes de rémunération (voir les paragraphes 43 à 46), responsabilités financières (voir les paragraphes 47 à 50) et établissement des rapports et, sur le terrain, inventaires (voir les paragraphes 51 à 53).
• Les aspects concernant les achats ont été analysés : tous les appels d’offre (à l’exception de ceux faisant l’objet de contrat direct) relatifs à l’achat de biens et services entrepris en 2001 ont été examinés (voir les paragraphes 54 à 59). Les lettres d’entente avec les agences d’exécution ont également été examinées (voir les paragraphes 60 à 62).
• Sur le terrain, mes collaborateurs ont passé en revue les quatre composantes du projet à ce jour et vérifié le suivi des observations et recommandations contenues dans ma lettre sur la gestion précédente (voir les paragraphes 63 à 75).

Résumé des recommandations

8. Le tableau ci-après récapitule mes recommandations. Conformément au souhait exprimé par le Comité financier en septembre 2001 (quatre-vingt-dix-septième session), le tableau indique la priorité relative de ces recommandations (fondamentale, importante ou mérite l’attention)¹ ainsi que leur délai de mise en œuvre.

VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS DU PROJET

Rapports de gestion du projet

Date de soumission et contenu des rapport de gestion du projet

9. Conformément à la clause générale 3.6 de l’accord conclu avec la MINUK, la FAO a dû produire les rapports et documents figurant à l’appendice IV. Parmi eux se trouvaient notamment les rapports de gestion du projet «à produire tous les trois mois pendant toute la durée du projet» dans des formats compatibles avec l’annexe du manuel LACI (Loan Administration Change Initiative (LACI) Implementation Handbook). Comme récapitulé au tableau 2 qui suit, le premier rapport de gestion du projet a été soumis à la Banque mondiale plus de deux mois après la fin du trimestre auquel il se rapportait, en raison de questions restées en suspens avec la Banque. Les rapports suivants ont toujours été envoyés avant la date d’échéance établie dans le manuel LACI².

10. Conformément au paragraphe 3 du mandat révisé pour la vérification de l’EFRP, les rapports de gestion du projet devraient inclure :

• (a) les états des sources et des utilisations des fonds pour l’exercice financier en cours et cumulés à ce jour, établissant séparément une comparaison entre les fonds prévus au budget et les fonds véritablement reçus de la Banque mondiale, les fonds du projet provenant d’autres donateurs et les fonds de contrepartie, ainsi que les utilisations des fonds selon les principales catégories de dépenses;
• (b) les états des utilisations des fonds pour chaque activité du projet établissant une comparaison entre les fonds prévus au budget et les dépenses réelles au titre de la phase principale du projet, pour l’exercice financier en cours et cumulées à ce jour.

C’était en fait le cas pour les rapports de la gestion soumis pour le projet en 2001.

11. Enfin, «dans une annexe au rapport de gestion du projet au 31 décembre 2001, la FAO établi(ra) un rapprochement entre les sommes «reçues par le projet de la Banque mondiale» et celles indiquées comme ayant été déboursées par la Banque mondiale. Dans le cadre de ce rapprochement, la FAO précise(ra) le mécanisme de décaissement, par exemple les états des dépenses, engagements spéciaux ou remboursements directs». Cette annexe a, en effet, été jointe au rapport de gestion du projet pour le dernier trimestre de 2001.

Solde d’ouverture des fonds disponibles

12. Conformément au rapport de gestion du projet soumis pour le premier trimestre de 2001, le solde d’ouverture au 1er janvier 2001 s’élevait à 826 000 dollars E.-U. En outre, un «écart inexpliqué» de 15 000 dollars E.-U. a été déduit, portant le solde d’ouverture à 811 000 dollars E.-U. De fait, le solde d’ouverture aurait dû être de 839 000 dollars E.-U. comme indiqué dans les états financiers du projet vérifiés pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2000. L’écart était dû au fait que le rapport de gestion du projet pour le premier trimestre de 2001, qui a été soumis à la Banque en juin 2001, se fondait sur celui du quatrième trimestre de 2000, et non sur les états financiers du projet, qui n’ont été finalisés qu’en novembre 2001.

13. Malheureusement, comme déjà mentionné dans ma lettre sur la gestion précédente (voir le paragraphe 30) le montant total inscrit au titre des «sources de fonds» dans le rapport sur la gestion du projet pour le quatrième trimestre de 2000 était erroné. Il aurait dû être de 4 341 000 dollars E.-U. et non de 4 328 000 dollars E.-U. (soit une différence de 13 000 dollars E.-U.) pour les raisons suivantes :

• Le montant des deux lettres de crédit émises par la Banque montrait un surplus de 15 000 dollars E.-U.
• Le montant relatif aux intérêts créditeurs de 28 000 dollars E.-U. n’avait pas été pris en compte.

Le montant excédentaire des lettres de crédit a été corrigé dans le rapport de gestion du projet relatif au premier trimestre de 2001, ce qui expliquait la déduction des 15 000 dollars E.-U. mentionnée ci-dessus. Les intérêts créditeurs ont été inclus dans le rapport de gestion du projet du deuxième trimestre de 2001.

Résultats de la vérification concernant les sources de fonds

États séparés par subvention

14. La phase d’exécution était financée initialement par l’Association internationale de développement (IDA) et le Gouvernement des Pays-Bas pour un montant de 10 millions de dollars E.-U.³ et 1,8 million de dollars E.-U.⁴ respectivement. Un financement supplémentaire correspondant à un million de dollars E.-U.⁵ et à 4,1 millions de dollars E.-U.⁶ respectivement a été obtenu en 2001 du Gouvernement suédois et de l’IDA. Dans ma lettre sur la gestion précédente (voir le paragraphe 27), j’avais noté que, du moment que les subventions étaient versées par l’entremise de l’IDA, des états séparés n’avaient pas été établis. Cependant, la Banque ayant demandé que les différentes contributions soient clairement identifiées, et que les dépenses relatives soient imputées à des composantes spécifiques, conformément au budget du projet, la FAO a assuré qu’elle se conformerait à cette exigence à partir du rapport du deuxième trimestre de 2001.

15. C’est ce qui a eu lieu. A partir du deuxième trimestre de 2001, tous les rapports de gestion du projets comprenaient des états séparés (états 1-E1 à 1-E3) indiquant, par subvention, l’état des fonds reçus et dépensés. Cependant, mes collaborateurs ont noté ce qui suit:

• Même si les états 1-E devaient être rédigés en dollars E.-U., les chiffres étaient souvent arrondis en milliers de dollars (voir les états 1-E1 et 1-E2 pour les deuxième, troisième et quatrième trimestre et l’état 1-E3 pour le quatrième trimestre).
• Une petite erreur s’est glissée dans l’état 1-E3 (subvention suédoise) pour le troisième trimestre. Les fonds reçus s’élevaient à 863 689, 67 dollars E.-U. contre les 863 719 indiqués. Toutefois, le chiffre correct était mentionné dans l’annexe au rapport de gestion du projet du quatrième trimestre de 2001, qui récapitulait les fonds reçus.

16. En outre, bien que des états séparés aient été établis pour chaque subvention, en ce qui concerne la phase d’exécution, la FAO a continué, dans ses propres livres comptables, à regrouper tous les fonds reçus en un seul fonds fiduciaire⁷ conformément à sa pratique de comptabilité habituelle pour les projets multidonateurs. Puisque cette situation n’a pas facilité la localisation des fonds reçus et l’établissement des rapports destinés aux donateurs, je recommande, à l’avenir, pour les futurs projets multidonateurs, que des fonds fiduciaires séparés soient établis pour chaque donateur.

Sources de fonds

17. Conformément aux procédures convenues, les fonds pourraient être mis à la disposition du projet à partir des sources suivantes :

• La FAO pouvait demander des avances pour couvrir le coût estimé de la fourniture de biens et services pour une période initiale, en vertu de la clause générale 6.4 de l’accord entre la MINUK et la FAO.
• Par la suite, la FAO devait «préparer régulièrement des états reflétant les dépenses acquittées pendant la période concernée par l’état, dans le format spécifié à l’appendice IX» (état type des dépenses) accompagnés d’une notification de retrait.
• Pour les achats de biens dépassant un million de dollars E.-U. par contrat/bon de commande, des lettres de crédit ont été envoyées directement par la Banque mondiale, mais elles ne couvraient que 80% du montant des achats prévus par le contrat/bon de commande. Les 10% de l’avance et les 10% restants, à verser après l’approbation finale de la FAO, ont été traités suivant les procédures ordinaires de décaissement de la FAO.

18. Comme récapitulé au tableau 3 qui suit, six notifications de retrait (quatre pour la subvention de l’IDA et deux pour celle de la Suède) ont été traitées en 2001, soit pour des avances de fonds soit pour le remboursement des dépenses au titre des états des dépenses soumis. En outre, la Banque mondiale a émis deux lettres de crédit, en octobre 2001, pour l’achat d’animaux et de tracteurs, d’un montant de 1 481 896 et 803 520 dollars E.-U. respectivement. Cependant, seule la première a comporté un décaissement en 2001 (1 481 571 dollars E.-U. déboursés le 29 novembre 2001 et 325 dollars E.-U. non déboursés).

19. Les intérêts créditeurs provenaient du solde des fonds non utilisés. En l’absence de toutes dispositions concernant les intérêts créditeurs dans l’accord entre la MINUK et la FAO, cette dernière a appliqué ses procédures habituelles pour les fonds fiduciaires. Conformément à la section 250.253 du manuel de la FAO «les intérêts sont calculés tous les six mois au taux moyen des intérêts dus pendant les six mois précédents, et s’appliquent aux quatre cinquièmes du solde de trésorerie de chaque compte de fonds fiduciaire, à la fin de chaque mois des mois précédents». Si, toutefois, le fonds fiduciaire enregistre un déficit de trésorerie, l’intérêt sera débité sur la totalité du déficit, conformément à la section 250.252 du manuel de la FAO. L’intérêt net perçu par le projet en 2001 s’élevait au total à 19 030 dollars E.-U. contre 23 338 dollars en 2000. Toutefois, seul un montant de 13 000 dollars, correspondant aux intérêts créditeurs pour le premier semestre de 2001, a été inscrit sous «sources de fonds» dans le rapport de gestion du projet pour le troisième trimestre de 2001. Mes collaborateurs ont été informés que celui correspondant au deuxième semestre de 2001 figurait dans le rapport de gestion du projet relatif au premier trimestre de 2002. En outre, en l’absence de fonds fiduciaires établis séparément dans les livres comptables de la FAO, les intérêts créditeurs n’étaient pas attribués à chaque subvention. Je recommande que des élucidations soient obtenues de la Banque sur l’utilisation des intérêts créditeurs dus au projet à ce jour.

20. Comme indiqué dans le tableau 3 ci-dessus, les fonds mis à la disposition du projet en 2001 étaient de 5 262 770 dollars E.-U. Ce montant ne correspondait pas à la somme indiquée sous «sources de fonds» dans les rapports trimestriels de gestion du projet, qui ne s’élevait qu’à 3 781 000 dollars E.-U. L’écart de 1 481 000 dollars E.-U. était dû à l’omission du décaissement effectué en 2001 au titre de l’une des deux lettres de crédit envoyées en octobre 2001. Il est évident que le même écart a été constaté pour la totalité des fonds alloués au projet depuis son démarrage. Un montant de 10 922 000 dollars E.-U. a été indiqué dans le rapport de gestion du projet soumis pour le quatrième trimestre de 2001, dans l’état 1-A ainsi que dans l’annexe relative au «rapprochement entre les sommes «reçues par le projet de la Banque mondiale» et celles indiquées comme ayant été décaissées par la Banque mondiale». Compte tenu de ce qui précède, j’estime que le rapport de gestion du projet relatif au quatrième trimestre de 2001 ne présente pas fidèlement, sous tous les aspects, les montants des fonds alloués au projet pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001 ainsi qu’à ce jour.

Résultats de la vérification concernant les utilisations des fonds

21. Conformément au paragraphe 4 du mandat révisé, et outre la vérification des rapports de gestion du projet, j’ai été chargé de vérifier également tous les états des dépenses utilisés comme base de la soumission des notifications de retrait, et d’effectuer tous les tests et contrôles jugés nécessaires. A cet égard le mandat révisé indique ce qui suit:

• «Aux fins de la recevabilité du projet, ces dépenses doivent être soigneusement comparées avec les accords de financement pertinents et, le cas échéant, avec le document d’évaluation du projet.
• Lorsque des dépenses irrecevables paraissent avoir été incluses dans les notifications de retrait et remboursées, elles devront être mentionnées séparément par le vérificateur.”

22. Outre les états des dépenses à vérifier, il a été fourni à mes collaborateurs les listes des dépenses connexes imputées au projet conformément aux livres comptables de la FAO. Mes collaborateurs ont donc pu effectuer un rapprochement entre les sommes mentionnées dans les rapports sur la gestion du projet et les états des dépenses présentés à la Banque mondiale, d’une part, et dans les livres comptables de la FAO au 31 décembre 2000, de l’autre. Conformément au paragraphe 2 d) du mandat «il doit exister des liens précis entre les livres comptables et les rapports présentés à la Banque mondiale».

États des dépenses soumis

23. Comme le récapitule le tableau 4 qui suit, cinq états des dépenses ont été soumis concernant les dépenses encourues pour le projet en 2001 : trois pour la subvention de l’IDA et deux pour les subventions des Pays-Bas et de la Suède, respectivement. Ils n’ont pas été soumis régulièrement ou quand le montant des dépenses avait atteint un niveau donné. C’est ainsi que le seul état des dépenses soumis au titre de la subvention suédoise concernait les dépenses payées pour la période comprise entre juillet 2001 et janvier 2002 d’un montant de 958 129 dollars E.-U. De même, pour la subvention de l’IDA, l’état des dépenses soumis avec la notification de retrait N° 7 comprenait des dépenses réglées entre juillet et décembre 2000 d’un montant total supérieur à 1,7 million de dollars. Entre-temps, une avance d’un million de dollars E.-U. avait été demandée.

24. En ce qui concerne la fréquence appropriée de la présentation des états des dépenses, la clause générale 6.4 d) de l’accord entre la MINUK et la FAO précise que cette dernière «doit établir régulièrement des états indiquant les dépenses payées pendant la période correspondant à l’état, dans le format spécifié à l’appendice IX». Cependant, comme l’indique le manuel des décaissements de la Banque mondiale, «les états des dépenses devraient normalement être établis tous les mois ou tous les trimestres⁸». Pour le projet en 2001, j’estime que leur soumission au moins une fois par trimestre aurait eu les avantages suivants :

• Elle aurait évité la présentation d’états des dépenses pour des montants élevés comprenant un grand nombre de différents éléments, comme mentionné plus haut, et aurait ainsi réduit les risques d’erreurs.
• Elle aurait facilité l’établissement des rapports de gestion qui doivent être présentés tous les trois mois.
• Elle aurait évité que la FAO eût à avancer des fonds au projet pour le dernier trimestre de 2001. Cette avance était, non seulement contraire au principe énoncé à la section 250.113 du manuel de la FAO⁹, mais aussi inadaptée, compte tenu de la situation de trésorerie de l’Organisation.

En vertu de ce qui précède, je recommande qu’à l’avenir les états des dépenses soient soumis au moins une fois par trimestre.

25. Conformément à la section 12.30 des politiques opérationnelles de la Banque, le système des états des dépenses exige que l’entité du projet ait notamment “les capacités administratives et comptables nécessaires pour établir et tenir à jour des registres des états des dépenses et les rendre immédiatement disponibles pour inspection”, étant donné que tous les justificatifs ont été retenus. Pour le projet, mes collaborateurs ont été informés que les états des dépenses étaient préparés en fonction des listes des dépenses imputées au projet extraites des tableurs de la grande base de données en Excel. Toutefois, le problème résidait dans le fait que mes collaborateurs n’avaient pu obtenir ces tableurs (en version électronique ou papier), qui constituaient une trace d’audit entre les livres comptables de la FAO et chaque état des dépenses soumis. De fait, ils n’ont reçu qu’un tableur pour la totalité des dépenses relatives à 2001. Compte tenu de ce qui précède, je recommande que soit améliorée la tenue des registres des états des dépenses et qu’une trace d’audit correcte soit établie pour chaque état des dépenses, non seulement pour celles payées au siège mais aussi pour celles réglées sur le terrain.

26. Mes collaborateurs ont noté, en ce qui concerne l’état des dépenses soumis avec la notification de retrait N°4 (subvention de l’IDA), qu’un montant de 1 498 610 dollars E.-U. avait été inscrit à tort dans la colonne «total cumulé des paiements effectués» au lieu du montant effectif de 1 717 821 dollars E.-U., en raison de la déduction de 219 211 dollars E.-U. pratiquée «pour ne pas dépasser le montant total des fonds disponibles pour la subvention à cette date». Une telle présentation, à mon avis, prêtait à confusion. La somme inscrite dans la colonne «total cumulé des paiements effectués» devrait correspondre au montant des dépenses acquittées. Toute déduction faite au titre d’une avance ne devrait influencer que la colonne «montant demandé dans cette notification».

27. En ce qui concerne les dépenses payées sur le terrain, les rapports établis selon le type de dépenses laissaient beaucoup à désirer car souvent ces dépense étaient imputées à la catégorie erronée dans les livres comptables de la FAO. C’est ainsi que l’achat de 25 taureaux, décrit en détail au paragraphe 68 et d’un montant de 18 366,20 dollars E.-U., figurait, joint à d’autres dépenses, comme s’élevant à 28 521 dollars E.-U. sous «matériel de bureau» dans l’état des dépenses accompagnant la notification de retrait N°7 (subvention de l’IDA).

Rapprochement des montants indiqués sous «utilisations des fonds»

28. Dans le cadre des «tests et contrôles estimés nécessaires» pour la vérification des états des dépenses prévue par le mandat révisé précité, mes collaborateurs ont cherché à faire concorder les montants des dépenses (conformément aux états des dépenses soumis et à la lettre de crédit envoyée) avec les rapports de gestion du projet, d’une part, et les livres comptables de la FAO, de l’autre. Le rapprochement s’est avéré irréalisable pour chaque trimestre de 2001 du fait de la non-présentation de ces états chaque trimestre et de l’absence d’une trace d’audit tant pour les états des dépenses que pour les rapports de gestion du projet.

29. Il faut noter que ces derniers n’ont pas été établis en fonction des états des dépenses, mais des listes des dépenses en vertu des livres comptables de la FAO. Le code des dépenses (par subvention pour l’état 1-A et par activité du projet au titre de chaque élément pour l’état 1-B) a été réalisé à l’aide des tableurs Excel. Mes collaborateurs n’en ont reçu que quelques-uns. En outre, les documents de travail ne représentaient pas une trace d’audit claire allant des listes des dépenses aux rapports de gestion du projet. De ce fait, mes collaborateurs n’ont pu réaliser qu’un rapprochement général à ce jour. Compte tenu de ce qui précède et en complément de mes recommandations précédentes (voir les paragraphes 24 et 25), je recommande qu’à l’avenir la même date limite soit appliquée aux rapports de gestion du projet et aux états des dépenses, afin que les premiers puissent être établis en fonction des deuxièmes avec une trace d’audit correcte.

30. Comme récapitulé dans le tableau 5 qui suit, les dépenses au titre du projet à ce jour s’élevaient à 12 629 797 dollars E.-U., compte tenu du montant décaissé au titre des lettres de crédit émises et des états des dépenses soumis avec, toutefois, les rectifications suivantes pour les deuxièmes :

• Un montant de 69 886 dollars E.-U. a été déduit du montant communiqué avec la notification de retrait N°5 (subvention de l’IDA), la Banque n’ayant pas approuvé la dépense en l’absence de justificatifs. Étant donné que le montant du contrat avait dépassé le seuil établi dans l’accord de fonds fiduciaires, il a fallu présenter une documentation complète. Le montant a été demandé à nouveau avec la notification de retrait N°7 (subvention de l’IDA) et les justificatifs connexes ont été dûment inclus.
• Un montant de 78 000 dollars E.-U. a été déduit du montant communiqué avec la notification de retrait N° 3 (subvention de la Suède) car la dépense n’avait été réglée qu’en janvier 2002.

31. Conformément au rapport de gestion du projet pour le quatrième trimestre de 2001, un montant de 11 148 dollars E.-U. a été enregistré comme dépenses au titre du projet à ce jour. Ce montant concordait avec le montant des dépenses imputé au projet suivant les livres comptables de la FAO au 31 décembre 2001. Cependant, un écart de 1 481 dollars E.-U. existait par rapport au montant calculé dans le tableau 5 ci-dessus, car la lettre de crédit émise par la Banque mondiale en 2001, dont le montant avait été décaissé en 2001, n’avait pas été prise en compte. Vu ce qui précède, j’estime que le rapport de gestion du projet de 2001 ne présente pas fidèlement, sous tous les aspects, les montants des fonds décaissés par le projet pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2001 ainsi que les montants au titre du projet à ce jour.

32. Un autre rapprochement effectué par mes collaborateurs visait à vérifier si la ventilation des dépenses par subvention, communiquée par le rapport de gestion du projet du quatrième trimestre de 2001 (état 1-A), correspondait réellement aux états des dépenses soumis et aux lettres de crédit émises (celle de 2001 n’avait pas été prise en compte puisqu’elle avait été omise dans le rapport de gestion du projet comme mentionné ci-dessus). Comme le récapitule le tableau 6 qui suit, un petit écart (dû probablement à l’arrondissement) avait été noté pour la subvention de la Suède.

33. En ce qui concerne les écarts relatifs aux subventions de l’IDA et de la Suède, ils ont été expliqués par la regroupement suivant des dépenses. En juin 2001, la FAO avait demandé que les dépenses de 337 054 dollars E.-U. pour les biens et de 5 464 dollars E.-U. pour les consultants soient passées de la subvention de l’IDA à celle des Pays-Bas «sur la base de l’allocation budgétaire». La demande a été approuvée par la Banque mondiale le 22 août 2001 et le passage dûment pris en compte dans le dernier rapport de gestion du projet pour l’année qui s’est terminée le 31 décembre 2001.

34. Mes collaborateurs ont aussi tenté de vérifier si la ventilation des dépenses par activité du projet indiquée dans le rapport de gestion du projet relatif au quatrième trimestre de 2001 (état 1-B) correspondait effectivement au type de dépenses réglées. En l’absence d’une trace d’audit, en particulier pour les dépenses encourues sur le terrain, leur rapprochement ne pouvait être exhaustif. Les contrôles effectués sur toutes les dépenses payées au siège n’ont pas fait apparaître d’erreurs.

Soldes de clôture

35. Sur la base des résultats de leur vérification, mes collaborateurs ont reconstitué la situation des sources et des utilisations des fonds à ce jour pour l’EFRP, afin de déterminer le solde de clôture au 31 décembre 2001. En l’absence d’une trace d’audit, les dépenses ont été attribuées à chaque trimestre en fonction des états des dépenses soumis et du passage mentionné plus haut. Comme récapitulé au tableau 7 qui suit, le solde total de clôture s’élevait à moins 225 729 dollars E.U., chiffre arrondi à moins 225 000 dollars E.-U. dans le rapport de gestion du projet du quatrième trimestre de 2001. En ce qui concerne les soldes de clôture par subvention, les écarts observés pourraient être dus à l’arrondissement. Compte tenu de ce qui précède, j’estime que le rapport de gestion du projet pour le quatrième trimestre de 2001 présente fidèlement, sous tous les aspects, le solde de trésorerie du projet au 31 décembre 2001, ainsi que du projet à ce jour.

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¹ La priorité des recommandations a été classée comme suit:
· Fondamentale : mesure qui est considérée impérative pour garantir que la FAO ne soit pas exposée à des risques importants. L’absence de mesures pourrait entraîner des conséquences financières graves et de fortes perturbations dans le déroulement des opérations.
· Importante : mesure qui est considérée nécessaire pour éviter de s’exposer à des risques importants. L’absence de mesures pourrait entraîner des irrégularités, des manquements et des désaccords qui pourraient avoir de graves conséquences notamment financières, et compromettre la réalisation des objectifs.
· Mérite l’attention : mesure qui est considérée souhaitable et devrait aboutir à un meilleur contrôle et à une plus grande rentabilité.

 ² Conformément à la section 5.01 du manuel LACI, “la Banque devrait recevoir les rapports de gestion du projet dans les 45 jours qui suivent la fin du trimestre antérieur, indépendamment de la demande éventuelle de nouvelles avances”.

³ Subvention de l’IDA, accord de fonds fiduciaires TF 023907 du 25 juillet 2000

⁴ Subvention des Pays-Bas, accord de fonds fiduciaires TF23822 du 23 juin 2000

⁵ Subvention de la Suède, accord de fonds fiduciaires TF 024902 du 22 décembre 2000

⁶ Subvention de l’IDA, accord de fonds fiduciaires TF 23907-1 du 29 août 2000

⁷ TFZ19K000131 pour la phase d’exécution (TF2Z19K000045 avait été établi pour la phase préparatoire)

⁸ Voir “Instruction for completion of Application for Withdrawal – Statements of Expenditures (SOEs) – Annex 8 of the Disbursement Handbook” (Istructions pour la compilation de la notification de retrait – États des dépenses – Annexe 8 du Manuel des décaissements) – Banque mondiale – 1992.

⁹ Conformément à la section 250.113 du manuel de la FAO “l’Organisation ne prend en principe d’engagement financier et n’effectue de décaissements au titre d’un fonds fiduciaire qu’au moment où les fonds sont reçus. Les accords de financements anticipés peuvent être conclus dans des cas exceptionnels.”