INTRODUCCIÓN

1. Este documento se presenta a los Comités del Programa y de Finanzas de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 2 de la parte dispositiva de la Resolución 7/2003 de la Conferencia sobre las Consignaciones presupuestarias para 2004-05 (cuyo texto completo se reproduce en el Anexo I).

2. La cuantía de 749,1 millones de dólares EE.UU. aprobada en la Resolución sobre las consignaciones refleja sólo en parte el reajuste del tipo de cambio (con el tipo de cambio presupuestario de 1 euro = 1,19 dólares EE.UU. establecido por la Conferencia) y la consignación para el aumento previsto de los costos, que se habría necesitado para alcanzar la cuantía de un presupuesto de crecimiento real cero (CRC) de 800,3 millones de dólares EE.UU. Hay que recordar que esta cuantía aprobada de 749,1 millones de dólares fue el resultado de un compromiso, tras las prolongadas negociaciones mantenidas entre los Miembros durante la Conferencia. La diferencia de 51,2 millones de dólares con respecto a la cuantía del CRC se distribuyó simplemente entre los diversos capítulos presupuestarios, para llegar a las cifras globales que figuran en la Resolución. Así pues, fue necesario determinar, tras el debido análisis de las prioridades subyacentes, reducciones netas de recursos por un total de 51,2 millones de dólares EE.UU. con respecto a la hipótesis de CRC presentada en el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) para 2004-05 (en porcentaje, un 6,4 por ciento).

3. Por consiguiente, el presente documento tiene por objeto:

• exponer el enfoque de carácter normativo y las medidas adoptadas para determinar las reducciones necesarias;
• presentar las consignaciones presupuestarias revisadas por programas principales;
• explicar las repercusiones en las actividades sustantivas, así como en los servicios de apoyo, con respecto a las propuestas de CRC del documento del PLP; y
• presentar los cambios de plantilla correspondientes.

4. En aras de la economía y para evitar repeticiones necesarias, en el presente documento se ha utilizado información del documento del PLP en la medida en que se ha considerado pertinente para facilitar la tarea de los Comités (por ejemplo, los cuadros principales de recursos y las listas de productos). Se ha excluido el material que no se consideraba esencial para explicar la reducción del presupuesto. Cabe citar como ejemplo la sección sobre las dimensiones regionales y los planes provisionales relativos a las Esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria (EPAI) y las Estrategias para afrontar cuestiones intersectoriales de toda la Organización en el PLP, que conservan su validez en términos generales, aunque las limitaciones de recursos afectarán de manera desfavorable a la capacidad para respaldarlas. Se señala a la atención la información adicional disponible en la página web de la FAO en www.fao.org/pwb/, incluida la distribución de los recursos por regiones.

ENFOQUE

5. La actuación administrativa que ha conducido a las presentes propuestas ha sido la siguiente:

• El comienzo de la realización de actividades se basó en asignaciones provisionales "prudentes" a todas las dependencias, junto con medidas para reducir el ritmo de ocupación de puestos vacantes. Una vez que los Comités hayan examinado la distribución propuesta de los recursos, se darán a conocer parámetros más sólidos que rijan la ejecución de los programas de trabajo revisados.
• Se impartieron orientaciones de carácter normativo a todos los Subdirectores Generales (ADG) y a otros jefes de oficina en cuanto a los "objetivos de reducción" globales indicativos con respecto a las consignaciones de la hipótesis de CRC. De conformidad con el párrafo 2 de la Resolución sobre las consignaciones, en estos objetivos ya se tenían en cuenta las prioridades expresadas en los órganos rectores, aunque de manera amplia. En dichos objetivos se preveía un pequeño número de sectores seleccionados a los que se había de conceder una protección absoluta, incluidos los casos de compromisos con terceros, mientras que otros sectores se asignaron provisionalmente a categorías de protección "alta" y "media". Se dejó en libertad a los ADG y jefes de oficina pertinentes para adaptar las repercusiones de estos objetivos totales de reducción en el plano de las entidades y los productos de los programas, teniendo en cuenta también los resultados de la aplicación de criterios para la fijación de prioridades en el trabajo sustantivo, tal como estableció el Consejo en su 110º período de sesiones (véanse las explicaciones posteriores).
• Se involucró activamente a las Oficinas Regionales y Subregionales en la formulación de observaciones acerca de las propuestas de los departamentos de la Sede en relación con las preocupaciones específicas acerca de las prioridades en las respectivas regiones.
• Se hizo nuevo llamamiento a todas las dependencias para que determinaran con claridad nuevas posibilidades de aumento de la eficacia. Varias reducciones de recursos que figuran en el presente documento se pueden atribuir a esta labor. Se sigue trabajando en nuevas ideas, pero todavía no se ha llegado a la fase de una viabilidad demostrada para poder contar con posibles economías (véase más abajo la sección sobre Ahorro por eficacia).
• Las propuestas de todas las dependencias en respuesta a la orientación antes mencionada se sometieron a un análisis centralizado y se señalaron a la atención de la administración superior los problemas importantes para su arbitraje y decisión final.
• Toda la labor se benefició del respaldo del Sistema de apoyo para la planificación, la presentación de informes sobre la ejecución y la evaluación del programa (PIRES) de la FAO. El punto de partida para la presentación de las propuestas fue la información detallada de la hipótesis de CRC, conservada en ese sistema. Sin embargo, hay que señalar que fue necesario introducir algunos ajustes en la "base" antes de que las dependencias formularan las propuestas revisadas para 2004-05. Dichos ajustes aparecen reflejados en el material tabulado de todo el documento siempre que se refieren a las consignaciones del CRC (véanse explicaciones adicionales más abajo).
• Se garantizó la celebración, en caso necesario, de consultas con los órganos representativos del personal sobre las repercusiones de las propuestas en los niveles de dotación de personal y de los titulares presentes.

PRIORIDADES DE LOS MIEMBROS Y APLICACIÓN DE CRITERIOS PARA LA FIJACIÓN DE PRIORIDADES (Actividades técnicas y económicas)

6. Los criterios generales, refrendados por el Consejo en su 110º período de sesiones, celebrado en noviembre de 1995 – que se mencionan en la Resolución 7/2003 –, y examinados posteriormente en su formulación revisada por el Comité del Programa en su 89º período de sesiones, son los siguientes:

• conformidad con el mandato de la Organización y pertinencia para con los objetivos estratégicos de ésta especificados en el Marco Estratégico;
• prioridad manifiesta y utilidad para un sector amplio de los Miembros o para grupos especiales indicados por los órganos rectores, por ejemplo los países menos adelantados o los pequeños Estados insulares en desarrollo;
• ventaja comparativa de la FAO en cuanto a la posibilidad de sinergias mediante la colaboración con asociados, registros de seguimiento, evitación de duplicaciones con el trabajo de otras instituciones y capacidad interna;
• calidad de la formulación de los programas, incluida la claridad en cuanto a la vinculación causal entre los insumos y los productos y objetivos previstos;
• medida en que se puede evaluar el logro de un objetivo (resultado) mediante los criterios e indicadores propuestos;
• eficacia probable en función de los costos de la entidad del programa en el sistema de funcionamiento, incluida la utilización de asociaciones internas y externas;
• probabilidad de conseguir el objetivo (resultado) deseado y efectos sustantivos y sostenibles.

7. Ya en la fase de formulación de propuestas para el Plan a Plazo Medio (PPM) 2004-09 se invitó a las dependencias de la FAO a "clasificar" las entidades bajo su responsabilidad basándose en los criterios expuestos.

8. En el marco de la presente labor de revisión del PLP 2004-05, los resultados del análisis de los criterios indicado representa una aportación adicional al proceso de reasignación/reducción de los recursos de los departamentos. Se estableció una correlación entre esta aportación analítica y la otra fundamental, es decir, las indicaciones de prioridades de los Miembros en relación con sectores específicos que habían orientado –como se ha mencionado antes – la clasificación de las actividades para determinar los objetivos globales de reducción. En los programas principales se han incluido gráficos para ilustrar el grado de correlación entre los porcentajes de reducción neta aplicados realmente a entidades específicas y el orden de los recortes porcentuales que cabía esperar del análisis precedente.

BASE DE LA HIPÓTESIS DE CRC

9. Hay que recordar que el documento del PLP 2004-05 contenía dos hipótesis con los niveles de recursos de crecimiento real (CR) y de crecimiento real cero (CRC). Los datos de la mayoría de los cuadros se presentaron con costos constantes (2002-03), con las repercusiones, cuando procedía, de los aumentos previstos de los costos determinados por separado. Además, aunque en los principales cuadros del documento no se incluía ningún efecto del tipo de cambio, puesto que todavía no se conocía el tipo de cambio presupuestario final, en los párrafos 250-256 figuraba información general sobre la cuantía del presupuesto y la financiación con cuotas en dos monedas y diversos tipos de cambio.

10. A fin de facilitar la comprensión del material de los cuadros del documento del PLP, en el siguiente cuadro resumido se presenta la hipótesis de CRC con el ajuste del aumento de los costos sin las repercusiones del tipo de cambio en comparación con la hipótesis de CRC ajustada para el aumento de los costos y las repercusiones del tipo de cambio, con el tipo de cambio presupuestario aprobado. La segunda hipótesis, por una cuantía de 800,3 millones de dólares EE.UU., es la que sirve como punto de partida para los diversos cuadros de este documento.

11. Los "otros ajustes" de la columna titulada Efectos del tipo de cambio a 1,19 y otros ajustes se refieren a asignaciones especiales efectuadas dentro del aumento de los costos y de la distribución de los efectos del tipo de cambio. Por ejemplo, los Capítulos 1 y 3 recibieron asignaciones específicas para gastos de seguridad. Además, a fin de aplicar de manera apropiada los efectos del tipo de cambio por capítulos, los gastos entre el euro y otras monedas se analizaron por capítulos. En consecuencia, el Capítulo 6, que tiene un porcentaje muy elevado de gastos en euros, recibió una proporción del ajuste del tipo de cambio superior, por ejemplo, a la del Capítulo 4, que tiene un porcentaje bajo de gastos en euros.

DISPONIBILIDAD GLOBAL DE RECURSOS Y RESUMEN DE LAS PROPUESTAS REVISADAS

12. Con respecto a la disponibilidad total de recursos prevista, se presenta más abajo un cuadro semejante al incluido en el PLP (párrafo 156). En esta ocasión ilustrada los desplazamientos de recursos entre la hipótesis de CRC ajustada para el aumento de los costos y los efectos del tipo de cambio al tipo de cambio presupuestario aprobado y la propuesta del presupuesto revisado que figura en este documento complementada con cifras actualizadas cuando procede, como sigue.

Panorama de la disponibilidad total de recursos (ajustada para el aumento de los costos a 1 euro = 1,19 dólares EE.UU.)

13. En el cuadro se observan ligeros cambios en el total de Otros ingresos, siendo el más significativo el aumento de 2,8 millones de dólares EE.UU. en los Gastos de funcionamiento directos adeudados a los proyectos de urgencia para reflejar los efectos del aumento de las tarifas.

14. La cuantía de las Contribuciones voluntarias con arreglo al Artículo 6.7 del Reglamento Financiero: Fondos fiduciarios se revisó en el marco de los Proyectos de emergencia como consecuencia de la situación actualizada en el Iraq: conclusión del programa de Petróleo por alimentos y comienzo de las actividades de reconstrucción.

RESUMEN DE LAS ESTIMACIONES POR CAPÍTULOS Y PROGRAMAS PRINCIPALES

15. En el cuadro resumido anterior se observan las reducciones diferenciadas del presupuesto tanto en el programa de trabajo como en las consignaciones, a fin de llegar a la cuantía aprobada en la Resolución sobre las consignaciones de 749,1 millones de dólares EE.UU. (a partir de la hipótesis de CRC del PLP con el nuevo cálculo de los costos al tipo de cambio de 1 euro = 1,19 dólares EE.UU., es decir, por un total de 800,3 millones de dólares EE.UU.).

16. Hay que señalar que en la elaboración del presupuesto revisado no se ha modificado la base de los costos normalizados del personal, salvo para reflejar el tipo de cambio presupuestario aprobado. Sin embargo, se señalan a la atención del Comité de Finanzas dos factores de compensación en los costos subyacentes.

17. En las tarifas normalizadas para los puestos en 2004-05 se incluyó la prima de idiomas de servicios generales para el personal de la Sede, estimada en 3,7 millones de dólares EE.UU. para el bienio, en espera del resultado de la apelación presentada en nombre del personal de servicios generales para que se restableciera la prima de idiomas. Debido a que el Tribunal Administrativo de la OIT rechazó la apelación en febrero de 2004, ya no se requiere la consignación con este fin en las tarifas normalizadas. Por otra parte, es necesario un aumento de los costos corrientes bienales estimados de los servicios para las prestaciones después de la separación del servicio, como consecuencia de las valoraciones actuariales revisadas publicadas a comienzos de marzo de 2004. Puesto que ahora se estima que el aumento de los costos que habría que incluir en las tarifas normalizadas es por lo menos de 3,7 millones de dólares EE.UU. para el bienio, no se han modificado las tarifas normalizadas por lugares y categorías utilizadas en el presupuesto revisado. Como es habitual, se supervisará durante todo el bienio cualquier variación entre los gastos de personal presupuestados y los reales y se comunicará al Comité de Finanzas.

18. En la última sección de este documento, titulada Presupuesto del Programa revisado, los cuadros detallados muestran la cuantía de los cambios en el programa en los diversos niveles de la estructura establecida por programas del PLP, con una descripción de los efectos conexos en los productos previstos indicados en la hipótesis de CRC en el documento del PLP. A continuación figura una breve síntesis.

19. En el Capítulo 1, Política y dirección generales, en la cifra correspondiente al Programa principal 1.1, Órganos rectores, se tienen en cuenta todos los posibles recortes de recursos para reuniones importantes. Las cifras bajas, o incluso positivas, de los Programas principales 1.2 y 1.3 se derivan respectivamente de: i) un aumento sustancial de los recursos destinados a la labor de evaluación y ii) los mayores costos de las disposiciones de seguridad sobre el terreno, de conformidad con los acuerdos interinstitucionales más recientes. En el Programa principal 1.2, el cambio de organización relativo a la dependencia administrativa que hasta ahora prestaba servicios a varias oficinas de la ODG, así como los recortes en otras dependencias, han contrarrestado en parte el aumento neto deliberado para las actividades de evaluación con respecto a las asignaciones originales del CRC.

20. En el Capítulo 2, en primer lugar se observa con claridad en el cuadro la situación relativamente más favorable de los Programas principales 2.3, Pesca, y 2.4, Montes. Por otra parte, cabe subrayar que las reducciones porcentuales en los programas que lo componen y las entidades de programa de cada uno de los programas principales (que aparecen en todo el material tabulado normalizado de la sección del Presupuesto del Programa revisado) no se deben a un simple enfoque de carácter general. Se derivan de la aplicación deliberada por los jefes de departamento interesados de los criterios expuestos más arriba y en ellas se tienen en cuenta las prioridades expresadas oficialmente en los órganos rectores (por ejemplo la CIPF, el Codex, el PESA, etc.). Con respecto a este último aspecto, hay que señalar que se puede crear un sesgo inevitable y a menudo indeseable únicamente a favor de los sectores mencionados expresamente por los Miembros en sus intervenciones durante los debates o plasmados oficialmente en los informes aprobados como su orientación colectiva. Es evidente que la Secretaría debe respetar dicha orientación, que constituye la esencia de la estructura del sistema de gobierno de una organización internacional. Por desgracia hay algunos sectores, como el SMIA o la estadística, que tienden a ser mencionados con menor frecuencia o respaldados con menor entusiasmo que otros, como por ejemplo el PCT, las actividades forestales o la pesca, aunque no cabe duda de que también tienen gran valor para los Miembros. Este aspecto se aborda en un documento sobre la fijación de prioridades que se presenta al Comité del Programa en el mismo período de sesiones.

21. En el Capítulo 3 hay tres sectores principales entre los que han tenido que sufrir las mayores reducciones: los equipos descentralizados de asesoramiento en materia de políticas de la dirección TCA (Programa 3.1.2 del Programa principal 3.1), el Programa de apoyo a la inversión de la dirección TCI, que abarca la cooperación con las instituciones financieras distintas del Banco Mundial (Programa 3.2.2 del Programa principal 3.2) y los Representantes de la FAO (Programa principal 3.4). En el último caso, como se explica con mayor detalle en la descripción pertinente, las reducciones se deben a una combinación de medidas, si bien no afectan a la cobertura actual de países de la red de Representantes de la FAO (pero sin duda influyen negativamente en la cantidad y calidad de los servicios prestados por estas oficinas). Los recortes selectivos en las diversas dependencias presupuestadas en el marco del Programa principal 3.5 completan el cuadro global de los cambios en los recursos del Capítulo 3.

22. Por lo que se refiere al Capítulo 4, se obtuvo una protección total para el Programa de Cooperación Técnica (PCT), plenamente de acuerdo con las directrices de los órganos rectores, las expectativas de los países beneficiarios y la función central de este programa en las actividades globales de campo que lleva a cabo la FAO.

23. En los Capítulos 5 y 6, no fue posible proteger de reducciones en ocasiones sustanciales las actividades de la dirección GII (Programa principal 5.1), a pesar de su utilidad intrínseca en la difusión de mensajes de la FAO, y las del departamento AF (Programa principal 5.2 y Capítulo 6), a pesar de las recomendaciones de prestigiosos consultores sobre gestión y la preocupación expresada por el Auditor Externo, especialmente con respecto a las direcciones AFF y AFI.

REPERCUSIONES EN LA DOTACIÓN DE PERSONAL

24. En el cuadro siguiente se presenta la evolución de los puestos.

Cuadro general de los cambios de puestos

25. A fin de llevar a cabo las reducciones de recursos necesarias con respecto a la hipótesis de CRC, es necesario suprimir un total neto de 232 puestos, 89 profesionales y 143 de servicios generales. La plantilla de la FAO se va a reducir en un 6,6 por ciento, con una disminución del 7,2 por ciento y el 5,9 por ciento en las categorías de servicios generales y profesional respectivamente.

26. Las dependencias de la FAO aprovecharán en la mayor medida posible los puestos vacantes, las posibles jubilaciones de titulares y las oportunidades de redistribución, teniendo debidamente en cuenta las prioridades expresadas por los Miembros. Sin embargo, con una reducción del presupuesto de esta magnitud también será necesaria la supresión de un número limitado de puestos cubiertos.

27. Aunque la mayoría de las supresiones de puestos serán efectivas desde el comienzo del presente bienio, unos 60 se suprimirán tras la jubilación de los titulares o de otras rotaciones previstas durante el bienio 2004-05.

28. Para el resto de las supresiones de puestos, es necesaria la separación o la redistribución de los titulares de ocho puestos profesionales y 40 de servicios generales. A este respecto se prevé el establecimiento de grupos de acción encargados de la redistribución para las categorías profesional y de servicios generales. Se está haciendo todo lo posible para mantener en un nivel mínimo los gastos de redistribución y separación, debido en parte a la posibilidad de utilizar los atrasos que ya se han asignado a finalidades concretas. Se prevé que los gastos adicionales que llevará consigo la solución de estos casos serán de alrededor de 3,5 millones de dólares EE.UU.

29. Se mantiene el grado de descentralización entre los puestos financiados con cargo al Programa Ordinario: se suprimirá un 6,8 por ciento de puestos en la Sede y un 6,5 por ciento en los lugares descentralizados. Aunque no desaparece ningún puesto profesional internacional en las oficinas de los Representantes de la FAO, se requieren reducciones en los puestos de las categorías de servicios generales y de profesionales de contratación nacional, con una reducción total de 43 puestos en las oficinas de los Representantes de la FAO.

30. En el presupuesto revisado aumenta ligeramente la tasa media de crecimiento real para los puestos profesionales financiados con cargo al Programa Ordinario (de 4,00 a 4,04), debido a la necesidad de cancelar numerosos puestos de categoría inferior que se iban a crear en la hipótesis de CRC.

31. La razón de puestos de servicios generales/profesionales pasa de 1,29 en la hipótesis de CRC a 1,27 en el presupuesto revisado. La plantilla de servicios generales se reduce en 102 puestos en los lugares distintos de las Representaciones de la FAO; el 41 por ciento de esta reducción se produce en los grupos ocupacionales correspondientes a la administración general y la administración de registros y documentos.

32. Se espera que el examen principal de la categoría de servicios generales sirva de orientación para los cambios en la organización del trabajo y las funciones del personal de apoyo. Debido a que se requerirá una capacitación adecuada y el mejoramiento del personal pertinente para obtener la gama más amplia posible de competencias, se mantendrá la cuantía absoluta de los recursos presupuestada en la hipótesis de CRC para el mejoramiento del personal tanto de servicios generales como profesional.

33. En este momento no se prevé ningún cambio importante en la estructura orgánica de los departamentos. En el curso del bienio podrán examinarse nuevas propuestas, encaminadas a ajustar mejor la estructura a las prioridades del programa o a conseguir mejoras en la eficacia.

34. En el Anexo II se enumeran todos los puestos nuevos y suprimidos en el marco del Programa Ordinario, excluidos los puestos de profesionales de contratación nacional y de servicios generales en las Representaciones de la FAO en los países.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

35. El PLP 2004-05 contenía una breve lista de los principales riesgos con respecto a la realización del Programa de trabajo (C 2003/3, párrafos 159-168), acogida positivamente por el Comité de Finanzas (CL 125/4, párrafo 54). El riesgo relativo a las cuotas en dos monedas se ha abordado mediante la aprobación de la propuesta correspondiente por la Conferencia. El riesgo de la seguridad y protección del personal de campo y la seguridad en general ha tenido una respuesta ulterior mediante una asignación adicional de 3,7 millones de dólares EE.UU. al Programa principal 1.3, Coordinación externa y enlace, y al Capítulo 6, Servicios comunes. Los riesgos relativos a la Gestión de la creación de sistemas, las Dificultades de la gestión interdisciplinaria y el Cambio de la demanda y flexibilidad para satisfacerla se mantienen tal como están descritos.

36. El riesgo de que los Miembros no aceptaran el Nivel de financiación previsto en el PLP propuesto en principio ha dado lugar en la práctica al presente Programa de trabajo revisado. Al presentar esta propuesta, la Secretaría señala algunos sectores adicionales de riesgo para la ejecución debido a la cuantía reducida del presupuesto:

37. Agilización: Probabilidad de que las medidas de ahorro para agilizar los servicios se aprueben en el nivel apropiado (por ejemplo, los órganos rectores o la administración superior, según proceda). Se han incorporado al presupuesto ciertas economías previstas en las propuestas antes de que se aprueben y apliquen durante el bienio, incluida una reducción de la duración y la documentación de los períodos de sesiones de los órganos rectores, una distribución agilizada de las publicaciones y la unificación de los servicios de registro. Si no se llevan a la práctica puntualmente las medidas necesarias, las economías no generadas se habrán de compensar reduciendo el trabajo en otros sectores.

38. Servicios de apoyo y comunes: Posibilidad de niveles de servicios por debajo de lo aceptable. Tal como se explica en el Programa principal 5.2 y en el Capítulo 6, existe un riesgo acentuado para el control y la gestión financieros internos, la seguridad del sistema de información y el mantenimiento de la infraestructura básica, aunque en el presupuesto se contempla el nivel mínimo de garantía en estos sectores.

39. Aprobación y ejecución del Programa de Campo: Repercusiones de la reducción de la capacidad técnica y operacional sobre la tasa de aprobación y la calidad de la ejecución del Programa de Campo. La reducción de las asignaciones a las dependencias descentralizadas de asistencia para las políticas y los servicios de apoyo técnico pone en peligro la capacidad de la Organización para organizar y mantener un programa de campo que responda de manera adecuada a las necesidades y solicitudes de los Miembros. Un programa de campo reducido también pondría en peligro la consecución de los resultados previstos en los programas técnicos basados en los resultados.

40. Objetivos en materia de ingresos: Posibilidad de que los costos normalizados de personal más elevados conviertan algunos servicios de apoyo técnico en no competitivos. Debido a la fortaleza del euro, los costos normalizados del personal profesional han aumentado considerablemente con respecto al bienio anterior. Las dependencias técnicas han presupuestado una parte del tiempo de su personal profesional con cargo a los servicios de apoyo. A la vista de la elevación de los costos, los directores de proyectos y otros clientes podrían buscar fuentes alternativas de apoyo técnico menos costosas. Esto también pondría en peligro la contribución esencial del trabajo de los servicios de apoyo técnico para garantizar la sinergia entre la labor normativa y operacional. La reducción de los ingresos haría disminuir de manera efectiva los recursos totales disponibles para llevar a cabo el programa de trabajo en las dependencias técnicas.

AHORRO POR EFICACIA

41. Como se ha señalado en documentos anteriores, los esfuerzos de la FAO para mejorar la eficacia se han concentrado hasta ahora en las economías más evidentes relativas a los costos de los insumos. Además de esto, es necesario buscar una reducción de los costos que puedan generarse mediante cambios en la estructura y/o los procesos. Es inevitable que la preparación de esto requiera tiempo, por lo que esta sección tiene en su mayor parte un carácter de "trabajo en curso".

Economías propuestas en el presente PLP 2004-05 revisado

• Reducción sustancial en la Dependencia Administrativa de la Oficina del Director General (ODGX)
  El Servicio de Apoyo a la Gestión del AF había llegado a un punto en el que estaba en condiciones de absorber la mayor parte de la tramitación de las transacciones llevadas a cabo por la ODGX sin personal adicional. Esto permitirá aplicar el modelo de funcionamiento utilizado en otros departamentos de la Sede, en virtud del cual los encargados del presupuesto asumen la responsabilidad directa de iniciar y aprobar transacciones. Se pueden suprimir cuatro puestos, con un ahorro de 535 000 dólares EE.UU. por bienio.
• Distribución de publicaciones con cargo al usuario con el aliciente de incentivos
  Los avances de la tecnología permitirán adeudar los gastos del envío postal y el embalaje de las distintas publicaciones a las dependencias pertinentes, basándose en las técnicas del código de barras. Cabe esperar que mediante la transferencia a estas dependencias del presupuesto de las listas de distribución de ejemplares gratuitos y el adeudo posterior de los costos efectivos se preste una atención mucho mayor a la necesidad de reducir al mínimo los gastos de distribución. Esto permitiría ahorrar hasta 700 000 dólares EE.UU. por bienio, aunque en las presentes propuestas solamente se ha incluido una parte de esta suma, en espera de la presentación y aprobación por el Comité de Comunicaciones de toda la Organización.
• Simplificación del sistema de gobierno
  En las propuestas se presupone un ahorro de 1,3 millones de dólares EE.UU. en relación con las siguientes iniciativas:



• La duración de la Conferencia podría reducirse de nueve a siete días.
• El horario de trabajo de la Conferencia no debería sobrepasar las 18.00 horas, a fin de evitar las sesiones nocturnas.
• Habría un número menor de mensajeros disponibles durante las reuniones de los órganos rectores.
• El volumen total de la documentación de todas las reuniones de los órganos rectores se podría reducirse en un 10 por ciento en cuanto al número de palabras.

Se preparará un documento sobre estas y otras propuestas para la reunión conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas en sus períodos de sesiones de septiembre, con vistas a su examen en último término por el Consejo en noviembre de 2004.

• Reestructuración de los registros y agrupamiento en los departamentos
  El Sistema de gestión de registros digitales ha alcanzado la fase de madurez, y cabe suponer razonablemente que pueden introducirse ciertas mejoras en la estructura material de los registros, en particular por medio de su agrupamiento en los departamentos. En las propuestas se aprovechan las ventajas de la aplicación experimental de este enfoque en el departamento ES, así como reducciones en las funciones de las Oficinas de registro en toda la Organización que darían lugar a un ahorro neto de 537 000 dólares EE.UU. por bienio. Si esto tiene éxito, cabe prever nuevas economías derivadas de la aplicación progresiva del enfoque a otros departamentos en futuros bienios.
• Reducción de puestos del Servicio de Apoyo a la Gestión
  Será posible reducir el número de puestos de este servicio debido a las prácticas y procedimientos mejorados. Las economías que se proponen serán en total de cerca de un millón de dólares EE.UU., aunque no se puede atribuir toda esta suma al aumento de la eficacia, ya que también puede haber cierta reducción del servicio o transferencia de trabajo a otras dependencias.
• Mejoras del flujo de trabajo
  Se propone la eliminación de numerosos puestos por una serie de motivos, como las ulteriores mejoras de la productividad, los cambios en las necesidades del Programa, el recurso a la contratación externa, etc. En principio resulta difícil, sin un análisis detallado considerable, atribuir con claridad economías concretas a la eficacia como tal. Sin embargo, se estima que el ahorro por eficacia podría ascender hasta unos tres millones de dólares EE.UU. por bienio.

Esferas provisionales objeto de examen en las que podría conseguirse ahorro por eficacia

42. Las esferas provisionales que se indican a continuación se derivan de una búsqueda renovada de ideas sobre la manera de generar más ahorro por eficacia y ciertamente no todas se llevarán a la práctica. Otras dependerán de la disponibilidad de recursos para cubrir puntualmente la inversión, indispensable para su realización.

• Costo de los insumos
• Reorientación de las adquisiciones hacia fuentes de fuera de la zona del euro.
• Aplicación de un mecanismo de suma global al transporte de enseres domésticos; esto ya se ha hecho en varias organizaciones del sistema de las Naciones Unidas y es necesario investigarlo en la FAO.
• Organización de los viajes: Aunque ésta fue una fuente importante de ahorro en la labor de reducción de 1996-97, conviene examinar de nuevo ahora este aspecto en dos sentidos: el primero será la publicación de una nueva licitación y el segundo la realización de un esfuerzo coordinado con otros órganos del sistema de las Naciones Unidas para beneficiarse de la capacidad de negociación global de las Naciones Unidas con las compañías aéreas.
• Eliminación o reducción de los gastos de manipulación y almacenamiento: La utilización mayor de la impresión previa solicitud podría reducir considerablemente la necesidad de almacenar un número excesivo de publicaciones.

• Cambios estructurales
• Recurso a la contratación externa de servicios de grandes computadoras del Centro internacional de cálculos electrónicos (ICC): Hasta ahora se ha recurrido a la contratación externa sobre la base de "sin pérdida ni ganancias", pero ahora se puede llegar, realizando una inversión, a conseguir economías en los costos con la transferencia de los sistemas de la FAO a una instalación mayor compartida de las Naciones Unidas.
• Recurso a la contratación externa y/o reubicación de la tramitación de las transacciones administrativas/financieras: En teoría se puede conseguir un ahorro considerable en los costos mediante la contratación externa de las actividades de tecnología de la información y administrativas en países en desarrollo, o bien por medio de la creación de capacidad en una Oficina Regional idónea, donde el costo de los puestos de servicios generales es muy inferior al de la Sede.
• Como parte del presupuesto revisado de 1996-97, se establecieron en cada departamento de la Sede puestos de Oficiales de tecnología de la información, para tratar de acelerar la aplicación de las soluciones de la tecnología de la información en ellos. Diez años más tarde, el aumento de la complejidad tecnológica en toda la Organización ha sido tal que la necesidad de estos puestos es menos imperiosa; varios departamentos ya los han eliminado y se examinará su necesidad en el resto de los departamentos y las Oficinas Regionales.

• Cambios en los procedimientos
• Sistema de gestión de los recursos humanos: Esta importante novedad, que comprende la integración e interconexión de numerosos sistemas individuales, habrá de tener repercusiones en la eficacia en toda la Organización. Todavía no es posible cuantificar los beneficios y es poco probable que puedan obtenerse antes de 2006 y los años siguientes.
• Simplificación de las actividades administrativas en los ámbitos regional y de los países: Tras el detenido examen interno de la MSU y la Subdirección Regional de Operaciones en la Oficina Regional para Asia y el Pacífico (RAP), varias medidas, entre ellas los cambios en las delegaciones y la descentralización de la tramitación de los viajes, deberían dar lugar a economías, que en último término deberían extenderse a otras regiones.
• Gestión de los sistemas de información: En el informe de la KPMG sobre la dotación de personal de la dirección AFI se señaló que la gestión era insuficiente; por ejemplo, se mantuvieron plataformas múltiples de tecnología de la información simultáneamente durante mucho más tiempo del necesario (N.B. Se espera que la introducción de la presupuestación de capital aborde también en parte el mismo problema). Cabía esperar en último término una reducción de la dotación de personal de la AFI como consecuencia de la gestión mejorada de la tecnología de la información. En la hipótesis de CRC, se había propuesto personal adicional para fortalecer la función de gestión. Por desgracia había sido necesario cancelar estos nuevos puestos en el presupuesto revisado, reduciendo así enormemente el ritmo de los progresos en este sector.
• Agilización de los procedimientos operativos en el Servicio de Apoyo a la Gestión: Aunque se han realizado progresos se va a establecer un grupo de trabajo para examinar las posibilidades de mejoras ulteriores.

• Sistema de gobierno
• Reducción de la longitud máxima de la documentación de las reuniones, por ejemplo, con la posibilidad de reducir la longitud máxima de dicha documentación de 6 400 palabras a 5 000 (disminución de un 22 por ciento).
• Aplicación de las mejores prácticas de la Secretaría de las Naciones Unidas para todo el sistema a las reuniones de los órganos rectores, lo cual supone el examen de la experiencia de las Naciones Unidas y la determinación de su aplicabilidad en el entorno de la FAO.
• Eliminación de las actas taquigráficas, es decir, examen de las repercusiones de la limitación de las actas taquigráficas, que quedarían sustituidas por registros digitales indizados en CD.

• Otras
• Mejora de la gestión de los Ingresos diversos y los Fondos de Reserva mediante el fortalecimiento de la gestión de las inversiones de la FAO.
• Maneras y mecanismos para mejorar la recuperación de los gastos de apoyo, tanto de los Servicios de apoyo técnico (SAT) como de los Servicios de apoyo administrativo y operacional (AAO).

43. La Secretaría seguirá buscando tales economías con energía e informará de nuevo al Comité de Finanzas en su momento. Sin embargo, en términos generales se solicita el apoyo del Comité de Finanzas a un marco de incentivos adecuados para la generación de ahorro por eficacia, es decir, para que las dependencias que consigan economías se beneficien de sus esfuerzos de alguna manera apropiada, que puede ser necesario variar de un caso a otro. Sin tales incentivos es difícil motivar a los gestores para que dediquen un tiempo y unos recursos valiosos a tales esfuerzos.

MEDIDAS QUE SE PROPONEN A LOS COMITÉS DEL PROGRAMA Y DE FINANZAS

44. Se invita a los Comités a examinar la propuesta del Director General de una versión revisada del Presupuesto aprobado de acuerdo con sus respectivas esferas de competencia, a fin de informar a la reunión conjunta.

45. Se solicita de la reunión conjunta que ratifique el presupuesto revisado.

46. Se pide al Comité de Finanzas que apruebe las siguientes transferencias presupuestarias entre capítulos, con arreglo a lo dispuesto en el Artículo 4.5 b) del Reglamento Financiero.

PRESUPUESTO DEL PROGRAMA REVISADO

47. En esta parte del documento se utiliza información básica de la sección con el mismo título del documento del PLP 2004-05 (C 2003/3). En el texto que sigue no se repite el material descriptivo acerca del ámbito de las actividades y los principales enfoques sustantivos o de los objetivos de cada una de las entidades, que en general mantienen su validez. Se concentra básicamente en los efectos que tendrán en último término las reducciones de recursos en comparación con la hipótesis de CRC del documento C 2003/3. Para los programas técnicos y económicos se han reproducido las listas de productos del CRC, con los cambios señalados mediante "indicadores" específicos. Así, los productos afectados aparecen como "eliminados" (tachados en el texto) o reducidos (éstos con el signo ). En un número muy limitado de casos el proceso de reasignación de recursos ha dado lugar a la formulación de "nuevos" productos. En los gráficos por programas principales se aborda la aplicación de los criterios para el establecimiento de prioridades. En el Anexo 3 figura una lista revisada de las reuniones previstas.

48. Cabe señalar que, con un número inicial de más de 1200 productos, se ha eliminado un 9 por ciento de ellos, se han reducido alrededor del 29 por ciento y sólo se ha incluido un pequeño número de nuevos productos.