L'ordinogramme du traitement des informations contenues dans les COS peut se présenter de manière globale suivante :
- 1 - VERIFICATION des COS transmis au niveau central (DPA).
L'envoi par les divers services décentralisés de la DPA d'une copie de chaque COS au niveau central de la DPA requiert qu'une vérification soit effectuée dès réception des COS. Cette vérification aura comme objectifs primaires de comptabiliser et de pouvoir suivre mensuellement le nombre et la soumission continue des COS par chaque service décentralisé. Ainsi il sera possible d'agir rapidement afin de compléter tout numero de COS manquant, de s'informer sur les doubles numérotations de certains COS et de compléter les informations manquantes.
Cette étape dans l'ordinogramme, bien que évidente de premier abord, n'a pas été effectuée régulièrement en 1987, ce qui explique le retard dans la disponibilité des informations traitées et le fait que pour de nombreux COS, l'information manquante n'a pû être complétée qu'à l'oeil (ainsi la conversion des valeurs des exportations en FMG s'est fait sur une base moyenne mensuelle).
- 2 - CODIFICATION des COS sur bordereaux de saisie.
Après vérification des COS, un système de codification des informations à été introduit afin de permettre une seconde vérification plus fine des informations (quantités/valeurs par type de produit, expediteur, destination, date, etc…) contenues dans les COS et de s'assurer que lors de la saisie des donnèes, toutes les informations soient présentées de façon standardisée.
Cette procédure de codification permettra en outre une saisie plus rapide des informations sur ordinateurs. Il s'est avéré que pour la codification des informations des COS pour l'année 1987, une période de 2 mois/homme à été nécessaire à cette tâche.
Le type de bordereau introduit en 1987 dans le but de standardiser la présentation des informations des COS lors de la saisie des données sur support magnétique est présenté au tableau 4.
- 3 - SAISIE et SAUVEGARDE des informations.
Après la codification des cos sur bordereau spéciaux, les données sont saisie sur support magnétique (disquette de 5 pouces) à raison de une disquette pour chaque faritany du pays. Le fait que l'on n'ait pû quantifier de façon exacte le nombre de COS qui seraient émis annuellment par chaque service décentralisé de la DPA et d'établir ainsi la taille respective de chaque fichie, nous a obliger à suivre cette approche prudente. Pour l'année 1988, il convíendra d'analyser les résultats obtenus sur l'année complète précédente et d'apporter toutes modifications utiles au systéme de saisie.
La saisie des données standariesées t'est effectuée par l'intermédiaire d'un bordereau visuel sur l'écran de l'ordinateur correspondant aux informations codifiées (figure 1). Lors de la saisie, un sous-programme permet de vérifier une premiére fois si les données rentrées ont bien le nombre exact de caractères requis par la structure des fichiers de la base de données.
A la fin de chaque procédure de saisie des données, il est absolument nécessaire de préparer une sauvegarde des informations nouvellement saisies sur une disquette de sauvegarde et ceci afin de réduire les possibilités de pertes des informations dans un fichier à cause d'une coupure de courant qui détruirait toutes les informations dans le fichier en usage.
Cette procédure de sauvegarde implique que pour le traitement des COS à Madagascar en 1987, il faut compter posséder 36 (6 × 3 × 2) disquettes c.a.d.: par faritany 1 disquette de travail pour le fichier des données + 1 copie de travail de sauvegarde + 2 copies originales de sauvegardes + 2 copies avec les valeurs zéro ayant été converties en valeurs propres. Le nombre de disquettes ainsi nécessaire requiert qu'un travail sérieux de suivi et de bon sens soit poursuivit en tout temps lors de la saisie et de la sauvegarde des informations.
- 4 - VERIFICATION et CORRECTION des erreurs de saisie.
Lors de la fin de la saisie des informations, un premier sous-programme permet de vérifier et de corriger les erreurs de saisies. Un second sous-programme de correction est incorporé au programme de traitement des COS lors de la conversion des valeurs zéro en valuers propres. Ce second sous-programme durant sa conversion des valeurs zéro par une valeur moyenne au kilo recherche et détecte les codifications erronées des types de produits et permet leurs correction.
- 5 - TRANSFORMATION des valeurs zéro en valeur propres.
Cette procédure t'est avéré nécessaire car la majorité des COS intérieurs en 1987 ne mentionnaient que sporadiguement les valuers des types de produits. Durant cette procédure les fichiers originals (avec valuers manquantes) sont transformés et transférés sur une nouvelle disquette et les codes des produits ne correspondant pas aux codes du tableau 1 peuvent être corrigés.
Le procédure permettant de transformer les valeurs zéro en valeurs au prix moyen au kilo par faritany passe par l'usage d'un sous-programme qui calcule pour chaque service décentralisé ayant émis des COS en 1987 le prix moyen au kilo à partir des quelques valeurs mentionées sur les COS.
Les disquettes (avec valeurs) ainsi crées permettent que les calculs et les tableaux des résultats se fassent en tenant compte des valeurs moyennes converties.
- 6 - CALCUL des résultats selon les tableaux désirés.
Durant cette phase de l'ordinogramme, les résultats des tableaux désirés sont calculés en faisant appel à divers sous-programmes en fonction des tableaux souhaités.
Durant les calculs il est préférable d'utiliser les disquettes avec valeurs converties en vue de pouvoir offrir également un apperçu de la valeur des produits halieutiques commercialisés.
- 7 - FIN de traitement.
Cette phase termine le traitement des informations des COS.
