الباب السادس: الخدمات المشتركة

799 - يدعم هذا الباب، في إطار إدارة قسم الخدمات الإدارية، تكاليف الخدمات المشتركة بما في ذلك خدمات البريد والحقيبة الدبلوماسية وتوزيع الوثائق ومحفوظات المنظمة والسجلات والمشتريات وصيانة المباني والأمن في المقر الرئيسي للمنظمة وفي المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية. 800 - يغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-1 خدمات البريد، والحقيبة الدبلوماسية، وتوزيع الوثائق وأرشيف المنظمة. وبتطبيق نظام الإدارة الرقمية للسجلات، تتولى مجموعة محفوظات المنظمة معالجة مستلزمات الصيانة الجارية للسجلات الرقمية.

801 - يغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-2 بالدرجة الأولى تكاليف مرافق المنفعة العامة ومستلزمات أعمال الصيانة الجارية بما في ذلك التنظيف والتجديد والطلاء. كما يشمل أعمال الصيانة الرئيسية للمباني وتركيب التجهيزات الفنية المساعدة. بيد أن مخصصات الميزانية، مازالت، كما كانت في السابق، قليلة فيما يخص أعمال الصيانة الرئيسية وتحديث مرافق البنية الأساسية. وساهمت الحكومة الإيطالية وغيرها من الجهات المانحة الأخرى القطرية والمشتركة بسخاء في توفير موارد من خارج الميزانية لإدخال تحسينات على البنية الأساسية للمنظمة. وخصص قسم الخدمات الإدارية بعض الأموال كمساهمة من جانب المنظمة في الأعمال الإضافية ذات الصلة بالمشروعات الكبيرة الممولة من خارج الميزانية.

802 - يغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-3 إدارة التوريدات التي تتولى الشراء أو التعاقد على الشراء في إطار مناقصات قطرية ودولية وما يتصل بذلك من أنشطة التوريد لكل من البرنامج العادي والبرامج الميدانية. ونظرا للأعمال الطارئة فقد توسعت على نحو ملموس أنشطة التوريد، ومن المنتظر أن تستمر هذه الأنشطة على مستوى عال. كما ستدرس إدارة التوريدات إمكانية توسيع نطاق استخدامها لشبكة الإنترنت، ولوظائفها المرتبطة بالتوريد الإلكترونى فيما يخص عملياتها. ومن خلال تجميع بعض الواجبات ذات الصلة بجرد الأصول وتطوير النظام، ستلغي إدارة التوريدات وظيفة مهنية واحدة، وبذلك تحد من الزيادة الشاملة في الموارد على الرغم من نقل المسؤولية من قسم الشؤون المالية إلى إدارة التوريدات فيما يتعلق بتسديد فواتير الشراء.

803 - يتعلق البرنامج الفرعي 6-0-0-4 بشأن الأمن والنقل بحماية الأشخاص والممتلكات والمباني في المقر الرئيسي إلى جانب أعمال التنسيق ذات الصلة بالسلطات الحكومية. كما يغطي الوقاية من الحرائق والنقل المحلي الرسمي. وتعزى الزيادة في الموارد إلى نقل جميع الوظائف ذات الصلة بإصدار بطاقات الدخول إلى مباني المنظمة، وبعضها كان يصدر عن قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم إلى إدارة الأمن، وإلى نقل الأموال المتبقية لدعم خدمات النقل من البرنامج 6-0-0-2.

804 - ويغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-9 في الوقت الحاضر مكتب مدير قسم الشؤون الإدارية وجزء منه كان يغطى في إطار الباب الخامس. وتعزى الزيادة في الموارد إلى عمليات نقل مثل نقل وظيفة منسق تكنولوجية المكاتب من القسم المذكور، وإلى نقل تكاليف صيانة معدات النقل من البرنامج 6-0-0-2. ويهتم مكتب المدير على نحو مكثف بعمليات الشراء واسعة النطاق في العراق، وإجراء عمليات الرصد الضرورية لمشروعات البنية الأساسية المهمة في المقر الرئيسي للمنظمة.

الأنشطة المقترحة للفترة 2002-2003

805 - تشمل الأعمال المقررة الرئيسية ما يلي:

(أ ) مراقبة بناء المكتبة الجديدة وغير ذلك من الأعمال المهمة في المبنى A (أعمال الإصلاح للوفاء بمعايير الأمن والسلامة لدى الاتحاد الأوروبي). والمبنى D (التكييف والمرافق الصحية)، وهي مشروعات ممولة من جانب الحكومة المضيفة؛
(ب ) تنفيذ أعمال على درجة من الأهمية (مثل وضع علامات المباني والإشارات والعلامات الأخرى)؛
(ج ) وضع استراتيجية جديدة للتوريد بالاعتماد على شبكة الإنترنت؛
(د) إعادة هيكلة مجموعة المحفوظات بالتوازن مع أعمال الصيانة الجارية لنظام إدارة السجلات الرقمية؛
(هـ) وضع خطط أمنية جديدة تراعي الإمكانيات التي تتيحها البنية الأساسية والتكنولوجيا الحديثة والتحديات التي يطرحها وجود معدات مكتبية ذات قيمة عالية.