GRAND PROGRAMME 5.2 ADMINISTRATION

Résultats du programme

Réalisations

321. Ce Grand Programme couvre les services financiers, de personnel et informatiques. Il s'occupe de la comptabilité, du contrôle financier et de l'établissement des rapports, il aide les directeurs de programme et le personnel technique à utiliser les techniques modernes de l'information et il élabore et applique des politiques pour faire en sorte que le personnel de la FAO soit compétent et motivé. Le dépassement de budget indiqué sur le tableau ci-dessus est dû principalement à une variation défavorable des dépenses de personnel, aux incidences de la suppression de postes pourvus, dont la réaffectation des titulaires a exigé un certain temps et au projet actuel de remplacement de FINSYS, qui a nécessité des dépenses supplémentaires pour l'appui technique et pour le logiciel et le matériel périphériques.

322. Comme indiqué à la réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en septembre 1997, une étude du Département de l'administration et des finances a été réalisée dans le cadre d'un réexamen global de la gestion pour déterminer les niveaux et la structure appropriés de personnel dans l'Organisation. Ce réexamen qui a été réalisé avec l'aide de consultants extérieurs a conduit à un certain nombre de changements structurels qui sont décrits brièvement ci-après.

Programme 5.2.1: Services financiers

323. Ce programme concerne l'administration de l'Organisation par la Division des finances (AFF) et les services financiers connexes au sein des bureaux régionaux. La Division des finances (AFF) a subi une vaste réorganisation pendant l'exercice biennal pour tenir compte des activités de décentralisation de l'Organisation et renforcer d'une manière générale son appui aux programmes de la FAO. L'une des principales caractéristiques de la nouvelle structure a été l'attribution à de nouvelles unités distinctes de responsabilités pour la comptabilité décentralisée, les comptes débiteurs et créditeurs et la supervision interne. La réorganisation a permis aussi d'augmenter la compatibilité avec les logiciels d'Oracle qui ont continué d'être mis au point pour remplacer l'actuel système de comptabilité FINSYS. Comme le montre le Tableau 5.2-1, la diminution des activités totales de l'Organisation a conduit à une réduction des effectifs, ainsi que des paiements et des transactions traités pendant 1996-97 par rapport à 1994-95.

Tableau 5.2-1: Services financiers (selon certains indicateurs)

324. Lors de la mise au point du nouveau système de comptabilité Oracle, des spécifications d'ordre général ont été finalisées et soumises à une analyse d'écart. L'un des grands objectifs atteints dans ce domaine a été la simplification du traitement des transactions. Un travail considérable a été fait pour élaborer les nouveaux manuels d'utilisation, afin de fournir des directives appropriées au personnel chargé des tâches financières tant au Siège que sur le terrain, condition sine qua non à la mise en place des nouveaux systèmes.

325. Le programme de vérification des comptes locaux a été élargi au niveau de tous les pays et comme prévu les vérifications fréquentes des comptes d'avances de caisse dans les bureaux de papys ont renforcé le contrôle des opérations financières sur le terrain. On a également fait appel à des vérificateurs locaux pour contrôler systématiquement la comptabilité sur le terrain, apporter des améliorations au contrôle interne et mettre en lumière les besoins de formation. On a également commencé à appliquer de façon plus systématique les recommandations du vérificateur extérieur.

Programme 5.2.2: Services d'informatique

326. D'importants changements se sont produits dans l'utilisation des techniques de l'information à l'appui des activités de l'Organisation et ils ont abouti à des propositions visant à modifier la structure de la Division des services d'informatique. Deux services de base ont été particulièrement concernés: la mise au point d'applications pour les systèmes d'information et la création d'une infrastructure de la technologie d'information de l'Organisation couvrant à la fois les bureaux décentralisés et le Siège. L'importance des services fournis est indiquée sur le Tableau 5.2-2.

Tableau 5.2-2: Services d'informatique (selon certains indicateurs)

327. On a fourni un appui aux applications administratives et techniques. On a continué de mettre à jour les grands systèmes administratifs FINSYS/PERSYS, alors que des ressources importantes ont été consacrées à la mise au point du système, basé sur les logiciels Oracle. Les applications visant à appuyer les systèmes d'information technique de l'Organisation ont largement fait appel aux nouvelles techniques d'Internet et l'on a enregistré une augmentation énorme des demandes d'accès par Internet au site Web de la FAO, en particulier à la base de données statistiques FAOSTAT qui a été intégrée avec succès dans Oracle.

328. En ce qui concerne l'infrastructure de la technologie d'information dans les bureaux décentralisés, tous les bureaux régionaux, sous-régionaux, les bureaux de liaison et les représentations de la FAO ont été reliés entre eux, et avec le Siège de la FAO par courrier électronique grâce à l'utilisation d'un logiciel standard. Des comptes individuels de courrier électronique ont été établis pour le personnel dans pratiquement tous les endroits. Un grand nombre de bureaux décentralisés ont été également reliés à Internet. A la suite de cette évolution rapide, les demandes de soutien opérationnel de l'infrastructure globale ont augmenté de façon significative.

Programme 5.2.3: Services du personnel

329. Ce programme qui est exécuté par la Division du personnel (AFP) en collaboration avec le personnel régional a continué de fournir un appui au processus de décentralisation, y compris l'examen et la simplification des procédures et l'analyse des besoins de personnel. L'aide à la décentralisation des activités opérationnelles des projets du Siège vers les bureaux régionaux a entraîné une réévaluation des postes des services généraux dans les bureaux régionaux pour l'Amérique latine et les Caraïbes, pour le Proche-Orient et pour l'Afrique, en vue d'évaluer les besoins de personnel pour les adapter au type et au volume d'activités en cours de décentralisation et garantir la précision de la classification des postes. L'évaluation du volume d'activités et des responsabilités des unités administratives de soutien (MSU) ont conduit à l'élimination de deux MSU par fusion. On a assuré la coordination de la réaffectation du personnel résultant de la restructuration de l'Organisation. Plusieurs domaines de travail, tels que le recrutement de consultants et la formation du personnel ont revêtu davantage d'importance, comme l'indique le Tableau 5.2-3.

Tableau 5.2-3: Services du personnel (selon certains indicateurs)

330. On a révisé le Manuel FAO pour tenir compte de la structure des bureaux décentralisés et de la nouvelle délégation de pouvoirs aux chefs de départements et de bureaux résultant de la création des MSU. On a réexaminé les arrangements contractuels concernant l'utilisation de ressources autres que le personnel et fait des propositions visant à réduire le nombre d'instruments utilisés et à simplifier les procédures connexes. On a également réexaminé les besoins commerciaux liés à l'introduction du logiciel de ressources humaines Oracle, successeur de PERSYS. Le fichier de candidats a été diffusé aux fins d'une utilisation généralisée dans toute l'Organisation.

331. On a mis au point une stratégie permettant d'améliorer le recrutement de candidats de pays non représentés ou sous-représentés et de femmes. C'est ainsi que le nombre de pays qui n'étaient pas représentés parmi le personnel est tombé de 53 à 36. Malheureusement, il n'est pas possible de signaler des succès semblables à propos du recrutement des femmes car la proportion des femmes dans les catégories des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur est restée d'environ 22 pour cent au Siège et de 18 pour cent pour l'ensemble de l'Organisation, bureaux décentralisés inclus. Pour augmenter le nombre de candidats qualifiés à des postes de haut niveau, on a informé tous les trimestres les représentations permanentes des postes vacants dans la catégorie des directeurs et les vacances d'emploi dans la catégorie des administrateurs ont été diffusées sur Internet. En coopération avec d'autres organisations des Nations Unies à Rome, on a finalisé les normes de classification des postes pour les services généraux à Rome et élaboré des politiques conformes au Programme pour le travail et la famille du Comité consultatif pour les questions administratives (CCQA) qui ont été appliquées pour introduire le travail à 80 et 50 pour cent et les congés pour raisons spéciales.

332. On a continué d'améliorer la mise en valeur des ressources humaines en mettant l'accent sur la formation informatique pour appuyer l'installation de postes de travail perfectionnés dans toute l'Organisation. Les cours de formation linguistique ont été réétablis avec succès pour les familles des fonctionnaires, représentants permanents et personnel d'ambassade et à titre gratuit. On a terminé une étude complète des besoins de formation.

333. En collaboration avec le Comité consultatif mixte sur la couverture médicale (JAC/MC), on a réexaminé le système d'assurance maladie et apporté des changements substantiels. Le Plan général d'assurance maladie et l'assurance médicale gros risques (BMIP/MMBP) a été reconduit jusqu'au 31 décembre 2000, en attendant un réexamen global du système d'assurance maladie de l'Organisation et qu'une offre soit faite à l'assurance groupe vie, assurance et invalidité (GLADI).

334. Le Service médical a élargi ses activités traditionnelles pour y inclure la promotion de la prévention et de la santé. Le nombre d'échographies pour le dépistage du cancer du sein a augmenté et les nouveaux programmes introduits ont été: échographies pour le dépistage du cancer des vertèbres, conseils au personnel, examen de la vue et avis ergonomiques. Des séminaires de promotion sanitaire ont été organisés au profit du personnel et un programme d'enseignement médical continu a été mis en place à l'intention de l'ensemble du personnel médical. On a introduit un nouveau programme de services d'analyses dans des laboratoires extérieurs, ce qui a permis d´économiser 140 heures de travail chaque mois en moyenne. L'importance attachée à la promotion de la prévention et de la santé pourrait avoir contribué à la réduction des congés de maladie, étant donné que les congés de maladie certifiés ont diminué d'environ 1 350 jours de travail par an.