Programme 5A: Contrôle
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 10 806 | ||
| Recettes effectives | 1 066 | ||
| Programme de travail ajusté | 11 872 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 12 243 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | (371) | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 5 065 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 17 308 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produits et systèmes d'information et bases de données | 2 | 0 | 0 | 2 | 2 | 0 | 100% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 13 | 0 | 1 | 14 | 14 | 0 | 108% |
| Total | 15 | 0 | 1 | 16 | 16 | 0 | 107% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5AP02 | Vérification intérieure des comptes, inspection et suivi du système de contrôle intérieur et de gestion financière de l'Organisation | Service continu | AUD |
Avantages escomptés
- Amélioration du contrôle intérieur, de la gestion financière et de l'utilisation des actifs.
Indicateurs
- Examens planifiés de vérification intérieure des comptes définis comme pour le programme de travail biennal
- Suite donnée aux rapports de vérification des comptes
- Rapports périodiques au Comité de vérification et au Directeur général
- Examens de vérifications des comptes et enquêtes non planifiés pour répondre aux demandes de la direction et aux nouvelles priorités
- Réceptivité à des demandes spéciales
- Fourniture d'avis indépendants aux cadres supérieurs du Siège et de bureaux décentralisés et participation à différents comités et groupes de travail
- Satisfaction des utilisateurs des contributions
- Rapports trimestriels au Directeur général et examen de ces rapports par le Comité de vérification des comptes
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Pendant la période 2006-2007, le Bureau a formulé sept cent quatre-vingt-une recommandations dans le cadre de cent quatre rapports de vérification des comptes internes. Les vérifications ont été effectuées dans plus de quarante pays et au Siège en utilisant une approche fondée sur le risque et couvrant des domaines très divers, l’accent étant mis sur l’évaluation de la pertinence et de l’efficacité du système de contrôle interne de l’Organisation. Des recommandations ont été soumises pour améliorer certains aspects de la gestion financière, de l’établissement de budgets et des achats, formuler des politiques et directives dans les domaines des ressources humaines, des technologies de l’information et de la sécurité, accroître la responsabilisation, et renforcer et faire appliquer les contrôles internes. Soixante-dix-sept pour cent des recommandations de 2006 et quarante-huit pour cent de celles de 2007 avaient été appliquées à la fin de décembre 2007. En outre, le Bureau a publié vingt-deux rapports d’enquête dont douze concernaient des cas de recours abusif à la formule d'octroi d'une somme forfaitaire au titre des voyages autorisés. Les autres rapports traitaient des questions de fraude et de faute impliquant des fonctionnaires ou des fournisseurs.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5AP03 | Évaluation indépendante | Service continu | PBE |
Avantages escomptés
- Une évaluation efficace aura pour résultats: 1) la confiance accrue des États Membres dans la responsabilisation de fond de la FAO; 2) le renforcement des prises de décisions par les organes directeurs et les gestionnaires concernant tous les aspects du travail de la FAO; 3) la prise de décisions en connaissance de cause par les gestionnaires, les donateurs et les pays en développement coopérant avec la FAO dans des projets et programmes extrabudgétaires et; 4) l’apprentissage au sein et à l'extérieur de l'Organisation des facteurs de succès dans tous les domaines de travail de la FAO.
Indicateurs
- Évaluations destinées aux organes directeurs (programmes et stratégies)
- Satisfaction des organes directeurs pour les rapports d'évaluation
- Suivi de l'évaluation
- Évaluation du Programme de terrain
- Enquête sur les utilisateurs de l'évaluation
- Rapports de suivi relatifs à l’utilisation des recommandations issues de l’évaluation
- Suivi de l'évaluation, apprentissage au sein de l'Organisation et études intérieures
- Enquête sur les utilisateurs de l'évaluation
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Les principaux domaines d’activités pour le service d’évaluation en 2006-07 ont été les suivants : a) assurer le Secrétariat du Comité du Conseil de l’Évaluation externe (EEI) indépendante et fournir des services de facilitation pour l’EEI, y compris en matière de responsabilité des gestionnaires de budget) ; b) terminer les évaluations de l’Organisation et les présenter au Comité du Programme (évaluation de l’Objectif stratégique D2 : Conservation, remise en état et mise en valeur des environnements les plus menacés ; évaluation multilatérale de la campagne de lutte antiacridienne 2003-2005, évaluation de TeleFood, évaluation des activités de la FAO dans les produits et le commerce, évaluation en temps réel des activités de secours d’urgence et de redressement de la FAO en réponse au séisme et au tsunami dans l’Océan indien, et évaluation indépendante des activités de la Convention internationale pour la protection des végétaux et de ses arrangements institutionnels ; c) conduite les évaluations de l’Organisation (sur les activités de secours d’urgence sur la grippe aviaire et les activités de secours d’urgence et de redressement de la FAO dans la Corne de l’Afrique) ; d) évaluer les programmes de partenariats et les projets de développement (Améliorer le soutien aux moyens d’existence des populations rurales pauvres -FAO/DFID Programme de soutien des moyens d'existence GCP/INT/803/UK et Programme pour des moyens d'existence durables dans les pêches (PMEDP) GCP/INT/735/UK) ; e) évaluation de l’efficacité de la FAO dans les différents pays (Coopération de la FAO au Mozambique, au Sierra Leone et au Cambodge) ; et f) contrôler et fournir un appui technique à quarante évaluations de projets. La tendance à une utilisation accrue de l’évaluation programmatique s’est accentuée, et le Service d’évaluation joue de plus en plus le rôle de gestionnaire d’évaluation et de fournisseur d’assurance de la qualité. Sont désormais privilégiées les évaluations de projets à l’intérieur de pôles thématiques et les évaluations de pays, les principaux projets faisant l’objet d’annexes distinctes. De nouvelles procédures ont été mises en place pour le suivi des évaluations : une réponse de la Direction est désormais obligatoire pour tous les types d’évaluation, et le suivi des évaluations est contrôlé à des intervalles définis.
Programme 5B: Services pour le budget-programme
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 6 191 | ||
| Recettes effectives | 1 050 | ||
| Programme de travail ajusté | 7 241 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 8 200 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | (959) | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 0 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 8 200 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produits et systèmes d'information et bases de données | 5 | (1) | 0 | 4 | 4 | 0 | 80% |
| Autres | 2 | 0 | 0 | 2 | 2 | 0 | 100% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 22 | (6) | 0 | 16 | 16 | 0 | 73% |
| Total | 29 | (7) | 0 | 22 | 22 | 0 | 76% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5BP01 | Appui à la planification, à la budgétisation, à l’exécution et au suivi du Programme fondés sur les résultats et établissement de rapports à ce sujet | Service continu | PBE |
Avantages escomptés
- Un jeu cohérent de documents de planification couvrant des périodes à long, moyen et court termes, qui permette à la direction de surveiller les progrès accomplis en vue de la réalisation des priorités et objectifs du programme et donne aux Membres l'occasion de fournir des directives à tous les niveaux du cycle de planification. Des outils pour la formulation et la gestion efficaces des programmes, la production de données exhaustives sur les programmes pour permettre de répondre aux besoins en matière d’analyse et de rapports à tous les niveaux.
Indicateurs
- Planification et budgétisation du programme
- Utilité du PMT, du PTB et rapports sur l’exécution et autres informations pour les Membres et les gestionnaires de la FAO en matière d’établissement de priorités et de planification du programme
- Corrélation étroite entre les propositions du PMT et du PTB
- Nombre de membres du personnel formés aux principes de la budgétisation axée sur les résultats
- Frais généraux pour la production des documents des organes directeurs
- Suivi de la mise en œuvre et rapports
- Exécution du programme conforme au programme de travail approuvé
- Appui méthodologique et financier aux autoévaluations individuelles
- Nombre d’autoévaluations effectuées de façon satisfaisante et nombre de domaines de programme couverts
- Indice de l’utilisation faite des résultats de l’autoévaluation par les gestionnaires
- Systèmes d'information pour la planification, la programmation et la budgétisation (PIRES)
- Efficacité: effort total nécessaire pour préparer les principaux documents de planification, ainsi que les documents de programmation et de planification
- Satisfaction des utilisateurs: retour d’informations de Membres au sujet des documents produits
- Intégration: liens fonctionnels avec d’autres systèmes de l’Organisation
- Boîte à outils pour la gestion des programmes départementaux: prise en compte et utilisation par les gestionnaires du programme à l’échelle de l’exécution
- Liaison avec le CCI
- Nombre de rapports du CCI traités
- Présence à des réunions du CCQAB
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- L’exercice biennal 2006-07 a présenté des défis importants du point de vue de la planification, du suivi de l’exécution et du contrôle budgétaire des programmes. Le Programme de travail et budget (PTB) révisé 2006-07, qui mettait en œuvre les éléments approuvés des propositions de réforme du Directeur général, a été préparé. Malgré le report du Plan à moyen terme (PMT), le PTB révisé a regroupé tous les éléments principaux du PMT et du PTB, introduisant un ensemble reformulé, restructuré (à 29 pour cent) d’entités de programmes. Des efforts importants ont été exigés dans l’élaboration du modèle décentralisé restructuré. Des membres ont apprécié que le document du PTB révisé et les annexes web aient été allégés. Le processus a montré avec profit que des synergies importantes sont obtenues en unifiant les processus du PMT et du PTB. Un autre exercice budgétaire a pris en compte les propositions de réforme complémentaire soumises par le Directeur général au Conseil de 2006. Le Sommaire du PTB 2008-09 et le PTB 2008-09 ont été préparés en mettant l’accent sur le redressement de la santé financière de l’Organisation. Les deux documents ont été simplifiés ainsi que les processus internes. En 2006-07, une gestion rigoureuse du budget a permis à la FAO de faire face à des coûts importants imprévus. Le suivi budgétaire et la fonctionnalité d’examen du système de planification du programme de l’Organisation ont été améliorés afin de fournir d’autres formes d’états et de rapports à la direction. Des orientations et une supervision ont été fournies pour les auto-évaluations, y compris la sélection des évaluateurs, la formulation des objectifs et l’approche. Un soutien financier limité (0,7 million de dollars EU) a été également fourni. Par rapport à 2004-05, le nombre d’auto-évaluations a chuté (seize contre trente-six), la courbe affichée en 2007 étant ascendante. L’EEI a estimé que les auto-évaluations sont un outil d’apprentissage utile, tout en considérant que le lien avecla prise de décision au niveau de la direction était faible. Sur cette base et compte tenu de l’expérience acquise à ce jour, les directives relatives aux auto-évaluations ont été révisées pour tenir compte de l’engagement du personnel et des processus interactifs, et d’un suivi plus systématique des recommandations.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5BS02 | Appui central aux DPAI | Accord de service technique | PBE |
Objectif
- Les programmes de la FAO doivent s’appuyer sur une approche mieux coordonnée et synergique de l’aide au développement, en particulier dans les domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire.
Indicateurs
- Mesure dans laquelle les activités de la FAO en matière de développement traduisent une démarche interdisciplinaire mieux coordonnée.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Les crédits de 1,2 million de dollars EU ont été utilisés pour fournir un appui à des domaines multidisciplinaires importants. Des allocations ont été utilisées pour les activités suivantes : un inventaire d’activités concernant le problème du VIH/sida et la préparation d’un plan d’activités multidisciplinaire, des ateliers techniques et une étude sur la manière dont les approches de l’écosystème peuvent accroître les avantages de la biodiversité, le développement d’un outil pour préparer des cadres nationaux relatifs à la biosécurité, la publication électronique d’un recueil de politiques en matière de biotechnologie agricole, une publication fondamentale sur le changement climatique et la sécurité alimentaire, des travaux analytiques sur les divers éléments des systèmes bioénergétiques associés à une consultation d’experts et une publication technique, l’élaboration d’indicateurs multidisciplinaires plus fiables en rapport avec le Plan d’action de la FAO – Parité hommes-femmes et développement, un soutien à l’organisation de la Journée internationale de la montagne en 2006 et 2007 (complétant d’autres ressources), des bases de données supplémentaires pour des informations référencées spatialement, un appui pour des programmes de création de capacités spécialisées et l’établissement d’une série de réseaux de connaissances techniques. Par ailleurs, un montant de crédits de 433 000 dollars EU a été fourni par le biais du fonds d’innovation spécifié dans les documents du PTB et qui est prévu pour appuyer les rôles divers de la FAO en tant qu’organisation des connaissances et de création de capacités, compte tenu de l’importance de ces domaines dans le contexte des réformes de l’Organisation. Des efforts importants ont été déployés pour améliorer ce type de financement central dans les propositions du PTB 2008-09, approuvé par la suite lors de la Conférence de la FAO en novembre 2007.
Programme 5C: Services financiers
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 10 984 | ||
| Recettes effectives | 7 258 | ||
| Programme de travail ajusté | 18 242 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 17 682 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | 560 | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 0 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 17 682 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produits et systèmes d'information et bases de données | 2 | (1) | 0 | 1 | 1 | 0 | 50% |
| Autres | 1 | (1) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 36 | (1) | 0 | 35 | 35 | 0 | 97% |
| Total | 39 | (3) | 0 | 36 | 36 | 0 | 92% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5CP01 | Comptabilité centrale et rapports financiers | Service continu | AFF |
Avantages escomptés
- Il convient notamment de mentionner les avantages suivants: i) les comptes sont préparés en temps opportun, ils sont complets, précis et conformes aux règles et procédures financières de l'Organisation; ii) l'obligation statutaire de produire les comptes de l'exercice biennal pour le commissaire aux comptes et les Membres d l'Organisation est satisfaite; iii) les résultats financiers complets sont disponibles pour les sources extrabudgétaires; iv) les bureaux de terrain reçoivent l'appui nécessaire pour préparer leurs comptes avec précision; v) la comptabilité des projets de l'Organisation est conforme aux normes les plus rigoureuses, facilitant le développement du programme de terrain et garantissant le respect des accords avec les donateurs.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- À la lumière de la nature des services relevant de la responsabilité de la Division des services financiers (AFF), la Division déploie des efforts constants pour améliorer son fonctionnement afin d’être plus efficace et efficiente. Cette entité de programme concerne essentiellement les activités de comptabilité et de présentation de l’information financière. L’un des objectifs dans ce domaine est de créer des comptes plus transparents et « lisibles » pour les utilisateurs des rapports financiers de l’Organisation. À cette fin, plusieurs mesures ont été introduites en 2006-07 pour améliorer les rapports financiers dans les comptes vérifiés. Les plus marquantes ont été l’adoption de nouveaux principes de comptabilité: i) La provision pour contributions à recevoir des États Membres ne couvre plus 100 pour cent des contributions, jusqu'à réception des fonds; elle n'est désormais prévue que dans des circonstances exceptionnelles car toutes les contributions sont censées être recouvrées; ii) la valeur, calculée par les actuaires, des obligations de dépenses au titre des versements dus après cessation de service, est désormais imputée à l’État II de l’Organisation. Tous les changements comptables ont pour but d’exprimer plus fidèlement la réalité économique de la situation financière de la FAO. Ils constituent aussi un pas important vers l’harmonisation des politiques comptables de la FAO avec les normes comptables internationales pour le secteur public, que le système des Nations Unies s’est engagé à adopter en janvier 2010 (voir aussi le PTB 2008/09 PE 8AA08 - IPSAS).
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5CP02 | Opérations et systèmes financiers | Service continu | AFF |
Avantages escomptés
- Ils comprendront: i) l'utilisation efficace de la technologie pour accroître la productivité et réduire les délais de retour pour les opérations traitées; ii) la simplification et l'amélioration des processus de gestion pour réaliser des gains d'efficience; iii) des politiques et procédures financières institutionnelles satisfaisantes.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- La Division des services financiers (AFF) déploie des efforts constants pour améliorer son fonctionnement afin d’être plus efficace et efficiente. Cette entité de programme concerne essentiellement les transactions exécutées dans le processus d’établissement de rapports financiers, les procédures et politiques financières, la liaison avec les fonctions de vérification des comptes et la gestion des systèmes financiers. Parmi les activités et les réalisations marquantes dans ce domaine figurent: i) la mise en œuvre et le déploiement d’un nouveau formulaire électronique de demande de paiement électronique pour améliorer l’efficacité du paiement des consultants; ii) appui important à la mise en œuvre et l’intégration réussies des applications du système Oracle Financials dans le cadre du projet de système de gestion des ressources humaines (HRMS); iii) activités de test, de planification, de mise en œuvre et postérieures à la mise en œuvre liées au nouveau système HRMS/états de paie; iv) améliorations apportées aux informations sur les états de paie figurant dans le fichier central visant à rationaliser et à améliorer les décaissements de fonds (ce qui a permis d’obtenir des taux de traitement de bout en bout supérieurs à la norme et d’abaisser les frais de banque); v) examen complet de toutes les avances versées à des consultants et à des membres du personnel remontant à 2004 afin d’évaluer le recouvrement des montants prêtés, et mise en œuvre de nouvelles procédures pour garantir leur recouvrement aux échéances prévues; et vi) publication d’orientations sur les procédures et les politiques sur l’Intranet de la Division des services financiers.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5CP03 | Opérations de trésorerie | Service continu | AFF |
Avantages escomptés
- Une utilisation efficace des ressources financières de la FAO.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- La Division des services financiers (AFF) déploie des efforts constants pour améliorer son fonctionnement afin d’être plus efficace et efficiente. Cette entité de programme concerne essentiellement les activités de trésorerie. Au cours du précédent exercice biennal, les services de trésorerie ont mis en œuvre des mesures importantes visant à rendre plus efficace le processus de reconstitution des bureaux de terrain, réduisant le temps de reconstitution d’une semaine à un jour. Ces changements ont amélioré la gestion de la trésorerie et contribué directement à des économies substantielles et des revenus d’investissement s’élevant à près de 300 000 USD par an. En 2007, pour améliorer l’efficacité et réduire davantage les coûts, une nouvelle banque d’entreprise a été sélectionnée, qui deviendra pleinement opérationnelle au cours de l’exercice 2008-09.
Programme 5D: Gestion des ressources humaines et bien-être du personnel
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 14 386 | ||
| Recettes effectives | 2 723 | ||
| Programme de travail ajusté | 17 109 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 18 548 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | (1 439) | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 234 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 18 782 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Autres | 2 | 0 | 2 | 4 | 4 | 0 | 200% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 18 | (4) | 4 | 18 | 15 | 3 | 100% |
| Total | 20 | (4) | 6 | 22 | 19 | 3 | 110% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP01 | Services sanitaires et médicaux | Service continu | AFD |
Avantages escomptés
- Des services complets de conseils médicaux pour le personnel, afin de contribuer à un style de vie et à un cadre de travail sains, quelque soit le lieu d'affectation. La diminution des journées de travail perdues.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Le Service médical a poursuivi ses activités de prestation de services à la FAO, au PAM et au FIDA. Des programmes de prévention comme le programme de détection des risques cardiovasculaires ont été conduits pour améliorer la santé du personnel. Une pharmacie interne a été ouverte pour réduire le coût des prescriptions aux membres du personnel et apporter des services de conseil lors de l’achat des médicaments. Le Service médical a aussi participé à l’acquisition et à la distribution, à titre préventif, de fournitures médicales d’urgence en cas de foyer de grippe aviaire.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP02 | Services juridiques relatifs aux ressources humaines | Service continu | AFH |
Avantages escomptés
- Le traitement équitable des fonctionnaires contribue à une gestion efficace des ressources humaines, favorise le bon moral du personnel et son attachement au mandat de l'Organisation.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- La Division de la gestion des ressources humaines (AFH) a continué d’examiner et de traiter les plaintes de membres du personnel et de suivre les affaires disciplinaires. Elle a aussi donné des conseils aux supérieurs hiérarchiques concernant le règlement à un stade précoce des conflits du travail afin de maintenir à un niveau assez bas le nombre de recours administratifs et de plaintes. Des efforts déployés pour élaborer une nouvelle procédure de médiation et introduire des moyens de règlement consensuel des différends dans la procédure de recours interne de l’Organisation ont abouti à l’introduction d’une procédure de médiation. La mise en oeuvre de la politique de la FAO pour la prévention du harcèlement s’est également poursuivie.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP03 | Politiques, planification et activités interinstitutions relatives aux ressources humaines | Service continu | AFH |
Avantages escomptés
- La mise en place efficace d'un cadre de gestion des ressources humaines fondé sur les concepts de prestation améliorée de services relatifs aux ressources humaines (aussi bien qualitativement qu'au point de vue de l'efficacité) et dans lequel les stratégies et activités de planification dans le domaine des ressources humaines sont pleinement alignées sur les objectifs de l'Organisation (y compris la nécessité, à moyen et à long termes, d'un mélange approprié de compétences des fonctionnaires). L'entité assurera également une intégration des services relatifs aux politiques, à la planification et aux services consultatifs en matière de ressources humaines s'appuyant sur un système plus efficace et plus porteur de gestion de l'information. L'obtention de ces résultats permettra également de faire en sorte que les activités d'administration des traitements soient compatibles avec le système commun et que l'Organisation reste compétitive sur le marché international du travail.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Au titre de cette entité de programme, la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) a participé activement à la promotion de politiques innovantes en matière de ressources humaines par le biais d’organes interinstitutions des Nations Unies, y compris la Commission de la fonction publique internationale, le Réseau des ressources humaines et le Comité de haut niveau sur la gestion du Conseil des chefs de secrétariat pour la coordination. Les questions examinées par ces organes ont inclus la mobilité interorganisations, la mobilité, la sujétion, les plans de primes d’affectation et de non-déménagement, les critères pour le paiement des primes de risque et un cadre pour les dispositions contractuelles dans les organisations du Système commun des Nations Unies.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP04 | Développement de l'Organisation et structure du personnel | Service continu | AFH |
Avantages escomptés
- Les gestionnaires de la FAO recevront des avis compétents et professionnels au sujet des entretiens avec le personnel et de la sélection de celui-ci. Les unités de la FAO consacreront moins de temps au processus de recrutement et engageront des candidats qualifiés en tenant compte des objectifs de répartition géographique et d'équilibre entre les sexes. L'introduction du Système de gestion des ressources humaines améliorera la qualité des services fournis à l'Organisation dans le domaine du recrutement en automatisant intégralement la réception des candidatures et en introduisant un élément de présélection automatique, de planification des entretiens et de sélection. En améliorant la définition des tâches et grâce à des outils modernes de classement, les unités peuvent organiser le travail en équipes, favorisant ainsi les bonnes prestations et la mobilité du personnel.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Au titre de cette entité de programme, des mesures ont été prises pour remédier à la pénurie de candidats de pays sous-représentés ou non représentés. On s’est notamment efforcé d’identifier des sites web de ces pays sur lesquels il était possible d’afficher des avis de vacance de poste. Suite à la Conférence de la FAO de novembre 2005, la Division a coordonné les activités des équipes spéciales chargées du redéploiement et appuyé la mise en œuvre du PTB révisé et des propositions de dotation de personnel de la Phase II.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP05 | Formation et perfectionnement du personnel | Service continu | AFH |
Avantages escomptés
- Aligner en permanence et étroitement les programmes de formation du personnel et d'apprentissage sur les priorités du programme et développer ultérieurement et renforcer les compétences nécessaires du personnel, en assurant l'excellence. Permettre aux gestionnaires d'être plus efficaces et orientés vers l'avenir dans le domaine de la formation du personnel, en établissant des liens avec les plans de formation personnels se dégageant de la gestion des résultats.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- La Division des ressources humaines a continué à offrir des possibilité de perfectionnement et de formation du personnel pour améliorer les compétences du personnel de la FAO sur la base de plusieurs stragégies clés de l’Organisation. La formation a été dispensée grâce à trois types de services, à savoir le programme d’apprentissage interne, le programme de formation externe et le programme d’apprentissage et de mise en valeur des ressources humaines. Le programme d’apprentissage interne a prévu divers cours sur le lieu de travail, notamment pour l’acquisition de connaissances en langues, en communication et en technologie de l’information, ainsi que des sessions relatives à l’orientation et au départ à la retraite du personnel de la FAO. Les nouveaux programmes mis en œuvre pendant l’exercice biennal ont inclus le renforcement des capacités de gestion et d’encadrement et insisté sur la diversité, la négociation et la gestion des conflits et l’analyse des cadres logique. Le programme de formation externe a multiplié les activités visant à consolider les compétences professionnelles du personnel du cadre organique en facilitant son accès à des activités de perfectionnement hors de l’Organisation. Le service d’apprentissage et de mise en valeur des ressources humaines a absorbé l’essentiel des crédits alloués aux divisions pour le développement des compétences des fonctionnaires dans des domaines tels que la planification stratégique, la constitution d’équipes et la formation technique dans le contexte de leurs programmes de travail annuels.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5DP06 | Services de sécurité sociale | Service continu | AFH |
Avantages escomptés
- L'octroi d'avantages compétitifs contribuerait directement à attirer et à retenir le personnel de haute qualité nécessaire pour mener à bien les programmes de la FAO.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Au cours de 2006, suite à un examen complet des plans d’assurance du personnel, la Division des ressources humaines a lancé une procédure d’appel d’offres international pour les plans d’assurance maladie dans le but d’obtenir de meilleures conditions pour atténuer les effets de la hausse constante des frais médicaux sur le budget de l’Organisation. Parallèlement, une procédure de consultation entre les diverses institutions des Nations Unies siégeant à Rome a été mise en place pour étuder la viabilité d’autres mécanismes contractuels concernant leur régime commun d’assurance maladie et les plans d’indemnisation du personnel.
Programme 5E: Contrats et achats
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 5 661 | ||
| Recettes effectives | 5 245 | ||
| Programme de travail ajusté | 10 906 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 10 442 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | 464 | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 0 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 10 442 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 3 | 0 | 0 | 3 | 3 | 0 | 100% |
| Total | 3 | 0 | 0 | 3 | 3 | 0 | 100% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5EP01 | Achats | Service continu | AFS |
Avantages escomptés
- Faciliter l'achat de biens et de services en vue de la sélection des options les plus avantageuses, au niveau de qualité requis.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Le volume total d’achats durant l’exercice biennal s’est élevé à 180 millions d’USD. Ce montant ne comprend pas les achats effectués pour les services de concessionnaires du Siège tels que les voyages, la restauration, les services bancaires, les plans d’assurance maladie, le point de distribution des produits pharmaceutiques et les services d’assurance, qui sont payés directement par les membres du personnel, par les unités concernées dans l’Organisation et par le biais de régimes distincts. On note que le volume représenté par ces activités, bien qu’il ne soit pas saisi dans Oracle, a augmenté de manière importante. Quarante-six pour cent des achats en valeur de 2007 ont été des achats d’urgence, caractérisés par des périodes de pics et de creux. En 2007, des bons de commande de terrain ont également été traités pour un montant total de 5,5 millions d’USD (moins 20 pour cent par rapport à 2006). Des missions d’achats à l’appui des activités de terrain ont été conduites en Côte d’Ivoire, dans la République démocratique du Congo, en Jordanie, au Mali, au Niger et en Somalie. Le Directeur des services financiers a accordé un niveau de délégation pouvant atteindre 50 000 USD à 43 représentants de la FAO et coordonnateurs des secours d’urgence. Dans le domaine de la création de capacités, des matériels et des programmes de formation ont été normalisés et un module de formation a été introduit en tant que modèle standard de mandat pour les missions d’achats. Dans le domaine de la gestion de l’information, un outil de gestion d’informations commerciales a été déployé, fournissant des informations de gestion extraites de plusieurs systèmes internes de présentation de l’information financière – fondés sur Oracle ou Excel –, ce qui lui permet de suivre les taux de réponse concernant les appels d’offres, la paie, les performances des fournisseurs, la répartition de la charge de travail et le traitement des contrats et des demandes d’achats.
Programme 5F: Gestion des locaux
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 32 295 | ||
| Recettes effectives | 2 881 | ||
| Programme de travail ajusté | 35 176 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 32 575 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | 2 601 | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 484 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 33 059 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 7 | 0 | 0 | 7 | 7 | 0 | 100% |
| Total | 7 | 0 | 0 | 7 | 7 | 0 | 100% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5FP01 | Service central des dossiers | Service continu | AFS |
Avantages escomptés
- Il est prévu notamment d'obtenir i) la conformité aux normes de responsabilisation par une bonne tenue des fichiers et la conservation de la mémoire institutionnelle; ii) la livraison efficace et fiable des documents et publications de la FAO par courrier, valise diplomatique et canaux normaux de distribution des documents; iii) un système de gestion des fichiers numériques qui améliorera la gestion des connaissances au sein de l'Organisation grâce au renforcement des technologies d'enregistrement et de recherche de l'information.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Durant 2006-07, la mise en œuvre et le suivi du Système de gestion des dossiers numériques (DRMS) et du Système de gestion des archives numériques (DAMS) ont poursuivi leur cours. Le projet DRMS II sera exécuté en 2008. Le système de suivi et de réception des livraisons, introduit pour suivre les demandes adressées à l’unité Courrier et distribution concernant la valise diplomatique, de repostage et d’affranchissement, a été constamment amélioré pour aider les opérateurs internes à produire des statistiques normalisées et des rapports détaillés pour les divisions et les utilisateurs qui exigent des informations de vérification. En ce qui concerne la mise à jour en cours des logiciels et des matériels qui a eu lieu en 2007, on s’est employé à renforcer l’infrastructure matérielle consacrée au site web du courrier et de la distribution et aux applications de gestion administrative utilisées par les opérateurs internes. Des améliorations ont été apportées au Système de communication et d’information utilisé dans la gestion des entrepôts externes notamment en introduisant de nouvelles procédures de recouvrement et de nouveaux outils d’établissement de rapports conçus pour faciliter la génération automatique de rapports mensuels (par division/par code budgétaire Oracle) pour les coûts de stockage et d’enlèvement, conformément aux exigences de la Circulaire administrative n° 2006/32. Une étude de viabilité a été conduite pour examiner la possibilité de mettre en œuvre un système de fichiers centralisé et ses conclusions ont été communiquées à la direction.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5FP02 | Services de gestion des installations | Service continu | AFS |
Avantages escomptés
- Un milieu de travail sûr et incitatif dans les locaux du siège.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- De grands projets ont été réalisés au titre de ce programme, notamment la création et la construction de plusieurs installations nouvelles : le Centre d’urgence de la FAO pour la lutte contre les maladies animales transfrontières, un nouveau centre de radio et de télédiffusion, et des bureaux pour la Mutuelle de crédit des Nations Unies et la Banca di Sondrio. D’autres projets incluent la rénovation complète de la Salle de l’Allemagne, l’approbation de marchés concernant les travaux de réparation de l’Atrium, la construction d’un système de paratonnerres et l’installation d’un système électrique de secours en cas d’interruption. Un accord a été aussi conclu avec le gouvernement italien et son administration concernant des travaux exceptionnels comme l’installation de nouveaux ascenseurs dans le bâtiment C et la pose d’un revêtement sur les pavés anciens de la route principale du groupement d’achats. Par ailleurs, une nouvelle procédure de facturation des locaux utilisés pour des activités qui ne font pas partie du Programme ordinaire a été mise en place.
Programme 5G: Réunions, services linguistiques et protocole
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 7 756 | ||
| Recettes effectives | 207 | ||
| Programme de travail ajusté | 7 963 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 7 759 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | 204 | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 27 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 7 786 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Autres | 1 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 100% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 25 | 0 | 0 | 25 | 25 | 0 | 100% |
| Total | 26 | 0 | 0 | 26 | 26 | 0 | 100% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5GP01 | Correspondance officielle | Service continu | KCC |
Avantages escomptés
- S'assurer que toutes les communications officielles adressées aux États Membres sont traitées avec le plus grand soin et en temps opportun, en ayant davantage recours aux nouvelles technologies. S'assurer que toutes les organisations intergouvernementales ayant des relations officielles avec la FAO sont consultées et/ou informées des politiques de la FAO. S'assurer que des informations à jour sont disponibles concernant les relations entre la FAO et les organisations intergouvernementales.
Indicateurs
- Gestion de toute la correspondance officielle, y compris celle du Cabinet du Directeur général
- Nombre de lettres circulaires
- Nombre de lettres d'accord relatives aux réunions de la FAO
- Gestion d'une base de données de documentation et de référence pour les organisations intergouvernementales et traitement de la correspondance relative aux réunions extérieures
- Nombre d’invitations à des réunions reçues d’organisations intergouvernementales
- Nombre d’organisations intergouvernementales figurant dans la base de données
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Les réponses des représentants permanents au questionnaire d’auto-évaluation de KCCO diffusé en 2007 ont confirmé que le site web des représentants permanents est largement considéré comme un canal de communication important dont le potentiel n’est pas encore entièrement exploité, une appréciation qui se retrouve dans l’Évaluation externe indépendante. Les travaux de mise à jour du site web ont commencé à la fin de 2007 et le nouveau programme, qui tient compte des suggestions des représentants permanents, devrait être opérationnel vers le milieu de 2008. Bien que sa portée soit limitée, le site a été de plus en plus utilisé durant l’exercice biennal pour publier des documents et des convocations pour les groupes de travail et les séminaires. Son utilisation et celle du courrier électronique pour la diffusion de messages ont permis d’obtenir des gains de productivité et de faire des économies importantes. Les efforts déployés par les groupes de travail interdépartementaux créés par le Directeur général pour simplifier et déléguer des pouvoirs de décisions pour des questions purement administratives comme l’approbation des notes verbales, la distribution de circulaires, les plans de voyages et la documentation pour les sessions des organes directeurs ont eu un impact positif sur les délais. Par ailleurs, l’introduction de règles plus souples d’inscription en qualité de membre des comités à composition non limitée du Conseil (C 2007/REP Résolution 8/2007) a considérablement réduit la charge de travail consacrée à la tenue de la correspondance et des dossiers concernés. La soumission de versions électroniques des interventions ayant eu lieu à la trente-quatrième session de la Conférence a aussi contribué à améliorer les délais de production. L’utilisation de moyens électroniques dans la gestion de la réponse de l’Organisation aux invitations à participer à trois cent quatre-vingt réunions externes organisées par des organisations intergouvernementales, qui ont été traitées et suivi de manière informatisée, a permis d’économiser des ressources, de réduire les erreurs d’acheminement et de faciliter les opérations d’archivage.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5GP02 | Programmation des réunions au Siège et sur le terrain | Service continu | KCC |
Avantages escomptés
- Veiller à ce que les réunions de la FAO soient organisées conformément aux règles établies et que les ressources nécessaires soient planifiées en conséquence. La programmation efficace des réunions permet de réduire au minimum les ressources qui leur seront affectées.
Indicateurs
- La programmation et la planification des réunions de la FAO au Siège et sur le terrain, et de la documentation correspondante
- Pourcentage de demandes de traduction/impression des documents entièrement satisfaites moyennant le système approprié (E-DPR)
- Satisfaction du personnel participant aux réunions, en ce qui concerne les procédures de programmation
- Coordination et supervision des installations nécessaires aux réunions organisées au siège et appui aux réunions non-FAO tenues dans les locaux de l'Organisation
- Nombre de réunions organisées au Siège, ne relevant pas de la FAO
- Satisfaction des utilisateurs (enquêtes)
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Comme lors du précédent exercice biennal, d’importants efforts ont été consacrés à la planification adéquate des réunions afin qu’il n’y ait pas de chevauchements dans l’utilisation des salles de réunions et des services connexes. Le Service de documentation et de programmation des réunions a continué de mettre en œuvre de nouvelles technologies dans des domaines comme la programmation des sessions, la traduction à distance pour les réunions importantes éloignées du Siège, le contrôle des flux de travail, la distribution de documents, l’archivage et l’enregistrement, en vue de rationaliser la communication d’informations entre les systèmes existants. Le nombre de sessions (229) organisées en 2006-07 a baissé de 13% par rapport à 2004-05, du fait de la réduction générale des sessions prévues pour cet exercice biennal dans le PTB. Au total, 12 325 demandes de traduction et d’impression ont été gérées en utilisant le Système électronique de demande de traitements de documents (E-DPR), qui incorpore désormais un module de suivi et d’établissement de rapports. La collaboration interne avec les auteurs de documents s’est poursuivie, par le biais notamment de l’intégration de processus électroniques de production de documents pour les réunions tels que le Programme de travail et budget et le Rapport sur l’exécution du programme. Ces efforts ont permis de réduire les coûts et le temps de traitement. Près de 14 réunions non FAO ont aussi été organisées et prises en charge par l’entité de programme. Beaucoup a été fait pour normaliser les procédures et les processus d’organisation et de suivi de ces réunions, en collaboration avec les organisateurs de réunions et avec d’autres divisions de la FAO qui les prennent en charge.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5GP03 | Fourniture et suivi des services linguistiques de la FAO | Service continu | KCC |
Avantages escomptés
- Traduction de tous les documents de réunions et autres produits, fourniture de services d'interprétation pour les réunions et impression des documents en temps utile, conformément aux meilleures normes de qualité, et mise en oeuvre adéquate de la politique linguistique de la FAO.
Indicateurs
- Services de terminologie et d'appui linguistique
- Nombre de nouveaux concepts techniques et de titres ajoutés à la base de données FAOTERM
- Nombre de visites mensuelles du site Web de la terminologie de la FAO
- Pourcentage de documents traités en ayant recours à des technologies de traduction assistée
- Services de traduction pour la documentation des réunions, des publications phares sélectionnées et d'autres documents non liés aux réunions
- Pourcentage des activités confiées à des traducteurs extérieurs par rapport aux travaux effectués par les fonctionnaires internes
- Nombre total de mots traduits
- Satisfaction des utilisateurs
- Services d'interprétation au Siège et sur le terrain
- Nombre de journées d'interprétation
- Pourcentage des séances d'interprétation couvertes par les interprètes internes
- Services d'impression pour les documents de réunion, des publications phares sélectionnées et d'autres documents non liés aux réunions
- Nombre total de pages imprimées
- Taux d'utilisation du matériel
- Nombre de titres et d'exemplaires imprimés sur demande
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- En 2006-07, des gros efforts ont été consacrés à la rationalisation de la gestion des ressources linguistiques, y compris FAOTERM, la base des noms de pays et d’autres glossaires utilisés par le personnel de la FAO, les organisations internationales et le grand public (300 000 demandes mensuelles pour une moyenne de 12 000 utilisateurs). La mise en œuvre d’outils informatisés a aussi augmenté et ces outils s’appliquent désormais à près de 75 pour cent des demandes de traduction. Enfin, la liaison avec d’autres organisations a été renforcée en vue d’améliorer l’interopérabilité des systèmes et des informations linguistiques au niveau des Nations Unies. Au total, 19 millions de mots ont été traduits en 2006-07, soit une réduction de près de 15 pour cent par rapport aux trois exercices biennaux précédents. La réduction s’est appliquée équitablement à l’arabe, au chinois, au français et à l’espagnol, tandis que l’anglais et d’autres langues (notamment le russe) ont légèrement augmenté. Ce volume représente les traductions prises en charge par les services de traduction internes et ne tient pas compte de la traduction de documents non officiels sous-traités directement par les divisions. Le nombre de jours d’interprétation a diminué par rapport à l’exercice biennal précédent, la baisse de l’ordre de 6 pour cent reflétant une diminution générale du nombre de réunions et une meilleure couverture linguistique. D’importants efforts ont été déployés pour réduire le nombre d’exemplaires de documents et le nombre de documents distribués par l’intermédiaire des sites web a augmenté. Ces mesures sont allées de pair avec la mise en œuvre d’une politique d’impression électronique visant à renforcer les capacités d’impression à la demande et à réduire les besoins de stockage à long terme des exemplaires de documents. Cette approche a permis de diminuer de près de 50 pour cent les demandes d’impression en 2006-07. Les capacités internes ont été redimensionnées et l’équipement adaptéaux technologies plus récentes, obtenant le rapport coût/efficacité le plus élevé possible.
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5GP04 | Services de protocole et liaison avec les représentants permanents | Service continu | KCC |
Avantages escomptés
- Veiller à ce que les activités de protocole soient exécutées dans le respect des règles établies.
Indicateurs
- Fourniture et surveillance de services de protocole destinés aux représentations permanentes et aux réunions des Membres, et maintien d'une base de données ministérielle
- Nombre de visites officielles nécessitant des services de protocole
- Octroi et renouvellement des laissez-passer des Nations Unies, des cartes d'identité et des visas
- Nombre de documents administratifs produits/traités
- Réunions des Groupes régionaux
- Nombre de réunions et de présentations organisées pour les Représentants permanents
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- Afin que toutes les représentations permanentes accréditées auprès de la FAO, à Rome et à l’étranger, puissent compter sur un premier point de contact, des efforts ont été faits pour maintenir la liaison avec les États membres et leurs groupes régionaux respectifs. Dans le cadre de l’Accord de siège, une liaison étroite a aussi été établie avec le pays hôte, laquelle couvre le soutien administratif et les immunités et privilèges du personnel de la FAO et du PAM, ainsi que des missions indépendantes accréditées auprès de la FAO. Une communication constante avec les représentants permanents a été maintenue afin de garantir que toutes les demandes d’information et de clarification ont été prises en compte de manière satisfaisante. En ce qui concerne les réunions du Groupe des 77, des pays de l’Organisation de coopération et de développement économique (OCDE) et des groupes régionaux de la FAO, tous les efforts ont été déployés pour planifier les réunions de telle sorte que les salles et les équipes d’interprètes soient utilisées pour les différentes réunions programmées le même jour. Afin que les activités protocolaires soient conformes aux normes et procédures établies, les dispositifs protocolaires et le soutien logistique ont été fournis pour les visites des chefs d’État et des chefs de gouvernement. Le bureau des visas a continué de traiter les demandes de délivrance et de renouvellement de laissez-passer des Nations Unies et de cartes d’identité pour le personnel de la FAO et du PAM et s’est chargé d’obtenir des visas pour les voyages officiels. À cet égard, les procédures de délivrance de visas sont devenues compliquées à cause des mesures de sécurité imposées par de nombreux pays. L’introduction d’une base de données Intranet fournissant des informations sur les visas et des formulaires de demande de visas a permis de rationaliser les procédures et de faire gagner du temps au personnel. Un coût unitaire important a aussi été défini pour les services rendus à d’autres bureaux des Nations Unies siégeant à Rome. Il devrait générer des revenus considérables lorsqu’il sera en vigueur.
Programme 5H: Services partagés
| Programme ordinaire | (en milliers d'USD) | ||
| Ouvertures nettes de crédit | 14 522 | ||
| Recettes effectives | 6 159 | ||
| Programme de travail ajusté | 20 681 | ||
| Dépenses, au taux budgétaire | 22 474 | ||
| Variance des dépenses (supérieures)/inférieures | (1 793) | ||
| Appui extrabudgétaire au Programme ordinaire | 0 | ||
| Programme de terrain | |||
| Appui extrabudgétaire au Programme de terrain/Assistance aux pays Membres | 0 | ||
| Urgences financées par des fonds extrabudgétaires | 0 | ||
| Exécution de projets du PCT et du PSSA | 0 | ||
| Total exécution du Programme de terrain | 0 | ||
| Total des dépenses | 22 474 | ||
| Type de produit | Approuvés dans le PTB | Annulés/ différés | Non planifiés | Total exécutés | Exécutés non modifiés | Exécutés modifiés | Exécution en pourcentage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Autres | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0% |
| Fourniture de services aux personnels, départements et membres | 12 | 0 | 0 | 12 | 12 | 0 | 100% |
| Total | 12 | 0 | 1 | 13 | 13 | 0 | 108% |
| Entité de programme | Titre | Type | Division responsable |
|---|---|---|---|
| 5HP01 | Fourniture de services d'appui à la gestion | Service continu | AFD |
Avantages escomptés
- Le MSS fournit les contrôles internes appropriés ainsi que les services consultatifs aux départements pour que ces derniers puissent opérer efficacement et conformément aux règlements établis.
Réalisations, succès obtenus et enseignements tirés
- La Coopération Sud-Sud (CSS) a été active durant l’exercice biennal, préparant l’ouverture d’un bureau décentralisé à Budapest et participant à des négociations avec le gouvernement hongrois concernant le niveau d’appui, la conception et le réaménagement des bureaux, le recrutement de personnel, la formation, etc. Le programme de travail a été exécuté comme prévu et les bureaux ont été ouverts le 2 janvier 2008. D’autres fonctions traditionnelles de la Coopération Sud-Sud ont été conservées.