CAPÍTULO 5 DEL PLP: SERVICIOS DE APOYO

Programa Principal 5.1: Apoyo a la información y las publicaciones

Realizaciones

Programa 5.1.1: Apoyo a la información pública y las publicaciones

442. Este programa, cuya realización corre a cargo de la Dirección de Información (GII), ayuda a comunicar a los gobiernos de los Estados Miembros, los asociados en el desarrollo y al público en general información sobre la labor de la Organización, incluidos mensajes sobre el mandato, prioridades y programas técnicos de la FAO. Las actividades comprenden:

• apoyo al programa de publicaciones técnicas de la FAO;
• producción de materiales impresos, de vídeo, radio y multimediales
• actividades de difusión por los medios de comunicación;
• mantenimiento de las páginas de la FAO en Internet.

El programa absorbió también el déficit registrado en el Fondo Rotatorio de Productos de Información (IPRF). El producto de las ventas de productos informativos y los ingresos de publicidad correspondientes se acreditan en dicho fondo, pero los costos de las ventas fueron superiores a los ingresos en 0,4 millones de dólares.

443. La política y estrategia institucionales en materia de comunicaciones se elaboró en 1998 y se hizo pública en 1999 para que sirviera de orientación al personal, incluido el de los departamentos técnicos, sobre aspectos de su labor en relación con la información pública. Se prestó especial atención al examen y seguimiento de los planes departamentales y regionales de comunicaciones y publicaciones, con objeto de asegurarse de que los productos informativos fueran de la máxima calidad y proyectaran una imagen institucional coherente y adecuada de la Organización.

444. Relaciones con los medios. Con el fin de asegurar la coordinación de los mensajes de la FAO y su claridad se integraron los esfuerzos desplegados para llegar al público de los medios impresos, de radio, televisión e Internet. En cooperación con el personal técnico, se emprendió la tarea de identificar y destacar la labor normativa clave relacionada con los temas de actualidad de interés mundial. Como se señala en el Cuadro 5.1-1, el número de comunicados de prensa y crónicas de radio y programas aumentó, mientras que se redujeron las actividades más costosas como conferencias de prensa, seminarios y misiones de reportajes. La reducción del número de editoriales de prensa refleja la preferencia por parte de las empresas periodísticas por preparar sus propios artículos, con ayuda del personal y los datos de la FAO. Además de centrar la atención en las actividades difusoras de los medios de bajo costo, la Dirección trató en lo posible de trabajar en asociación con los departamentos técnicos. Los arreglos consiguientes de reparto de costos permitió aumentar el número de producciones de vídeo, lo que a su vez permitió a la Dirección ofrecer grabaciones de vídeo a las televisiones que desean publicar informes sobre la base de los nuevos comunicados de prensa de la Organización.

Cuadro 5.1-1: Actividades de información pública (indicadores seleccionados)

445. Producción de materiales de información. Se emprendieron actividades para sensibilizar al público como parte de la Campaña del Día Mundial de la Alimentación/Telefood, incluida la producción de folletos, opúsculos, CD-ROM multimediales interactivos y un sitio en Internet, según figura en el Cuadro 5.1-2. El componente de información pública del sitio en Internet se convirtió en un medio importante para llegar al público destinatario y agregar una nueva dimensión a las campañas informativas multimediales de la FAO. La nueva tecnología digital y las técnicas de producción aumentaron la cantidad y mejoraron la calidad de las exposiciones y presentaciones multimedia de la FAO, como las relativas a la Consulta de alto nivel sobre la mujer rural e información. El archivo de fotografías digitales, al que se puede tener acceso en Internet, incrementó notablemente el empleo, ventas y concienciación de las fotografías de la FAO.

Cuadro 5.1-2: Material de información (indicadores seleccionados)

446. Políticas y apoyo en materia de publicaciones. Los cambios introducidos a raíz del examen de la estructura del sector de publicaciones de la FAO en 1996-97 fueron complementados en 1999 con la creación del Comité Institucional de Comunicaciones (CIC), que sustituya al antiguo Comité de Publicaciones. El CIC supervisa la aplicación de la política y estrategia institucional de la FAO en materia de comunicaciones. Se crearon comités departamentales y regionales de comunicaciones y publicaciones para elaborar planes como parte del proceso preparatorio del Programa de Labores y Presupuesto. Representantes de GII forman parte de dichos comités departamentales y regionales y colaboran con los departamentos técnicos para la formulación y elaboración de planes de comunicación y publicaciones.

447. Con el establecimiento del CIC, se revisaron las categorías actuales de los productos informativos para presentar un enfoque más centralizado a la hora de identificar la finalidad y objetivo del público al que van destinadas las publicaciones de la FAO. Las nueva categorías son:

• defensa y promoción: productos informativos destinados a despertar la sensibilidad del público, influir en el cambio de política y potenciar la voluntad política;
• técnicas: títulos destinados a contribuir al conocimiento técnico sobre cuestiones relacionadas con el mandato de la FAO subdivididos en materiales esenciales, de carácter técnico y de capacitación, materiales específicos por temas/regiones/países e informes y documentos técnicos;
• noticiarios y boletines: títulos destinados a un público especializado en áreas de programas específicos.

448. En el Cuadro 5.1-3 figuran los indicadores del programa de publicaciones de la Organización. La primera publicación principal de defensa y promoción dentro del nuevo sistema de clasificación por categorías, El estado de la seguridad alimentaria en el mundo (SOFI) fue publicada en 1999 en árabe, español, francés e inglés. Esta publicación, escrita en un estilo comunicativo y acogedor para el lector, utiliza gráficos y técnicas de diseño para presentar la información estadística en una forma visualmente atractiva, que han suscitado un gran interés en los medios. Producida por el Departamento Económico y Social (ES) y GII, esta publicación ofreció las estimaciones más recientes del número de hambrientos crónicos en el mundo en desarrollo y presentó las primeras estimaciones comparables, jamás realizadas antes, sobre el número de personas de países industrializados y países en transición que padecen hambre. Las ulteriores ediciones del SOFI servirán de informes parciales periódicos sobre las iniciativas mundiales y nacionales para alcanzar el objetivo de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación de reducir a la mitad el número de personas desnutridas en el mundo para el año 2015.

Cuadro 5.1-3: Publicaciones (indicadores seleccionados)

449. Los documentos de la FAO sobre políticas publicados en el bienio comprenden la función normativa de la FAO, el Marco Estratégico para la FAO 2000-2015 y la política y estrategia de la FAO para la cooperación con organizaciones no gubernamentales de la sociedad civil.

450. El programa de publicaciones chino, en colaboración con la Academia China de Ciencias Agrícolas, siguió a lo largo de todo el bienio con un número creciente de títulos propuestos por los departamentos técnicos para su publicación en chino. El programa de publicaciones de la FAO en idiomas no oficiales fue muy solicitado, con 65 títulos que se publicaron en 26 idiomas.

451. Durante el bienio, GII negoció acuerdos de copublicación con editores comerciales, lo que dio lugar a la publicación de diez títulos durante 1999. Se tomó esta iniciativa con el afán de aumentar la visibilidad y el alcance de los títulos de la FAO y conseguir ahorros de costos.

Programa Principal 5.2: Administración

Realizaciones

452. Este Programa Principal comprende las cuentas de la Organización, los sistemas de control financiero y de presentación de informes; ayuda a los directores de programas y al personal técnico a utilizar instrumentos de tecnología moderna de la información, y elabora y administra las políticas de personal para asegurar que personal competente y dedicado preste sus servicios a la FAO.

453. El logro principal, con aportaciones de todos los programas, consistió en la aplicación del sistema financiero Oracle y del sistema de viajes Atlas, que sustituyeron al FINSYS como sistema financiero principal de la Organización. Ya se inició la extensión de estos sistemas a los departamentos. A continuación se expone la participación en cada uno de los programas.

Programa 5.2.1: Servicios financieros

454. Este Programa comprende la administración financiera por parte de la Dirección de Finanzas (AFF) y los servicios financieros respectivos dentro de las oficinas regionales. Se aplicaron los sistemas que se estaban en elaboración durante el último bienio, que comprenden Oracle (libro general, contabilidad de proyectos, cuentas por cobrar y por pagar y compras) y un nuevo sistema de viajes, Atlas. Se implantó un sistema de contabilidad de las oficinas de campo (FAS) para las oficinas descentralizadas. A fines de pronósticos y de presentación de informes se puso a disposición un módulo de mantenimiento presupuestario y un almacén de datos. Debido a lo complejo de la innovación, la Organización tuvo problemas de ejecución en relación con los programas y procedimientos informáticos, que se están abordando de forma sistemática.

455. La aplicación de los sistemas estuvo apoyada por la capacitación impartida por la Sede y oficinas regionales para asegurarse de que todos los usuarios estaban preparados para el cambio. Se publicaron manuales para orientar sobre contabilidad en relación con el Programa Ordinario y actividades de proyectos, así como sobre la gestión de la cuenta de anticipos para gastos menores en las oficinas descentralizadas.

Programa 5.2.2: Servicios informáticos

456. En el bienio se asistió a la fusión de la Dirección de Sistemas de Información y Tecnología (AFI) con la creación de la Subdirección de Servicios Institucionales. La transferencia de responsabilidad en materia de telecomunicaciones desde la Dirección de Servicios Administrativos (AFS) según lo previsto debía producirse el 1 de enero de 1998 pero efectivamente se verificó en julio de 1999. Se continuó el trabajo de elaboración de sistemas institucionales como Centro de información agraria mundial (WAICENT) y las aplicaciones de Oracle (Cuadro 5.2-2). Se prestó apoyo a la política institucional de descentralización mejorando la infraestructura de tecnología de la información y telecomunicaciones (ITC) del bienio anterior en las oficinas regionales y subregionales y representaciones de la FAO. La Dirección se encargó del proyecto Año 2000, que aseguró la transición al nuevo milenio de la infraestructura de los sistemas de la FAO y de la tecnología de la información (TI).

Cuadro 5.2-2: Servicios informáticos (indicadores seleccionados)

457. Se prestó apoyo a las aplicaciones administrativas y técnicas. Los servicios financieros de Oracle y FAS entraron en funcionamiento durante 1999. Siguieron funcionando partes de los sistemas anteriores mientras iban siendo sustituidos por Oracle. Las aplicaciones en apoyo de los sistemas de información técnica hicieron un uso extenso de las tecnologías de Internet en desarrollo y continuó aumentando enormemente el acceso al sitio de la FAO en Internet, y especialmente a la Base de datos estadísticos sustantivos de la Organización (FAOSTAT).

458. Se perfeccionó la tecnología de información en las oficinas descentralizadas, especialmente las Oficinas Regionales y Subregionales. Las primeras fueron conectadas a la Sede, lo que permitió un acceso directo a los sistemas administrativos. Algunas de esas oficinas como las Oficinas Regionales para África (RAF) y para América Latina y el Caribe (RLC) registraron problemas en el funcionamiento de la red de los sistemas y las comunicaciones, lo que está siendo objeto de atención. Todas las medidas tomadas miraban a consolidar la infraestructura desplegada en 1996-97, introduciendo una mayor velocidad, fiabilidad y accesibilidad. El sistema FAS se extendió a las Oficinas Subregionales/Oficinas de Enlace y a las Oficinas de los FAOR. Se está aplicando un plan para afrontar los problemas iniciales. Se proporcionó apoyo técnico y coordinación para asegurar que todas las oficinas superaran sin problemas el paso al año 2000.

Programa 5.2.3: Servicios de personal

459. De este programa se encarga la Dirección de Personal (AFP). Con el Plan de Acción sobre Recursos Humanos, aprobado por el personal directivo superior, se pretende pasar a la Dirección de Personal de la tramitación de transacciones reglamentadas a actuar en asociación con la administración general de la Organización. Para la labor futura de la AFP se ha dado prioridad a las iniciativas sobre gestión del desempeño, planificación sucesiva y reestructuración de la Dirección. Empleando técnicas de gestión total de la calidad, se iniciaron los trabajos para simplificar la plantilla y la contratación. Con ayuda de los interesados se identificaron los problemas existentes; se propusieron soluciones y recomendaciones al personal directivo superior. Se registraron aumentos en varios sectores, en particular el de contratación y capacitación del personal (Cuadro 5.2-3).

Cuadro 5.2-3: Servicios de personal (indicadores seleccionados)

* Al 31/5/99

460. El Manual de la FAO se convirtió a un formato adecuado para el Intranet de la FAO en español, francés e inglés. Se incorporó el Reglamento del Personal en Intranet; se irán agregando las secciones actualizadas del Manual para reflejar los cambios a medida que se introduzcan. Se extendió a las Oficinas Regionales y ya funciona en las Oficinas Regionales para Asia y el Pacífico (RAP) y para el Cercano Oriente (RNE). En las Oficinas Regionales RAF y RLC se emprendió la configuración del sistema. Se preparó una propuesta para mejorarla y se obtuvo en principio el consentimiento para seguir adelante.

461. Los esfuerzos de la Dirección por proporcionar al personal directivo asesoramiento tempestivo en materia de relaciones con el personal contribuyó a que disminuyeran los recursos administrativos. Se prepararon documentos de política y de posición sobre aspectos del derecho laboral. Se proporcionó asistencia de coordinación para la redistribución del personal como consecuencia de la aplicación del escenario de presupuesto con crecimiento nominal cero, incluida la separación del personal en los términos convenidos empleando la autorización de 12 millones de dólares aprobada por la Conferencia.

462. La AFP coordinó y siguió de cerca la aplicación de los objetivos del empleo de personal profesional femenino para 1999. Al final de 1999, la FAO había conseguido a este respecto un equilibrio del 23 por ciento (frente al objetivo previsto del 24 por ciento). El número de profesionales mujeres pasó de 280 a 311 durante 1999. La AFP revisó la aplicación del Plan Institucional sobre paridad hombre-mujer, contribuyendo al informe que se presentó al Comité del Programa, el Consejo y la Conferencia, lo cual dio lugar a una resolución del Consejo para la aplicación de un programa de equilibrio por lo que respecta a la paridad hombre-mujer en la FAO.

463. La AFP siguió prestando asistencia a las oficinas descentralizadas de personal de las dependencias de apoyo a la gestión por lo que respecta a la aplicación de las normas de personal. Se revisaron los grupos de personal en RAF y RAP para asegurarles una dotación suficiente. Se prepararon y aplicaron directrices y cursillos de capacitación sobre prestación de servicios y orientación acerca de cuestiones de personal para Intranet. Se introdujeron mejoras en la información sobre gestión de los recursos humanos, en particular sistemas que proporcionan información a la Administración, los Estados Miembros, los Órganos Rectores y otros interesados.

464. En colaboración con el personal regional se prestó apoyo a los procedimientos de descentralización y simplificación, así como al análisis de las necesidades de plantilla. Se completó la descentralización de la administración y las operaciones relativas a la Oficina Regional para África, estableciendo la Dependencia de Apoyo a la Gestión y la Subdirección de Operaciones. Esto incluyó el establecimiento y contratación de 55 puestos y traslados de personal de la Dirección de Operaciones de Campo (TCO) a la RAF. Se efectuaron estudios de los 85 puestos de servicios generales de la RAP y del organigrama de las representaciones de la FAO. Se ejecutaron las descripciones de los puestos esenciales para los Departamentos de Montes (FO) y de Pesca (FI), así como para las oficinas descentralizadas.

465. En consonancia con la encuesta sobre las necesidades de capacitación para 1997 en la Organización y afrontando las estrategias institucionales determinadas por el Marco Estratégico, se iniciaron nuevos programas de desarrollo del personal. Se organizó un programa experimental sobre formación basada en equipos, siguiendo la pauta de la transición de la Organización al funcionamiento interdisciplinario y a las asociaciones. Se impartieron seminarios sobre el marco y la planificación a todas las direcciones para apoyar la preparación del Marco Estratégico de 15 años.

466. Se estableció un nuevo programa de orientación del personal, en formato Intranet, en vídeo y como manual para los supervisores. Se inició un programa de capacitación en apoyo de la aplicación de Oracle, que continuará siendo una prioridad para el 2000-01 con objeto de apoyar su extensión a las direcciones. Se apoyó una iniciativa de política en materia de capacitación lingüística para mejorar el apoyo a las necesidades existentes en este sector, de acuerdo con los objetivos institucionales de comunicación.

467. El Plan voluntario de Seguro Colectivo de Vida, Accidentes e Invalidez (GLADI) fue objeto de licitación, que luego se otorgó el 1º de abril de 1998. Se convocó una licitación para seleccionar un actuario consultor, que en abril de 1999 comenzó un examen exhaustivo del plan de seguro médico.

468. El Servicio Médico intensificó su labor por lo que respecta a sus actividades recién establecidas de prevención y promoción de la salud y ultimó sus trabajos de planificación y preliminares por lo que se refiere a nuevos servicios. Continuaron las funciones tradicionales estipuladas en los estatutos de la Organización.