FC 108/14

财政委员会

目 录

I. 背景情况

II. 确定增效节支

III. 增效节支进程

IV. 结 论

附件A--2004－05年增效节支建议

附件B--计划和财政两委员会关于2004－05年工作计划和预算中恢复某些职位的报告摘要

I. 背景情况

1. 粮农组织理事会对增效节支的定义是：“削减投入费用而又不对产出产生实际不利影响”。根据这一定义，本组织采取了三个办法来实现增效节支：采用投入型措施，查明针对工作过程的增效节支，增加本组织所提供的各项服务的费用偿还。

2. 在2000年11月，理事会审议了《增效节支报告》¹，该报告简要介绍了粮农组织自1994年1月以来为提高本组织效率而开展的过程情况。随后的《工作计划和预算》文件提供了本组织不断努力提高效益的新情况²。

3. 成员们对于这些文件中所提供的信息表示赞赏，财政委员会在2004年5月其第一O七届会议报告中指出：³

“财委希望在下届会议上收到关于增效节支的一个文件，包括关于进展、问题和备选方案以及与其它组织，包括联合国机构的经验相比较的最新情况。秘书处指出，欢迎财委提出关于可比较数据的可能来源以及可以增效节支的领域方面的想法”

4. 根据要求，本文件简要介绍了迄今为止进一步增效节支方面的进展情况。

II. 确定增效节支

5. 在2004年初，主要服务型中央单位（行政及财务部、一般事务及新闻部）与计划、预算和评价办公室（评价处）及内部审计处一起确定进一步增效节支的潜在领域。除了中央单位提出的这些建议之外，秘书处还审议了外部审计和其它独立研究工作所提出的建议，包括粮农组织权力下放独立评价以及在实地计划委员会主持下进行的各项研究。提出了供在资本预算项下审议的建议，对这些建议的增效节支潜力进行了分析。

6. 中期规划过程为该项进程提供了进一步信息。非技术单位和技术合作单位首次参加这一中期规划过程，当拟定它们的主要产出时，这些单位被专门要求确定在2006－11年中期计划期间可实现增效节支的种类。

7. 由于这些分析的结果，查明了所有可增效节支领域的简短清单。

III. 增效节支进程

8. 随后与最高管理层，包括副总干事和有关各部的助理总干事举行了会议，目的是为了商定本两年度增效节支的具体建议。这些建议清单见附件A。

9. 关于每项建议，给予一个部、一个司或一个组的职责是牵头调查，然后采取为实现可行节支而可能需要的任何行动。并确定了主要合作者。

10. 要求负责某个特定增效节支方面的每个单位与联合国其它机构同行联系，以便获取有关可比较数据和它们的经验教训情况。

11. 还讨论了预计进程时间问题，因为有些领域（如人力资源管理系统）毫无疑问具有节支潜力，可以在这些领域开始工作，但是要到2005年之后才能实现节支，而其它一些领域可能在短期内产生收益。

12. 最后，计划委员会和财政委员会首先要求增效节支的单位是财务司，区域办事处政策援助科也被要求增效节支（见附件B的有关报告摘要）

13. 负责单位承诺在2005年1月中编写第一份进展情况报告提交副总干事，该报告还将包括可以实现的这些节支预计何时开始（季度/年）的预报，并且在可能的情况下包括同其它组织包括联合国姐妹机构的经验相比较的情况。

IV. 结 论

14. 秘书处认为，有了这一框架，可以开展具体过程，在本组织高级管理部门的充分支持下继续努力实现增效节支。2006－07年工作计划和预算概要将提供关于该项进程的新情况，报告所实现的节支。

附 件A

2004－05年增效节支建议

编 号	名 称	说 明	负责单位
1. 管理活动中的增效节支 （注意：其中许多建议需要领导机构的参与，包括在某些情况下大会批准。该进程将从提交计划和财政两委员会联席会议的建议开始。）
1.1	改进管理活动	大会会期将从9天减至7天。大会工作时间将不迟于18时，以避免夜间会议。大会开始之后的第二个星期六是工作日，从而减少加班费。在领导机构会议期间，将减少会场服务员。	礼宾司
1.2	缩短会议文件	将文件长度降至5 000字可能是可行的。灵活处理超过这一字数的文件，但是不得超过6 400字。所有领导机构会议的文件总字数可以减少10％。常驻代表对文件长度和数量经常表示关注，会欢迎这些措施。供了解情况的文件可以在因特网上提供，只有在提出要求时提供印刷文件，从而减少印刷费用和分发费用。	礼宾司
1.3	缩短计划制定文件（中期计划、工作计划和预算概要、工作计划和预算）和随后的执行情况报告文件（计划执行报告、计划评价报告）	该项建议是在成员认为文件太大以及粮农组织的计划制定文件似乎比一些姐妹机构多这一基础上提出的。	评价处
1.4	取消逐字记录	对理事会和大会进行逐字记录是《基本文件》的规定。然而，进行逐字记录花费较大，并且是录音带的重复。建议调查采用联合国其它机构所采用的做法的可行性，联合国其它机构在它们的网站或者以光盘形式提供视听记录，从而取消书面逐字记录。	礼宾司
1.5	商品问题委员会和农业委员会	计划和财政两委员会联席会议（2004年5月）一致支持JM 04.1/3号文件第21段中所概述的建议，即缩短商品问题委员会和农业委员会的会期。两委员会还表示赞成举行背靠背会议。它们建议在2005年试验性采用这些建议，然后向计划委员会提供关于该项新安排实施的评估情况。	农业部助理总干事办公室/商品及贸易司
1.6	采用联合国秘书处全系统领导机构会议的最佳做法	审议并采用适合粮农组织的联合国其它最佳做法。可以调查设在日内瓦的机构所采用的帮助常驻代表处进入万维网的做法，以便使本组织能够用电子邮件或者网上交流来取代劳力集约型的文件。	礼宾司
2. 文件及出版物的管理
2.1	削减出版物生产费用	拟议的措施包括： 审议粮农组织成员的要求，以便减少根据定额分发系统分发的出版物数量，因为粮农组织许多成员表示不再有兴趣收到粮农组织所有出版物； 继续执行共同通信委员会关于出版的每个标题文件份数减至达到定额分发所需的数量这一决定，预报的各司要求和预测的销售量；考虑到特定标题的市场情况，客户要求的额外份数将根据“按要求印刷”的原则销售和提供； 鼓励技术部门在两年度出版规划过程中考虑采用其它生产方法，例如符合市场需求的光盘和因特网出版物。	新闻司
2.2	减少出版物储存和分发费用	由于条形码技术的发展，能够向有关单位收取每项出版物邮寄和包装费用。预计通过向这些单位转拨补充文件分发清单的预算以及然后收取实际费用，将更加注意尽可能减少分发费用的必要性。关于这一项，可以通过改进政策和程序，实现尽可能长的出版物储存期，减少储存费用。也将重新审议回收费用的可能性。	行政服务司
3. 登记管理
3.1	登记结构改革及部一级的合并	数字记录管理系统已经达到成熟阶段，在该阶段可以通过部一级登记工作的合并来改进登记结构。目前正在进行审议。	行政服务司/人力资源管理司
4. 业务进程和享有权利的变动
4.1	实施搬家费用一次性付款安排	已经在联合国系统若干机构实施，粮农组织正在进行调查。	管理支持处
4.2	旅行安排	可以通过提供旅行社服务合同（目前正在进行）以及与联合国系统其它机构开展协调努力以便从联合国与航空公司的议价能力受益，产生节支。	管理支持处
4.3	外包和/或重新安排行政/财务交易工作	从理论上来说，总部将行政管理工作包给发展中国家或者交给一般服务人员职位费用大大低于总部的适当区域办事处的职员，可以实现大量节支。 正在为信息系统发展和维修工作调查一种类似办法	行政及财务部(评价处)
4.4	寻求适当平衡的外包服务	可以通过适当平衡内部提供的服务与外包服务节支。进一步探索的领域包括编制信息/宣传材料；编制展览材料及进行展览；口译服务;出纳工作可以包给设在总部的商业银行。	行政及财务部/一般事务部
5. 信息系统管理 （注意：除了下述领域之外，非技术和技术合作单位在《2006－11年中期计划》表明通过加强利用信息技术可以增效节支的一些领域。应当对这些领域进行进一步探索并请评价处适当注意这些领域）
5.1	将主机服务包给国际计算机中心	2004年1月中，计算机主机业务包给日内瓦的国际计算机中心，粮农组织的主机系统以与以前的安排相似的费用在国际计算机中心的专门计算机上运行。拟议在2005年下半年转移到国际计算机中心更大的主机，使粮农组织的应用程序与联合国其它机构的应用程序共享资源，从而因如此分享资源减少随后的人力资源管理系统执行费用而产生节支（见6.1）	信息系统及技术司
5.2	共用网系统的中央管理	如果统一供资（目前单独供资）以及政策协调一致，这些领域之间的协作（粮农组织因特网站http://www.fao.org、粮农组织外联网站和粮农组织内联网站http://intranet.fao.org）可以更加标准化及提高效益。	信息系统及技术司
5.3	部一级网络服务系统的中央管理（文件和印刷共享、电子邮件、登记）－总部	在总部，由于服务站规模和能力由总部各需要部门共享并且从整体而不是部一级考虑，预计可以增效节支。	信息系统及技术司
5.4	司/部一级项目服务站的中央管理	各项目可以共享服务平台而不是每个项目购买一个服务平台，从而产生少量购买费用节约，减少支持多个平台的需要。	信息系统及技术司
5.5	总部和区域办事处PABX系统	在现有PABX设备的经济生命结束时，粮农组织通过共同采用新的声音技术，特别是“网络声音”，能够提高效益。	信息系统及技术司
5.6	信息技术官员职位	将进行审议以便确定信息系统及技术司和略有加强的办公室技术协调员网络是否能够包括总部信息技术官员目前的职能。	人力资源管理司（信息系统及技术司）
6. 改进业务进程
6.1	人力资源管理系统	该项主要发展包括使许多单个系统相结合，将对整个系统的效益产生影响。虽然在2006年之前不大可能产生任何利益，但是应当制定一种方法以确定（并且尽可能量化）因成功实施人力资源管理系统而可能产生的增效节支。	行政及财务部
6.2	改进区域和国家一级的管理活动	建议改变有关财务的工作流程，从实地计划委员会领导之下以及特别是对实地计划支持的审查所执行的各项审查转向粮农组织各区域（区域业务处/管理支持组报告），这可能产生节支，包括： 预算权给予区域办事处预算持有者； 预算修订职能给予区域办事处； 有关公务旅行职能权力从总部下放到区域办事处和粮农组织驻国家代表； 权利旅行职能给予区域办事处； 总部付款方法扩大到区域办事处，包括区域办事处付款帐户职能采用电子资金转拨付款； 区域办事处旅行社收据自动上载到奥拉克尔付款帐户； 关于付款帐户主要文件保持（银行详情），更多地由区域办事处进行； 开发新的财务应用程序以支持权力下放办公室。 以上各项工作可以开展，条件是建立适当内部控制系统。 在粮农组织的权力下放独立评价报告中提出了类似建议，这些建议一旦批准之后应当与上述建议一起执行。	行政及财务部（技术合作部、权力下放办公室、评价处）
6.3	改进管理支持服务的业务进程	由评价处主持的一个指导小组将审查管理支持服务处和组，以便确定通过机构精减可能产生的增效节支。	评价处（管理支持处）
7. 加强支持费用回收以减少正常计划捐款
7.1	关于加强技术支持服务及行政和业务支持服务的支持费用回收的方法和手段	审议的事项包括： 增加行政和业务支持服务对于技术合作计划和紧急活动收取的平均费率； 增加由技术部门为支持预算外资助的项目（具体预算范围之外提出的项目）以及技术合作计划资助的项目所提供的技术服务费用的回收，特别通过简化技术服务支持/技术支持服务过程增加回收； 审议技术合作计划/粮食安全特别计划的工作点率。	技术合作部和评价处

附 件B

计划和财政两委员会关于
2004－05年工作计划和预算中恢复某些职位的报告摘要

－CL 127/14 财政委员会第一O七届会议报告（2004年5月10－18日，罗马）

70. 财委最后对于财务司取消5个一般服务人员职位可能影响本组织的内部控制工作表示关注，要求在产生额外增效节支时首先考虑恢复这些职位。

－CL 127/11 计划委员会第九十一届会议报告（2004年5月10－14日，罗马）

22. 在主要计划3.1政策援助内，委员会对计划3.1.2对各区域的政策援助削减14.3％表示严重关切，因为它高度重视通过下放办事处向成员国提供政策咨询。委员会要求使削减符合本组织已获批准的2004－05年预算水平的平均数，即比实际零增长低6.4％。委员会要求通过重新分配秘书处在两年度内所采取的措施可望产生的增效节支费用而得到计划3.1.2所需要的另外134万美元。

－CL 127/8 计划委员会第九十一届会议和财政委员会第一O七届会议联席会议报告（2004年5月12日，罗马）

7. 两委员会还赞同在各自讨论中认定（并在其各自报告中反映的）两个具体领域，要求削减低于文件中原先建议的水平，即计划3.1.2对各区域的援助和计划5.2.1财政服务，将通过使增效节支重新调整到它们可以在该两年度内产生的程度而实现。

¹ 见CL 119/INF/12。

² 见C 2001/3,第89至112段；C 2003/3,第177至190段；PC 91/3,FC 107/14，JM 04.1/2第41至43段。

³ 见CL 127/14第66段。