المجلس

المقدمة

1- قدمت اللجنة إلى المجلس التقرير التالي عن دورتها السابعة بعد المائة.

2- وحضر الدورة الممثلون التالية أسماؤهم:

3- أثناء الموافقة على جدول الأعمال والجدول الزمني، أعربت اللجنة عن القلق حيال التأخير في تلقي الوثائق باللغات المطلوبة. وعلى وجه الخصوص، أن التأخير في تلقي المواد من برنامج الأغذية العالمي جعل من العسير على الأعضاء التحضير على النحو المناسب للدورة.

تقارير المالية والميزانية

التقرير السنوى عن أداء الميزانية وعمليات النقل بين البرامج وفيما بين أبواب الميزانية

4- وفقا للمادة 4-6 من اللائحة المالية، استعرضت اللجنة التقرير السنوي السابع والثلاثين المقدم من المدير العام عن أداء الميزانية وعمليات النقل بين البرامج وأبواب الميزانية، وذلك استنادا إلى حسابات الفترة 2002-2003 غير المراجعة.

5- ولاحظت اللجنة أن اعتمادات الفترة 2002-2003، وقدرها 651.8 مليون دولار، قد أنفقت في معظمها، إذ بلغ معدل الإنفاق 99.9 في المائة، وأن عمليات النقل من البابين الثاني والرابع إلى البابين الأول والثالث، كانت ضمن المستويات التي سبق أن وافقت عليها اللجنة.

6- ولاحظت اللجنة بقلق، أن إحدى الفروقات الرئيسية عن الميزانية، والتي أثرت، بوجه خاص، على الباب الثالث، قد تمثلت بنقص في إيرادات تكاليف الدعم بمقدار 6.5 مليون دولار. ويرجع هذا النقص إلى استمرار التغير في حجم البرامج الممولة من خارج الميزانية وتوليفتها، فضلا عن الصعوبات في تخفيض تكاليف الموظفين للخدمات التنفيذية في الأفرع التنفيذية الإقليمية. ونتيجة لهذا النقص كان لا بد من ايجاد مبلغ 6.5 مليون دولار المذكورة من طريق نقص الانفاق فى مواضع أخرى من الميزانية

7- واستذكرت اللجنة أن قسم مركز الاستثمار كان قد أبلغ عن عجز لعام 2002، وطلبت مزيدا من التفاصيل عن الأداء فى الفترة المالية. وأوضحت الأمانة أنه عندما بات معروفا حدوث هذا العجز فى مارس/آذار 2003، طلب المدير العام من المفتش العام اجراء تحقيق فى اطار استعراض واسع لممارسات الادارة داخل قسم مركز الاستثمار. واتخذت عدة خطوات فى هذا الشأن منها الاقتصاد فى كافة المصروفات غير الضرورية، والتوسع فى استخدام الموظفين، مقارنة مع الخبراء الاستشاريين، فى البعثات وتوضيح المسؤوليات داخل القسم فيما يتصل بعمليات وأداء الميزانية. وقد أفضت هذه الخطوات، إلى جانب التغييرات فى السياسات المحاسبية بشأن ايرادات قسم مركز الاستثمار، فى الابقاء على المصروفات النهائية ضمن حدود اعتمادات الفترة المالية للبرنامج الرئيسى 3-2.

8- وبعد أن درست اللجنة التقرير السنوي السابع والثلاثين عن أداء الميزانية وعمليات النقل بين البرامج وأبواب الميزانية:

• أخذت علما بالنتائج الإجمالية لميزانية البرنامج العادي للفترة 2002-2003؛
• أخذت علما بعمليات النقل بين أبواب الميزانية وعلى حقيقة أن عمليات النقل هذه كانت، ضمن المستويات التي سبق أن وافقت عليها اللجنة؛
• ووافقت على إحالة التقرير إلى المجلس (أنظر الملحق 1).

المعالم المالية البارزة وحالة الاشتراكات الجارية والمتأخرات

9- استعرضت اللجنة الورقة الخاصة بالمعالم المالية البارزة وحالة الاشتراكات الجارية والمتأخرات، والتي أظهرت باختصار، نتائج الفترة المالية 2002-2003، حسبما قدمت للمراجعة الخارجية. وأشارت اللجنة إلى عدد من الرسائل الرئيسية التي يمكن استخلاصها من مناقشة الورقة.

10 - زاد عجز الحساب العام خلال الفترة المالية 2002-2003 من 75 مليون دولار أمريكي إلى 90 مليون دولار أمريكي، ويرجع ذلك إلى عوامل ثلاثة هي:

(1) صافي الزيادة في الفترة المالية للاشتراكات غير المسددة من جانب الدول الأعضاء، والتي بلغت 27 مليون دولار أمريكي، الأمر الذي يعكس الانخفاض المستمر في نسبة تحصيل الاشتراكات في البرنامج العادي، وهو منحى زاد تفاقما سنة تلو الأخرى منذ عام 1999 ومع ما ترتب عنه من انعكاسات خطيرة على التدفق النقدي في المنظمة؛
(2) التكاليف غير المدرجة في الميزانية والمتعلقة باهتلاك التزامات ما بعد الخدمة المتعلقة بالموظفين والتي قيدت على الحساب العام وبلغت 23.7 مليون دولار أمريكي في الفترة المالية؛
(3) تخفيض جزئي في عجز الحساب العام باستخدام 39.4 مليون دولار أمريكي من أصل 92.7 مليون دولار أمريكي من المتأخرات التي سددتها الدولة التي تدفع أكبر الاشتراكات خلال الفترة المالية، في حين خصص 44.9 مليون دولار أمريكي لمصروفات لمرة واحدة عملاً بقرار المؤتمر رقم 6/2001، واستخدم المبلغ المتبقي وقدره 8.4 مليون دولار أمريكي للتسديد لصندوق رأس المال العامل.

11 - سجل تحسّن خلال الفترة المالية في رصيدي المكونين الآخرين لاحتياطي المنظمة، أي صندوق رأس المال العامل وحساب الاحتياطي الخاص. وقد استفاد صندوق رأس المال العامل من تسديد 8.4 مليون دولار أمريكي كانت قد أعطيت كسلفة للحساب العام في الفترة المالية السابقة لتغطية تكاليف نهاية الخدمة وإعادة توزيع الموظفين. وقيد لرصيد حساب الاحتياطي الخاص مبلغ 16 مليون دولار أمريكي صافى المكاسب في الفترة المالية 2002-2003 الناشئة عن العقد الآجل باليورو الذي استخدمته المنظمة في شراء متطلباتها من اليورو للفترة المالية. غير أنّ التطورات الإيجابية في كلا الاحتياطيين لم تكن كافية للتعويض عن عجز الحساب العام البالغ 90 مليون دولار أمريكي، كما أن صافى المركز العام لأموال المنظمة سلبيا بمبلغ 42 مليون دولار أمريكي في نهاية عام 2003 مقارنة مع مبلغ 59 مليون دولار فى نهاية عام 2001.

12 - أشير مرة أخرى إلى أن تأخّر الأعضاء في تسديد مساهماتهم واستمرار ارتفاع حجم المتأخرات والبالغ 79 مليون دولار أمريكي حالياً، أهم عامل أضر بالعافية المالية للمنظمة. وأشارت اللجنة إلى أنّ تحصيل الاشتراكات المقدّرة وتسديد كافة المتأخرات في مواقيتها من شأنهما أن يعيدا عافية المركز العام لأموال المنظمة. وفي هذا الإطار، فان التحسن فى مدفوعات الأعضاء سيعزز من العافية المالية للمنظمة. وناقشت اللجنة بإسهاب التردي المستمر في تحصيل اشتراكات الأعضاء وطلبت من الأمانة إعداد تحليل لتغير أنماط تسديد الاشتراكات والمتأخرات وكذلك خطة عمل لتحسين عملية التحصيل، يعرض عليها في دورتها القادمة. ومن بين المحاولات المتعددة لتحسين تحصيل الاشتراكات المقدرة، استحدثت المنظمة نظام المتابعة المباشرة والمنتظمة من جانب الممثلين الإقليميين والمكاتب الإقليمية مع الحكومات الأعضاء، وهو النظام الذى طلبت اللجنة من الأمانة مواصلة تطبيقه.

13 - يتوقع أن يتواصل التأثير الكبير للعجز في الحساب العام على السيولة في المنظمة، بالإضافة إلى ضغوط أخرى تشمل:

(أ) الحاجة إلى دعم تسريع وتيرة الإنفاق في إطار برنامج التعاون الفني، والذي بلغ في عام 2003 أعلى مستوى له في غضون عشر سنوات والذي من المتوقع أن يتواصل في الفترة المالية الجارية؛
(ب) الإنفاق لتغطية مبلغ 41 مليون دولار أمريكي خصص من المتأخرات للمصروفات لمرة واحدة في الفترة المالية 2004-2005؛
(ج) وتأثير أي مزيد من التأخير في تسديد اشتراكات الدول الأعضاء. واستنادا إلى نمط المقبوضات في عام 2003، فان المنظمة قد تلجأ، في الأرجح، إلى الاقتراض الداخلي مبكرا من صندوق رأس المال العامل منذ منتصف عام 2004 مع عدم استبعاد اللجوء إلى الاقتراض الخارجي أيضاً في حال تواصل انخفاض تسديد الاشتراكات في عام 2004؛

(أ) اعتماد منهجية أكثر دقّة لتقييم التزامات الرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة استناداً إلى الأرقام الفعلية للموظفين الذين هم في الخدمة والمتقاعدين، عوضاً عن استخدام التقديرات السابقة على أساس الأجر الداخل في المعاش التقاعدي، والذي أضاف 65 مليون دولار أمريكي إلى مبلغ الالتزامات؛
(ب) زيادة عدد المتقاعدين بأكثر مما هو متوقع، والى جانب عوامل ديموغرافية وافتراضات أدت إلى إضافة 47 مليون دولار أمريكي إلى الالتزامات في إطار الرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة؛
(ج) تأثير سعر الصرف على خطة مدفوعات نهاية الخدمة المحسوبة باليورو والذي أدى إلى زيادة قدرها 19 مليون دولار أمريكي في الالتزامات المتعلقة بالموظفين.

16 - استذكرت اللجنةأنّ الحسابات كانت تظهر الجزء غير المسجل من حصة المنظمة في الالتزامات المتعلقة بالموظفين منذ عام 1998 من خلال الاهتلاك على فترة تزيد عن 30 سنة، ولاحظت أنه سيقيد على الحساب العام اهتلاك الالتزامات المتعلقة بالموظفين للفترة المالية 2004-2005 والذي سيزيد، تبعا للحسابات التى أجريت حديثا، من 14.3 مليون دولار أمريكي سجلت في الفترة 2002-2003 للالتزامات الإضافية في إطار الرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة، إلى 35 مليون دولار أمريكي في الفترة المالية 2004-2005، منها 30 مليون دولار أمريكي من التزامات الرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة و5 ملايين دولار أمريكي لخطة مدفوعات نهاية الخدمة.

17 - استشرافا للمستقبل، طلبت اللجنة أن تعد الأمانة تصورات للمركز العام للأصول الصافية في 31/12/2005 في إطار افتراضات مختلفة. وركزت اللجنة، عند استعراض البيانات، على أكثر التصورات احتمالا استنادا إلى الخبرات الفعلية المكتسبة من الفترة المالية 2002-2003، أي النتيجة الحدية لأداء الميزانية ونفس مصروفات برنامج التعاون الفني كما في الفترة 2002-2003، تليها التكاليف المقيدة للحساب العام مقابل البنود غير المدرجة في الميزانية على النحو التالي: نفس مستوى اشتراكات الدول الأعضاء التي لم تسدد، كما كان الحال في 2002-2003،مما يضيف مبلغ صافي قدره 32 مليون دولار للمخصصات مقابل الاشتراكات المستحقة، زائدا التكاليف المذكورة أعلاه وقدرها 35 مليون دولار مقابل اهتلاك الالتزامات المتعلقة بالموظفين، ناقصا التمويل الإضافي بمبلغ 14.1 مليون دولار الذي وافق عليه المؤتمر لتغطية هذه الالتزامات في الفترة 2004-2005. وسيضيف مجموع هذه العناصر 53 مليون دولار إلى العجز في الحساب العام، وفي هذه الحالة، سيبلغ الرصيد السلبي مبلغ 143 مليون دولار في نهاية عام 2005. وبافتراض أن الاحتياطيات الأخرى حافظت على أرصدتها الإيجابية الحالية، فإن صافي الأموال العامة للمنظمة سيسجل رصيدا سلبيا بمبلغ 95 مليون دولار في نهاية عام 2005.

18 - وأشارت اللجنة إلى حقيقتين تنبثقان عن هذه التصورات:

(أ)أن التمويل الجزئي للفترة المالية بمبلغ 14.1 مليون دولار، الذي وافق عليه المؤتمر في ديسمبر/كانون الأول 2003 لتغطية التزامات الرعاية الطبية لما بعد نهاية الخدمة في الفترةالمالية 2004-2005، لا بد من زيادته إلى 30 مليون دولار في الفترة 2006-2007 للتعويض عن الزيادة في فترة السنتين لاهتلاك التزامات الرعاية الطبية لما بعد الخدمة،
(ب)وأن التأثير على العجز إذا ما سددت الدول الأعضاء جميع الاشتراكات الجارية والمستحقة خلال الفترة 2004-2005، سيتبدى في عودة المنظمة إلى مركز عام إيجابي لأموالها بمقدار 35 مليون دولار.

تقرير عن مصروفات تكاليف الدعم واسترداد الإيرادات ذات الصلة

19 - درست اللجنة الجزءين الأول والثاني من التقرير المتعلق بمصروفات تكاليف الدعم واسترداد الإيرادات ذات الصلة، المضمنة في الوثيقة FC 107/4.

الجزء الأول

20- شددت اللجنة على الأهمية التي توليها لقضايا تكاليف الدعم وعمليات التسديد ذات الصلة. وأطلعت على التقدم الذي أحرزته الأمانة في تقليص النقص بين هذه المصروفات والتسديد، وأيدت التدابير التي يجرى اتخاذها لمواصلة تضييق الفجوة، وشملت هذه التدابير:

• التغيير فى طبيعة مشاركة المنظمة فىتنفيذ البرامج الميدانية من أجل تخفيض تكاليف عمليات المشروعات،
• إعادة هيكلة البرامج الميدانية بغية تبسيط الاجراءات الادارية والتشغيلية للمشروعات، وتدفقات العمل وتحسين حصول المكاتب القطرية على نظم المعلومات والنظم المركزية؛
• وضع تقديرات مبنية على المعلومات لتكاليف الدعم والايرادات فى عملية التخطيط،
• تعزيز تصميم المشروعات لضمان توفير التمويل الكافى فى الحالات التى تكون فيها أشكال تنفيذ المشروعات معتمدة على تكثيف العمل بوجه خاص؛
• تحسين الإشراف المالي على إيرادات تكاليف خدمات المشروعات المستحقة للمنظمة من خلال التنفيذ الدقيق لسياسات تكاليف خدمات المشروعات
• ودراسة التوصيات المرتقبة للتقييم المواضيعى للامركزية برامج المنظمة وخدماتها والتى قد تؤدى إلى تغييرات فى هياكل التكاليف الحالية.

21 - وقد أشارت اللجنة أنه ينبغي لها أن تستعرض، مرة أخرى، في سبتمبر/أيلول 2005، حالة تكاليف الدعم والتسديد. وطلبت موافاتها بدراسة عن تكاليف الدعم تقارن بين منظمة الأغذية والزراعة ووكالات الأمم المتحدة الأخرى، وذلك كجزء من الاستعراض. وأقرت بأن هناك صعوبات منهجية ملازمة لإعداد مثل هذه الدراسة. واطلعت على الجهود المشتركة بين الوكالات لمعالجة هذه المسألة من خلال اللجنة الادارية الرفيعة المستوى لمجلس الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعنى بالتنسيق.

الجزء الثاني

22- علمت اللجنة أن ستة من حسابات الأمانة السبعة الحالية للهيئة، قد أنشئت في غضون السنوات العشرين الماضية وفقا لسياسات تكاليف الدعم السارية حينها. ووافقت على أنه ليس من المجدي اقتصاديا استعراض المعدلات بشأن حسابات الأمانة الستة الموجودة الآن.

23- وأكدت اللجنة السياسات الحالية بشأن تحديد معدلات تكاليف الدعم بالنسبة لحسابات الأمانة الطويلة الأجل، على أساس كل حالة على حدة، وبالتالي لا يوصى بتطبيق معدل موحد لجميع الهيئات. ووافقت على ضرورة تطبيق هذه السياسات على أية حسابات أمانة لهيئة جديدة، وليس على أساس رجعي بشأن الحسابات من هذا النوع الموجودة من قبل.

تقرير عن الاستثمارات في عام 2003

24 - استعرضت اللجنة التقرير عن الاستثمارات في عام 2003، ولاحظت أنّ عام 2003 كان إيجابياً بوجه عام بالنسبة إلى استثمارات المنظمة. وقد شكل انتعاش أسواق الأسهم العالمية وتعزز قوة الاقتصاد الأمريكي، وغيرهما من العوامل، بيئة الاستثمار في تلك السنة وكان له تأثيرات مواتية على الحافظات الطويلة الأجل التي حققت أرباحاً كبيرة. أما الحافظات القصيرة الأجل، فكانت عائداتها متدنية بسبب انخفاض معدلات الفائدة السائدة.

25 - وأبلغت اللجنة بالمشورة الرئيسية التي أسدتها اللجنة الاستشارية للاستثمارات وبالتدابير الرئيسية التى اتخذت لمزيد من تقليل المخاطر ولإعادة هيكلة الحافظات ولتعزيز القدرة على رصد الاستثمارات خلال السنة:

• اتخذت إجراءات لتقليل المخاطر في الحافظات القصيرة الأجل برفع التصنيف الأدنى للائتمانات لكافة السندات إلى AAA وخفض الفترة القصوى للسندات وتخصيص نسبة مئوية أكبر من الحافظة القصيرة الأجل للاستثمارات لدى بنك التسويات الدولي؛
• استناداً إلى نتائج الدراسة عن الأصول والالتزامات التي أنجزت في أواخر عام 2003، قررت المنظمة إعادة هيكلة الحافظة الطويلة الأجل كي تواكب الأصول بصورة أفضل الغاية من الحافظة، أي تمويل الالتزامات المتعلقة بالموظفين. ومن التدابير التى اتخذت فى هذا الصدد، تقليص حافظة الأوراق المالية الحالية من 67 في المائة إلى 50 في المائة وزيادة الحافظة ذات الإيرادات الثابتة إلى 50 في المائة وإعادة هيكلة حافظة الإيرادات الثابتة لتصبح حافظة باليورو. وتقرر إدخال هذه التغييرات في عام 2004؛
• فسخ العقد مع مدير الأصول الطويلة الأجل في عام 2003 وأحيلت الأوراق المالية ونسب الإيرادات الثابتة في الحافظة إلى مديرين جديدين للأصول؛
• تمت الموافقة على إنشاء وظيفة فنية إضافية في وحدة الخزانة في المنظمة لتعزيز قدرة المنظمة على رصد أداء الاستثمارات والمساعدة على الإدارة الاستباقية للأموال النقدية والاستثمارات.

26 - وناقشت اللجنة هذه المسألة وأخذت علما بالاجراءات التى اتخذتها الأمانة وتسهيلاً للاستعراض المقبل الذى ستجريه اللجنة للحافظة الطويلة الأجل، طلبت اللجنة أن تقدم معلومات مقارنة عن تركيبة حافظة الاستثمارات وعن أداء المنظمات التي لها التزامات مماثلة تتعلق بالموظفين.

مسائل الإشراف

التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام في 2003

27 - قدّم المفتش العام التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام وأعطى شرحاً موجزاً عن مختلف الأقسام التي يتألف منها التقرير.

28 - وناقشت اللجنة التقرير واستوضحت بعض الأمور، حيثما دعت الحاجة، من المفتش العام ومن المستشار القانوني ومن المدير العام المساعد، مصلحة الشؤون المالية والإدارية. وتناول البحث:

لجنة المراجعة: رحّبت اللجنة بإنشاء لجنة المراجعة، ولاحظت أنها تضم خمسة أعضاء داخليين (نائب المدير العام، المدير العام المساعد، مصلحة الشؤون المالية والادارية، والمستشار القانونى بصفتهم أعضاء دائمين، ومدير عام مساعد على أساس التناوب ويعين لمدة سنتين، والمفتش العام فى منصب أمين اللجنة)، واثنين من الأعضاء الخارجيين (رئيس المراجعة الداخلية فى مصرف الاستثمار الأوروبى والمدير السابق للمراجعة الداخلية، برنامج الأغذية العالمى).
• منهجية تقدير المخاطر: أقرت اللجنة باستحداث منهجية للتقدير المنتظم للمخاطر باعتبارها خطوة هامة إلى الأمام.
• الضوابط الداخلية: لاحظت اللجنة أنه استجابة للاهتمامات التي أثارها المراجع الخارجي السابق، أجرى استعراض للضوابط الداخلية بشأن استخدام موارد المنظمة، كما أنّ الإدارة تواصل اتخاذ تدابير مشددة على ضوء التوصيات التي صدرت. كذلك لاحظت اللجنة أنها قادرة على ضمان فعالية وظائف المراجعة الداخلية من خلال المراجع الخارجي الذي يستعرض هذه الوظيفة ويرفع تقارير عنها إلى لجنة المالية.

29 - ناقشت اللجنة مقدار التفاصيل التى تضمنها التقرير وطلبت أن تقدم التقارير المقبلة قدر أكبر من المعلومات الموضوعية عن الاستنتاجات التى يتوصل اليها المفتش العام.

إطار الإشراف العام على استخدام الأموال من خارج الميزانية

30 - شكرت اللجنة الأمانة على الوثيقة PC 91/INF/3- FC 107/7 التي أعدّت بناء على طلب من اللجنة في دورتها الرابعة بعد المائة. وأكدت اللجنة أنّ الوثيقة واضحة ودقيقة وأنّ تبادل الأفكار عزز من تفهمها لنظام المراجعة والإطار العام للضوابط التي تحكم حاليا استخدام الموارد من خارج الميزانية.

31 - أشارت اللجنة إلى أنّ الجهات المانحة للأموال من خارج الميزانية تخضع لنظم المراجعة المتبعة لدى حكوماتها أو المنظمات التى تنتمى اليها، وأنها تقوم بين الحين والآخر بإجراء عمليات مراجعة للمشروعات التي تمولها.

32 - واستذكرت الأمانة أنّ المنظمة تطبّق نظام مراجعة شامل حددته النصوص الأساسية للمنظمة ويتألف من المراجعة الخارجية التي يقوم بها المراجع العام من إحدى الدول الأعضاء، ومن وظيفة المراجعة الداخلية التي يؤديها مكتب المفتش العام. ويختار المجلس المراجع الخارجي الذي يرفع تقاريره إلى المؤتمر.

33 - وفي حين أقرت الأمانة بأنّه قد يتعيّن على الجهات المانحة لحسابات الأمانة رفع تقارير إلى حكوماتها، فإن المنظمة ظلت دائما على موقفها القاضي بالاعتماد على نظام المراجعة الرسمي. وفي ذات الوقت، أشير إلى أنّ زيادة عدد الطلبات لإجراء مراجعة منفصلة كان موضع بحث في اجتماع عقدته مؤخراً شبكة المالية والميزانية التابعة للجنة الإدارة رفيعة المستوى. وقد أيّد هذا الجهاز مفهوم المراجعة المنفردة أي الاعتماد على الضمانة التي توفرها نظم المراجعة الرسمية في أجهزة الأمم المتحدة.

34 - أوضح ممثل المراجع الخارجي أنّه وفقا لاختصاصات المراجع الخارجى، فإنهم يقدمون رأيهم بشأن الكشوف المالية للمنظمة والتى تتضمن حسابات المشروعات الممولة من الجهات المانحة وتقريرا عن موضوعات إدارة مختارة. ولقد أجريت عمليات مراجعة خارجية خلال الفترة المالية 2002-2003 لتنفيذ المشروعات، فى الميدان (أربعة مكاتب إقليمية والعديد من ممثليات المنظمة ومسائل أخرى تتعلق بالمشروعات) وفي المقر (مراجعة الكشوف المالية بما فيها الأموال من خارج الميزانية، بالإضافة إلى عمليات المراجعة الخاصة للمشروعات الممولة من الجهات المانحة بناء على طلب اللجنة - كوسوفو). كما أنهم قاموا بفحص المعاملات الخاصة ببرنامج النفط مقابل الغذاء فى العراق. وقد اعتمدوا فى عملهم أيضا على العمل الذى يقوم به مكتب المفتش العام بالنسبة للمشروعات.

35-اقترحت اللجنة أنه لربما يكون من المفيد إثارة موضوع ارتفاع الطلب على عمليات المراجعة النوعية للمشروعات والقضايا ذات الصلة في اجتماع فريق المراجعين الخارجيين في الأمم المتحدة؛ وقد وافقت الأمانة على هذا الاقتراح.

36 -وفيما يتعلق بتقييم البرامج والمشروعات الممولة من خارج الميزانية، أبلغت الأمانة اللجنة بأن ذلك يتم على نحو ثلاثي الأطراف تشارك فيه منظمة الأغذية والزراعة (تحت إشراف إدارة التقييم) وممثلو الوكالة المموِّلة وممثلو البلد (البلدان) المتلقي. وتتفق الأطراف الثلاثة المعنية بالمشروع على موعد وطريقة إجراء التقييم وصلاحياته. وتعلّق أهمية بالغة على استقلالية فريق التقييم والتقرير الذي يعدّه. وتقضي السياسات المتّبعة في المنظمة بإخضاع المشروعات والبرامج الممولة من خارج الميزانية للتقييم وبأن ترصد لذلك الأموال الكافية في ميزانية المشروع إذ أنه يتعذّر على المنظمة تمويل تقييم كل مشروع من المشروعات. ووافقت الجهات المانحة على مبدأ التقييم وإن ظهرت أحيانا صعوبات في التوصل إلى اتفاق بشأن هذه المخصصات في الميزانية.

37-أشارت الأمانة إلى أنّه جرت استشارة لجنة البرنامج فيما يتعلق ببرنامج عمليات التقييم المستقلة في المستقبل، بما فيها تقييم الاستراتيجيات والبرامج والموضوعات التي تتضمّن مكونات هامة من خارج الميزانية. وقد يكون هذا النوع من التقييم بناء على طلب من الإدارة أيضا. لكنه لا يتمّ عادة بالتشاور مع كل جهة من الجهات المانحة.

38-وأكّدت الأمانة حق الجهات المانحة بتقييم أوجه استخدام أموالها، مشيرة إلى تعاظم فائدة عمليات التقييم هذه عندما تكون ذات طابع تشاوري. وفي هذا الصدد، أبلغت الأمانة اللجنة بأنّ الأسبوع القادم سيشهد بدء برنامج رائد لعدد من البلدان، تعطى من خلاله المعلومات مباشرة على الحاسوب إلى الجهات المانحة والمتلقية لمشروعات حساب الأمانة، مما يشكل أداة للرقابة غير المباشرة. وسوف يتاح نظام معلومات إدارة البرنامج الميداني هذا على شبكة الإنترنت لكافة البلدان الأعضاء قبل نهاية صيف 2004.

تقرير عن سير العمل في تنفيذ توصيات المراجع الخارجي

39 - استعرضت اللجنة سير العمل في تنفيذ توصيات المراجع الخارجي كما وردت في تقرير المراجع الخارجي عن الكشوف المالية للفترة المالية 2000-2001.

40 - وأبدت اللجنة ارتياحها للتقرير عن سير العمل وأشارت إلى أنّه يمثل أفضل الممارسات في منظومة الأمم المتحدة فيما يتعلق برصد التقدم في تنفيذ توصيات المراجع الخارجي.

41 - ولاحظت اللجنة أنّ التقرير تضمّن، بحسب الأصول المرعية، تعليقات المراجع الخارجي الحالي وأنّ استعراض سير العمل في تنفيذ التوصيات سيبقى بنداً مستديماً على جدول أعمال اللجنة.

42 - وبعدما أخذت اللجنة علماً بالتوصيات الثماني عشرة الصادرة عن المراجع الخارجي والتي نفّذت ثلاث عشرة منها والعمل جارٍ على تنفيذ الخمس المتبقية منها، طلبت أن تتضمّن التقارير المقبلة جدولاً موجزاً يسلط الضوء على العدد الإجمالي للتوصيات التي صدرت وتلك التي نفّذت والتي ما زالت قيد الدراسة.

43 - وأكّدت اللجنة أنّ التقرير يقدم معلومات قيّمة، وأشارت إلى أنّ تقارير مستكملة سترفع إلى الدورات المقبلة للجنة المالية لمناقشتها.

برنامج عمل المراجع الخارجي للفترة 20042005

44 -لاحظ ممثل المراجع الخارجي أن برنامج عمل المراجع الخارجى للفترة 20042005 قد عرض على لجنة المالية خلال دورتها الرابعة بعد المائة، وأنه شمل اقتراحا بإجراء عمليات مراجعة كفاءة الأداء لما يصل إلى أربعة مواضيع من قائمة الموضوعات المحتملة التى أعدها المراجع الخارجي. وخلال الدورة الرابعة بعد المائة، وافقت اللجنة على اختيار موضوعين (السفر في مهام رسمية والعقود الخاصة بالخدمات المحلية) وطلبت من المراجع الخارجي تزويدها بمزيد من المعلومات بشأن الموضوعات المتبقية كي يتسنى لها فهم المبررات التي يستند اليها في اختيار الموضوعات الخاضعة للمراجعة. والورقة التي يقدمها المراجع الخارجي الآن هي إستجابة لهذا الطلب.
45 –وعرض ممثل المراجع الخارجي المسوغات لإجراء عمليات مراجعة كفاءة الأداء للمواضيع الثلاثة المقترحة والتي يلتمس بشأنها التوجيه من اللجنة لاختيار موضوعين منها يجري استعراضهما خلال الفترة المالية 20042005. وكانت الموضوعات المعروضة للاختيار هي:

• مجالات مختارة لإدارة الموارد البشرية؛
• مجالات مختارة لعمليات الخزانة؛
• استعراض نظام إدارة المعلومات المرتكز إلى أوراكل.

46 - أجرت اللجنة مداولاتها بشأن المواضيع المقترحة ووافقت على أن تشمل الفترة المالية 2004-2005 استعراض المجالات المختارة من إدارة الموارد البشرية والمجالات المختارة من عمليات الخزانة. كما طلبت اللجنة التركيز بوجه محدد ضمن نطاق استعراض إدارة الموارد البشرية على تأثير تخفيض الميزانية على معنويات الموظفين وعلى هياكل وعمليات الادارة. ووافق المراجع الخارجي على النظر في إدراج هذه المسألة عند التخطيط لتفاصيل نطاق هذا الاستعراض.

47 - ولاحظت اللجنة أن المراجع الخارجي سيقدم المواضيع المقترحة خلال عروض قادمة ومترافقة مع قدر أكبر من التفاصيل عن نطاق المسائل التي ستشملها المراجعة.

تقارير منفصلة عن كفاءة الأداء مقدمة من المراجع الخارجي

48 - تدارست اللجنة الوثيقة FC 107/10المعنونة " تقارير منفصلة عن كفاءة الأداء مقدمة من المراجع الخارجي". وفي هذا الصدد استذكرت اللجنة أن المسألة المتعلقة بإمكان إصدار الجزء المطول من تقرير المراجع الخارجي بصورة تسلسلية كانت خاضعة للدراسة، وأنها كانت قد طلبت من المستشار القانوني في سبتمبر/أيلول 2003، استقصاء هذه المسألة مرة أخرى، وذلك في ضوء الخبرات فى الآونة الأخيرة التى اكتسبتها كل من منظمة الصحة العالمية وبرنامج الأغذية العالمي.

49 - ولاحظت اللجنة أن تقرير المراجع الخارجي والذي يعرض فيما يتصل بمنظمة الأغذية والزراعة على لجنة المالية والمجلس والمؤتمر، يتكون من ثلاثة أجزاء: (أ) رأي المراجع الخارجي بشأن حسابات المنظمة، (ب) الحسابات المراجعة مترافقة مع الجداول الزمنية والملاحظات ذات الصلة، (ج)والجزء المطول الذي يسمى بالجزء المتعلق بكفاءة الأداء والمتضمن على "ملاحظات بشأن كفاءة الإجراءات المالية ونظام المحاسبة والضوابط المالية الداخلية، والإشراف والإدارة في المنظمة عموما". وقد درج التقليد في المنظمة لأكثر من ثلاثين عاما خلت، وكذلك في الوكالات الأخرى التي تنص أنظمتها المالية على أحكام مشابهة اعتمدت على أساس منظومة الأمم المتحدة ككل فى 1971، على إصدار تقرير وحيد يتضمن هذه الأجزاء الثلاثة. لكن بعض التغييرات قد أدخلت مؤخرا على هذا التقليد لدى كل من منظمة الصحة العالمية وبرنامج الأغذية العالمي حيث بدأ المراجع الخارجي بإصدار نتائج التقرير كلما ظهرت خلال الفترة المالية، بدلا من إصدارها مجتمعة في نهايتها.

50 – أخذت اللجنة علما برأي المستشار القانوني القائل بأن طلب اللجنة، وبالأخذ بعين الاعتبار تجربة كل من منظمة الصحة العالمية وبرنامج الأغذية العالمي مؤخرا، لا يتعارض مع النصوص الأساسية، شرط أن تدمج مختلف تقارير كفاءة الأداء الصادرة على التوالي، باعتبارها عناصر من الجزء المطول من تقرير المراجع الخارجي، ضمن تقرير انتهاء المراجعة الوحيد الذي يعرض على المؤتمر.

51 - استعرضت اللجنة الخيارات المتعلقة بالطريقة التي يتم بها دمج تقارير كفاءة الأداء ضمن تقرير وحيد عند انتهاء المراجعة، حسبما ورد في الوثيقة FC 107/10، وعلى ضوء أن عملية استعراض تقرير المراجع الخارجي تشترك فيها ثلاثة أجهزة فى المنظمة وهي: لجنة المالية والمجلس والمؤتمر. واتفقت اللجنة مع الخيار القاضي بإعادة إصدار مختلف تقارير كفاءة الأداء المنفصلة بكاملها، ودون موجز مرافق، ضمن تقرير وحيد عند انتهاء المراجعة، يعرض على المؤتمر.

52 - ولاحظت اللجنة أن طريقة إصدار التقرير الجديدة، على غرار طريقة التقرير الوحيد الحالية، يجب أن تمتثل للمتطلبات الأساسية القاضية بإعطاء الفرصة للمدير العام لإبداء تعليقاته على كل مشروع تقرير صادر عن المراجع الخارجي قبل الانتهاء منه، وذلك وفقا للأحكام ذات الصلةمن الصلاحيات الإضافية التي تحكم عملية المراجعة الخارجية (الملحق الأول من اللائحة المالية).

53 - وأكد المراجع الخارجي استعداده لتطبيق الطريقة الجديدة في إصدار التقارير والمتعلقة بالجزء الخاص بكفاءة الأداء من تقريره.

54 - وقررت اللجنة ضرورة إعادة تقييم طريقة إصدار التقارير الجديدة في أواخر عام 2006 على ضوء الخبرة المكتسبة من تنفيذها.

تقييد مدة منصب المراجع الخارجى

55 - درست اللجنة، مع الأخذ فى الحسبان أفضل الممارسات المرعية في مسائل إدارة الهيئات، مزايا ومثالب تقييد مدة منصب المراجع الخارجى. وأكدت اللجنة مدى ملاءمة تعيين المراجع الخارجى لمدة أربع سنوات (تغطى فترتين ماليتين) مع إمكانية التمديد لعامين آخرين (فترة مالية واحدة)، ينبغى، بعدها، أن يطرح من جديد عطاء التعاقد للمراجعة الخارجية. كما خلصت اللجنة إلى أنه ينبغى السماح للمراجع الخارجى الحالي أن يتقدم بعرضه في إطار أي عملية عطاءات.

56 - ودرست اللجنة عددا من المسائل الأخرى المتصلة باختيار وتعيين المراجع الخارجى، وطلبت من الأمانة تزويدها بمزيد من المعلومات الأساسية عن مسوغات أحكام المادة 12-1 من اللائحة المالية ودراسة مقارنة عن وكالات الأمم المتحدة الأخرى، كى يتسنى لها مناقشة مثل هذه المسائل بتفصيل أوسع في دورتها المقبلة في سبتمبر/أيلول 2004.

مسائل السياسات المالية

تقرير حالة جماعة العمل التابعة للجنة الإدارية رفيعة المستوى والمعنية بالمعايير المحاسبية

57 - تدارست اللجنة المعلومات الواردة في الوثيقة FC 107/12 بعنوان "تقرير حالة جماعة العمل التابعة للجنة الإدارة رفيعة المستوى والمعنية بالمعايير المحاسبية"، وأشارت إلى أهمية العمل الذي يضطلع به فريق المهام في منظومة الأمم المتحدة فيما يتعلق بالمعايير المحاسبية. وبالنظر إلى الجدول الزمني المتوقع لعرض التوصيات عن المعايير المحاسبية، اقترحت اللجنة إدراج معلومات مستكملة عن هذه المسألة في جدول أعمال دورة لجنة المالية التي ستعقد في مايو/أيار 2005.

خطط التأمين الطبى فى منظمة الأغذية والزراعة

58 - درست اللجنة الوثيقة المتعلقة بخطط التأمين الطبي في المنظمة (الوثيقة FC 107/13) التى تضمنت مقتطفات من دراسة تتعلق بمزايا خطة الرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة، بما في ذلك مدى إدارة هذه الخطة وفقا لأفضل الممارسات.

59 - واستعرضت الدراسة، التي أعدها خبراء استشاريون مستقلون في عام 2000، مدى تنافسية المزايا التي توفرها خطة التأمين الطبي في المنظمة، مقارنة مع ترتيبات أخرى للرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة في خمس منظمات من منظومة الأمم المتحدة.

60 - ولاحظت اللجنة أن التأمين الطبى بعد انتهاء الخدمة لدى المنظمة، وفقا لهذه الدراسة، يضاهى نظيره في منظمات الأمم المتحدة الأخرى، من حيث المزايا وترتيبات اقتسام التكاليف.

61 - وأثيرت تساؤلات عن الأسلوب المتبع في عملية اختيار شركة التأمين، وما هي الشركات الأخرى التى استخدمت لأغراض المقارنة. وقدمت إيضاحات إلى اللجنة عن عملية طرح العطاءات قبل إبرام العقد مع شركة Vanbreda وقدمت تأكيدات للجنة أن شركات دولية عديدة كانت قد دعيت للمشاركة فى تلك العملية.

62 - وأبلغت اللجنة أن خطة التأمين الطبى بعد انتهاء الخدمة فى المنظمة، إضافة إلى أنها تضاهي غيرها من حيث مزاياها وترتيبات اقتسام التكاليف، فإنها تماثل الخطط الأخرى في منظومة الأمم المتحدة من حيث معايير أحقية الموظفين.

63 - واستذكرت اللجنة مناقشاتها للتبعات المالية المترتبة على المنظمة الناشئة عن الدراسة الاكتوارية لكل عامين بشأن الالتزامات المتعلقة بالموظفين، وبخاصة مكون الرعاية الطبية بعد انتهاء الخدمة، وطلبت أن يتم تجميع كافة الوثائق التى عرضت على الدورات السابقة للجنة المالية عن هذا الموضوع، ومن ثم توزيعها للرجوع إليها فى مداولات مقبلة.

مسائل الميزانية

التعديلات على برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004-2005

64 - درست اللجنة التعديلات على برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004 -2005، الواردة في الوثيقة FC 107/14. واستذكرت اللجنة أن هذه الوثيقة جاءت استجابة لمنطوق الفقرة (2) من قرار المؤتمر 7/2003 الذي "يطلب من المدير العام أن يتقدم بمقترحاته لتعديل برنامج العمل الموافق عليه مع مراعاة الأولويات التي حددها المجلس والمؤتمر، بالإضافة إلى معايير الأولوية ... إلى الدورتين التاليتين للجنتي البرنامج والمالية وإلى اجتماعهما المشترك للموافقة عليها".

65 - واستذكرت اللجنة أنه، رغم الجهود التي بذلها الأعضاء لتخفيف التأثيرات الكبيرة لأسعار الصرف ولزيادة التكاليف على برامج المنظمة، فقد اقتضى الأمر تخفيضا بنسبة 6.4 في المائة (51.2 مليون دولار)، في برنامج العمل. ولاحظت اللجنة أن المنطلق لهذه العملية كان تصور النمو الحقيقي الصفري، الذي وضع على أساسه برنامج العمل والميزانية وفق المستوى التفصيلي في القرار C 2003/3، والمعدل في الوثيقة الحالية بشأن سعر الصرف المطبق في الميزانية على أساس 1 يورو= 1.19 دولار.

66 - ولاحظت اللجنة أنه، بالإضافة إلى وفورات زيادة الكفاءة التي أخذت في الحسبان بالفعل في الوثيقة الحالية، فإن وفورات إضافية في الكفاءة قد طرحت مبدئيا بغرض مزيد من الاستعراض واتخاذ إجراءات بشأنها فيما بعد. وتتطلع اللجنة إلى تزويدها، في دورتها القادمة بوثيقة عن وفورات الكفاءة تتضمن معلومات مستكملة عن مدى التقدم وعن القضايا والخيارات، فضلا عن مقارنات مع خبرات منظمات أخرى، تشمل، حسب الإمكان، وكالات أخرى في الأمم المتحدة. وأوضحت الأمانة أنها ترحب بأية أفكار تتقدم بها اللجنة بشأن المصادر المحتملة للبيانات المقارنة والمجالات التي يمكن أن تتحقق فيها وفورات زيادة الكفاءة.

67- وطلبت اللجنة تزويدها بتفاصيل عن الجوانب المالية لمكافآت الموظفين بما في ذلك المرتبات والمستحقات الأخرى في الدورة المقبلة.

68- واطلعت اللجنة على التخفيض المقترح الذي يشمل 232 وظيفة، وأقرت بأن من المستحسن تحقيق هذه الوفورات، إلى أقصى حد ممكن، من الوظائف الشاغرة ومن الوظائف التي قارب شاغلوها بلوغ التقاعد الإلزامي، لكي يتسنى تقليل تكاليف توزيع الموظفين وإنهاء خدماتهم إلى أدنى حد.

69 - وأكدت اللجنة، من جديد، أهمية وجود رقابة داخلية ملائمة في المنظمة، واستذكرت أن المراجع الخارجي كان قد أوصى، في تقرير المراجعة السابق، بزيادة عدد الموظفين في قسم الشؤون المالية. وإجابة على سؤال عما إذا كان التخفيض في مستوى الموارد المخصصة لقسم الشؤون المالية سوف يؤدي إلى وصول مخاطر الرقابة الداخلية إلى مستوى غير مقبول، فقد أفيدت اللجنة بما يلي:

• أوضح مدير الشؤون المالية مفهوم الرقابة الداخلية وأشار إلى أن مستوى كفاية الرقابة الداخلية لا يمكن قياسه كميا على أساس عدد الوظائف فحسب. وأوضح أن المخاطر التي أبرزتها الوثيقة كانت بمثابة تعبير دقيق عن تأثير التخفيض، لكن هذا لا ينبغي، في ضوء قيود الموارد، أن يؤدي إلى أن تصل المخاطر إلى مستوى غير مقبول.

• وأجابت المفتشة العامة أنها ليست في مركز يسمح لها بإبداء رأيها دون أن تقوم، بداية، بإجراء استعراض ملائم لمهام الوظائف موضع البحث والطابع الحيوي لأعباء العمل ذات الصلة، من حيث الإطار العام للرقابة الداخلية.

• وأشار المراجع الخارجي إلى أن الاقتراح يعني التراجع عن التوصيات المقبولة التي اقترحها الخبير الاستشاري الذي استعرض أوضاع التوظيف في قسم الشؤون المالية. وأشار إلى أن الوظائف الخمس كانت مكرسة لمجالات أعمال تعد، حسب رأيه، حيوية للرقابة الداخلية، وأنه وإن لم يكن في مركز يستطيع فيه قياس درجة المخاطر كميا، إلا أنه أوصى بإيجاد الوسائل لإعادة الوظائف إلى سابق عهدها والبحث عن وفورات في مواضع أخرى.

71 - وأعرب واحد من الأعضاء عن اعتقاده أن أي وفورات أخرى تنشأ خلال فترة السنتين نتيجة زيادة الكفاءة يجب إعادة توجيهها نحو تنفيذ خطة العمل بشأن الموارد البشرية، في حين أعرب أعضاء آخرون عن اعتقادهم بأنه ينبغي إعطاء أولوية متقدمة لاستعادة قدرات المكاتب الميدانية. وفي هذا الصدد، شددت اللجنة على أهمية الاستخدام المتوازن للموظفين الفنيين، الدوليين والمحليين، في ممثليات المنظمة.

72 - ورغم أن بعض الأعضاء أبدوا قلقهم من أن الاتفاقية الدولية لوقاية النباتات وهيئة الدستور الغذائي لم يحظيا بنفس الحماية المطلقة التي حظي بها برنامج التعاون الفني في الميزانية المعدلة، فقد أفيدت اللجنة أن هذين البرنامجين قد حظيا، مع ذلك، بزيادتين برنامجيتين مقدارهما 33 في المائة (بالنسبة للاتفاقية الدولية لوقاية النباتات) و16 في المائة (بالنسبة لهيئة الدستور الغذائي)، بالمقارنة مع برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003، في حين طبقت على برنامج التعاون الفني زيادة صفرية. وفي هذا السياق، أشار بعض الأعضاء إلى الروابط القوية والأهمية المتساوية، بين أنشطة المنظمة المعيارية والتنفيذية.

73 - وفى حين أكد من جديد الكثير من الأعضاء الأولوية القصوى لبرنامج التعاون الفني، فإن أعضاء آخرين طلبوا تفاصيل مالية إضافية. وأشير إلى أنه لا يوجد تمييز واضح بين برنامج التعاون الفني والمساعدات في مجال السياسات. ووافقت الأمانة على معالجة هذه النقطة في وثيقة عن برنامج التعاون الفني طلبتها بالفعل لجنة البرنامج.

74 - وأكدت اللجنة من جديد أهمية إصدار ترجمات دقيقة وفي مواعيدها لجميع الوثائق باللغات الرسمية الخمس للمنظمة.

75 - وأبلغت اللجنة بخطأ ورد في الملحق الثالث "الجدول المنقح للدورات المقررة للفترة 2004-2005، الذي أظهر أن المشاورة الثالثة بشأن إدارة المعلومات الزراعية GIL 804-3 باقية في البرنامج في حين أنها قد ألغيت في واقع الأمر. وأعرب واحد من الأقاليم عن القلق حيال هذا الإلغاء وطلبت إعادة الاجتماع إلى الجدول مشيرا إلى أنه لولا هذا الخطأ في الوثيقة لكان قد أثار المسألة مبكرا في العملية، بالنظر إلى الأهمية التي يعلقونها على هذا النشاط.

76 - وإثر المداولات التي جرت في الاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية، وافقت لجنة المالية على عمليات نقل بين أبواب الميزانية تعد ضرورية للوصول إلى الاقتراح الذي وافق عليه الاجتماع المشترك بشأن الميزانية كما يلي:

تقرير عن استخدام المتأخرات

77- استعرضت اللجنة التقرير السنوي عن استخدام المتأخرات الذي سبق أن طلبت في دورتها الرابعة بعد المائة تزويدها به. واستذكرت اللجنة أن المؤتمر قد دعا، في قراره 7/2003 المتعلق بالموافقة على الميزانية، أن يقدم المدير العام مقترحات إلى لجنة المالية بشأن إعادة تخصيص المتأخرات، والتي يخضع استخدامها لأحكام قرار المؤتمر 6/2001 بأن يغطي هذا الاستخدام التكاليف لمرة واحدة الخاصة بإعادة توزيع الموظفين وإنهاء خدماتهم والمرتبطة بتنفيذ الميزانية المعدلة. وأبلغت اللجنة أن كافة الجهود قد بذلت للاستفادة من الوظائف الشاغرة وحالات التقاعد، وأن التقديرات الحالية تشير إلى أن التكاليف المتعلقة بإعادة توزيع الموظفين وإنهاء خدماتهم تبلغ 3.5 مليون دولار.

78- كذلك أبلغت اللجنة أن المنظمة قد واجهت مصروفات إضافية لمرة واحدة تتعلق بالأمن في الفترة 2004-2005 تقدر بما يتجاوز قليلا 4 ملايين دولار. ولاحظت أن الأمانة اضطرت لتخفيض مخصصات جميع البرامج لمواجهة هذه المصروفات الضرورية لمرة واحدة في الفترة المالية.

79- ووافقت اللجنة على أن يوضع جانبا مبلغ 4.1 مليون دولار، وهو ما يمثل 10 في المائة من رصيد المتأخرات غير المنفقة في نهاية عام 2003، لاستخدامها المحتمل في تغطية المصروفات لمرة واحدة المتعلقة بتكاليف إعادة توزيع الموظفين وإنهاء خدماتهم وتكاليف الأمن لمرة واحدة، علما بأن المنظمة سوف تبذل كل جهد ممكن لاستيعاب هذه التكاليف ضمن البرنامج العادي.

80 - ورحبت اللجنة باستخدام الرصيد المتبقي من مدفوعات المتأخرات في تغطية تكاليف المجالات الثمانية التي توخاها أصلا قرار المؤتمر 6/2001. كذلك لاحظت اللجنة أن بعض الموارد، وخصوصا منها المتعلقة بمشروع نظم إدارة الموارد البشرية، يحتمل أن لا تنفق كلها بنهاية 2005 بالنظر إلى الإطار الزمني الحالي للمشروع، وأحيطت علما بأن الأمانة تعتزم الاقتراح بنقل أي رصيد يتبقى بعد تنفيذ القرار 6/2001 إلى مرفق المصروفات الرأسمالية.

مسائل الموارد البشرية

خطة العمل بشأن التعيينات من البلدان ناقصة التمثيل

81- رحبت اللجنة بتقرير الأمانة وما بذلته من جهود لمعالجة القضايا المتصلة بالدول الأعضاء غير الممثلة أو ناقصة التمثيل.

82- وطرحت اللجنة عدة استفسارات عن القضايا المتعلقة باستخدام الأزواج، وحالة التوازن بين الجنسين في المنظمة، وموقف المنظمة حيال تعيين الفنيين الشبان، واستخدام المتقاعدين، وتأثير تخفيض عدد الوظائف على التمثيل الجغرافي. وأوضحت الأمانة أن نطاق التقرير اقتصر على الإجراءات المتصلة بمعالجة مسألة الدول الأعضاء غير الممثلة أو ناقصة التمثيل. وأشير أنه سيقدم للجنة في سبتمبر/ أيلول تقرير عن سير العمل في قضايا الموارد البشرية، بالإضافة إلى معالجة الكثير من النقاط التي أثيرت. وقدمت للجنة تفاصيل عن السياسات الحالية بشأن استخدام الأزواج والقضايا ذات الصلة. وطلبت اللجنة من الأمانة إثارة قضية تراخيص العمل للأزواج مع حكومة ايطاليا بغية تيسير التوصل إلى توظيف الأزواج.

83 - وأخذت الأمانة علما بطلبات اللجنة فيما يتعلق بتزويدها بإحصائيات أكثر شمولا تتضمن تفاصيل عن الموظفين في الفئة الفنية وفى فئة الخدمات العامة حسب الأقاليم، والبلدان، والجنس، ومستوى رتبة الوظيفة، وعرضها على اللجنة في دورتها في سبتمبر/ أيلول 2004.

84 - وأكدت اللجنة أن التقرير اشتمل على معلومات مفيدة، وأشارت إلى أنها تنتظر موافاتها بتقرير مستكمل فى دورتها القادمة.

إحصائيات الموارد البشرية

85 - قدمت للجنة المالية إحصائيات عن الموارد البشرية، وبالتحديد الرسوم البيانية والجداول الخاصة بالوظائف التي وافق عليها المؤتمر في برنامج العمل والميزانية والوظائف المنشأة خارج برنامج العمل والميزانية لمدة تزيد عن سنة واحدة والوظائف المؤقتة التي تقل مدتها عن سنة واحدة، بالإضافة إلى الإحصائيات الديموغرافية خلال الفترة 1995 إلى 2003 ومعلومات عن عدد العقود القصيرة الأجل والموارد البشرية بخلاف الموظفين في السنة الماضية.

قرارات الجمعية العامة بشأن لجنة الخدمة المدنية الدولية والمجلس المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة

86- قدمت اللجنة معلومات عن عمل لجنة الخدمة المدنية الدولية والمجلس المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة، وعلى الأخص سير العمل في استعراض نظام الأجور والمستحقات لموظفي الفئة الفنية والفئات العليا والتغييرات في شروط الخدمة لكلا فئتي الموظفين وما لذلك من تبعات مالية على المنظمة.

المسائل التنظيمية

تقرير عن سير العمل في نظم المعلومات الإدارية

87 - استعرضت اللجنة التقرير المتعلق بسير العمل في نظم المعلومات الإدارية، والتي تشمل النظم المالية لأوراكل، ونظام التخطيط البرامجي وإعداد تقارير التنفيذ ودعم التقييم، ونظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية.

88 - وتساءلت اللجنة عن وفورات الكفاءة التي يمكن أن تتحقق من تنفيذ نظم المعلومات الإدارية. وأجابت الأمانة أن النظم تدعم البرامج الرئيسية للمنظمة، مثل إصلاح الموارد البشرية، فضلا عن وفورات الكفاءة. إضافة إلى ذلك، فان مشروع نظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية، قد بدأ بتنفيذ مرحلة تحسينه التي تهدف إلى تحقيق وفورات الكفاءة من خلال تبسيط العمليات والإجراءات.

89 - وإجابة على تساؤل بشأن الأوضاع في وكالات الأمم المتحدة الأخرى، فيما يتعلق بتنفيذ حزمة الحل الشامل، أطلعت الأمانة اللجنة علما بالتعاون الوثيق وتبادل الخبرات مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى، وبخاصة مع منظمة العمل الدولية التي تستخدم نفس الحزمة المتكاملة، وأنها قطعت شوطا في تنفيذها.

90- واستفسرت اللجنة عن الأسلوب الذي ستنتهجه الأمانة فيما يتصل بجانب تغطية مشروع إدارة الموارد البشرية، للتغلب على نقص التمويل. وأحيطت اللجنة علما أن هناك محاولات لتقليص تكاليف الوحدة من خلال بعض وسائل، من بينها تنفيذ بعض مهام تطوير النظم اعتمادا على قاعدة تكاليف جغرافية أقل. وشدد على ضرورة استمرار النطاق الأصلي للأعمال، ذلك لأن أي تقليص في هذا النطاق من شأنه أن يحد من المنافع التي يمكن أن يحققها المشروع.

91 - ولاحظت اللجنة أن مشروع نظام إدارة الموارد البشرية لن ينفق، في الأرجح، كامل مخصصاته من المتأخرات بحلول نهاية 2005. وأحيطت اللجنة علما أن الأمانة تعتزم اقتراح نقل الرصيد المتبقي وفق القرار 6/2001 إلى مرفق المصروفات الرأسمالية، الأمر الذي يمكن أن يؤدى إلى ترحيل أموال المتأخرات غير المنفقة على مشروع نظام إدارة الموارد البشرية، إلى عام 2006.

92- وأشارت اللجنة إلى أهمية نظم المعلومات الإدارية والحاجة إلى نتائج تعكس الجهود المبذولة والاستثمارات التي كرست لهذا الغرض. ورحبت باقتراح الأمانة بتزويد لجنة المالية في دورة سبتمبر/ أيلول، بمزيد من المعلومات بهذا الشأن، بما في ذلك تقديرات جديدة عن مشروع نظام إدارة الموارد البشرية.

برنامج الأغذية العالمي

الحسابات المراجعة لفترة السنتين 2002-2003

93 - قدمت الأمانة بند جدول الأعمال وأوضحت أن الحسابات المراجعة لفترة السنتين 2002-2003 تتألف من ثلاثة أقسام هي:

• تقرير المدير التنفيذي عن الإدارة المالية للبرنامج؛
• رأي مراجع الحسابات الخارجي بشأن الكشوف المالية المراجعة للفترة 2002-2003؛
• تقرير مطول مقدم من المراجع الخارجي.

94 - وأبرزت الأمانة محتويات القسم الأول، وهو تقرير المدير التنفيذي، على النحو التالي:

نفِّذ تغييران في السياسات المحاسبية خلال فترة السنتين وهما: قيد الإيرادات على أساس الاستحقاق واعتماد أسلوب محاسبي موحد في حساب التكاليف لجميع الموظفين.
• تمشياً مع الأهمية التي يعلقها المدير التنفيذي على التسيير الفعال، يجري عرض الكشوف المالية المراجعة على الدورة السنوية للمجلس التنفيذي في مايو/أيار، أي قبل خمسة أشهر مما كان عليه الحال عادة.
• عرض التقارير على الجهات المانحة في وقت مبكر، فقد تم تقديم 96 في المائة من التقارير الموحدة للمشروعات لعام 2003 إلى الجهات المانحة في موعد لم يتجاوز 31 مارس/آذار 2004، أي قبل تسعة أشهر من موعدها المعتاد.
• نُفِّذ نظام الموارد البشرية/المرتبات خلال فترة السنتين حيث تولى البرنامج مسؤولية إعداد المرتبات والتي كانت تقوم بها منظمة الأغذية والزراعة، اعتباراً من يناير/كانون الثاني عام 2002.
• شهد كشف الإيرادات زيادة بنسبة 46% في مجموع الإيرادات إذ وصل إلى 5.8 مليار دولار، وهو ما يرجع أساساً إلى زيادة برامج الطوارئ بنسبة 87 في المائة. وزادت المصروفات بنسبة 59 في المائة، إلى 5.1 مليار دولار.
• يتمتع البرنامج بكشف موازنة سليم ونتيجة زيادة النشاط التشغيلي.
• بلغ مجموع الرصيد النقدي 907 ملايين دولار، غير أن قيمة النقدية التشغيلية وصلت إلى 482 مليون دولار فقط، أي 14.3 في المائة من المصروفات السنوية، وهو ما يمثل زهاء 3 أشهر من قيمة النقدية التشغيلية.
• وتشمل المعالم البارزة لتعزيز مبادرات الإدارة المالية ما يلي:
  • زاد عدد الموظفين الماليين الدوليين والوطنيين بنسبة 38 في المائة، إذ يجري تعيين وتدريب 42 موظفا ماليا جديدا في عام 2004،
  • إصدار مرشد مالي شامل في غضون الشهرين المقبلين،
  • تدريب المديرين القطريين والمديرين الآخرين غير الماليين على الإدارة المالية.

95 - وأعربت الأمانة عن شكرها للمراجع الخارجي على تلبية دعوة المدير التنفيذي للقيام بمراجعة مبكرة، كما شكرت موظفي البرنامج على ما أنجزوه من عمل رائع في إقفال الحسابات في موعد أبكر بكثير من المعتاد.

96 - وأوضحت الأمانة أن الشفافية التي يوفرها نظام شبكة البرنامج ونظامه العالمي للمعلومات (WINGS) أتاح الآن اكتشاف بعض أوجه القصور التي كانت تشوب النظام قبلاً، ومن بينها قيد المصروفات المزدوج على نحو ما أبرز التقرير المطول للمراجع الخارجي. وستتناول الأمانة هذه الموضوعات بالتفصيل في دورة المجلس التنفيذي في أكتوبر/تشرين الأول 2004.

97 - عرض ممثل المراجع الخارجي تقرير المراجعة الخارجية عن الفترة 2002-2003. ولاحظ إنجازات الأمانة من حيث تقديم التقارير المالية بصورة مبكرة، وهو ما ساندته ودعمته المراجعة الخارجية.وقد تعهد المراجع الخارجي بتزويد المجلس التنفيذي للبرنامج بتقارير منفصلة عن العديد من موضوعات الإدارة بالإضافة إلى مراجعة الكشوف المالية. ولاحظ أنه تم الوفاء بهذا الالتزام.

98 - وأكد تقرير المراجعة الشامل بشأن الكشوف المالية رأي المراجع الذي لا تحفظ فيه، ولفت الانتباه إلى استنتاجات مهمة تشمل ما يلي:

• الحاجة إلى ضمان كفاية الضوابط والمساءلة في ظل اللامركزية؛
• تخصيص الأموال بين البرامج والمشروعات؛
• اتساق قيد تكاليف الدعم في الكشوف المالية؛
• نطاق تعزيز الإشراف الإداري للمكاتب الإقليمية على المكاتب القطرية.

99 - كذلك وجه ممثل المراجع الخارجي الانتباه إلى التقارير الإضافية عن قضايا الإدارة، والتي ستعرض على المجلس التنفيذي في إطار عمل المراجع الخارجي خلال فترة السنتين. وأشار إلى التقرير المتعلق باستراتيجية الموارد البشرية في البرنامج الذي سبق تقديمه إلى المجلس في أكتوبر/تشرين الأول عام 2003؛ والتقرير المعني بالعمليات الجوية حيث لاحظ استعراض المراجعة الخارجية عدم الانتظام في تطبيق الضوابط وتطبيقها وفقاً لكل حالة على حدة، وقدم توصيات لتحسين الرقابة المالية، والإدارة المالية والتشغيلية، وإدارة المخاطر. وخلص إلى أن البرنامج يواجه مخاطر تشغيلية كبيرة فيما يتعلق بالعمليات الجوية تستوجب اهتمام الإدارة. وأشار تقرير المراجع الخارجي الخاص بأنشطة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها إلى التوصيات الموجهة نحو النهوض بالكفاءة التكاليفية لتحليل الهشاشة والفوائد المتأتية منه. وأخيراً فإن تقرير المراجع الخارجي المتعلق بالتسيير والإدارة في البرنامج قد حدد ثلاثة مجالات تستحق الاهتمام الفوري وهي: تركيب لجنة المراجعة، واستقلالها، واختصاصاتها؛ وأدوار المكاتب الميدانية ومسؤولياتها؛ والحاجة إلى تحسين استخدام آليات الإشراف عبر تحسين ترتيبات المساءلة.

100 - وتناولت الملاحظات والتساؤلات التي طرحتها اللجنة بشأن التقرير ما يلي:

• ترتيب المراجع الخارجي لتوصياته بحسب الأولويات وإدراج إطار زمني لتنفيذ الأمانة لها : قال المراجع الخارجي أنه سينظر في هذا الاقتراح.
• وضع التزام المدير التنفيذي في العام الماضي والقاضي بإصدار كشف عن الرقابة الداخلية
• : أوضحت الأمانة أن ذلك ليس بالعملية البسيطة، وأنه يجري، وكخطوة أولى على هذا الطريق، تنفيذ مراجعة للتدابير القائمة للرقابة الداخلية.
• المعلومات المرتدة من اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية بشأن الكشوف المالية: وزعت الأمانة نسخاً عن تقرير اللجنة المذكورة وأشارت إلى أن هذه اللجنة قد أوصت بأن يوافق المجلس التنفيذي على الكشوف المالية وعلى توصية المدير التنفيذي الداعية إلى الموافقة على نقل مبلغ 20 مليون دولار من الحساب العام و24.1 مليون دولار من حساب تسوية ميزانية الدعم البرامجي والمصروفات الإدارية إلى اعتماد سلف تكاليف الدعم المباشر.
• النهج الذي تتبعه الأمانة في معالجة الإدارة لقضايا قيد المصروفات في غير محلها والفوارق بين تكاليف الدعم المباشر والدعم البرامجي والمصروفات الإدارية التي أثارها المراجع الخارجي: قالت الأمانة إن الهدف هو التصنيف الدقيق للمصروفات في الحسابات، وتحقيقاً لذلك فإنه قد جرى أو يجري تنفيذ التدابير التالية:
  • نشر نظام WINGS في كل المكاتب الميدانية (المستكمل في عام 2003).
  • زيادة عدد الموظفين المؤهلين في الميدان عبر التدريب على نظام WINGS.
  • إصدار مرشد مالي شامل.
  • إقفال المشروعات في مواعيدها.
  • إدخال تغييرات في أساليب العمل لتيسير استخدام الموارد.
• وبشأن مسألة تكاليف الدعم المباشر والدعم البرامجي والمصروفات الإدارية فقد أوضحت الأمانة أن القيد المفروض على تكاليف الدعم المباشر بجعلها موحدة في كل المكاتب الميدانية يجعل من العسير تحميل المصروفات على تكاليف الدعم المباشر أو الدعم البرامجي والمصروفات الإدارية بطريقة موحدة. ورغم ذلك فإن الأمانة ستواصل استعراض الأمر.
• النهج الذي ستتبعه الأمانة لإبقاء تكاليف الدعم عند مستوى يقارب نفس ما كانت عليه في الفترة المالية السابقة رغم الزيادة الضخمة في حجم العمليات: أوضحت الأمانة أن لابد من التصدي لحالات الطوارئ على الفور عبر ترتيب أولويات استخدام الطاقة الثابتة للمنظمة، وهو ما يتعذر تعزيزه على المدى القصير.
• زيادة عدد الموظفين الماليين: أوضحت الأمانة أن هذا العدد يعتبر الحد الأدنى الضروري.
• لماذا ينصب تمويل الحساب العام للمصروفات في الجدول 5 من القسم الأول على المشروعات الإنمائية في الجانب الأعظم: أوضحت الأمانة أنه قبل عام 1996 كان الحساب العام هو المصدر الأساسي لتمويل المشروعات الإنمائية. وقد استمر ذلك حتى بعد تطبيق سياسات الموارد والتمويل طويل الأجل عام 1996 التي تسجل المساهمات متعددة الأطراف بموجبها كإيرادات للحساب العام. ومن جهة أخرى فإن المصروفات تسجل تظهر بصورة صحيحة تحت فئة البرامج الإنمائية، وبالتالي كان لا بد من نقل الإيرادات التي كانت تسجل قبلاً في الحساب العام وفقاً لذلك.
• ماذا تمثل نسبة 13.4 في المائة من المساهمات المستحقة لأكثر من سنتين: أوضحت الأمانة أن أكبر جهتين من الجهات المانحة تسويان حساباتهما في شكل متأخرات، وأنه على الرغم من أنهما تدفعان سُلفاً خلال الفترة الفاصلة فإن الأمر يحتاج إلى ما بين عامين إلى أربعة أعوام لتسوية الحسابات النهائية. ونظرا لإقفال المشروعات بصورة أسرع بكثير الآن، فإن من المفترض أن ينخفض حجم هذه المتأخرات في المستقبل.

101 - وقام المراجع الخارجي بالرد على أسئلة أعضاء اللجنة. وأكد ما يلي:

• أن وكالات الأمم المتحدة الأخرى تصدر بالفعل كشوفاتها المالية في غضون 90 يوماً من انتهاء فترتها، ومن أمثلة ذلك منظمة الصحة العالمية ومنظمة العمل الدولية، ومع ذلك فإن البرنامج يستحق الثناء على ما أنجزه من تحسينات في تقديم التقارير مبكرا.
• لم يتم وضع أولويات للتوصيات المدرجة في التقارير المطولة للمراجع الخارجي، وذلك أساساً لأنه يمكن النظر إليها جميعاً على أنها مهمة. أما القضايا الأخرى الأقل أهمية فتُثار مع الأمانة في خطابات الإدارة. وبالإضافة إلى ذلك، واستجابة لطلب المجلس التنفيذي، فإن التقديم المتدرج لتقارير المراجعة خلال فترة السنتين أسفر عن تقارير أقصر وأيسر على الفهم ويحتوي كل منها على عدد أصغر من التوصيات. ولذلك فقد لا يكون من المناسب على الدوام أن يقوم المراجع الخارجي بمنح الأولوية لتوصية ما على أخرى؛ أو لتقرير على آخر. ومع ذلك فإنه يسُّر المراجع الخارجي أن ينظر في ملاحظات اللجنة.
• وقدم بيان بالبلدان التي أشارت التقارير إلى حدوث تدليس فيها؛
• يعكس قيد المصروفات بين البرامج والمشروعات المحدد خلال المراجعة ما يواجه المديرون القطريون من صعوبات في إدارة تمويل المشروعات الواقعة في نطاق مسؤوليتهم. ولمعالجة ذلك فإن مبادرة استعراض أساليب العمل تزمع النظر في الحاجة إلى السلف دون الإخلال بمتطلبات الجهات المانحة؛ مما يؤدى إلى تحسين حفظ السجلات، وتعزيز الدقة والشفافية. ويمكن تحقيق المزيد من التحسينات في نظام WINGS عبر التوسع في تدريب جميع الموظفين، وتدعيم الحفظ الدقيق للسجلات، والتحليل الواقعي للبيانات.

102 - وأعربت اللجنة عن ارتياحها للتقارير المرفوعة إليها. ولاحظت التغييرات المحاسبية التي نفذت في الفترة 2002-2003 وأن المراجع الخارجي قد تقدم برأي لا تحفظ فيه، وأن التقرير المطول يحتوي على تقرير مفصل للمراجع الخارجي. وناقشت اللجنة القضايا الجوهرية المدرجة في توصيات المراجع الخارجي وهي توصي الأمانة بمعالجة الملاحظات التي أبداها المراجع الخارجي خاصة فيما يتعلق بأوجه عدم الاتساق المحاسبي التي يسفر عنها نظام WINGS فيما بين حسابات البرامج والمشروعات وتكاليف الدعم.

103 - وأوصت اللجنة المراجع الخارجي بترتيب أولويات ملاحظات المراجعة وتحديد مواعيد نهائية لتنفيذ كل منها.

104 - وكذلك أوصت اللجنة المجلس التنفيذي بالموافقة على الكشوف المالية للبرنامج للفترة المالية 2002-2003 مترافقة مع تقرير المراجع الخارجي وفقاً للمادة 14-6 (ب) من النظام الأساسي.

105 - وأوصت اللجنة أيضا المجلس التنفيذي بإقرار التوصيات التالية للمدير التنفيذي الواردة في الفقرة 56 من الوثيقة:

• ملاحظة استخدام حساب تسوية فروق تكاليف الموظفين بالنسبة لتكاليف الموظفين الممولة من المشروعات والتكاليف الممولة من ميزانية الدعم البرامجي والمصروفات الإدارية على السواء.
• ملاحظة تخصيص مبلغ 8.4 مليون دولار من الحساب العام في فترة السنتين للأغراض المبينة في الجدول 5 من الوثيقة.
• الموافقة على نقل مبلغ 20 مليون دولار من الحساب العام ومبلغ 24.1 مليون دولار من حساب تسوية الدعم البرامجي والمصروفات الإدارية إلى اعتماد سلف تكاليف الدعم المباشر.

106 - وكذلك هنأت اللجنة الأمانة على إتمام حسابات فترة السنتين والمراجعة الخارجية في غضون 90 يوماً من انتهاء الفترة المالية بفضل تعاونها مع المراجع الخارجي، إضافة إلى المبادرات التي اتخذتها الأمانة لتعزيز الإدارة المالية للبرنامج.

التقرير المالي الموحد

107 - قدمت الأمانة الوثيقة وأوضحت أنها تحتوي على معلومات عن ثلاث قضايا مالية منفصلة. فالقسم الأول يحتوى على تقرير عن استخدام المساهمات في شراء السلع وحالات الإعفاء من تكاليف الدعم غير المباشر. أما القسم الثاني فيعرض تحليلاً عن الأرصدة النقدية للبرنامج ومعلومات عن إدارة النقدية والأرصدة قصيرة الأجل، ويتضمن أيضا معلومات عن أداء استثمارات البرنامج. ويعرض القسم الثالث تقرير أداء الميزانية للفترة المالية 2002-2003 ويظهر حدوث زيادة هامة في الإيرادات التشغيلية والمصروفات الفعلية، ولاسيما في حالات الطوارئ، بالمقارنة مع تقديرات الميزانية الأصلية.

108 - وفيما يتعلق باستخدام المساهمات في شراء السلع، لاحظت اللجنة النسبة المئوية للأموال المنفقة في البلدان المتقدمة (59 في المائة) والنامية (41 في المائة) وطلبت معلومات عن تفاصيل هذه النسبة خلال العام الماضي. وأوضحت الأمانة أن المبلغ المنفق في البلدان النامية قد زاد وأن تكن النسبة المئوية من مجموع المشتريات قد انخفضت. وعند تقدير المصدر المناسب لشراء السلع فإن الأمانة تأخذ بعين الاعتبار أسعارها (مع إيلاء الأفضلية في السعر للبلدان النامية بما يصل إلى 15 – 20 في المائة)، ومدى توافرها، والآثار المحتملة على السوق المحلية.

109 - وبالنظر إلى الأهمية الطاغية لإنجاز البرامج فإن على برنامج الأغذية العالمي أن يوجه عناية متواصلة إلى مستوى الأرصدة النقدية. ولاحظت اللجنة التطورات الإيجابية في الأرصدة النقدية التشغيلية التي انخفضت بالقيمة المطلقة وكنسبة مئوية من المصروفات التشغيلية على مدى العام الماضي.

110 - ورداً على سؤال بشأن سياسة إدراج الأسهم العالمية في سياسة البرنامج الاستثمارية أوضحت الأمانة أن ذلك يقتصر على صندوق استحقاقات الموظفين طويلة الأجل لما بعد الخدمة. وقد أجريت دراسة للأصول والالتزامات بغرض تحديد المزيج المناسب من الأصول في هذا الصندوق بما يكفل التنويع وخفض مساهمات البرنامج في الخطة كنتيجة لارتفاع عائد الاستثمار. وأوصت الدراسة بأن تخصص للأسهم العالمية نسبة 40 في المائة من الاستثمارات البالغة 64 مليون دولار، والتى تخضع لمبادئ توجيهية متشددة بما في ذلك الاستثمار في الشركات التي لا يقل رأس مالها عن مليار دولار والمسجلة في أسواق معترف بها للأوراق المالية. وبالإضافة إلى ذلك فإن جهة الإيداع الرئيسية وأمانة البرنامج يرصدان حافظة الاستثمارات رصداً وثيقا.

111 - ورداً على سؤال حول مقاس أداء الاستثمار، أوضحت الأمانة أن الرقم المستهدف البالغ 50 نقطة أساس فوق هذا المقياس يأخذ في الحسبان الأولوية الواجب إعطائها للأمن والسيولة على العائد.

112 - وطلبت اللجنة معلومات عن المخاطر التي تواجه البرنامج نتيجة المبادرات المصرفية الإلكترونية الجاري اتخاذها. وجرى الإيضاح بأن هذه المخاطر تخضع لإدارة دقيقة عبر التنفيذ التدريجي للنظام في المكاتب القطرية بما يكفل تطبيق ضوابط سليمة بما في ذلك تقييد إمكانية النفاذ للنظام، وفصل الواجبات، والرصد الوثيق من جانب المقر الرئيسي. ويتميز النظام بقدرته على إزالة احتمالات تزوير الشيكات وتيسير صرف المبالغ النقدية في البلدان التي ليست فيها مصارف.

113 - وأحاطت اللجنة علماً بالمعلومات التي قدمت وخلصت إلى أن الوثيقة تعرض المعلومات المالية الهامة عرضاً وافيا.

معلومات مستكملة عن خطة الإدارة للبرنامج لفترة السنتين 2004-2005

114 - عرضت الأمانة الوثيقة وأوضحت أنها توفر معلومات مستكملة عن تنفيذ خطة الإدارة وفقاً لما طلبه المجلس التنفيذي في أكتوبر/تشرين الأول عام 2003. وأوضحت الأمانة ما اتخذه البرنامج من تدابير وإجراءات لرصد تنفيذ هذه الخطة.

115 - أحاطت اللجنة علماً بالوثيقة التي توضح أن الأمانة تعمل حاليا بمعدل نسبته 90 في المائة من الميزانية المستوفاة للفترة 2004 - 2005 والتي تزيد الآن بمبلغ 1 مليار دولار على المستوى الأصلي لخطة الإدارة مما يعبر عن المستوى المقدر للتبرعات.

تقرير المفتش العام

116 - قام مدير خدمات الإشراف والمفتش العام بتقديم تقريره المعروض وفقاً للمادة 6 (2) (ب) (ثامنا) من النظام الأساسي للبرنامج. وسرد الجزء الأول من التقرير التدابير التي اتخذت بشأن قرارات المجلس وتوصياته السابقة. وللمرة الأولى فقد تضمن تقرير المفتش العام عرضا مجملاً لعمل وحدة المراجعة الداخلية. وجاء ذلك تمشياً مع مبادرة المدير التنفيذي الرامية إلى توفير المزيد من الشفافية وبغية إعطاء اللجنة والمجلس التنفيذي لمحة عن هذا العمل الهام. كما عرض التقرير، وبناء على طلب المجلس التنفيذي، الاتجاهات المتعلقة بقضايا الإشراف سواء بالنسبة للمراجعة أو التحقيقات، غير أن الحاجة تدعو إلى مواصلة صقل المنهجية المستخدمة في مثل هذا العرض. كما قدم التقرير عرضاً مسبقاً للمبادرات الخاصة بالفترة 2004-2005.

117 - ورحبت اللجنة بالتقرير ولاحظت التحسن في شكله، ولاسيما إدراج قسم يتعلق بوظيفة المراجعة الداخلية. كما لفتت الانتباه إلى المبادرات المبتكرة العديدة بشأن التسيير والإدارة التي يتضمنها هذا التقرير. والتمس أعضاء اللجنة المزيد من التفاصيل بشأن ما يلي: (1) التزام المدير التنفيذي بإدراج كشف مالي عن الرقابة الداخلية، (2) أفضل الممارسات التي يتم قياس أداء مكتب خدمات الإشراف على أساسها، (3) التقدم المحرز على طريق تعزيز لجنة المراجعة الداخلية وتبعات ذلك من حيث التكاليف، (4) عرض الاتجاهات في مجال عمل المكتب، (5) حجز الأصول الشخصية، (6) الصعوبات التي يواجهها المكتب في تعيين موظفين وطنيين مؤهلين وتحقيق التوازن بين الجنسين، (7) خطة تنفيذ التوصيات، (8) الموارد اللازمة لتنفيذ مختلف المبادرات، (9) تعريف البلدان عالية المخاطر.

118 - وعند الرد على الأسئلة أوضح المفتش العام أن المدير التنفيذي ملتزم بإصدار كشف مالي عن الرقابة الداخلية، وأن مكتب المراجعة الداخلية يقوم، كخطوة أولى، بمراجعة للرقابة الداخلية لتحديد الوضع الراهن للرقابة في البرنامج. وعند استكمال هذه المراجعة فإن البرنامج سيكون في وضع أفضل لمناقشة الإطار الزمني والقضايا الأخرى ذات الصلة وسيطلع المجلس على التطورات. وأشار المفتش العام إلى أنه يجري قياس عمليات وإجراءات مكتب خدمات الإشراف بالمقارنة مع أفضل الممارسات في القطاعين الخاص والعام وكذلك في وكالات الأمم المتحدة، وأن ذلك أسفر عن توصيات أعد مكتب خدمات الإشراف خطة لتنفيذها. وفيما يتعلق بلجنة المراجعة الداخلية فقد ذكر أن من المزمع أن تتألف من خمسة أعضاء، ثلاثة منهم خارجيون واثنان داخليان، وأن من المنتظر أن يؤدي الأعضاء الخارجيون مهمتهم دون تقاضي أي أتعاب ولا يتحمل البرنامج إلا التكاليف الفعلية لمشاركة الأعضاء المقيمين خارج روما إن وجدوا. وأوضح أن الاتجاهات تستند إلى طبيعة الحالات والاستنتاجات على مدى فترة السنتين السابقة وأن المكاتب القطرية في إقليم الجنوب الأفريقي على وجه الخصوص تواجه مشكلات في تعيين موظفين محليين مؤهلين. وأشار المفتش العام إلى أن معظم تكاليف التنفيذ قد جرت تغطيتها عبر زيادة ضخمة في ميزانية مكتب خدمات الإشراف في خطة الإدارة. وأخيراً أوضح المفتش العام أن حجم العمليات، والزيارة الأخيرة لموظفي الإشراف كانا العنصرين الأساسيين في حساب مستوى المخاطر التي يتعرض لها مكتب قطري ما.

119 - أعربت اللجنة عن ارتياحها للتقرير وأشارت إلى أنها تتطلع إلى موافاتها بآخر ما يستجد من تطورات بالنسبة لمبادرات التسيير والإدارة وكذلك التقرير الذي يقدمه المفتش العام في عام 2006، عن الفترة المالية المقبلة.

آخر التطورات في استعراض أساليب العمل

120 - تقدمت الأمانة بعرض شفوي لحالة استعراض أساليب العمل وأبرزت الغاية الأصلية للاستعراض، والتدابير الجارية، بما في ذلك التنفيذ التجريبي في 5 بلدان، وخطة إما لتقديم اقتراح نهائي ينظر فيه المجلس التنفيذي في أكتوبر/تشرين الأول 2004، أو مواصلة البرامج التجريبية في عام 2005.

121 - أعربت اللجنة عن تقديرها للمعلومات المستكملة، وعن تطلعها إلى تلقي الاقتراحات النهائية.

أية مسائل أخرى

موعد الدورة الثامنة بعد المائة ومكان انعقادها

122 - أحيطت اللجنة علما أن دورتها الثامنة بعد المائة قد تقرر، مبدئيا، عقدها في روما، في الفترة من 27/9 إلى 1/10/2004. وسوف يتقرر الموعد النهائي للدورة بالتشاور مع رئيس اللجنة.

الشكل الجديد الممكن لتقرير تنفيذ البرامج

123 - رحبت اللجنة بالتطور المقترح لتقرير تنفيذ البرامج للوصول إلى شكل يرتكز على النتائج بقدر أكبر، وذلك كحلقة فى سلسلة من وثائق البرمجة والمساءلة الجامعة لوحدات المنظمة. ولاحظت اللجنة أن تنفيذ التجديدات في إعداد التقارير سيتم خلال عدة فترات مالية، وأن هذا من شأنه أن يتيح الفرصة لاقتراح تحسينات في الشكل تبعا لتطور تقرير تنفيذ البرامج. وأحيطت علما بأن مشاورات جرت مع وكالات أخرى في منظومة الأمم المتحدة بشأن شكل إعداد تقارير التنفيذ، وطالبت موافاتها، في دورة مقبلة، بدراسة مقارنة تتضمن النهج التي تتبعها الوكالات الفنية في الأمم المتحدة في مجال إعداد تقارير التنفيذ.

124 - وامتدحت اللجنة التوسيعات المقترحة في التحليل المالي لتشمل معالجة وفورات التكاليف، وأنها تتطلع إلى تلقي مثل هذه التحليلات في التقارير المقبلة.

تحديث المعلومات المتعلقة بتحريات الأمم المتحدة حول برنامج النفط مقابل الغذاء

125 - حصلت اللجنة على أحدث المعلومات المتوافرة عما يلي: (1) تحريات الأمم المتحدة بشأن برنامج النفط مقابل الغذاء، (2) انسحاب المنظمة تماما من البرنامج في 31/3/2004، (3) الأعمال الجديدة التي نفذتها المنظمة في العراق في إطار المشروعات الممولة من الجهات المانحة لأنشطة إحياء القطاع الزراعي (والتي تنفذ حاليا عن طريق موظفين محليين ومنظمات غير حكومية)، (4) مسؤوليات المنظمة كوكالة رائدة في الأمم المتحدة بشأن مكون الزراعة والموارد المائية والبيئية في إطار استراتيجية الأمم المتحدة لمساعدة العراق، والتي أنشئ لأجلها حساب الأمانة للمجموعة الإنمائية للأمم المتحدة، كقناة لتوزيع التمويل من الجهات المانحة.

126 - ولاحظت اللجنة أن مشاركة المنظمة في تحريات الأمم المتحدة اقتصرت حتى الآن على تقديم المعلومات المطلوبة.

بيان المدير التنفيذي عن الضوابط الداخلية

127 - أحيطت اللجنة علما بأن المنظمة، بعد أن درست التطورات الأخيرة لأفضل الممارسات في مجال إعداد التقارير الجامعة عن الضوابط الداخلية، لا تعترض من حيث المبدأ، على تطبيق أسلوب إعداد تقرير رسمي عن الرقابة الداخلية عند إصدار الكشوف المالية المراجعة للمنظمة. وأوضحت الأمانة أنه ينبغي، قبيل تطبيق مثل هذا التقرير، دراسة ما هو الأسلوب المتبع في منظمات أخرى في منظومة الأمم المتحدة فيما يتعلق بإعداد تقارير الرقابة الداخلية، وأن تستعرض هذا الأمر في إطار اللائحة المالية للمنظمة، لكي تضمن أن أي إجراء يقترح اتخاذه إنما يتفق مع الأحكام السارية.

128 - وأشارت اللجنة إلى أن هذا يتسق مع الإجراءات التي يطبقها برنامج الأغذية العالمي، وأعربت عن ارتياحها إزاء هذا الوضع.

129 - وأقرت اللجنة بأنه يلزم القيام بالكثير من العمل قبل أن يتسنى للمنظمة تأكيد طبيعة هذا التقرير على وجه الدقة، وأشارت إلى أنه يتعين على المنظمة تكريس استثمارات أولية كبيرة من أجل إدخال نظام التقرير الرسمي عن الرقابة الداخلية.

130 - وطلبت اللجنة تزويدها، في إحدى دوراتها المقبلة، بورقة تعرض أفضل الممارسات الحالية في مجال إعداد تقارير الرقابة الداخلية، والقضايا التي ينطوي عليها تطبيق مثل هذا النظام في المنظمة، وأن تستند في ذلك، أيضا إلى النتائج التي تتوصل إليها الدراسة المشار إليها آنفا، فضلا عن تبيان التكاليف المحتملة والجدول الزمني الممكن لمثل هذا التطبيق.

الملحق الأول

التقرير السنوي عن أداء الميزانية وعمليات النقل بين البرامج وفيما بين أبواب الميزانية

1- تنص المادة 4-6 من اللائحة المالية للمنظمة على أن يوزع المدير العام الاعتمادات المرصودة ويوجهها بما يضمن توفير الأموال الكافية لمواجهة المصروفات خلال الفترة المالية، كما تدعو لجنة المالية إلى أن تراجع سنويا تنفيذ المدير العام لهذه الأحكام. ووفقا لهذا النص، يقدم هذا التقرير السنوي السابع والثلاثون عن أداء الميزانية ملخصات، لغرض العلم والمناقشة، لجوانب الميزانية في أداء البرنامج العادي للفترة المالية 2002-2003 فضلا عن تفاصيل عمليات النقل النهائية فيما بين أبواب الميزانية.

المعالم البارزة يمثل الانفاق في الفترة 2002-2003 في الحسابات غير المراجعة للمنظمة نسبة 99.9 في المائة من جملة الاعتمادات البالغة 651.8 مليون دولار، وقد أسفر عن رصيد فائض قدره 0.6 مليون دولار. واتساقا مع التقريرين السابقين المقدمين للجنة1، ترجع عمليات النقل بين البرامج الرئيسية الى حد كبير الى العوامل التالية: الفروق الايجابية الكبيرة بين تكاليف الموظفين الفعلية والقياسية التي تتجاوز التقديرات السابقة وتبلغ نحو 5.4 مليون دولار في الفترة المالية: انخفاض تسديدات تكاليف الدعم مقارنة مع ميزانية 2002-2003 بمبلغ قدره 6.5 مليون دولار للفترة المالية. الاحتياجات الإضافية لأمن الموظفين الميدانيين على النحو الذي أبلغت به لجنة المالية في سبتمبر/أيلول 2003 والتي يبلغ مجموعها ما يقرب من 1.6 مليون دولار. التسليم الأعلى من المتوقع للمشروعات والبالغ 2.4 مليون دولار عن اعتمادات البرنامج الخاص للأمن الغذائي الممولة من البرنامج العادي. ويتعين إجراء عمليات نقل بين أبواب الميزانية في الفترة المالية وذلك من البابين 2 و4 إلى البابين 1 و3. وتقع عمليات النقل النهائية المطلوبة ضمن المستويات التي سبق أن وافقت عليها لجنة المالية.

التوقعات المالية العامة للبرنامج العادي لفترة السنتين

2- وافق قرار المؤتمر رقم 5/2001 الخاص باعتمادات الميزانية للفترة 2002-2003 على ميزانية قدرها 651.8 مليون دولار، تشمل برنامج العمل المعتمد ناقصا الإيرادات الأخرى². وتفوّض المادة 4-1(أ) من اللائحة المالية المدير العام بالوفاء بالالتزامات في حدود المبالغ المعتمدة.

3- ويدير المدير العام الاعتمادات عن طريق مخصصات مؤسسية سنوية لبرنامج العمل العادي يوزعها مكتب البرنامج والميزانية والتقييم على الجهات المخصصة لها. ويقوم مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بتعديل هذه المخصصات أثناء دورة التنفيذ بما يراعي المتطلبات البرامجية المستجدة والنشاطات التي لم ترصد لها اعتمادات كافية في الميزانية والوفورات في التكاليف غير الملحوظة في برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003. وتشكل المخصصات المؤسسية حسب عناوين البرامج حدود الإنفاق للجهات المخصصة لها.

4- ويوجز الجدول (1) الأداء العام للميزانية مقابل الاعتمادات التي أقرها المؤتمر. ويستند الأداء في الفترة 2002-2003 على المصروفات الفعلية في حسابات المنظمة غير المراجعة.

الجدول 1: عرض عام لأداء البرنامج العادي في الفترة المالية 2002-2003 (بآلاف الدولارات)

الفروق في تكاليف الموظفين

8 - تمثل الفروق فى تكاليف الموظفين الفرق بين التكاليف المدرجة فى الميزانية والتكاليف الفعلية للموظفين خلال فترة مالية معينة. وقد تحقق بالنسبة للفترة المالية 2002-2003 فرق ايجابي فى تكاليف الموظفين قدره 5.4 مليون دولار دون أن يدخل فيه الفرق في أسعار العملات.

9 - ومعظم الأسباب الكامنة وراء أية فروق بين التكاليف الفعلية وتكاليف الوحدة المعيارية للموظفين، مثل التقلبات فى أسعار الصرف فى المكاتب الميدانية، والقرارات التى تتخذها لجنة الخدمة المدنية الدولية وغيرها – هي أسباب تخرج عن نطاق سيطرة الجهات المخصصة لها الاعتمادات. ولذا، فان رصد الفروق يتم على المستوى المركزي، ويقيد أي فائض أو عجز، أي فروق تكاليف الموظفين، فى نهاية الفترة المالية فى الحسابات المالية الخاصة بجميع البرامج بالتناسب مع تكاليف الموظفين المتكبدة بالمعدلات المعيارية.

10 - وجدير بالذكر أن الزيادة فى عامل اللغة الخاص بفئة موظفي الخدمات العامة في المقر الرئيسى أدرجت فى المعدلات المعيارية للفترة 2002-2003، بانتظار نتيجة الالتماس المقدم نيابة عن موظفى فئة الخدمات العامة لاعادة العمل بعامل اللغة. وكانت المحكمة الادارية لمنظمة العمل الدولية قد رفضت التماس موظفى فئة الخدمات العامة فى فبراير/شباط 2004 قبيل الاغلاق النهائى لحسابات الفترة 2002-2003. وكانت تقديرات تكاليف عامل اللغة للفترة المالية تبلغ 3.7 مليون دولار من دون أن يدخل فيها الفرق فى أسعار العملات، وقد أسهمت فى زيادة الفروق الايجابية لتكاليف الموظفين من 1.7 مليون دولار الى المستوى الحالى البالغ 5.4 مليون دولار.

11 - ويتعلق العامل الرئيسى الآخر الذي يساهم في تحقيق الفروق الايجابية بالاعتماد الخاص بتعزيز العملات المحلية مقابل الدولار الأمريكى فى المكاتب الميدانية وهو الاعتماد الذى أدرج لدى وضع الفرضيات الأولية الخاصة بارتفاع التكاليف أثناء وضع الصيغة النهائية لبرنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2002-2003. وقد تحقق هذا الخطر وإن بمستوى أقل بكثير وفى مرحلة لاحقة لما كان متوقعا، وقد أسهم ذلك إلى حد كبير فى تحقيق فروق ايجابية فى تكاليف الموظفين.

12- وأدت بضعة بنود لم تدرج فى الميزانية أو لم ترصد لها الاعتمادات الكافية في الميزانية الى خفض الفروق التى كان يمكن أن تنشأ فقط عن العوامل المشار اليها أعلاه. ويتمثل أحد هذه البنود على وجه الخصوص فى زيادة مرتبات موظفى الفئة الفنية بنسبة 5.7 فى المائة اعتبار من يناير/كانون الثانى 2003 بناء على قرار لجنة الخدمة المدنية الدولية وهو أمر لم يكن متوقعا خلال اعداد برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2002-2003.

الإيرادات الأخرى

13- وفقا لأحكام المادة 4-1(أ) من اللائحة المالية، فإن النقص في الإيرادات الأخرى مقابل المستويات المدرجة في الميزانية يستوجب تخفيضا موازياً في المصروفات المقررة خلال الفترة المالية لكي تبقى في حدود اعتمادات الميزانية التي تمّت الموافقة عليها وقدرها 651.8 مليون دولار. ويوجز الجدول (2) حصيلة الفترة 2002-2003 ويبين نقصا عاما قدره 1.5 مليون دولار أو 98 في المائة من مجموع الإيرادات المدرجة في الميزانية. ولما كانت هذه النتائج متوقعة، أجريت التخفيضات الموازية في المصروفات بطريقة مخططة.

الجدول 2: أداء الإيرادات الأخرى في ميزانية الفترة 2002-2003⁴ (بآلاف الدولارات)

14 - تكتسب تسديدات تكاليف الدعم أساسا بشكل متناسب مع المصروفات الفعلية على مشروعات حسابات الأمانة من غير مشروعات الطوارئ⁵ ومشروعاتبرنامج الأمم المتحدة الانمائى التى تنفذها المنظمة. وبلغت إيرادات تكاليف الدعم فى الفترة 2002-2003 ما مجموعة 28 مليون دولار. وبلغ العجز فى الفترة المالية مقابل إيرادات تكاليف الدعم المدرجة فى الميزانية 6.5 مليون دولار.

15 - وتتعلق التسديدات عن النشاطات الاستثمارية الممولة بصورة مشتركة بأعمال قسم مركز الاستثمار لدعم نشاطات الاقراض للقطاع الزراعى/الريفى بمقتضى ترتيبات اقتسام التكاليف من البنك الدولى والمؤسسات المالية الأخرى. وتشمل الايرادات الخارجية الأخرى: رسوم خدمات الدعم الفنى، الايرادات من تقارير المشروعات النهائية، التسديدات مقابل الخدمات الادارية المقدمة لبرنامج الأغذية العالمى، المساهمات الحكومية النقدية النظيرة فى المكاتب القطرية للمنظمة، العائدات من بيع الممتلكات الفائضة، وغير ذلك من الايرادات المتفرقة. وقد تجاوزت المبالغ الكلية عن أنواع الايرادات المشار اليها أعلاه المبالغ المتوقعة فى الميزانية بمقدار 5 ملايين دولار وهو ما يرجع بالدرجة الأولى إلى الزيادة الملحوظة فى التسديدات من النشاطات الممولة بصورة مشتركة، والعائدات الأعلى من التقديرات من بيع الممتلكات الفائضة فى المكاتب القطرية للمنظمة.

أداء ميزانية الفترة 2002-2003 وعمليات النقل المتوقعة بين أبواب الميزانية

16 - أسفرت المصروفات النهائية للفترة 2002-2003 عن فائض عام قدره 0.6 مليون دولار مقابل الاعتمادات. وتندرج علميات النقل فيما بين أبواب الميزانية ضمن حدود المستويات المطلوبة سابقاً والواردة فى الجدول التالى:

الجدول 3: أداء الميزانية بحسب الأبواب في الفترة 2002-2003 (بملايين الدولارات)

17 - يتعين اجراء عمليات نقل من الباب الثاني (5.8 مليون دولار) والباب الرابع (0.3 مليون دولار) إلى البابين الأول والثالث (0.1 مليون دولار و6.0 ملايين دولار على التوالي). وتقل عمليات النقل النهائية اللازمة فيما بين أبوب الميزانية عما كان متوقعا فى الوثيقة المقدمة للجنة المالية فى سبتمبر/أيلول 2003 (FC 104/2) ويلاحظ على وجه الخصوص، رغم الموافقة على عملية نقل مبلغ 2.7 مليون دولار من الباب الرابع نظراً إلى التأثير لمرة واحدة للتغيير فى منهجية المحاسبة على تسديدات مصروفات التشغيل المباشرة، فقد جرى استيعاب جزء كبير من التأثير فى أداء البرنامج العادي، مما أسفر عن انخفاض أكبر بكثير فى عملية النقل اللازمة من الباب الرابع.

18 - ويوجز الملحق الأول بهذا التقرير أداء الميزانية بحسب البرامج الرئيسية والأبواب، ويبين العوامل الرئيسية التى أثرت فى الأداء الشامل.

عمليات النقل بين الأقسام داخل نفس الباب

19 - تستوجب المادة 4-5(أ) من اللائحة المالية الإبلاغ عن عمليات النقل فيما بين الأقسام داخل نفس الباب.

20 - وتلاحظ الوثيقةFC 102/3أن بعض التغييرات التى حدثت في 2002 نشأت عن المراحل النهائية لإعادة هيكلة مصلحة التعاون التقني. ولم تسجل أية عمليات نقل تذكر فى السنة الثانية من الفترة المالية.

الاستنتاجات والإجراء الذي تتخذه اللجنة

21- يرجى من اللجنة:

(أ) أن تأخذ علماً بالحصيلة العامة لميزانية البرنامج العادي لعام 2003 وبأداء الميزانية فى الفترة 2002-2003،
(ب) تأخذ علماً بعمليات النقل فيما بين الأبواب وبكونها تقع ضمن المستويات التى سبقت أن وافقت عليها اللجنة.

22- يوجز الجدول أدناه أداء ميزانية البرنامج العادي بحسب البرامج الرئيسية والأبواب ويقارن بين اعتمادات الفترة 2002-2003 وصافي المصروفات الموازية.

أداء ميزانية الفترة 2002-2003 بحسب البرامج الرئيسية والأبواب (بآلاف الدولارات)

23 - أثرت عوامل قليلة محددة على المصروفات فى جميع الأبواب، ولذا فلم يرد ذكرها مستقلة فى كل عنوان من عناوين الأبواب، كما يلي:

· فُرضت تخفيضات فى مخصصات الأقسام لتمويل بنود ذات أولوية متقدمة ينقصها التمويل، ونُفذت على أساس الوظائف الشاغرة وتقليص بعض العناصر غير المتعلقة بالموظفين.
· أن الفروقات الايجابية فى تكاليف الموظفين، والتي بلغت 5.4 مليون دولار، تم توزيعها فى نهاية الفترة المالية على جميع البرامج بما يتناسب وتكاليف الموظفين التى تحققت، وفق معدلات معيارية.

24 - توصيف التغيرات الرئيسية بحسب البرامج الرئيسية والأبواب كما يلي:

الباب الأول: السياسة العامة والتوجيه

25 - في نهاية الفترة المالية، حدث عجز ضئيل فى الباب الأول، حيث أن 100.1 فى المائة من اعتمادات الباب قد تم إنفاقها. وأشارت تقارير سابقة⁶ إلى أن مصاريف إضافية يتوقع لها أن تحدث فى هذا الباب وتتعلق بنصيب المنظمة من مصاريف مكتب منسق الأمن فى الأمم المتحدة، وأيضا بتمويل الوظائف الإدارية المؤقتة في كل من مكتب المدير العام والوحدة الإدارية المعاونة، والتي عوضت عنها مكاسب في فروقات تكاليف الموظفين.

الباب الثاني: البرامج الفنية والاقتصادية

26 - حققت البرامج الفنية والاقتصادية فى نهاية الفترة فائضا مقداره 5.8 مليون دولار، أي أنها استخدمت 98 فى المائة من اعتماداتها.

27 - وقد تحقق معظم الوفورات فى الباب الثاني: البرامج الفنية والاقتصادية، من الوظائف الشاغرة ومن النصيب المهم من فروقات تكاليف الموظفين الموجبة التى تم توزيعها لفائدة هذا الباب. وقد تم عمدا تجنيب الوفورات لتغطية الزيادة فى التكاليف فى الباب الثالث.

28 - وتعزى المبالغة فى الانفاق فى البرنامج الرئيسى 2-5، أساسا، إلى زيادة التنفيذ عما كان متوقعا خلال الفترة 2002-2003 فى مشروعات البرنامج الخاص للأمن الغذائي الممولة من البرنامج العادي. وان النجاح فى برنامج التعاون بين بلدان الجنوب الممول من البرنامج العادي، مضافا إلى ذلك التضافر الذى تحقق بفضل زيادة التنفيذ فى مشروعات البرنامج الخاص للأمن الغذائي بتمويل حساب الأمانة الأحادي وبرنامج التعاون بين المنظمة والحكومات، قد أدى إلى تنفيذ مشروعات البرنامج الخاص للأمن الغذائي الممولة من البرنامج العادي فى الفترة 2002-2003 بوتيرة أسرع مما حدث فى السنوات الماضية (2.4 مليون دولار فوق اعتمادات الميزانية). وتنفذ المنظمة فى الوقت الراهن إجراءات رصد إضافية تضمن أن تكون المصروفات فى السنوات المقبلة، على مشروعات البرنامج الخاص للأمن الغذائي الممولة من البرنامج العادي، أكثر واقعية من حيث التخطيط والإدارة.

الباب الثالث: التعاون والشراكات

29 - استخدم باب التعاون والشراكات ما نسبته 104.9 فى المائة من اعتماداته للفترة المالية، وهو ما يمثل عجزا بمقدار 6 ملايين دولار.

30 - ويعزى جزء من العجز فى الباب الثالث إلى أن النقص فى ايرادات تكاليف الدعم قد تفاقم بسبب الصعوبات فى تخفيض تكاليف الموظفين لخدمات الدعم التشغيلية فى فروع التشغيل الإقليمية. إضافة إلى ذلك، فان الزيادة فى تكاليف أمن الموظفين الميدانيين والتغيرات فى المنهجية المحاسبية بشأن تسديدات مصروفات التشغيل المباشرة لبرنامج التعاون الفنى قد فرضت عبئا إضافيا على هذا الباب. وقد خضعت هذه العوامل المؤثرة الرئيسية لرصد دقيق طوال الفترة المالية، وإن الزيادة المتوقعة فى الانفاق فى هذا الباب قد تم تعويضها بوفورات البابين الثاني والرابع.

31 - كان الأداء النهائي في البرنامج الرئيسى 3-2: دعم الاستثمار، ضمن مستويات الاعتمادات رغم العجز الذى ظهر فى عام 2002⁷. وان الزيادة فى مستوى الانفاق فى 2002، بسبب ارتفاع مستوى نشاط قسم مركز الاستثمار، قد تم التعويض عن جزء كبير منه، فى عام 2003، من خلال تقليص المصاريف والتغيير فى السياسات المحاسبية. ولكي يحسن قسم مركز الاستثمار فى إدارة مخصصاته في المستقبل، فقد أجرى القسم استعراضا شاملا لعملياته الإدارية كانت ذروته إعادة هيكلة الوحدات التنظيمية فى القسم.

الباب الرابع: برنامج التعاون الفني

32 - بلغ صافى اعتمادات برنامج التعاون الفني لمصروفات المشاريع (البرنامج الرئيسى 4-1: برنامج التعاون الفني) مقدار 92.5 مليون دولار للفترة المالية. ويتفق هذا مع أحكام المادة 4-3 من اللائحة المالية التى تتيح رصيد اعتمادات الفترة 2002-2003 لتغطية الالتزامات خلال الفترة 2004-2005. ولذا فان الافتراض الوارد فى الجداول المضمنة بهذه الوثيقة، يقضى بإنفاق مخصصات البرنامج الرئيسى بأكملها مطروحا منها أي عمليات نقل فى اعتمادات ميزانية الباب.

33 - وبلغت مصاريف الباب الرابع الإجمالية 94.2 مليون دولار (منها 0.3 مليون دولار عمليات نقل بين الأبواب)، مقابل الاعتمادات وقدرها 95.2 مليون دولار. وتتكون هذه المصروفات مما يلي:

· 2.9 مليون دولار لوحدة برنامج التعاون الفني في إطار البرنامج الرئيسي 4-2؛
· 30 مليون دولار مصاريف المشروعات مقابل اعتمادات 2002-2003 فى اطار البرنامج الرئيسى 4-1؛
· 62 مليون دولار على شكل ايرادات مؤجلة لمصروفات المشاريع.

34 - وبالإضافة إلى مبلغ ال 30 مليون دولار فى مصروفات المشروعات المشار إليها أعلاه، فان رصيد الإيرادات المؤجلة من اعتمادات 2000-2001، ومقداره 77.7 مليون دولار، قد أنفق بالكامل على مشروعات برنامج التعاون الفني فى الفترة 2002-2003. وتبين هذه المصروفات الإجمالية للمشروعات، ومقدارها107.7 مليون دولار، أن المصروفات الفعلية على مشروعات برنامج التعاون الفني استمرت بوتيرة جيدة فى الفترة 2002-2003.

الباب الخامس: الخدمات المعاونة

35 - رغم أن تجاوز المصروفات مجموع الاعتمادات للباب الخامس كان أمرا متوقعا نتيجة النقص فى ايرادات تكاليف الدعم، إلا أن الأداء النهائي لهذا الباب كان ضمن الاعتمادات (99.7 فى المائة) نظرا للمكاسب التى تحققت فى فروقات تكاليف الموظفين.

الباب السادس: الخدمات المشتركة

36 - سجل الباب السادس فائضا ضئيلا مقداره 0.3 مليون دولار (بلغ الانفاق 99.3 فى المائة من الاعتمادات). فرغم أن النقص فى وفورات تكاليف الدعم والضعف المتواصل فى سعر صرف الدولار مقابل اليورو قد أثرا فى هذا الباب، إلا أن المكاسب المتحققة من فروقات تكاليف الموظفين قد عوضت عن تلك الخسائر.

الباب السابع: المصروفات غير المنظورة

37 - تم استخدام نحو 78.7 فى المائة من الميزانية المقررة للباب السابع، والتي ترصد000 600 دولار للطوارئ، لتغطية التكاليف العرضية التى نشأت عن الأعمال الإنشائية الطارئة في الطابق الأعلى من المبنى B. وكما تنص عليه المادة 4-5 (ج) (1)، "للمدير العام أن يصرح بصرف أي مبلغ (أو جزء من أي مبلغ) يكون معتمدا فى الميزانية لمواجهة مصروفات غير منظورة".

¹ الوثيقة FC 102/3 (التقرير السنوى عن أداء الميزانية وعمليات النقل بين البرامج وفيما بين أبواب الميزانية (مايو/أيار 2003) والوثيقة FC 104/2 عمليات النقل بين البرامج وفيما بين أبواب الميزانية فى الفترة 2002-2003 (سبتمبر/أيلول 2003).

² يرد وصف مفصّل للإيرادات الأخرى في الفقرات 13 الى 15 التالية.

³ تقرير الدورة الرابعة بعد المائة للجنة المالية (CL 125/4).

⁴ لدى الوصول الى اعتمادات الايرادات الأخرى للفترة 2002-2003، أجريت تعديلات على هذه العناصر التى تحسب كحسابات أمانة فى حسابات المنظمة. ويعدّ ذلك ضروريا لتوفير أساس لمقارنة الاعتمادات مع المصروفات الواردة فى حسابات المنظمة المراجعة.

⁵ تواصل نمط التنفيذ العالي لمشروعات الطوارئ الذي شهدته الفترة 2000-2001. وتكتسب المنظمة تكاليف التشغيل المباشرة من مشروعات الطوارئ التي تستثنى من أرقام المبالغ المستردة من تكاليف الدعم المبينة في الجدول بما أنّ هذه المبالغ المستردة تحسب في إطار حسابات الأمانة، كما أن سياسات العملات الخاصة بالتسديدات لا تغطي سوى التكاليف المباشرة لوحدة التشغيل.

⁶ الوثيقتانFC 102/3 وFC 104/2.

⁷ الوثيقةFC 102/3.