Section 4
Définir l'organisation
Les avantages économiques dérivant de la coopération intergroupes sont nombreux: coût inférieur des intrants agricoles, meilleurs prix pour la production, capacité collective de résoudre les problèmes communs, et plus de poids sur le marché pour atteindre des objectifs économiques. Mais si l'on veut que la coopération intergroupes soit efficace, il faut s'assurer qu'elle est bien motivée, organisée et administrée.
Il n'existe pas de modèle universel d'AGPA. La façon dont une association intergroupes s'organise et administre ses propres affaires doit être adaptée aux capacités et aux besoins spécifiques de ses groupes membres. Le type de service que l'AGPA souhaite offrir à ses membres a également un impact sur la manière dont elle est organisée-par exemple, une AGPA s'occupant de commercialisation en gros peut être organisée tout à fait différemment par rapport à une AGPA d'épargne et de crédit.
Au départ, l'organigramme de l'AGPA sera relativement simple et consistera généralement en un représentant de chaque groupe, et d'un président ou chef de l'AGPA pour diriger les réunions et administrer l'association. Mais à mesure que les activités et les services fournis aux membres commencent à prendre de l'ampleur, il en sera de même pour les responsabilités des chefs de l'AGPA. Par la suite, il peut être nécessaire de déléguer une partie de leurs tâches et responsabilités, ou de créer des équipes spéciales ou des comités de service pour une gestion plus efficace.
Une AGPA est créée et financée par l'ensemble des membres individuels de ses groupes, c'est-à-dire les «membres de base» de l'association. Son but est de leur offrir des services et des avantages qu'ils apprécient. Par conséquent, l'association appartient aux membres de base qui la gouvernent en dernière analyse. Les membres individuels - prenant parfois le nom d'Assemblée générale des membres - exercent ce contrôle par le biais de réunions périodiques avec la direction de l'AGPA et, plus fréquemment, par l'entremise de leurs représentants.
L'Assemblée générale des membres comprend tous les membres individuels des groupes affiliés à l'AGPA. Par exemple, au sein d'une SFGA représentant six groupes, chacun composé de 5 à 15 membres, l'Assemblée générale des membres comprendrait entre 25 et 90 personnes. Pour les AGPA plus grandes - representant par exemple 10 groupes - elle pourrait aller jusqu'à 150 personnes.
L'Assemblée générale a pour tâche principale de se réunir à intervalles réguliers pour fixer des principes généraux - à savoir, approuver ou réviser la constitution de l'AGPA, élire les chefs de l'AGPA, fixer les cotisations des membres ou la répartition des bénéfices de fin d'année et examiner les résultats de l'AGPA. Lors de ces réunions, ils passent en revue et discutent les activités en cours et la situation financière et posent des questions aux responsables. Ils présentent pour approbation ou modification des propositions d'activités futures.
Convoquer une Assemblée générale signifie rassembler un grand nombre de personnes, ce qui veut dire que les débats peuvent durer un certain temps. Aussi les réunions de l'Assemblée se tiennent normalement une ou deux fois l'an maximum.
L'Assemblée générale des membres élit un Comité de direction, c'est-à-dire les responsables à qui elle confie la gestion des affaires quotidiennes de l'association. Cette équipe est généralement constituée d'un président, d'un secrétaire et d'un trésorier. Dans les grandes AGPA, il serait judicieux d'élire des suppléants pour chaque poste, à savoir un vice-président, un vice-secrétaire et un vice-trésorier, en cas de maladie ou d'absence du titulaire.
Les chefs de l'AGPA sont généralement élus pour des mandats d'un an, renouvelables le cas échéant. Pour ne pas créer de solution de continuité dans l'encadrement d'une année sur l'autre, au lieu d'un changement radical à chaque élection, la durée de chaque premier mandat de direction devrait être variable de sorte que tous les postes ne soient pas à pourvoir en même temps.
L'Assemblée générale des membres ne se réunissant qu'une ou deux fois par an, il est recommandé de créer un organe consultatif mineur pour aider le Comité de direction dans le fonctionnement quotidien de l'association. Cet organe - que nous appellerons le Conseil de l'AGPA - est normalement composé d'au moins un représentant élu de chaque groupe membre. Par exemple, un Conseil de l'AGPA représentant cinq groupes serait constitué d'au moins cinq représentants (un représentant de chaque groupe), élu pour une période d'un an maximum. En règle générale, chaque groupe est représenté au Conseil par son propre Président, assisté du Secrétaire ou du Trésorier du Groupe.
Le Conseil de l'AGPA devrait se réunir, au minimum, une fois par mois. Il est conseillé de toujours convoquer les réunions le même jour de la semaine- par ex. le premier lundi de chaque mois, ou tous les lundis, si des réunions plus fréquentes sont nécessaires. Les réunions devraient être tenues à intervalles fixes, et l'ordre du jour de la réunion successive diffusé à l'avance afin que tous les membres en prennent connaissance.
Le lieu de réunion devrait être central par rapport à la zone couverte par l'AGPA. Toutefois, pour garantir une plus grande transparence, les groupes pourraient décider d'organiser la réunion à tour de rôle dans leur village ou hameau.
A mesure que l'AGPA grandit et se développe, il peut s'avérer nécessaire d'assigner certaines tâches spécialisées à d'autres membres, groupes ou comités afin de soulager le Comité de direction, lui laissant ainsi plus de temps pour se concentrer sur les décisions de gestion cruciales. Les groupes peuvent être soit temporaires, soit permanents, mais pour fonctionner correctement, ils doivent avoir des mandats et des objectifs clairement définis (voir Partie B, Sections 1 et 2).
La réussite d'une AGPA dépend également des compétences et de l'esprit d'initiative des responsables. Aussi les représentants des groupes et les leaders des AGPA devraient-ils être choisis avec soin. Quelles qualités sont-ils censés posséder?
Les représentants étant élus dans le but de défendre les intérêts de leur propre groupe aux réunions du Conseil de l'AGPA et lors des activités de l'association, il est primordial qu'ils soient honnêtes, qu'ils sachent communiquer et qu'ils aient une certaine expérience de la conduite de groupe.
Les personnes élues au Comité de direction devraient avoir les mêmes qualités, assorties d'une vision plus ample. Elles devraient inspirer le respect, savoir recueillir un consensus et gérer les conflits intergroupes, et disposer d'une vaste expérience de gestion. Par exemple, le Président d'une AGPA devrait avoir acquis une certaine expérience avec les responsables locaux et les personnes externes. Si, durant les premières phases de développement d'une AGPA, savoir lire et écrire n'est pas foncièrement indispensable pour ce poste, à long terme, cela le devient.
Le Secrétaire devrait être au fait des techniques organisationnelles, savoir lire et écrire et être capable de tenir des procès-verbaux rigoureux des réunions de l'AGPA. Le Trésorier devrait savoir bien compter - cela va de soi - et être en mesure d'effectuer des opérations simples d'addition, de soustraction, de multiplication et de division.
La gestion d'une AGPA comporte toujours certaines dépenses. Il faut, par exemple, acheter du papier, des stylos ou des livres comptables. Il faudra peut-être que le Trésorier de l'AGPA achète un ticket d'autobus pour se rendre à la banque locale et ouvrir un compte. Des petits investissements peuvent être nécessaires pour démarrer une activité génératrice de revenus. Pour couvrir ces dépenses, l'AGPA demande normalement à ses groupes affiliés de verser une forme de cotisation, soit une fois par an, soit chaque mois.
Par ailleurs, l'AGPA peut exiger de ses membres le paiement d'une commission pour l'utilisation des services offerts par l'AGPA. Chaque groupe paie normalement le même montant, mais l'Assemblée générale peut décider de passer à un système proportionnel où le montant de la commission dépend du degré d'utilisation du service par chaque groupe (voir Partie B, section 1).
Il convient de rapppeler que les cotisations et les commissions sont des revenus dont dispose alors l'AGPA pour offrir des services à ses membres. Plus l'AGPA a de revenus et de marques de solidarité, plus elle est forte.
Dans la plupart des AGPA, les décisions du Conseil sont normalement prises par consensus, et aucun groupe individuel ne peut prendre le dessus. Chaque représentant de groupe au Conseil ne dispose que d`un vote, indépendamment de la taille ou de l'importance de son groupe. C'est le principe d'un vote par groupe.
Lors de la création d'une AGPA, il serait bon de subordonner les droits de vote au paiement régulier des cotisations et des commissions de service. Autrement dit, si un groupe ne paie pas, il perd son droit de vote. Cette règle devrait être mise en clair dès le départ. Dans une AGPA prospère, les groupes apprennent à partager équitablement les coûts de l'action collective. Les profiteurs devraient être mis au ban de l'AGPA.
A mesure que les activités de l'association prennent de l'ampleur, le représentant du groupe au Conseil peut être de plus en plus pris par la gestion quotidienne de l'AGPA et avoir moins de temps pour s'acquitter de ses fonctions au sein du groupe. Dans ces cas-là, le groupe peut être contraint d'élire un suppléant pour présider le groupe en son absence.
Les décisions de l'AGPA sont prises de trois façons:
Les membres de base - agissant soit directement par le biais de l'Assemblée générale des membres, soit indirectement par leurs représentants élus au Conseil de l'AGPA - sont chargés de veiller à ce que leurs chefs et représentants élus agissent dûment pour leur compte. Dans le cas contraire, ils ont tout à fait le droit de les remplacer par quelqu'un de plus compétent. En définitive, leurs chefs élus sont censés servir les intérêts de leurs membres, et non pas les leurs!
Si l'on veut que les décisions intergroupes soient prises sans heurts, il faut fixer des règles et des procédures qui soient reconnues par tous. Si les groupes membres ne se mettent pas d'accord sur les procédures, l'AGPA parviendra à des décisions de façon désordonnée et contradictoire, ou un groupe dominant pourra essayer de prendre toutes les décisions de l'AGPA, ou encore l'association pourra tomber à l'eau.
Les groupes peuvent mettre au point des procédures décisionnelles démocratiques et efficaces en suivant ces quatre étapes:
1ère étape. Les groupes devraient établir les types de décisions qu'ils prendront ensemble. Par exemple, prendront-ils des décisions communes sur les activités générales uniquement, ou devront-ils se mettre d'accord sur les détails de leurs projets?
2ème étape. Les groupes doivent réfléchir à l'importance qu'ils attribuent à l'honnêteté et à l'efficacité. A longue échéance, les procédures démocratiques aideront l'AGPA à atteindre ses buts. Mais elles peuvent également ralentir le processus décisionnel. Supposons que le Conseil de l'AGPA doive prendre une décision rapide lorsque le représentant d'un des groupes est en déplacement. Devra-t-il attendre son retour, et risquer de perdre une occasion, économiquement parlant? L'animateur peut présenter aux groupes membres des exemples de situations et leur demander ce qu'ils feraient. De cette manière, ils sauront affronter la situation si jamais elle se présente.
3ème étape. L'animateur peut aider les groupes à choisir une méthode décisionnelle. Il en existe un grand nombre, mais les principales sont les suivantes:
4ème étape. Une fois que les groupes intéressés ont convenu des procédures, ils doivent consigner ces procédures et les buts fondamentaux proposés pour l'AGPA dans une constitution écrite. La charte finale devrait être lue à voix haute et discutée avec le groupe entier, pour que tous la comprennent. De cette façon, il y a plus de chance que les membres assument la responsabilité des buts et procédures qu'ils ont fixés.
Les AGPA sont des organisations relativement importantes. Les décisions relèvent des groupes, plutôt que des membres individuels, et la plupart des décisions au niveau de l'AGPA sont prises par les représentants élus de chaque groupe. Comme les membres du Parlement, les représentants élus au Conseil de l'AGPA sont là pour défendre les intérêts des membres de leur groupe. Aussi la prise de décisions est-elle plus indirecte - un représentant de groupe à une réunion du Conseil «décide» pour le compte des membres de son groupe.
Les familles établissent des règles pour limiter au minimum les discussions au sein du ménage les plus grands groupes, comme les AGPA, font de même. Il est toujours utile de fixer certaines règles et procédures uniformes pour l'élection des chefs, la définition de leurs droits et responsabilités, l'organisation des réunions et la prise de décisions.
Les membres oublient souvent les règles, aussi est-il conseillé de les mettre par écrit. Normalement, à un stade initial de leur développement, les AGPA mettent au point leur propre constitution ou fixent une série de règles standard qui sont ensuite approuvées par l'Assemblée générale des membres. Si la constitution a besoin d'être modifiée par la suite, elle peut être «amendée» par une Assemblée générale extraordinaire.
