SECTION II

Lignes directrices à l’usage des comités du Codex et des groupes intergouvernementaux spéciaux

LIGNES DIRECTRICES À L’USAGE DES GOUVERNEMENTS HÔTES DE COMITÉS DU CODEX ET DE GROUPES INTERGOUVERNEMENTAUX SPÉCIAUX

INTRODUCTION

En vertu de l'Article 7 de ses Statuts et de l'Article XI.1(b) de son Règlement intérieur, la Commission du Codex Alimentarius a créé un certain nombre de comités du Codex et groupes spéciaux intergouvernementaux chargés d'établir des normes en conformité de la Procédure d'élaboration des normes Codex, ainsi que des comités de coordination chargés d'assurer la coordination générale de ses activités dans des régions ou des groupes de pays spécifiques. Le Règlement intérieur de la Commission s'appliquera mutatis mutandis aux comités du Codex et aux comités de coordination et groupes spéciaux intergouvernementaux. Les lignes directrices à l’usage des comités du Codex, décrites dans cette section, s’appliquent également aux Comités de coordination et aux groupes intergouvernementaux spéciaux.

COMPOSITION DES COMITÉS DU CODEX

MEMBRES

Les comités du Codex sont ouverts aux membres de la Commission qui ont notifié au Directeur général de la FAO ou au Directeur général de l'OMS leur désir d'être considérés comme membres desdits comités qui peuvent également comprendre certains membres désignés par la Commission. Les comités régionaux de coordination ne sont ouverts qu'aux membres de la Commission qui appartiennent à la région ou au groupe de pays intéressés.

OBSERVATEURS

Tout autre membre de la Commission et tout État Membre ou Membre associé de la FAO ou de l'OMS qui ne fait pas partie de la Commission peut prendre part en qualité d'observateur aux travaux de tel ou tel comité du Codex s'il a notifié au Directeur général de la FAO ou au Directeur général de l'OMS son désir d'y participer. Ces pays peuvent participer pleinement aux travaux des comités et ils doivent bénéficier des mêmes possibilités que les autres membres pour exprimer leur point de vue et soumettre même des mémorandums, sans toutefois disposer du droit de vote ni être habilités à présenter des propositions de fond ni des motions de procédure. Les organisations internationales qui entretiennent des relations officielles avec la FAO ou avec l'OMS devraient également être invitées à prendre part, en qualité d'observateurs, aux réunions des comités du Codex qui les intéressent.

ORGANISATION ET RESPONSABILITÉS

PRÉSIDENCE

Le soin de désigner le président de tel ou tel comité du Codex est confié par la Commission du Codex Alimentarius à celui de ses États Membres qui a manifesté l'intention d'accepter la charge financière et toute autre responsabilité dudit comité. Il incombe à l’État Membre intéressé de désigner parmi ses ressortissants le président de ce comité. Au cas où cette personne serait dans l'incapacité, pour une raison quelconque, d'assumer la présidence, l’État Membre intéressé désignera une autre personne qui remplira les fonctions de président jusqu'à ce que le président soit en mesure de reprendre ses fonctions. À n'importe quelle session, un comité peut désigner un ou plusieurs rapporteurs parmi les délégués présents.

SECRÉTARIAT

L'État Membre auquel la responsabilité d'un comité du Codex a été confiée est chargé de fournir tous les services de conférence nécessaires, y compris le secrétariat. Le Secrétariat devrait disposer d'un personnel administratif adéquat capable de travailler sans difficulté dans les langues employées lors de la session; il devrait également disposer d'un équipement approprié pour traiter sur ordinateur et reproduire les documents. L'interprétation, de préférence simultanée, devrait être assurée dans toutes les langues utilisées lors de la session et, lorsque le rapport doit être adopté dans plus d'une des langues de travail du comité, les services d'un traducteur devraient être disponibles. Le Secrétariat du Comité et le Secrétariat mixte FAO/OMS (Codex) sont chargés de préparer le projet de rapport provisoire en consultation, le cas échéant, avec les rapporteurs.

FONCTION ET MANDAT

Les Comités du Codex ont notamment les fonctions ci-après:

(a) établir un ordre de priorité, si besoin est, parmi les sujets et produits dont l'examen relève de leur mandat,

(b) prendre en considération les aspects (ou les recommandations) concernant la qualité et la sécurité, que ce soit dans les normes d'application générale ou en référence à des produits alimentaires spécifiques,

(c) étudier les types de produits devant faire l'objet de normes, par exemple décider si les substances servant à des traitements ultérieurs dans les denrées alimentaires doivent être couvertes,

(d) préparer des projets de normes Codex dans le cadre de leur mandat,

(e) soumettre à chaque session de la Commission un rapport sur l'état d'avancement de leurs travaux et, le cas échéant, un rapport sur toute difficulté liée à leur mandat, ainsi que des suggestions tendant à amender celui-ci,

(f) passer régulièrement en revue, selon un calendrier préétabli, les normes existantes et les textes apparentés, conformément à la procédure de révision et d'amendement du Codex, de manière à s'assurer que les normes et les textes apparentés relevant de leur mandat sont compatibles avec l'état des connaissances scientifiques et toute autre donnée pertinente.

SESSIONS

DATE ET LIEU

Un pays membre auquel un Comité du Codex a été attribué est consulté par les Directeurs généraux de la FAO et de l'OMS, avant de déterminer la date et le lieu de la session de ce Comité.

Le pays membre devrait étudier des dispositions permettant de tenir des réunions du Codex dans les pays en développement.

INVITATIONS ET ORDRE DU JOUR PROVISOIRE

Les sessions des comités du Codex et des comités de coordination sont convoquées par les Directeurs généraux de la FAO et de l'OMS en consultation avec le président de chacun de ces comités. La lettre d'invitation et l'ordre du jour provisoire doivent être établis par le Secrétaire de la Commission du Codex Alimentarius, Programme mixte FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, en consultation avec le président du comité concerné, en vue de leur transmission par les Directeurs généraux à tous les États Membres et membres associés de la FAO et de l'OMS ou, dans le cas des comités de coordination, aux pays de la région ou aux groupes de pays concernés, aux Points de contact du Codex et à toutes les organisations internationales intéressées en conformité des listes d'adresses officielles de la FAO et de l'OMS. Avant de mettre définitivement au point les projets en question, les présidents devraient informer et consulter les Points de contact nationaux du Codex dans les pays où de tels organes ont été établis et, le cas échéant, obtenir le visa des autorités nationales compétentes (Ministère des affaires étrangères, Ministère de l'agriculture, Ministère de la santé, etc. selon le cas). L'invitation et l'ordre du jour provisoire seront traduits et distribués par la FAO/OMS dans les langues de travail de la Commission au moins quatre mois avant la date de la réunion.

Les lettres d'invitation devraient traiter notamment des points suivants:

(a) nom du Comité du Codex,

(b) date et heure de la séance d'ouverture et date de la séance de clôture de la session,

(c) lieu de la session,

(d) langues à utiliser au cours de la session et dispositions prises en matière d'interprétation (interprétation simultanée ou non),

(e) le cas échéant, renseignements concernant les réservations d'hôtel,

(f) demande d'indiquer le nom du délégué principal et des autres membres de la délégation et de préciser si le délégué principal d'un gouvernement participera à la session en qualité de représentant ou bien d'observateur.

Les destinataires seront normalement invités à envoyer leurs réponses au Président pour qu'elles lui parviennent aussitôt que possible et, en tout état de cause, au moins 30 jours avant la session. Une copie devrait être également envoyée au Secrétaire de la Commission du Codex Alimentarius, Programme mixte FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome. Il est de la plus haute importance que tous les gouvernements et organisations internationales qui envisagent de participer à la session communiquent leurs réponses à la date indiquée dans la lettre d'invitation. Il conviendrait de préciser dans la réponse en combien d'exemplaires et en quelle langue les documents doivent être envoyés.

L'ordre du jour provisoire devrait indiquer la date, l'heure et le lieu de réunion et comporter les points suivants:

(a) adoption de l'ordre du jour,

(b) si nécessaire, élection des rapporteurs;

(c) points se rapportant à la question de fond à étudier, y compris le cas échéant, l'indication de l'étape de la procédure établie par la Commission pour l'élaboration de normes à laquelle se trouve le point examiné pendant la session. Il faudrait également indiquer la cote des documents se rapportant au point examiné;

(d) autres questions,

(e) date et lieu de la session suivante,

(f) adoption du projet de rapport.

L'organisation des activités du Comité et la durée de la réunion devraient être prévues de manière à laisser suffisamment de temps vers la fin de la session pour l'approbation d'un rapport sur les travaux du Comité.

ORGANISATION DES TRAVAUX

Tout comité, ou comité de coordination du Codex, peut assigner des tâches déterminées à des pays, groupes de pays ou organisations internationales, représentés à ses réunions, et peut demander l'avis des États Membres et organisations internationales sur des points particuliers.

Les groupes de travail ad hoc, créés pour s'acquitter de tâches spécifiques, sont dissous une fois que leur mission est accomplie.

Les comités ou comités de coordination du Codex ne sont pas habilités à créer des sous-comités permanents, qu'ils soient ou non ouverts à tous les membres de la Commission, sans l'approbation expresse de celle-ci.

PRÉPARATION ET DISTRIBUTION DE LA DOCUMENTATION

Le président du comité du Codex intéressé devrait envoyer la documentation pertinente, au moins deux mois avant l'ouverture de la session, aux destinataires ci-après:

(i) tous les points de contact du Codex;

(ii) les chefs des délégations des pays membres, des pays observateurs et des organisations internationales; et

(iii) aux autres participants, en conformité des réponses reçues. Il conviendrait d'envoyer au Secrétaire de la Commission du Codex Alimentarius, Programme mixte FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, vingt exemplaires de tous les documents dans chaque langue employée par le comité intéressé.

Les documents destinés à une session et préparés par des participants doivent être rédigés dans une des langues de travail de la Commission, qui devrait être, si possible, une des langues employées au sein du comité du Codex intéressé. Ces documents devraient être envoyés au président du comité, avec copie adressée au Secrétaire de la Commission du Codex Alimentarius, Programme mixte FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent être inclus dans la distribution des documents pour la session.

Les documents distribués à une session d'un comité du Codex, autres que les projets de documents^[12] préparés à la session et finalement distribués comme textes définitifs, devraient faire ultérieurement l'objet de la même distribution que les autres documents préparés pour le comité.

Les Points de contact du Codex sont chargés de veiller à ce que la documentation soit transmise à tous les intéressés dans leur propre pays et que toutes les mesures nécessaires soient prises à la date prévue.

Il faudrait attribuer à tous les documents des comités une cote de référence établie selon un code numérique dans une série appropriée. La cote de référence devrait figurer dans l'angle supérieur droit de la première page, avec indication de la langue dans laquelle le document a été rédigé ainsi que de la date de préparation. La provenance du document (origine ou pays où le texte a été établi) devrait être clairement précisée immédiatement après le titre. Le texte devrait être subdivisé en paragraphes numérotés. À la fin de ces directives figure une série de cotes pour les documents du Codex que la Commission du Codex Alimentarius a adoptées pour ses sessions et celles de ces organes subsidiaires.

Les membres de chaque comité du Codex devraient informer le président du comité, par l'intermédiaire des points de contact du Codex, du nombre d'exemplaires dont ils ont normalement besoin.

Les documents de travail des comités du Codex peuvent être distribués librement à toutes les personnes qui aident une délégation à préparer sa participation aux travaux de tel ou tel comité; ils ne devraient cependant pas être publiés. En revanche, la publication des rapports des réunions des comités ou des textes définitifs des normes ne soulève aucune objection.

LIGNES DIRECTRICES SUR LE DÉROULEMENT DES RÉUNIONS DE COMITÉS DU CODEX ET DES GROUPES INTERGOUVERNEMENTAUX SPÉCIAUX

INTRODUCTION

En vertu de l'Article 7 de ses Statuts et de l'Article XI.1(b) de son Règlement intérieur, la Commission du Codex Alimentarius a créé un certain nombre de comités du Codex et groupes intergouvernementaux spéciaux chargés d'établir des normes en conformité de la Procédure d'élaboration des normes Codex, ainsi que des comités de coordination chargés d'assurer la coordination générale de ses activités dans des régions ou des groupes de pays spécifiques. Le Règlement intérieur de la Commission s'appliquera mutatis mutandis aux comités du Codex et aux comités de coordination et groupes intergouvernementaux spéciaux. Les lignes directrices sur le déroulement des réunions de Comités du Codex, décrites dans cette section, s’appliquent également à celles des Comités de coordination et des groupes intergouvernementaux spéciaux.

DÉROULEMENT DES RÉUNIONS

Les sessions des comités et des comités de coordination du Codex, sont publiques, à moins que le comité n'en décide autrement. Les États Membres responsables de comités et des comités de coordination du Codex doivent décider de la personne qui ouvrira officiellement en leur nom la réunion.

Les réunions devraient se dérouler en conformité avec le Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius.

Seuls les chefs de délégation des membres, des pays observateurs ou des organisations internationales peuvent prendre la parole, à moins qu'ils n’autorisent d'autres membres de leur délégation à le faire.

Le représentant d'une Organisation régionale d'intégration économique fournit au Président de Comité, avant le début de la réunion, une déclaration écrite indiquant quelle est la répartition de compétence entre cette organisation et ses membres pour chaque point ou sous-point, le cas échéant, inscrit à l'ordre du jour provisoire, en conformité avec la Déclaration de compétence faite en application de l'article II du Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius par cette Organisation. Dans les domaines de compétence partagée («mixte») entre cette Organisation et ses membres, cette déclaration doit indiquer clairement quelle partie a le droit de vote.

Les délégations et les délégations des pays observateurs désirant que leur objection à une décision du comité soit officiellement consignée, que la décision en question ait été prise à la suite d'un scrutin ou non, peuvent demander l'inscription de leur réserve dans le rapport du comité. Cette indication devrait comporter non pas une simple phrase du genre «La délégation de X réserve sa position», mais donner des précisions sur l'ampleur de l'objection émise par la délégation à l'encontre de telle ou telle décision du comité et déclarer si la délégation en question est simplement opposée à ladite décision du comité ou si elle désire que le point en cause fasse l'objet d'un nouvel examen.

RAPPORTS

Les rédacteurs des rapports devraient tenir compte des considérations suivantes:

(a) les décisions devraient être formulées de façon claire; les mesures prises concernant les déclarations d'incidence économique devraient être rapportées de façon détaillée; toutes les décisions au sujet des projets de normes devraient être accompagnées de l'indication de l'étape à laquelle se trouvent les normes considérées;

(b) si des mesures doivent être appliquées avant la réunion suivante du comité, il convient d'indiquer clairement la nature de ces mesures, le responsable de leur mise en œuvre et la date à laquelle elles devront être prises;

(c) les points nécessitant un examen de la part d'autres comités du Codex devraient être clairement exposés;

(d) si le texte du rapport est relativement long, des résumés concernant les points adoptés et les mesures à prendre devraient être incorporés à la fin du rapport, et, dans tous les cas, le rapport devrait contenir une section terminale indiquant clairement et succinctement:

- les normes examinées lors de la session et les étapes qu'elles ont atteintes;

- les normes, à quelque étape de la procédure qu'elles se trouvent, dont l'examen a été différé ou qui sont en suspens et les étapes qu'elles ont atteintes;

- les nouvelles normes proposées à l'examen, l'époque probable de leur examen à l'étape 2 et l'autorité responsable de la préparation du premier projet de norme.

Les annexes suivantes devraient être jointes au rapport:

(a) liste des participants, avec adresses postales complètes;
(b) projets de normes, avec indication de l'étape à laquelle ils se trouvent.

Le Secrétariat mixte FAO/OMS veillera à ce que le texte du rapport final tel qu’adopté dans les langues du Comité soit communiqué aussitôt que possible et, en tout état de cause, au plus tard un mois après la clôture de la session, à tous les participants et à tous les points de contact du Codex.

ÉLABORATION DES NORMES CODEX

Lors de l'élaboration de normes et textes apparentés, chaque comité du Codex devrait se préoccuper des points suivants:

(a) Il faudrait tenir compte des lignes directrices contenues dans les Principes généraux du Codex Alimentarius;

(b) toutes les normes et textes apparentés devraient inclure une introduction contenant les renseignements suivants:

- la description de la norme ou texte apparenté,

- une description succincte du champ d'application et des objectifs de la norme ou texte apparenté,

- des références y compris l'étape atteinte par la norme ou le texte apparenté, selon la «Procédure pour l'élaboration des normes et textes apparentés» de la Commission du Codex Alimentarius et la date de l'approbation du projet,

- points du projet de norme ou texte apparenté qui appellent une confirmation ou une action de la part d'autres comités du Codex.

(c) en ce qui concerne les normes ou textes apparentés pour un produit comportant plusieurs sous-catégories, le Comité doit élaborer de préférence une norme générale ou texte apparenté pour chaque sous-catégorie en prévoyant des spécifications différentes.

LIGNES DIRECTRICES DESTINÉES AUX PRÉSIDENTS DE COMITÉS DU CODEX OU DE GROUPES INTERGOUVERNEMENTAUX SPÉCIAUX

INTRODUCTION

En vertu de l'Article 7 de ses Statuts et de l'Article XI.1(b) de son Règlement intérieur, la Commission du Codex Alimentarius a créé un certain nombre de comités du Codex et groupes spéciaux intergouvernementaux chargés d'établir des normes en conformité de la Procédure d'élaboration des normes Codex, ainsi que des comités de coordination chargés d'assurer la coordination générale de ses activités dans des régions ou des groupes de pays spécifiques. Le Règlement intérieur de la Commission s'appliquera mutatis mutandis aux comités du Codex et aux comités de coordination et groupes spéciaux intergouvernementaux. Les lignes directrices destinées aux Présidents de Comités du Codex, décrites dans cette section, s’appliquent également à ceux des Comités de coordination et des groupes spéciaux intergouvernementaux.

DÉSIGNATION

Le soin de désigner le président de tel ou tel comité du Codex est confié par la Commission du Codex Alimentarius à celui de ses États Membres qui a manifesté l'intention d'accepter la charge financière et toute autre responsabilité dudit comité. Il incombe à l’État Membre intéressé de désigner parmi ses ressortissants le président de ce comité. Au cas où cette personne serait dans l'incapacité, pour une raison quelconque, d'assumer la présidence, l’État Membre intéressé désignera une autre personne qui remplira les fonctions de président jusqu'à ce que le président soit en mesure de reprendre ses fonctions.

CRITÈRES POUR LA DÉSIGNATION DES PRÉSIDENTS

En application de l'article 7 de ses Statuts, la Commission peut établir les organes subsidiaires qu'elle estime nécessaires à l'accomplissement de sa tâche.

Les pays membres, qui sont désignés en application de l’Article XI.10, comme responsables de la désignation des Présidents des organes subsidiaires créés en vertu de l'Article XI.1(b)(i) et de l'Article XI.1(b)(ii), conservent le droit de désigner comme président la personne de leur choix.

Ils peuvent prendre en considération les critères suivants pour sélectionner la personne choisie:

• être un ressortissant de l’État membre chargé de désigner le président du Comité;

• avoir des connaissances générales dans les domaines traités par l’organe subsidiaire en cause et être capables de comprendre et d’analyser des questions techniques;

• autant que possible, être en mesure d'occuper cette fonction de façon durable;

• bien connaître le système du Codex et ses règles, avoir une expérience de travail dans d'autres organisations internationales, gouvernementales ou non gouvernementales pertinentes;

• être capable de communiquer de façon claire, oralement et par écrit, dans une des langues de travail de la Commission;

• avoir démontré sa capacité à présider des réunions avec objectivité et impartialité et à faciliter l’obtention du consensus;

• faire preuve de tact et d'ouverture à l'égard des questions revêtant une importance particulière pour les membres de la Commission;

• ne pas mener et/ou avoir mené des activités qui pourraient donner lieu à un conflit d'intérêt sur une des questions inscrites à l'ordre du jour du Comité.

DÉROULEMENT DES RÉUNIONS

Le Président devrait inviter les membres du Comité à présenter leurs observations sur l'ordre du jour provisoire puis, en tenant compte de ces observations, leur demander officiellement d'adopter l'ordre du jour provisoire ou, le cas échéant, l'ordre du jour amendé.

Les réunions devraient se dérouler en conformité avec le Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius. On attire tout particulièrement l'attention sur l'Article VIII.7 qui est rédigé comme suit: «Les dispositions de l'Article XII du Règlement général de la FAO s'appliquent mutatis mutandis à toutes les questions qui ne sont pas expressément traitées en vertu de l'Article VIII du présent Règlement».

L'Article XII du Règlement général de la FAO, dont un exemplaire sera remis à tous les présidents des comités et comités de coordination du Codex, renferme des dispositions complètes sur la procédure à suivre en ce qui concerne les votes, les motions d'ordre, la suspension et l'ajournement des séances, l'ajournement et la clôture des débats sur une question déterminée, le réexamen d'une question ayant déjà fait l'objet d'une décision et l'ordre dans lequel les modifications doivent être étudiées.

Les présidents des comités du Codex devraient veiller à ce que toutes les questions soient étudiées de manière approfondie, en particulier, les déclarations sur les incidences économiques possibles des normes à l'examen aux étapes 4 et 7.

Ils devraient également faire le nécessaire afin d'assurer que les observations écrites, reçues en temps et en heure, formulées par les Membres et les observateurs qui ne sont pas présents à la session, soient prises en considération par le comité. Tous les points à examiner devraient être clairement présentés au comité. En règle générale, le mieux à cet effet consiste à dégager ce qui paraît être l'opinion généralement acceptable et à s'enquérir auprès des délégués s'ils ont des objections à formuler à l'encontre de l'adoption de cette opinion.

Les Présidents devraient faire usage des déclarations fournies par les représentants des Organisations régionales d'intégration économique sur les compétences respectives entre ces Organisations et leurs membres, pour évaluer la situation.

CONSENSUS^[13]

Le président devrait toujours s'efforcer de parvenir à un assentiment général et ne pas demander au comité de procéder à un scrutin lorsque la décision du comité peut être adoptée sans opposition.

La Procédure d'élaboration des normes Codex et des textes apparentés permet une discussion et un échange de vues approfondis sur la question en discussion, afin de garantir la transparence du processus et parvenir aux compromis qui faciliteront le consensus.

Une grande part de responsabilité pour faciliter la réalisation du consensus repose dans les mains des Présidents.

Lorsqu'il détermine les moyens d'accélérer le travail d'un Comité, le Président devrait prendre en compte:

(a) la nécessité de respecter les délais fixés pour l’élaboration des normes;

(b) le besoin de réaliser le consensus parmi les membres sur le contenu et la justification des projets de normes;

(c) l'importance de parvenir à un consensus à chaque étape de l'élaboration des normes et que les projets de normes soient, en principe, soumis à la Commission en vue de leur adoption, seulement lorsqu’un consensus a été atteint au plan technique.

Le Président devrait aussi songer à appliquer les mesures suivantes pour faciliter la réalisation du consensus pendant l'élaboration des normes au niveau d'un Comité:

(a) garantir que (i) la base scientifique s'appuie sur des données récentes, comprenant, chaque fois que possible, des données scientifiques ainsi que des informations sur l'exposition et la façon dont ces données sont reçues dans les pays en voie de développement; (ii) que lorsque les données provenant des pays en développement ne sont pas disponibles, une demande explicite visant à recueillir et à rendre disponible ces informations est faite, et que (iii) le cas échéant, des études supplémentaires pour éclaircir les points de controverse sont effectuées.

(b) garantir que les questions sont discutées à fond au cours des réunions des Comités concernés;

(c) organiser des réunions informelles des parties concernées, quand des désaccords apparaissent, à condition que les objectifs de ces réunions soient clairement définis par le Comité concerné et que la participation soit ouverte à toutes les délégations et observateurs intéressés afin de garantir la transparence;

(d) demander à la Commission de redéfinir, dans la mesure du possible, le champ de la discussion pour l'élaboration de normes, afin d'écarter les questions à propos desquelles un consensus ne peut pas être atteint;

(e) garantir que les questions n'avancent pas d'étapes en étapes, tant que toutes les préoccupations pertinentes ne sont pas prises en considération et que des compromis appropriés ne sont pas élaborés^[14];

(f) favoriser l’implication et la participation accrues des pays en développement.

LIGNES DIRECTRICES SUR LES GROUPES DE TRAVAIL PHYSIQUES

INTRODUCTION

Les groupes de travail sont créés pour s'acquitter de tâches spécifiques, sont ouverts à tous les membres, ils tiennent compte des problèmes rencontrés pour la participation des pays en voie de développement et ils ne sont établis que là où un consensus existe au sein du Comité pour ce faire et que d'autres stratégies ont été étudiées.

Le Règlement intérieur et les lignes directrices régissant le fonctionnement d'un Comité du Codex s'appliquent, mutatis mutandis, aux groupes de travail que ce Comité établit, sauf indication contraire dans les Lignes directrices ci-après^[15].

Les lignes directrices applicables aux groupes de travail physiques (ci-après, «groupe de travail») des Comités du Codex, décrites dans cette section, s’appliquent également à ceux établis par les Comités de coordination régionaux et les groupes spéciaux intergouvernementaux.

COMPOSITION DES GROUPES DE TRAVAIL

MEMBRES

Les membres d'un groupe de travail notifient leur participation au président du Comité du Codex et au secrétariat du pays hôte du Comité.

Quand il établit un groupe de travail, un Comité du Codex devrait s'assurer, autant que possible, que la participation est représentative des membres de la Commission.

OBSERVATEURS

Les observateurs devraient notifier au président du Comité du Codex et au secrétariat du pays hôte du Comité leur souhait de participer à un groupe de travail. Les observateurs peuvent participer à toutes les sessions et activités d’un groupe de travail, à moins que les membres du Comité n'en décident autrement.

ORGANISATION ET RESPONSABILITÉS

Un Comité du Codex peut décider que le groupe de travail sera dirigé par le secrétariat du gouvernement hôte, ou par un autre membre de la Commission, qui se sera porté volontaire pour assumer cette responsabilité et qui aura été accepté par le Comité (ci-après «l'Hôte»).

PRÉSIDENCE

Il incombe à l'Hôte de désigner la personne qui présidera le groupe de travail. Pour effectuer ce choix, l'Hôte peut avoir recours, le cas échéant, aux Critères du Codex pour la désignation des Présidents^[16].

SECRÉTARIAT

L'Hôte est chargé de fournir tous les services de conférence nécessaires, y compris le secrétariat, pour le groupe de travail et devrait remplir toutes les exigences acceptées par le Comité, lors de la création du groupe de travail.

FONCTION ET MANDAT

Le mandat du groupe de travail devra être établi par le Comité en session plénière, être limité à la tâche pour laquelle il a été créé et, en principe, ne doit pas être modifié ultérieurement.

Le mandat devra définir avec précision le(s) objectif(s) à atteindre avec la création du groupe de travail et la(les) langue(s) à utiliser. Des services d’interprétation et de traduction devraient être fournis dans toutes les langues du Comité, à moins que le Comité n'en décide autrement.

Le mandat devra définir le délai dans lequel les travaux devront s’achever. Les propositions/recommandations d'un groupe de travail sont présentées au Comité pour discussion.

Elles ne lient pas le Comité.

Le groupe de travail est dissous après que le travail prévu a été achevé, ou quand le délai imparti pour le travail a expiré ou à tout autre moment, si le Comité du Codex qui l'a établi, en décide.

Aucune décision au nom du Comité, ni aucun vote, que ce soit sur des points de fond ou de procédure, ne peut avoir lieu dans un groupe de travail.

SESSIONS

DATE

Une réunion d'un groupe de travail peut avoir lieu à tout moment, entre deux sessions ou dans le cadre de la session du Comité qui l'a établi.

Quand il se réunit entre deux sessions du Comité, la réunion du groupe de travail doit être organisée d'une façon telle que les pays et les autres parties intéressées qui ne font pas partie du groupe de travail puissent faire des commentaires sur les propositions que le groupe de travail pourrait soumettre au Comité.

Quand il se réunit au cours d'une session d'un Comité, un groupe de travail devrait être programmé de telle sorte que la participation de toutes les délégations présentes à la session soit possible.

AVIS DE RÉUNION ET ORDRE DU JOUR PROVISOIRE

Les réunions d'un groupe de travail sont convoquées par le Président désigné par l'Hôte.

Si le groupe de travail doit se réunir entre deux sessions du Comité, l'avis de réunion du groupe de travail et l'ordre du jour provisoire devront être préparés, traduits et diffusés par l'Hôte. Il devra être envoyé à tous les membres et observateurs, qui ont exprimé le désir d'assister à la réunion. Ces documents devraient être diffusés aussi longtemps avant la réunion que possible.

ORGANISATION DES TRAVAUX

Les commentaires écrits devront être diffusés par le secrétariat de l'Hôte à toutes les personnes concernées.

PRÉPARATION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS

Le secrétariat de l'Hôte devrait diffuser les documents au moins deux mois avant l'ouverture de la réunion.

Un document pour la réunion préparé par des participants devrait être envoyé au secrétariat de l'Hôte, suffisamment à l'avance.

CONCLUSIONS

Le secrétariat de l'Hôte devrait, aussi vite que possible après la fin de la réunion d'un groupe de travail, envoyer un exemplaire des conclusions définitives, soit sous la forme d’une note d’information ou d’un document de travail, ainsi que la liste des participants, au Secrétariat conjoint FAO/OMS et au secrétariat du pays hôte du Comité.

Les conclusions des groupes de travail sont diffusées par le Secrétariat conjoint FAO/OMS à tous les Points de contact avec le Codex suffisamment à l'avance pour que ceux-ci aient le temps d'examiner à fond les recommandations des groupes de travail.

Le Secrétariat conjoint FAO/OMS devrait s'assurer que ces conclusions figurent parmi les documents diffusés pour la prochaine session du Comité du Codex.

Par l'intermédiaire de son Président, le groupe de travail fait rapport sur l'état d'avancement de son travail à la prochaine session du Comité qui a établi ce groupe de travail.

LIGNES DIRECTRICES SUR LES GROUPES DE TRAVAIL ÉLECTRONIQUES

INTRODUCTION

La recherche d'un large consensus et d'une plus grande acceptabilité des normes du Codex exigent la collaboration de tous les membres du Codex et une participation active des pays en développement.

Des efforts particuliers sont nécessaires pour augmenter la participation des pays en développement aux Comités du Codex, en intensifiant l'utilisation des communications par écrit, en particulier la participation à distance par courriel, par Internet et par d'autres techniques modernes, dans le cadre des travaux entre les réunions de Comités.

Les Comités du Codex, quand ils décident d'entreprendre un travail entre les sessions, devraient donner leur préférence à la création de groupes de travail électroniques.

Le Règlement intérieur et les lignes directrices régissant le fonctionnement d'un Comité du Codex s'appliquent, mutatis mutandis, aux groupes de travail électroniques que ce Comité établit, sauf indication contraire dans les Lignes directrices ci-après^[17].

Les lignes directrices applicables aux groupes de travail électroniques des Comités du Codex, décrites dans cette section, s’appliquent également à ceux établis par les Comités de coordination régionaux et les groupes intergouvernementaux spéciaux.

COMPOSITION DES GROUPES DE TRAVAIL ÉLECTRONIQUES

MEMBRES

Les membres d'un groupe de travail électronique notifient leur participation au président du Comité du Codex et au secrétariat du pays hôte du Comité.

Lorsqu’il établit un groupe de travail électronique, un Comité du Codex devrait s'assurer, autant que possible, que sa composition est représentative des membres de la Commission.

OBSERVATEURS

Les observateurs devraient notifier au président du Comité du Codex et au secrétariat du pays hôte du Comité leur souhait de participer à un groupe de travail électronique. Les observateurs peuvent participer à toutes les activités d’un groupe de travail électronique, à moins que les membres du Comité n'en décident autrement.

ORGANISATION ET RESPONSABILITÉS

Un Comité du Codex peut décider que le groupe de travail électronique sera dirigé par le secrétariat du gouvernement hôte, ou par un autre membre de la Commission, qui se sera porté volontaire pour assumer cette responsabilité et qui aura été accepté par le Comité (ci-après «l'Hôte»). L’Hôte doit être avisé de la participation à un groupe de travail électronique par les membres du Codex par l’intermédiaire de leurs Points de contact avec le Codex et par les organisations dotées du statut d’observateur.

CONDUITE

L'Hôte est responsable de la conduite du groupe de travail électronique, pour lequel il a été désigné.

L'activité d'un groupe de travail électronique se déroule exclusivement par voie électronique.

SECRÉTARIAT

L'Hôte est chargé de fournir au secrétariat du groupe de travail électronique tous les services nécessaires à son fonctionnement, notamment l'équipement Internet, et devrait remplir tous les exigences acceptées par le Comité, lors de la création du groupe de travail.

FONCTION ET MANDAT

Le mandat du groupe de travail électronique devra être établi par le Comité en session plénière, être limité à la tâche pour laquelle il a été créé et, en principe, ne doit pas être modifié ultérieurement.

Le mandat devra définir avec précision le(s) objectif(s) à atteindre avec la création du groupe de travail électronique et la(les) langue(s) à utiliser. Des services d’interprétation et de traduction devraient être fournis dans toutes les langues du Comité, à moins que le Comité n'en décide autrement.

Le mandat indique clairement le délai dans lequel les travaux devront s’achever.

Le groupe de travail électronique est dissous après que le travail prévu a été achevé, ou quand le délai imparti pour le travail a expiré ou à tout autre moment, si le Comité du Codex qui l'a établi, en décide.

Aucune décision au nom du Comité, ni aucun vote, que ce soit sur des points de fond ou de procédure, ne peut avoir lieu dans un groupe de travail électronique.

AVIS DE GROUPE DE TRAVAIL ÉLECTRONIQUE ET PROGRAMME DE TRAVAIL

Un avis mentionnant le début de l'activité d'un groupe de travail électronique et le programme de travail devra être préparé, traduit et diffusé par l'Hôte à tous les Membres et observateurs, qui auront exprimé le désir de participer.

ORGANISATION DES TRAVAUX

La diffusion des projets de documents et les appels à commentaires devront inclure une demande de fourniture des noms, qualités et adresses de courrier électronique de toutes les personnes désireuses de participer à l'activité du groupe de travail électronique.

Les commentaires des participants sont transmis exclusivement sous forme électronique. Ces documents sont diffusés par l'Hôte à toutes les personnes intéressées.

Un participant devrait être informé des contributions de tous les autres.

Une information sur l'état d'avancement de ses travaux devra être présenté par l'Hôte à chaque session du Comité du Codex qui l'aura établi, indiquant le nombre de pays ayant envoyé une contribution. Un recueil de ces contributions devrait être disponible.

PRÉPARATION ET DIFFUSION DE LA DOCUMENTATION

La documentation devrait être envoyée au secrétariat de l'Hôte, suffisamment à l'avance.

L'Hôte est responsable de la diffusion de toute la documentation fournie par un participant au cours de l'activité d'un groupe de travail électronique à tous les autres participants du groupe de travail électronique.

Les contraintes d'ordre technique devraient être prises en compte (tailles et formats des fichiers, limites de bande passante,...) et un soin particulier devrait être accordé à la diffusion la plus large de la documentation disponible.

CONCLUSIONS

Le secrétariat de l'Hôte devrait, aussi vite que possible après la fin des travaux d'un groupe de travail électronique, envoyer un exemplaire des conclusions définitives et de la liste des participants au Secrétariat conjoint FAO/OMS et au secrétariat du pays hôte du Comité.

Les conclusions des groupes de travail électroniques, ainsi que la liste des participants, sont diffusées par le Secrétariat conjoint FAO/OMS à tous les Points de contact avec le Codex, suffisamment à l'avance pour que ceux-ci aient le temps d'examiner à fond les recommandations des groupes de travail électronique.

Le secrétariat conjoint FAO/OMS devrait s'assurer que les conclusions figurent parmi les documents diffusés pour la prochaine session du Comité du Codex qui a établi le groupe de travail.

Critères régissant l’établissement des priorités des travaux

Lorsqu'un Comité du Codex propose d'élaborer une norme, un code d'usages ou un texte apparenté relevant de son mandat, il doit examiner en premier lieu les priorités fixées par la Commission dans le plan stratégique, les résultats de l'examen critique effectué par le Comité exécutif et la possibilité d'achever le travail dans un délai raisonnable. Le Comité doit aussi évaluer la proposition par rapport aux critères stipulés ci-après.

Si la proposition ne relève pas du mandat du Comité, elle doit être présentée par écrit à la Commission, accompagnée, au besoin, de propositions d'amendements au mandat du Comité.

CRITÈRES

CRITÈRE GÉNÉRAL

La protection du consommateur contre les risques pour la santé, la sécurité sanitaire des aliments, garantissant des pratiques loyales dans le commerce des denrées alimentaires et tenant compte des besoins identifiés des pays en développement.

CRITÈRES APPLICABLES AUX QUESTIONS GÉNÉRALES

(a) Diversité des législations nationales et obstacles au commerce international qui semblent, ou pourraient, en résulter.

(b) Portée des travaux et détermination des priorités dans les différents domaines d’activité.

(c) Travaux déjà entrepris dans ce domaine par d'autres organisations internationales et/ou travaux suggérés par l’(les) organisme(s) international(aux) intergouvernemental(aux) pertinent(s).

CRITÈRES APPLICABLES AUX PRODUITS

(a) Volume de production et de consommation dans chaque pays, ainsi que volume et structure des échanges entre pays.

(b) Diversité des législations nationales et obstacles au commerce international qui semblent, ou pourraient, en découler.

(c) Potentiel commercial aux plans international ou régional.

(d) Aptitude du produit à la normalisation.

(e) Existence de normes générales en vigueur ou en projet couvrant les principales questions relatives à la protection des consommateurs et au commerce.

(f) Nombre de produits pour lesquels il serait nécessaire d’établir des normes distinctes, en indiquant s’il s’agit de produits bruts, semi-transformés ou transformés.

(g) Travaux déjà entrepris dans ce domaine par d’autres organisations internationales et/ou travaux suggérés par l’(les) organisme(s) international(aux) intergouvernemental(aux) pertinent(s).

Critères régissant la création d’organes subsidiaires de la Commission du Codex Alimentarius

Lorsqu'il est proposé d'élaborer une norme, un code d'usages ou un texte apparenté dans un domaine ne relevant pas du mandat d'un organe subsidiaire existant^[18] ou de réviser des normes, codes d'usages ou autres textes élaborés par un organe subsidiaire ajourné sine die, une telle proposition doit être accompagnée d'une déclaration écrite à l'intention de la Commission, justifiant cette proposition à la lumière des objectifs à moyen terme de la Commission et fournissant, dans la mesure possible, les renseignements énumérés dans les Critères régissant l’établissement des priorités de travail.

Si la Commission décide de créer un organe subsidiaire aux fins de l'élaboration d'un projet de norme approprié ou d'un texte apparenté ou de révision de norme(s) existante(s) ou de texte(s) apparenté(s), elle doit envisager en premier lieu la création d'un groupe intergouvernemental spécial en vertu de l'Article XI.1b) i) de son Règlement intérieur, selon les modalités ci-après:

1. MANDAT

• Le mandat du Groupe intergouvernemental spécial proposé sera limité à la tâche pour laquelle il a été crée et, en principe, ne devra pas être ultérieurement modifié;

• Le mandat devra définir avec précision le ou les objectif(s) à atteindre avec la création du Groupe spécial intergouvernemental;

• Le mandat devra indiquer clairement soit i) le nombre de sessions à convoquer, soit ii) la date (année) à laquelle les travaux devront s’achever, le délai ne devant en aucun cas dépasser cinq ans.

2. RAPPORTS

Le Groupe intergouvernemental spécial devra faire rapport à la Commission du Codex Alimentarius et au Comité exécutif sur l’état d’avancement de ses travaux. Les rapports du Groupe intergouvernemental spécial seront transmis à tous les membres de la Commission et aux organisations internationales intéressées.

3. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT

Aucune ouverture de crédits ne sera prévue pour les dépenses de fonctionnement du Groupe spécial intergouvernemental dans le budget du Programme mixte FAO/OMS sur les normes alimentaires, sauf si les coûts afférents aux travaux préparatoires sont considérés comme des dépenses de fonctionnement de la Commission, conformément à l'Article 10 de ses Statuts.

4. DISPOSITIONS CONCERNANT LE GOUVERNEMENT HÔTE

Au moment de la mise en place du Groupe spécial intergouvernemental, la Commission devra s'assurer que des dispositions appropriées sont prises avec le gouvernement du pays hôte pour garantir le fonctionnement du Groupe pendant la durée de son mandat^[19].

5. PROCÉDURES DE TRAVAIL

Les Groupes intergouvernementaux spéciaux seront ouverts à tous les Membres de la Commission. Le Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius et la Procédure unique d'élaboration des normes Codex et textes apparentés s'appliqueront, mutatis mutandis, aux Groupes intergouvernementaux spéciaux.

6. DISSOLUTION

Le Groupe intergouvernemental spécial sera dissous quand il aura achevé ses travaux ou qu'il aura tenu le nombre de sessions prévues, ou encore à l’expiration du délai fixé.