Pour la gestion des fonds le projet dispose de trois comptes ouverts auprès de la BANQUE COMMERCIALE DU RWANDA - Agence de Gisenyi. L'un est dénommé IMPREST ACCOUNT et les deux autres INCOME ACCOUNTS.
LES INCOME ACCOUNTS sont gérés dans deux comptes:
un compte courant pour les opérations courantes relatives au fonctionnement du projet,
un compte épargne, productif d'intérêts pour un fonds de roulement constitué dépassant 30 millions de francs rwandais.
Pour les petites dépenses le projet dispose de deux petites caisses tenues par les responsables du projet et alimentees distinctement par les deux comptes courants bancaires cités ci-haut.
MOUVEMENTS DES ENTREES DE FONDS
L'approvisionnement de ce compte est effectué par des fonds PNUD (UNDP FUNDS).
MOUVEMENTS DES SORTIES DES FONDS
Les sorties de fonds sur ce compte sont autorisées par le CONSEILLER TECNIQUE PRINCIPAL DU PROJET (CTP) qui est le seul signataire autorisé et gestionnaire de ce compte. En cas de son absence il délegue ses pouvoirs à son remplaçant.
Ce compte alimente une petite caisse plafonnée à 40 000 FRW tenue par le CTP du projet.
COMMENTAIRES SUR LE FONCTIONNEMENT DE L'IMPREST ACCOUNT
Nous avons été informé que ce compte supportait principalement les dépenses de fonctionnement relatives au personnel du projet, à l'entretien des véhicules et bateaux du projet, à l'achat du matériel localement, au financement des activités de recherche ainsi qu'à l'achat des fournitures de bureau diverses.
Les transactions de ce compte sont ventilées et suivies sur un formulaire standard FAO dénommé IMPREST RECORD (FORM ADM 108) qui reprend également celles de la petite caisse.
La ventilation est faite selon les lignes budgétaires prévues dans le document du projet. Les pièces justificatives sont classées et numérotées chronologiquement selon les instructions FAO.
IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS POUR L'APRES-PROJET:
Pour l'après-projet, nous estimons que ce compte disparait avec l'assistance PNUD.
MOUVEMENTS ENTREES DES FONDS
Les entrées de fonds sont constituées principalement par les recettes provenant des centres de Pêche (vente de la production du poisson et vente du matériel de pêche et autres).
Elles sont effectuées sur base des facturiers de vente et versées périodiquement et régulièrement par les agents chargés de la vente dans les différents centres du projet.
L'encaisse des recettes est plafonnée à 50.000 FRW.
MOUVEMENTS DES SORTIES DES FONDS
Les sorties de fonds sur ce compte sont autorisées par le CTP du projet qui signe conjointement avec le Directeur National.
Ce compte alimente une petite caisse plafonnée à 20 000 FRW servant à couvrir des petites dépenses liées au fonctionnement de la pêcherie et elle est tenue par le Directeur National du Projet.
COMMENTAIRES SUR LE FONCTIONNEMENT DE L'INCOME ACCOUNT
Nous avons noté que la petite caisse de l'income account était régulièrement tenue et appuyée par des pièces justificatives. Les transactions de l'INCOME ACCOUNT sont également tenues selon les instructions FAO.
Le projet, béneficie également auprès de la BANQUE COMMERCIALE de l'exonération des frais relatifs à la perte de place sur les chèques tirés sur d'autres agences et banques commerciales. Ceci est valable également pour l'IMPREST ACCOUNT.
IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS POUR L'APRES-PROJET:
Nous apprécions la gestion de ce compte par affectation des fonds en compte courant et en compte épargne.
Nous estimons que cette procédure devrait continuer dans l'après-projet.
Les petites caisses fonctionnent avec des fonds fixes plafonnés actuellement à 20.000 FRW pour la petite caisse tenue par le Directeur National (en provenance de l'INCOME ACCOUNT) et à 40.000 FRW pour la petite caisse tenue par le CTP (en provenance de l'IMPREST ACCOUNT).
Dans la forme actuelle de leur tenue, elles font partie intégrante des transactions bancaires.
MOUVEMENTS ENTREES DES FONDS
Les entrées de fonds des caisses recettes dans les différents centres de pêche sont enregistrées mais il n'est pas tenu un livre caisse spécifique.
Le principe de versement intégral des recettes est appliquée.
MOUVEMENTS DES SORTIES DES FONDS
Les sorties de fonds ne sont pas en principe autorisées au niveau des caisses recettes des centres de pêche, les dépenses encourues sont remboursables.
Dès que ces dépenses ont été prelevées sur les recettes, leur remboursement est reversé sur le compte du projet pour compléter ces recettes.
COMMENTAIRES ET IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS POUR L'APRES PROJET:
Le contrôle des petites caisses est effectue par les gestionnaires du projet lors de leurs réapprovisionnements.
Nous avons constaté que les petites caisses faisaient partie de la justification des transactions bancaires des comptes qui les alimentent.
Le principe de versement intégral des recettes dans le compte bancaire du projet est respecte et sanctionne par des contrôles et suivis réguliers, nous estimons que cette procédure devrait être maintenue.
Pour un meilleur recoupement comptable il serait souhaitable que la tenue des livres de caisse dans les différents centres de pêche soit instaurée.
La petite caisse alimentée par l'imprest account disparaîtra. Il ne restera que la petite caisse de l'income account.
