Jusqu'a la fin de l'exercice 1987, la comptabilité du Projet était compilée par la cellule de gestion et de comptabilité, division études et projets au MINAGRI.
Pour les exercices 1988 à la date de notre intervention, le projet n'a pas tenu ou fait tenir une comptabilité consolidée de ce genre. Les rapports financiers exigés par la FAO ont été et sont régulièrement établis conformément aux instructions.
Dans l'ensemble, étant donné que la comptabilité n'était pas opérationnelle, il n'existe pas de système élabore de classement d'indiçage et d'imputation comptable si bien qu'il faudrait pour l'après-projet réorganiser le circuit des documents comptables.
La compilation comptable effectuée par la cellule de gestion et de comptabilité du MINAGRI consistait à un traitement informatique des transactions du projet avec un logiciel standard de comptabilité commerciale EASY.
Les états de synthèse auxquels aboutissent de tels programmes ne sont pas exploitables et ne réflètent pas souvent la véritable situation financière. En effet la comptabilité des projets échappe dans la plupart des cas aux normes de la comptabilité commerciale comme telle.
Un nouveau comptable fraîchement recruté par le Gouvernement Rwandais vient d'être affecté au projet.
Pour le moment il se familiarise avec les procédures existantes au projet.
Ses principales tâches se limitent à la vérification des recettes sur base du recoupement des facturiers ventes et des versements sur l'INCOME ACCOUNT.
Il s'occupe également de la vérification des fiches des équipes des pêcheurs servant comme base de calcul de leur décompte mensuel ainsi qu'à l'établissement des listes de paie pour la main d'oeuvre temporaire.
Sur son calendrier de travail, le comptable devrait superviser la prise des inventaires physiques de fin d'exercice.
Le classement des pièces bancaires et autres documents étant actuellement assure par le secrétariat.
COMMENTAIRES SUR LES PROCEDURES COMPTABLES
Nous pensons qu'un logiciel simplifie intégrant la comptabilité analytique et budgétaire dans la comptabilité générale serait recommandable pour utilisation.
Nous estimons également que la confection des états financiers pour les exercices allant de 1988 à 1990 ne s'avère pas indispensable et ne serait pas exploitable.
IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS POUR L'APRES-PROJET:
Une description détaillée des tâches de la comptabilité ainsi que les principes de classement et de tenue des livres et journaux comptables seront explicités et développés dans notre second rapport.
