Le Projet dispose:
d'un GRAND MAGASIN manipulant plus de 300 articles à son siège de GISENYI pour le stockage du matériel de pêche, des emballages, des pièces de rechange, des produits d'entretien et autres. C'est le MAGASIN CENTRAL.
d'un MAGASIN CARBURANT ET LUBRIFIANT à Gisenyi;
des stocks du matériel de pêche et autres dans centres de pêche de Kibuye et Cyangugu;
d'un stock de consommables dont l'importance n'est pas significative au niveau du Secrétariat.
MOUVEMENTS ENTREES:
A la réception de l'article commandé, on procéde au comptage, à son enregistrement dans un agenda journalièrement tenu et ensuite posté sur les fiches de stock.
Le comptage se fait sur base des bordereaux d'expédition et en cas de manquants ou de casses les indications y sont reportées.
Les bordereaux d'expédition ainsi que les références des factures et les prix ne sont pas repris sur les fiches de stock. Il est tenu séparement une liste des prix qui est régulièrement mise à jour.
Le magasin central ne garde pas de copies de ces bordereaux ou des factures pour pouvoir justifier le posting entrée. Ces documents sont gardés par le Secrétariat.
MOUVEMENTS SORTIES:
En cas de vente cash d'un article du magasin central, il est établi une facture en double exemplaire: un exemplaire est remis au client et l'autre reste comme souche dans le facturier.
Pour les expéditions dans les centres, ceux-ci établissent leurs ETATS DE BESOINS qui sont portés au préalable à l'approbation du Directeur National.
Ces états de besoin ne sont pas établis sur des formulaires standardisés et les autorisations de sortie n'y sont pas systématiquement apposées.
Les bordereaux d'expédition du matériel destiné aux centres de pêche sont établis en trois exemplaires: l'original est destiné au Centre, une copie rose qui est classée au magasin et une copie verte servant de souche
COMMENTAIRES SUR LE FONCTIONNEMENT DU MAGASIN CENTRAL:
Nous avons noté qu'il existait certains articles (de laboratoire et quelques emballages) sans fiche de stock.
Nous avons également constate qu'il était effectue une prise d'inventaires pour quelques vingt articles à grande rotation et importance.
Le contrôle physique de ce magasin est supervisé par le Directeur National et les inventaires de fin d'exercise sont contrôlés par le comptable.
IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS POUR L'APRES-PROJET:
Pour l'après-projet nous estimons qu'il n'y aurait que des articles nécessaires à la pêche et au fonctionnement des pêcheries.
La gestion de ce magasin reviendrait à l'Unite de Développement de la Pêche.
Nous estimons que les factures cash des articles du magasin central devraient être également établies en trois exemplaires ou completées par des bons de sortie pour pouvoir justifier en permenance les sorties.
Par ailleurs le magasinier devrait garder les copies des bordereaux d'expédition des articles entrant au magasin ainsi que celles de leurs factures ou les compléter par un bon d'entrée au magasin contenant ces références pour la justification des entrées.
Nous estimons que la gestion des autres magasins et stocks du projet devrait être calquée sur celle du magasin central en ce qui concerne la justification des mouvements entrées et sorties.
