Décentralisation

La décision de poursuivre une politique de décentralisation visait trois objectifs:

• rapprocher les compétences techniques et opérationnelles de la FAO des pays et régions qui en ont le plus besoin;
• réduire les coûts; et
• utiliser au mieux les capacités nationales qui se sont fortement renforcées au cours des dernières décennies.

La décentralisation a poussé l'Organisation à trouver un nouvel équilibre entre des exigences contradictoires. Il fallait, par exemple, rapprocher l'expertise technique de là où elle était nécessaire, tout en conservant une masse critique d'expertise au siège, de façon à ne pas compromettre le rôle de centre d'excellence dévolu à la FAO. Cela signifiait déléguer des pouvoirs aux fonctionnaires des bureaux décentralisés, tout en conservant un contrôle suffisant sur les ressources et leur gestion et en assurant la transparence du cheminement hiérarchique des rapports destinés à la direction et aux organes directeurs. Cela supposait aussi que des fonctionnaires soient mutés et recyclés, tout en maintenant au minimum les coûts de réorganisation. De nouvelles procédures ont été élaborées pour garantir la disponibilité d'une expertise hautement spécialisée, tout en facilitant l'interdisciplinarité, en fonction des besoins. Dans ces conditions, le processus de décentralisation a été progressif et a inclus les éléments suivants:

RENFORCEMENT DES BUREAUX RÉGIONAUX

Il fallait pour commencer renforcer les Bureaux régionaux existants - à savoir les Bureaux d'Accra, de Bangkok, du Caire et de Santiago et, dans une moindre mesure, le Bureau régional pour l'Europe situé à Rome. Un certain nombre de fonctions intéressant directement les régions ont été transférées aux bureaux régionaux, notamment l'assistance aux politiques, l'élaboration du programme de terrain et l'essentiel des services de soutien technique aux projets en cours. Les Bureaux régionaux se sont vu confier l'entière responsabilité de l'organisation des conférences régionales et des réunions d'autres organes régionaux. On a constaté qu'il était plus rentable d'organiser ces activités à partir du Bureau régional, plutôt que du siège: les fonctionnaires responsables des Bureaux régionaux peuvent réagir plus rapidement et de façon plus économique aux demandes émanant des divers secteurs de leur région. Qui plus est, le personnel d'appui est en général beaucoup moins coûteux dans les Bureaux régionaux qu'au siège.

Afin de permettre aux bureaux régionaux d'assumer leurs nouvelles fonctions, un certain nombre de postes de fonctionnaire technique, de spécialiste des politiques ou de chargé de programme ont été transférés du siège essentiellement, mais aussi des anciennes divisions conjointes que la FAO avait constituées avec les Commissions économiques régionales des Nations Unies, à ces bureaux au cours des années 1995 et 1996 (celles-ci ont depuis lors été remplacées par d'autres accords de coopération). Les fonctionnaires du cadre organique en poste dans les Bureaux régionaux ont été organisés en groupes techniques correspondant à chacun des départements techniques du siège et en une Sous-Division de l'assistance aux politiques. Pour garantir la pleine intégration dans le programme de l'Organisation et la qualité des activités menées au niveau régional, les fonctionnaires du cadre organique travaillant dans les Bureaux régionaux sont sélectionnés par leur division «mère» au siège, qui approuve leur programme de travail annuel et garantit la qualité technique de leurs activités.

Réseau de bureaux décentralisés de la FAO

Les Représentants régionaux et leurs adjoints sont responsables de la gestion de leur bureau. Ils dirigent sur le plan administratif et organisent la préparation et l'exécution des programmes de travail, en assurant la multidisciplinarité. À cette fin, ils bénéficient d'une délégation de pouvoirs substantielle. Un vérificateur interne des comptes faisant directement rapport à l'Inspecteur général au siège a été détaché auprès de chaque Bureau régional.

Les Bureaux régionaux sont également dotés des outils et moyens indispensables ci-après:

• Systèmes électroniques de communication et d'information permettant aux fonctionnaires régionaux de communiquer entre eux par le biais d'un réseau local et avec le siège grâce à un grand réseau de communication. Ces systèmes ont été installés dans le cadre du projet d'infrastructure de communication décrit à la section intitulée Bureautique et technologie de l'information, p. 57.
• Personnel d'appui, grâce à un effort important de recrutement et de formation.
• Instructions et directives claires, grâce à la révision des procédures administratives et financières, également décrites à la section, Rempacement des systèmes administratif et comptable, p. 57.
• Bureaux d'une superficie suffisante, avec le soutien du pays hôte. À Accra et à Santiago, de nouveaux locaux ont été demandés, qui ont été généreusement fournis par les Gouvernements du Ghana et du Chili.

ÉTABLISSEMENT DES BUREAUX SOUS-RÉGIONAUX

Cinq Bureaux sous-régionaux ont été créés pour aider des groupes de pays partageant des problèmes analogues et situés loin du Bureau régional. Après des consultations élargies avec les États Membres et avec les pays hôtes concernés, de nouveaux Bureaux ont été créés à: Harare (Zimbabwe) pour l'Afrique australe et l'Afrique de l'Est; Apia (Samoa) pour les Îles du Pacifique; Bridgetown (Barbade) pour les Caraïbes; Tunis (Tunisie) pour l'Afrique du Nord; et Budapest (Hongrie) pour l'Europe centrale et orientale.

Pour réduire autant que possible les coûts, tous les Bureaux sous-régionaux, à l'exception du Bureau pour l'Europe centrale et orientale, ont été établis dans des pays où il existait déjà une représentation de la FAO. Chaque Bureau sous-régional est composé d'une petite équipe multidisciplinaire de fonctionnaires techniques, constituée en fonction des besoins de la sous-région, et d'une Unité d'assistance aux politiques.

Comme dans le cas des Bureaux régionaux, ces fonctionnaires techniques travaillent sous l'autorité administrative et la direction du Représentant sous-régional. Leur division mère au siège est responsable de leur sélection et garantit la qualité technique de leurs travaux.

DÉCENTRALISATION DES OPÉRATIONS

Après la phase initiale, il est apparu à l'évidence qu'il serait utile de décentraliser l'essentiel de la Division des opérations de terrain (TCO) vers les Bureaux régionaux, afin de créer des synergies et de faire en sorte que les fonctionnaires techniques, chargés de l'assistance aux politiques ou chargés des opérations puissent travailler en équipe sur les projets de terrain aux stades tant de leur préparation que de leur exécution.

Pendant une période d'environ deux ans, la décentralisation a été progressive: elle a débuté avec la création d'une Sous-Division des opérations à Bangkok en septembre/octobre 1996, puis dans les Bureaux régionaux de Santiago et du Caire en 1997 et au Bureau régional d'Accra début 1998. Les projets interrégionaux, les projets d'urgence et ceux exécutés en Europe continuent à être gérés au siège.

Répartition des postes inscrits au budget1 (toutes catégories confondues) avant et après la décentralisation et la restructuration
Lieu	Catégorie	Nombre de postes en janvier 19942	Nombre de postes en décembre 19993	Augmentation/ diminution
Bureaux de pays	Administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur internationaux	155	92	-63
	Fonctionnaires recrutés sur le plan national	0	65	+65
	Services généraux	687	606	-81
Bureaux de liaison	Administrateurs et fonctionnaires	8	17	+9
	Services généraux	21	24	+3
Bureaux régionaux, sous-régionaux et Divisions mixtes	Cadre organique et fonctionnaires de rang supérieur	138	264	+126
	Services généraux	225	338	+113
Bureaux décentralisés	Cadre organique et fonctionnaires de rang supérieur	301	438	+137
	Services généraux	933	968	+35
Siège	Cadre organique et fonctionnaires de rang supérieur	1 166	957	-209
	Services généraux	1 693	1 146	-547
Tous bureaux	Cadre organique et fonctionnaires de rang supérieur	1 467	1 395	-72
	Services généraux	2 626	2 114	-512
	TOTAL	4 093	3 509	-584
(en pourcentage)
Pourcentage des postes décentralisés	Cadre organique et fonctionnaires de rang supérieur	21	31	+10
	Services généraux	36	46	+10

¹ Pour faciliter les comparaisons, les chiffres incluent toutes les sources de financement, à savoir le Programme ordinaire et d'autres sources de financement.
²Base budgétaire et Programme de travail et budget 1996-97 (où le budget 1994-95 a été représenté en fonction de la nouvelle structure du programme).
³Programme de travail et budget 1998-99 (tel qu'approuvé), y compris postes ad personam au niveau de Directeur général adjoint et Sous-Directeur général.

AMÉLIORATION DES LIENS AU NIVEAU NATIONAL

Outre l'élargissement de l'expertise des Bureaux régionaux et sous-régionaux, des mesures ont été prises pour améliorer l'efficacité des Bureaux de pays de la FAO en renforçant les liens avec les États Membres en développement tout en réduisant les coûts:

• Une approche plus sélective est adoptée pour le recrutement des Représentants de la FAO, dans la mesure où la priorité est accordée aux candidats ayant fait des études universitaires supérieures et ayant une expérience professionnelle adéquate en matière de développement agricole ou dans des domaines con-nexes. Cela permettra à l'Organisation de fournir directement aux gouvernements des avis de haut niveau et de jouer un rôle de premier plan dans la définition des politiques alimentaires et agricoles au sein du Système axé sur le Coordonnateur résident des Nations Unies.
• Dans le contexte de la politique de l'Organisation tendant à renforcer la collaboration avec les partenaires clés, les Représentants de la FAO ont été invités à accroître leurs contacts avec les ambassadeurs des États Membres ainsi qu'avec les représentants des institutions de financement et avec les organisations de la société civile, telles que les commissions pertinentes des parlements nationaux, les chambres de commerce et de l'agriculture, les universités, le secteur privé et les ONG.
• Les administrateurs de programme recrutés sur le plan international, précédemment affectés aux bureaux de pays ont été remplacés par des fonctionnaires recrutés sur le plan national (FRN) ayant des qualifications analogues, voire supérieures, et auxquels sont appliqués les barèmes des traitements locaux. Grâce à leur connaissance des conditions nationales, les FRN renforcent l'impact et améliorent la teneur des programmes de la FAO.
• La structure des effectifs des services généraux de tous les Bureaux de pays a été revue et rationalisée, ce qui a permis de supprimer 81 postes.
• Le nombre de pays avec lesquels l'Organisation entretient des liens grâce à l'accréditation d'un Représentant de la FAO résidant dans un pays voisin est passé de 26 en 1994 à 30 en 1999.
• Un système de Correspondants nationaux a été créé pour les pays où l'Organisation ne peut pas affecter un Représentant qui résiderait dans le pays. Ces Correspondants nationaux sont de hauts fonctionnaires qui consacrent une partie de leur temps à s'acquitter de fonctions de liaison pour l'Organisation. Ils sont désignés conjointement par le Gouvernement membre et l'Organisation et disposent d'un budget limité couvrant certains coûts opérationnels. Ils reçoivent également un complément de salaire modeste. En octobre 1999, une vingtaine de Correspondants nationaux avaient été désignés sur les 35 prévus.
• Un fonds d'un montant restreint a été créé en septembre 1998 pour aider les Représentants de la FAO à obtenir des avis techniques limités, mais indispensables qui ne peuvent pas être financés autrement. Grâce à ce fonds, qui permet d'engager des consultants locaux pour de brèves périodes, les Représentants de la FAO ont été en mesure de mieux répondre aux besoins des gouvernements.

IMPACT GLOBAL DE LA DÉCENTRALISATION

En janvier 1994, sur un total de 4 093 postes, 2 859 étaient affectés au siège et 1 234 (30 pour cent) dans des bureaux décentralisés. Moins de cinq ans plus tard, le nombre total de postes prévus au budget de l'Organisation était réduit de 584 (soit une diminution de 14 pour cent).

Toutefois, ce chiffre global ne permet pas de bien saisir la restructuration radicale de l'Organisation, dans la mesure où 756 postes ont été supprimés au siège et 79 dans les Bureaux de pays, tandis que le nombre total de postes dans les autres bureaux décentralisés augmentait de 251. En particulier, le nombre d'administrateurs aux niveaux régional et sous-régional a pratiquement doublé. À la suite de ces changements, la proportion de postes décentralisés est passée de 30 à 40 pour cent: 31pour cent des postes du cadre organique et des catégories supérieures et 46 pour cent des postes d'agents des services généraux ont été décentralisés.