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Accroissement de l'efficience et de la transparence |
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En novembre 1993, la Conférence de la FAO a demandé au nouveau Directeur général de réexaminer les méthodes de travail de la Conférence. Le premier résultat de ce réexamen a été une modification de la durée de la Conférence. Traditionnellement, les sessions de la Conférence étaient assez longues, allant de 19 à 21 jours. Parmi les différentes mesures visant à améliorer l'efficacité de la session, le Directeur général a proposé que les sessions soient limitées à deux semaines au maximum et que l'ordre du jour ne contienne que les points qui appellent une décision de la Conférence et pas ceux qui relèvent du Conseil. En approuvant ces propositions en novembre 1994, le Conseil a souligné que cette première décision devait être considérée comme s'inscrivant dans un processus continu d'amélioration de l'efficience et de l'efficacité des organes directeurs. La session de 1995 de la Conférence n'a duré que 12 jours et celle de 1997, 11.
En 1995, le Conseil a décidé d'inscrire à titre permanent à l'ordre du jour des Réunions conjointes des Comités du programme et des finances un point concernant les économies et gains d'efficience en matière de gouvernance. Il a aussi décidé que l'étape suivante consisterait à passer en revue tous les organes statutaires et groupes d'experts de la FAO, dont le nombre avait considérablement augmenté au fil des ans.
En vue de dissoudre les organes statutaires n'ayant plus de raison d'être et de faire en sorte que les travaux de ceux qui seraient conservés soient plus orientés vers l'action et mieux cadrés dans le temps, un petit groupe de contact (qui a consulté les groupes régionaux de Représentants permanents), a examiné à fond les activités des organes concernés. À sa session de 1997, la Conférence a décidé:
En vertu de l'article XIV de l'Acte constitutif de l'Organisation, en 1997, la Conférence a également demandé aux membres des organes régionaux de faire en sorte, le cas échéant, que ces organes disposent de leurs propres ressources financières, soit par le biais de programmes de coopération ou de contributions volontaires ou en les dotant de budgets autonomes financés par des contributions obligatoires. Deux ans après l'adoption de cette résolution de la Conférence, une centaine de commissions, comités, groupes spéciaux et groupes de travail avaient été supprimés. D'autres suggestions visant à améliorer encore les méthodes de travail de la Conférence seront examinées par le Comité du programme à sa quatre-vingt-troisième session en novembre 2000.
Depuis qu'il a pris ses fonctions, le Directeur général a adopté la politique de recourir systématiquement à des experts extérieurs indépendants pour les examens, les évaluations et les conseils correspondants. Au début de son mandat, il a demandé à trois experts extérieurs de haut niveau de l'aider à identifier les mesures permettant de renforcer l'efficacité de l'Organisation. Des mesures de grande ampleur ont ainsi été recommandées pour remanier les orientations et les structures de l'Organisation et le Directeur général les a présentées à la cent sixième session du Conseil, en juin 1994, pour approbation.
Par la suite, des groupes d'experts de haut niveau ont été constitués pour donner des conseils indépendants sur les politiques et stratégies que la FAO pourrait adopter en vue de relever les défis auxquels elle est confrontée dans ses divers domaines d'activités. Ainsi, des experts et spécialistes extérieurs de renommée mondiale ont été invités à participer à des équipes de haut niveau, sur:
Ces groupes, selon le principe de l'examen par les pairs, ont analysé l'ensemble des politiques, programmes et procédures appliqués dans leurs secteurs respectifs et soumis des recommandations sur les moyens pour l'Organisation de participer de manière plus efficace au dialogue mondial sur ces questions. Si, au début, les groupes faisaient directement rapport au Directeur général, il a été décidé par la suite, pour renforcer la transparence et les interactions entre les États Membres, que les recommandations des groupes seraient portées à l'attention des organes directeurs concernés.
Une expertise extérieure a également été sollicitée dans d'autres domaines clés du travail de l'Organisation. Après la restructuration de tous les départements, le Directeur général a donné pour instructions d'examiner les activités du Département de l'administration et des finances (AF) pour veiller à ce que sa gestion et sa structure soient pleinement adaptées aux besoins actuels et futurs de la FAO et pour identifier les domaines où il est possible d'améliorer l'efficience et la qualité des services. La firme de consultants en gestion Coopers and Lybrand a été chargée de cet examen, et des consultants extérieurs (Montagne IT Service, Canada) ont été recrutés pour appuyer l'application du système de gestion financière Oracle. Les changements de structure recommandés pour le Département de l'administration et des finances ont désormais été introduits et l'installation du système Oracle est pratiquement terminée; ce système est en train d'être mis à la disposition des responsables du budget au niveau des départements et des divisions, dans toute l'Organisation. Parallèlement, on a demandé l'avis d'experts extérieurs avant d'entreprendre un examen de gestion visant à déterminer le niveau et la structure appropriés des effectifs de l'Organisation. La suite donnée à l'examen de la structure par classes devait représenter une entreprise à plus long terme, fondée sur les efforts passés et présents pour rationaliser la structure par classes des fonctionnaires du cadre organique et réduire le ratio postes des services généraux/postes du cadre organique.
La Conférence, le Conseil et le Comité du Programme ont souligné l'importance de l'évaluation en tant qu'instrument permettant d'évaluer les responsabilités et de tirer des leçons de l'expérience acquise. En conséquence, les consultations ont été élargies de façon à inclure une expertise extérieure pour une évaluation en profondeur de certains programmes et de certaines activités de l'Organisation. Des consultants ont été engagés pour l'examen thématique des approches participatives et l'évaluation thématique des projets PCT sur le contrôle de la qualité des denrées alimentaires. Les rapports établis à ce titre ont ensuite été soumis aux experts extérieurs pour examen et, dans le cas du Programme sur les systèmes de soutien à l'agriculture, des spécialistes extérieurs ont examiné le projet de rapport avec le personnel du Programme.
Il est un autre domaine où des avis extérieurs sont régulièrement demandés, à savoir la gestion des placements de l'Organisation. À sa vingt-quatrième session, en mai 1998, le Comité consultatif pour les placements a recommandé, notamment, de fusionner les anciens comités internes de la cote de crédit et des placements en un seul Comité, qui s'appellerait le Comité des placements. Les fonctions de ce nouveau Comité sont les suivantes: gérer les avoirs à court et à long termes; donner des conseils en matière de placements pour chaque combinaison d'actifs; formuler des stratégies pour chaque combinaison d'actifs - notamment, dosages entre gestion externe et interne, nombre et type de gestionnaires extérieurs et normes applicables à ces gestionnaires, ainsi que placements appropriés et composition en devises de ces placements; et avis sur la politique à suivre en matière de risque d'insolvabilité et sur les opérations de trésorerie, de couverture et d'emprunt spécifiques.
L'un des principaux projets entrepris pour améliorer et rationaliser les procédures de contrôle administratif et financier de l'Organisation a été le remplacement des systèmes administratif et comptable FINSYS/PERSYS liés à l'ordinateur central et taillés sur mesure, et désormais jugés inappropriés, par un nouveau système modulaire fondé sur le logiciel Oracle et d'autres progiciels.
Le nouveau système a été conçu dans le but de rationaliser les procédures administratives et de réduire le coût du contrôle administratif et financier. Le système repose sur une nouvelle philosophie de la comptabilité budgétaire, en vertu de laquelle les cadres qui sont chargés du budget sont pleinement responsables de la façon dont ils utilisent les fonds. Ce système améliore aussi la productivité et l'efficacité du traitement des opérations, ainsi que le flux d'informations financières. Il est appliqué en deux étapes: la première, concernant le flux financier, est devenue opérationnelle en mai 1999 à la suite de la révision initiale des manuels financiers, administratifs et opérationnels, en 1998 et 1999; la seconde phase, prévoyant le remplacement de PERSYS et le volet «États de paie» de FINSYS aurait lieu par la suite. On prévoit un examen approfondi des procédures , fonctions et tâches administratives lorsque le nouveau système aura été opérationnel pendant un certain temps.
Un aspect particulièrement important du processus de réforme est l'utilisation généralisée de la bureautique et des technologies modernes d'information dans toute l'Organisation. Ce processus a nécessité un investissement considérable en ressources financières et humaines, mais était indispensable pour mener à bien la décentralisation et pour améliorer la rapidité et la qualité du travail au siège.
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L'utilisation de technologies modernes de communication a renforcé l'efficacité de l'Organisation et élargi son audience |
De 1994 à 1999, plus de 3 000 nouveaux ordinateurs personnels ont été déployés au siège, de façon à créer des postes de travail dotés de technologies de pointe. Ces postes sont continuellement équipés des derniers logiciels disponibles et permettent aux fonctionnaires de travailler simultanément avec différentes applications qui vont du traitement de textes et du tableur au courrier électronique et aux nombreux services et renseignements disponibles au siège par le biais de l'Intranet FAO. L'installation de nouveaux postes de travail et de nouvelles applications s'est accompagné d'un vaste programme de formation en informatique destiné au personnel.
Le matériel et les moyens de communication des bureaux décentralisés ont également été modernisés de manière progressive, ce qui facilite considérablement l'échange d'informations par voie électronique. Les bureaux décentralisés utilisent des logiciels analogues à ceux en usage au siège et peuvent contacter les services et recevoir l'information du siège par Internet. D'où une augmentation radicale du volume et de la qualité des communications au sein de l'Organisation et une réduction des délais requis pour faire face à des problèmes critiques. En mai 1999, tous les Bureaux régionaux, sous-régionaux, de liaison et de Représentants de la FAO disposaient d'un service de courrier électronique et tous, sauf 13, avaient aussi pleinement accès à Internet, ce qui leur permettait d'utiliser le site Internet de la FAO et ses informations. Aujourd'hui, si un bureau n'a pas accès à Internet, c'est qu'il n'existe pas de fournisseur de service Internet local ou que les fournisseurs locaux offrent des services de mauvaise qualité.
Don d'ordinateurs usagésLa FAO est équipée d'ordinateurs de bureau dont la durée utile est évaluée à quatre ans. Un programme a été mis sur pied en 1998 pour faire don de ces machines, qui sont encore utilisables, bien que pas suffisamment performantes pour les logiciels standard actuellement utilisés par la FAO. Distribution des ordinateurs usagés de la FAO à la fin décembre 1998
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En 1995, seul un petit nombre de Représentations permanentes auprès de la FAO avait une adresse électronique à laquelle la FAO avait accès, ce qui limitait les possibilités d'envoyer rapidement et à un coût modique des informations à ces représentations. Alors que quelques pays s'orientaient déjà dans cette voie, il a été décidé d'aider les pays en développement à équiper leurs Représentations d'un ordinateur d'occasion, de façon à pouvoir accéder à l'Internet et au courrier électronique, grâce à un fournisseur de services Internet local. Le projet incluait également la formation de quelques fonctionnaires des Représentations permanentes et un soutien technique limité. Cela a permis aux Représentations permanentes d'accéder facilement à toute l'information disponible sur le site Web de la FAO et de recevoir ou de télécharger des documents électroniques, ce qui a permis des économies de temps et d'argent tant pour l'Organisation que pour les gouvernements. En outre, ces installations informatiques permettent aux Représentations permanentes d'accéder à d'autres services fournis par l'Internet et à toutes les ressources de la messagerie électronique.
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