VI. La gestion des activités économiques rurales
6.1.1. Que signifie gérer?
La question posée aux participants de la réunion engendrera beaucoup d'idées et de réponses que le formateur notera soigneusement. Il rassemblera ensuite ces réponses et les résumera à quelques mots près ainsi:
Résumé: Une entreprise, une activité économique a un patrimoine, constitué entre autres de son capital, ses stocks, ses bâtiments, etc... Pour sauvegarder son patrimoine, pour l'accroître surtout, les responsables d'une activité économique génératrice de revenus doivent souvent faire des choix pour utiliser les moyens de l'entreprise d'une manière coordonnée et au meilleur coût; par exemple pour les achats et les ventes des marchandises, pour les emprunts à la banque, pour la répartition des bénéfices... Il faut réfléchir pour préparer la prise de décision: c'est ce qu'on appelle la GESTION. Pour bien gérer, il faut des informations précises pour arrêter les choix; c'est pourquoi toutes les transactions ou opérations doivent étre enregistrées: date, nature, clients, fournisseurs... sur des documents de base: factures, reçus, livres achats, ventes, bons de livraison, chèques... On peut dire que gérer, c'est utiliser judicieusement les bonnes commandes (informations) pour bien "piloter" l'entreprise. |
6.1.2. La comptabilité - Rappels:
Définition:
Comme nous venons de le rappeler plus haut, toutes les opérations de l'entreprise doivent être enregistrées pour donner les éléments de prise de décision; c'est cet enregistrement, qui sert à tenir des comptes de façon ordonnée, qui s'appelle COMPTABILITÉ.
La comptabilité est un outil essentiel pour la gestion; c'est pourquoi sa tenue est rendue obligatoire si l'on veut bien mener son entreprise.
Le travail de comptabilité consiste principalement, à établir des comptes à partir des enregistrements des diverses opérations de l'entreprise. Chaque opération est d'abord enregistrée dans un journal, tenu au jour le jour comme son nom l'indique. A partir du journal, le comptable reporte les différents enregistrements sur les comptes (compte clients, compte fournisseurs, compte banque...). L'ensemble des comptes forme le qrand livre. Le journal est aussi appelé, souvent, cahier, et peut prendre la forme de fiche: le journal de caisse, la fiche de stock, etc...
6.1.3. Ou ' est-ce que le bilan?
Une activité génératrice de revenus est une opération qui a une vie: elle naît, évolue et meurt. Elle naît par la volonté de son (ses) promoteur (s) ou promotrice(s), généralement sur la base de la constitution d'un capital; elle évolue: effectue des achats, fait des dépenses, paie des salaires, acquiert des biens, produit des biens et/ou des services destinés à la vente... L'opération meurt quand elle cesse ces activités: alors les marchandises, les bâtiments, le mobilier et les équipements sont vendus, et on établit un résultat qui peut être positif ou négatif (bénéfice ou perte).
Le BILAN consiste à connaître la situation de l'entreprise à un moment donné. |
Pour faire le bilan, il faut connaître:
- ce que l'entreprise possède: c'est l'actif
- ce que l'entreprise doit: ce sont ses dettes.
Formule de bilan:
Actif - Passif = Résultat |
+ Profit |
- Perte |
L'actif est constitué
* par les biens immobiliers (immeubles)
* par les biens d'équipement, marchandises et espèces
* par les créances (argent à recevoir)
Le Passif est égal au capital initial de l'entreprise (considéré comme une dette vis à vis des détenteurs de ce capital), plus ses dettes (éventuellement contractées auprès des banques).
6.1.4. Ou ' est-ce qu'un compte d'exploitation?
C'est un tableau permettant de connaître la nature et le montant des recettes et des dépenses ainsi que la variation des stocks de l'entreprise au cours d'un exercice.
Le compte d'exploitation est dit prévisionnel, quand il est établi avant le démarrage de l'opération envisagée, afin de prévoir les différentes recettes et dépenses et leur balance, ou réel, à la fin du cycle de l'opération, sur la base des recettes et des dépenses réelles.
Les recettes proviennent essentiellement de la vente de marchandises achetées ou de produits transformés ou fabriqués (exemple: vente de pagnes dans une entreprise de teinture, ou de légumes dans une opération de culture maraîchère): on les appelle produits (encaissements).
Les dépenses concernent les différents achats (matière première, frais de personnel) et autres frais: on les appelle charges (décaissements).
Le résultat de l'exercice ou du compte d'exploitation prévisionnel peut être obtenu en faisant la différence entre les produits et les charges (voir tableau).
Tableau Compte d'exploitation prévisionnel
Charges |
Produits | ||||
Quantité |
Prix unitaire |
Montant |
Quantité |
Prix Unitaire |
Montant |
TOTAL |
TOTAL |
||||
Résultat
P (produits) > C (charges) = positif
P (produits) < C (charges) = négatif
Le nombre de documents de gestion essentiels que l'on doit tenir dépend de la nature de l'opération menée et aussi de sa complexité. Cependant des documents de base sont valables pour toutes les activités; il s'agit de:
- le livre (ou journal)
- la fiche (ou livre) de stock
- le carnet de reçus
- le journal des ventes
- le journal des achats
- les bons de livraison.
Ces documents sont tenus, selon la nature de l'entreprise et l'organisation des opérateurs, par le comptable ou le trésorier ou même par le secrétaire ou directement par l'individu quand il s'agit d'une entreprise personnelle. Leur tenue par écrit est indispensable quand on veut bien gérer son affaire, prendre les bonnes décisions au moment où il faut; par exemple le solde de la situation des stocks d'une marchandise permet de lancer à temps de nouvelles commandes, en tenant compte des délais de livraison, pour éviter une rupture de stocks de cette marchandise, qui serait préjudiciable au chiffre d'affaire.
De même, des encaissements ou des décaissements, effectués sans enregistrement sur carnets de reçus, seront de nature à compliquer le contrôle, quand il ne s'agira pas d'un acte délibéré de détournement de fonds.
Quand l'entreprise travaille avec une banque, ce qui est vivement conseillé dans toute la mesure du possible, elle doit tenir en plus: - un chéquier - un journal de banque.
6.2.1. Le journal de caisse (ou livre de caisse, ou brouillard de caisse):
Modèle
- Journal de caisse -
Date |
Référence |
Libellé |
Entrée |
Sortie |
Solde |
Total à reporter |
|||||
Explications et emploi:
Le journal de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d'entrée ou de sortie (débit et crédit) d'espèces et où le solde peut être tiré à tout moment.
Son remplissage correct en fait un excellent outil de gestion et de contrôle: avec les pièces justificatives, on contrôle l'exactitude des enregistrements et à tout moment on peut contrôler la concordance entre le solde du journal et le contenu de la caisse ou du coffre.
Le journal de caisse est généralement rempli en deux (2) exemplaires (souvent un simple manifold duplicata suffit).
Chaque enregistrement est fait sur la base de pièces justificatives (références) qui doivent être portées chronologiquement. Le libellé doit être clairement expliqué.
6.2.2. La fiche de stock:
Modèle
Nature du produit: - Fiche de stock - Unité de mesure:
Date |
Référence |
Libellé |
Entrée |
Sortie |
Stock |
Total à reporter |
|||||
Explications et emploi:
La fiche de stock est un document comptable dans lequel le détail de tout mouvement d'entrée et de sortie de stocks pour un produit ou matériel donné apparaît, et d'où l'on peut à tout moment tirer un solde. L'ensemble des fiches peut être relié en un livre de stocks.
Comme le journal de caisse, la fiche de stock est un document de gestion dont la bonne tenue est nécessaire car elle donne à tout moment la situation des produits stockés et permet de contrôler la concordance entre le solde des fiches de stocks et le stock physique réel des produits emmagasinés,
Les enregistrements sur la fiche de stock s'effectuent sur la base de pièces justificatives. Le libellé donne une explication claire du mouvement; la référence doit mentionner les références de la pièce justificative du mouvement (bon de livraison n°, bon de réception n°).
Les enregistrements se font de manière chronologique.
Les fiches de stock permettent la tenue d'un inventaire permanent. L'inventaire dégage les éventuels manquants ou excédents qui doivent être justifiés par celui qui gère les stocks.
Quand la fiche de stock est bien tenue, le solde théorique de la fiche correspond au stock physique réel pour chaque produit.
6.2.3. Le bon (ou bordereau) de livraison/ou de réception:
Modèle
N° - Bon de livraison/réception -
Date |
Désignation |
Quantité |
Prix unitaire |
Prix total |
Le magasinier/livreur Nom - Signature |
L'acquéreur Nom - Signature |
Explications. utilisation:
Le bon de livraison ou de réception, ou encore appelé bordereau, est une pièce justificative qui accompagne les produits ou matériels que le magasinier reçoit du fournisseur (bon de réception) ou livre à des clients (bon de livraison).
Ce sont les numéros de ces bons qui sont portés en référence sur la fiche de stock selon le mouvement opéré (entrée ou sortie de stocks).
Les feuillets de bons de livraison et de réception sont reliés à un carnet prénuméroté. Le bon de livraison ou de réception est rempli en 2 ou 3 exemplaires selon le besoin.
6.2.4. Le reçu d'espèces: Modèle:
REÇU N°___________
Montant____________
Reçu de ____________
la somme de_________
A titre de ____________
Fait à ________ le ____________
Nom ________ Signature_______
Explication, utilisation:
Le reçu d'espèces est un document à souche sur lequel sont enregistrés les détails concernant une entrée de fonds.
Il donne une explication complète de l'opération monétaire et sert de pièce justificative pour le journal de caisse (voir chapitre 7.1).
Il est généralement rempli en 3 exemplaires: un exemplaire est remis à celui qui verse les espèces, un deuxième justifie le journal de caisse et le troisième reste en souche pour contrôle.
Les feuillets de reçus d'espèces sont rassemblés en un carnet prénuméroté avec au moins un exemplaire détachable remis à la partie versante
6.2.5. Le cahier ou livre d'achats: Modèle:
- Cahier d'achat -
Date |
Nature des marchandises |
Fournisseur |
Quantité |
Prix unitaire |
Montant total |
Explication - utilisation:
Le livre d'achat est un document qui permet l'enregistrement des opérations quotidiennes d'achats de marchandises en spécifiant la quantité et la valeur. Sa tenue donne la possibilité de connaître, pour chaque produit, les quantités totales achetées et les sommes d'argent dépensées pour ces achats.
6.2.6. Le cahier de vente: Modèle:
- Cahier de ventes -
Date |
Nature |
Client |
Quantité |
Prix unitaire |
Montant total | |||
Comptant |
Crédit |
Comptant |
Crédit |
Comtant |
Crédit | |||
Explication - utilisation:
Le livre de vente est un document comptable où l'on enregistre les opérations quotidiennes de ventes, tant en quantité qu'en valeur, au comptant et à crédit.
Il permet de connaître, pour chaque produit, les quantités totales vendues au comptant ou à crédit, les sommes perçues pour les ventes au comptant et les sommes attendues pour les ventes à crédit.
