GRAND PROGRAMME 1.2: POLITIQUE, DIRECTION ET PLANIFICATION

Résultats du programme

Réalisations

59. Ce Grand Programme 1.2 concerne les activités de plusieurs bureaux au sein de la Direction générale (ODG) notamment: le Bureau rapproché du Directeur général, le Bureau du Programme, du budget et de l'évaluation (PBE), le Bureau de l'Inspecteur général (AUD), le Bureau juridique (LEG), par les services juridiques rendus à l'Organisation et le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (OCD) qui s'occupe de la coordination globale entre le Siège et les bureaux de terrain de la FAO. La forte charge de travail de ces bureaux a été liée aux grands événements qui se sont produits pendant l'exercice 1996-97, tels que le Sommet mondial de l'alimentation (qui a concerné plus particulièrement le Bureau rapproché du Directeur général) et les orientations à fournir pour l'immense travail de décentralisation des responsabilités vers les bureaux régionaux et sous-régionaux.

Programme 1.2.2 - Planification, budget et évaluation du Programme

60. Ce programme qui est exécuté par le PBE a continué d'aider à la formulation de programmes et de garantir un contrôle budgétaire pour les ressources ordinaires et extrabudgétaires. Les documents fondamentaux préparés à l'intention des organes directeurs étaient aussi les principaux documents de la Conférence: Programme de travail et budget, Plan à moyen terme et Rapport d'évaluation du Programme. Le Bureau a joué le rôle qui lui incombait dans la formulation du Programme de travail et budget proposé pour 1996-97, ce qui a conduit à la révision du document soumis au Comité du Programme et au Comité financier, y compris un vaste réexamen des arrangements de publications de la FAO. Le système automatisé de planification des programmes (PLANSYS)a continué de répondre aux besoins de planification de l'Organisation, alors que l'on a étudié des possibilités de remplacement éventuel liées au projet Oracle. On a formulé des propositions visant à améliorer le processus d'élaboration du programme et du budget et une nouvelle approche de programmation a été mise à l'essai en coopération avec quelques unités techniques.

61. On a continué de réaliser des examens et des évaluations du Programme à la fois pour le Programme ordinaire et pour le Programme de terrain, dont plusieurs ont été présentés dans le Rapport d'évaluation du Programme 1996-97 (C 97/4). Les activités ont englobé entre autres: plusieurs évaluations conjointes des projets de terrain avec le Fonds international pour le développement agricole (FIDA), le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) et l'Agence internationale de l'énergie atomique (AIEA) ainsi que la fourniture d'un appui technique aux pays en développement pour les aider à créer des systèmes de contrôle et d'évaluation. On a mis au point du matériel pédagogique pour la conception de programmes et de projets et l'on a communiqué aux fonctionnaires de la FAO et au personnel dans les pays en développement les résultats des évaluations. D'autres mesures conçues pour améliorer la rétroinformation sur les évaluations ont consisté à améliorer le système d'évaluation des données et à préparer des synthèses d'évaluation pour les périodes 1995-96 (global) et 1993-95 (projets FAO/Pays-Bas). On a également apporté un soutien à la mise au point de nouvelles approches de programmation. Une quantification de plusieurs domaines des travaux d'évaluation est présentée sur le Tableau 1.2-1.

Tableau 1.2-1: Travaux d'évaluation (selon certains indicateurs)

Programme 1.2.3 - Vérification des comptes

62. Les priorités de ce programme sont: évaluation du contrôle interne et des procédures de préservation des actifs, aide aux Bureaux régionaux et sous-régionaux pour qu'ils atteignent leurs objectifs, évaluer la mesure dans laquelle les bureaux de pays offrent un appui efficace et effectif aux programmes de l'Organisation, vérifier les comptes des projets de terrain pour garantir qu'ils sont bien gérés et exécutés, aide à la direction pour qu'elle améliore encore l'efficacité de l'Organisation et favorise un contrôle effectif à un coût raisonnable et services consultatifs à d'autres unités pour leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités de la façon la plus efficace. Les crédits budgétaires couvrent également les honoraires du vérificateur extérieur, rôle assumé par les vérificateurs de la Cour des Comptes, organe du secteur public français, depuis 1994.

63. A la suite de l'opération spéciale de vérification des comptes de 1994 (lorsque des vérifications intérieures ont été effectuées dans cinq bureaux régionaux et environ 75 bureaux de terrain dans le monde entier), il a été décidé de régionaliser la fonction de vérification et de demander à des société locales de vérification des comptes de contrôler périodiquement (sur une base mensuelle, trimestrielle ou autre, selon les besoins) les comptes d'avances de caisse, les pratiques d'établissement de rapports, les états de concordances bancaires et autres états des actifs. Ces mesures ont été finalisées en 1996. Il y a maintenant des vérificateurs intérieurs régionaux dans les quatre bureaux régionaux situés en dehors du Siège et des arrangements ont été conclus avec des sociétés locales de vérification des comptes. Les rapports de ces sociétés aident les bureaux de pays de la FAO et la Division des finances à tenir à jour un système perfectionné de contrôle interne; ils sont contrôlés par un vérificateur intérieur, ce qui permet de se concentrer sur les domaines nécessitant davantage d'attention. De plus, on envoie des notes d'information détaillées aux représentants régionaux, sous-régionaux et de pays de la FAO récemment nommés, avant qu'ils ne prennent leurs nouvelles fonctions.

64. Deux événements importants concernant la fonction de vérification des comptes et de supervision interne, et les pratiques d'établissement des rapports se sont produits en 1997. Le premier a été le changement de nom du Bureau de la vérification interne des comptes, de l'inspection et du contrôle de la gestion qui est devenu en octobre 1997 le Bureau de l'Inspecteur général. Un Bulletin du Directeur général (DGB) N^o 97/21 a reconnu que la fonction de supervision interne avait été renforcée au cours de ces dernières années à la FAO. Cette mesure a été prise parallèlement à d'autres mesures visant à renforcer les fonctions de supervision dans l'ensemble du système de l'ONU. A la FAO, le mandat de supervision a été défini en tant que fonction indépendante fournissant l'assurance au Directeur général et par son intermédiaire, aux organes directeurs que l'Organisation produit des résultats dans le respect des considérations d'économies, d'efficience et d'efficacité. Ainsi, la portée de la supervision n'englobe pas seulement le rôle d'inspection et de contrôle de la gestion dans le cadre du principe d'une vérification globale (s'appuyant sur des critères financiers et de rentabilité) mais il inclut les enquêtes spéciales et autres missions spécifiques confiées à la direction le cas échéant. Le second événement a été la décision de fournir aux membres du Comité financier le rapport d'activité annuel du Bureau. C'est ainsi que le rapport annuel pour 1996 a été mis à la disposition du Comité financier en mai 1997 en même temps qu'une Note d'information sur le système de vérification de la FAO.

Tableau 1.2-2: Supervision interne et rapports sur la vérification des comptes, observations et services, 1996-97

65. Comme le montre le Tableau 1.2-2, des vérifications des comptes globales, des études et des investigations ont été effectuées pour un large éventail d'activités, y compris les publications et l'entreposage, les arrangements de voyage, les opérations d'urgence, les portefeuilles d'investissement, les contrats d'achat, certains aspects de la paie et dispositions médicales concernant le personnel, l'utilisation de consultants, le Programme des monnaies et médailles et les problèmes informatiques liés au passage à l'an 2000. En outre, un nombre plus grand de vérifications à plus petite échelle ont été conduites conformément au programme de travail approuvé par le Directeur général, notamment sur plusieurs aspects des bureaux de pays régionaux et sous-régionaux et des projets de terrain.

Programme 1.2.4 - Services juridiques

66. Ce Programme fournit, par l'intermédiaire du Bureau juridique, les services juridiques nécessaires à la gestion interne de l'Organisation. Il a continué d'assurer que les activités de la FAO étaient exécutées sur une base juridique et constitutionnelle rationnelle, conformément aux textes de base de la FAO et à son statut d'Organisation intergouvernementale du système des Nations Unies. Des conseils juridiques ont été fournis au Directeur général ainsi qu'à d'autres services de l'Organisation et à ses organes directeurs, de même qu'au Programme alimentaire mondial (PAM). On a continué de mettre au point des services de documentation à l'appui des travaux juridiques de l'Organisation. Le Programme s'est également occupé d'affaires juridiques internationales, notamment relations avec les gouvernements hôtes, accords mondiaux et régionaux impliquant l'Organisation ainsi qu'aspects juridiques des questions de personnel.

67. Il s'est particulièrement intéressé aux amendements à la Convention internationale pour la protection des végétaux (CIPV) approuvés par la FAO à sa Conférence de novembre 1997, aux nouvelles négociations concernant l'Engagement international sur les ressources phytogénétiques, et à un nouvel élargissement du réseau international de banques de semences. Le Bureau juridique a également participé activement à la négociation de la procédure de consentement préalable en connaissance de cause pour l'importation des pesticides. Une quantification des services juridiques dans plusieurs domaines est présentée dans le tableau 1.2-3.

Tableau 1.2-3: Conseiller juridique et affaires juridiques générales (quelques indicateurs)

Fonctions administratives 

Programme 1.2.5 - Coordination du Programme et des opérations

68. L'OCD est responsable de ce programme, qui assure la coordination des activités normatives et opérationnelles entre les unités du Siège et les bureaux décentralisés. D'autres activités de l'OCD sont mentionnées dans le Grand Programme 3.4 et le Programme 3.5.3.

69. Pendant l'exercice biennal, on s'est surtout intéressé à la coordination et au soutien du processus de décentralisation, en particulier pour transférer les opérations de projet et les services de soutien administratif dans les bureaux régionaux. On a établi une étroite collaboration avec toutes les unités compétentes pour créer les nouvelles sous-divisions régionales des opérations et les unités administratives de soutien (MSU) et redéployer fonctions, postes et personnel. Les nouvelles relations et méthodes de communication entre le Siège et ses bureaux ont été précisées dans une circulaire spéciale sur les responsabilités et les rapports: Sièges et bureaux décentralisés. Le bulletin de l'OCD qui paraît chaque trimestre a contribué à garantir un flux d'informations approprié entre le Siège et les bureaux décentralisés.

70. Afin de garantir un appui total en matière de gestion aux bureaux de pays de la FAO et des services indispensables aux bureaux régionaux, sous-régionaux et de liaison ainsi qu'aux unités ODG, une unité administrative de soutien a été créée au sein de l'OCD. Ses services répondent aux besoins de plus de 1 600 membres du personnel.