استعراض متابعة لإعادة تنظيم قسم الشؤون المالية وتزويده بالموظفين

أهداف المراجعة ونطاقها وطريقتها

240. كما أشير في في المقدمة، أجري استعراض متابعة لإعادة تنظيم قسم الشؤون المالية وتزويده بالموظفين وذلك خلال الفترة المالية 2000 - 2001 لتحديد التغييرات التي أجريت إن وجدت منذ تقريري السابق [الفقرات من 197 إلى 209]. وعلاوة على ذلك، وكما أعلن خلال الدورة المشتركة للجنتي البرنامج والمالية في سبتمبر/أيلول 2000، ستجري المنظمة استعراضا لهيكل التوظيف في قسم الشؤون المالية. وفي وقت إعداد هذا التقرير، لم يكن المكتب الاستشاري الذي تم التعاقد معه لتقديم المشورة المتخصصة، قد انتهى من وضع تقريره بعد. ومع ذلك فقد استطاعت هيئة مكتبي أن تستعرض المسودات الأولية والمعدلة.

تنظيم قسم الشؤون المالية

241. نتيجة للتغييرات التنظيمية التي أجريت في يناير/كانون الثاني ويوليو/تموز 1999، كان قسم الشؤون المالية يتكون من الوحدات التالية في أوائل الفترة المالية 2000 - 2001:
     • إدارة المحاسبة المركزية التي تضم مجموعة حساب الأستاذ العام والتحليل المالي وإعداد التقارير ومجموعة المحاسبة الميدانية ومجموعة محاسبة المشروعات؛
     • إدارة المتحصلات والمدفوعات والخزانة وتضم مجموعة حسابات المتحصلات ومجموعة حسابات المدفوعات ومجموعة كشوف المرتبات ومجموعة السفريات ومجموعة عمليات الخزانة.
     • فرع الضوابط المسؤول عن مراقبة الحسابات ومراقبة النظم وتأكيد الصرف وأدلة الرقابة والمحاسبة.
242. ولم تجر أي تغييرات كبيرة على التنظيم خلال الفترة المالية 2000 - 2001. غير أنه أجريت مجموعة كبيرة من التغييرات المؤقتة في مسؤوليات الادارة على مستويات رؤساء الإدارات أو الوحدات أو المجموعات. ووفقا لما ذكرته المنظمة، فإن هذه التغييرات كانت ضرورية للاستفادة من مستوى المهارات المختلفة ولتناول حل المشكلات بصورة أفضل. وكما أشير بالفعل في تقريرنا السابق، أسفر ذلك على وجه الخصوص في فرع الضوابط التي تم تحويل موظفيه إلى وحدات أخرى ذات مهام رئيسية (الاشراف المؤقت على مجموعة حسابات المتحصلات مثلا).

التوظيف في قسم الشؤون المالية

هيكل التوظيف المعتمد

243. - بلغ هيكل التوظيف المعتمد، في الفترة المالية 1998 - 1999 عدد 97 وظيفة بالاضافة إلى 7 وظائف مؤقتة، كانت قد أنشئت قبل ذلك بخمس سنوات، في أعقاب نقل أعمال محاسبة السلف المستديمة والموظفين من مصلحة التعاون التقني. وخفض هيكل الوظائف المعتمد في القسم خلال الفترة المالية 2000 - 2001 إلى 87 وظيفة حيث تم إلغاء عشر وظائف نتيجة لفقد الايرادات من برنامج الأغذية العالمي (6 لايرادات الخزانة و4 نتيجة للخسارة المتوقعة في إيرادات كشوف المرتبات). وعلاوة على ذلك، لم تدرج في الميزانية وظائف مصلحة التعاون التقني السابقة السبع التي كانت تغطى في الماضي بمخصصات سنوية. وقد علقت في تقريري السابق على خفض هيكل الوظائف. وإنني أرى أن إضفاء الطابع المركزي في قسم الشؤون المالية على الكثير من المهام التي كانت تؤدى في السابق بواسطة وحدات دعم الادارة في المصالح بالاضافة إلى ضرورة اشتراك القسم في عمليات مراقبة النظم وضمانها وتحليلها كان ينبغي أن يؤدي عادة إلى زيادة هيكل الوظائف بدلا من خفضها وذلك على الأقل قبيل التنفيذ الفعلى لنظام أوراكل وفي مراحله الأولية.
244. غير أنه ينبغي ملاحظة أنه في وقت الموافقة على برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2000 - 2001، أحيط المؤتمر علما بأنه يجري "التفكير في إجراء المزيد من عمليات إعادة التنظيم [...]. وكانت هذه العمليات تشمل على وجه الخصوص تعزيز قسم الشؤون المالية وسيجري إبلاغ لجنة المالية على النحو الواجب بذلك(13). وفي سبتمبر/أيلول 2000، قدم قرار المدير العام بشأن هذا الموضوع إلى الاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية للموافقة(14). وقد ذكر ما يلي: "إن هناك عددا من العوامل المجتمعة جعلت من الضروري مراجعة هيكل قسم الشؤون المالية وتعزيزه في الوقت الحاضر. وتشمل هذه العوامل ما يلي:
     • الطلب على المهارات المتقدمة تقنيا بصورة محددة لتحقيق أفضل استفادة من مرافق نظام أوراكل؛
     • تدفقات العمل المعدلة الناشئة عن إعادة هيكلة وحدات دعم الإدارة في المصالح المختلفة وإنشاء إدارة دعم إدارة مركزية؛
     • زيادة أعباء العمل في قسم الشؤون المالية نتيجة للطلب على الرقابة الداخلية المعززة (مثل الرقابة على الصرف واستعراضات المراجعة المحلية، وغير ذلك).
     • الخفض الكبير في ميزانية قسم الشؤون المالية خلال الفترة الأخيرة الحافلة بقيود الميزانية الشديدة (انخفاض بنسبة 27 في المائة منذ 1992 - 1993)".·
     وبعد أن أخذت جميع هذه العناصر في الاعتبار، قرر المدير العام إلغاء وظيفة خدمات عامة أخرى، وإنشاء 11 وظيفة فنية إضافية على أساس مؤقت لفترة تصل إلى ثلاث سنوات. غير أنه سيجري استعراض لاحتياجات التوظيف في قسم الشؤون المالية "في وقت يسمح بإدراج النتائج في برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2002 - 2003 ".
245. وكما يتضح من التفاصيل الواردة في الفقرات التالية، تم اختيار مكتب استشاري لاستعراض هيكل الوظائف إلا أنه لم يبدأ عمله إلا في عام 2002. وبالنسبة للفترة المالية 2002 - 2003، يصل هيكل الوظائف المعتمد إلى 96 وظيفة على النحو المفصل في الجدول 15 التالي، وهو ما يقل بوظيفة واحدة عما اقترح في الأصل.




الجدول 15 - مقارنة بين هيكل الوظائف في قسم الشؤون المالية والميزانية خلال ثلاث فترات مالية
	1998-1999	2000-2001	2002-2003
وظائف المديرين	3	3	3
الوظائف الفنية	24	23	34
وظائف الخدمات العامة	70	61	59
وظائف مؤقتة	7	-	-
مجموع هيكل الوظائف المعتمد	104	87	96
مقارنة مع الفترة المالية السابقة		-17	+ 9





التوظيف الفعلي

246. لقد علقت في تقريري السابق على عدم كفاية التوظيف الحالي في قسم الشؤون المالية. وفي وقت إعداد هذا التقرير، كانت مازالت هناك 15 وظيفة شاغرة (10 وظائف فنية و5 وظائف خدمات عامة، على التوالي، مع وقف ثلاث وظائف من الفئة الأخيرة لاستخدام التمويل في تغطية تكاليف الخبراء الاستشاريين). وللتخفيف من جزء من الأعباء، زاد القسم من الاعتماد على الخبراء الاستشاريين اعتبارا من عام 1999 فصاعدا. غير أن ذلك لم يكن كافيا للوصول بمستوى موارد القسم إلى مستوى احتياجاته. وكما يرد في الجدول 16 التالي، مازال نفس الوضع مستمرا حتى وقت إعداد هذا التقرير. فمن بين 96 وظيفة منشأة، لم تكن قد شغلت سوى 79 وظيفة في مايو/أيار 2002، مع وجود تسع وظائف وثماني وظائف شاغرة في فئة المديرين/الفئة الفنية وفئة الخدمات العامة، على التوالي. غير أنه كان هناك 18 خبيرا استشاريا و21 موظفا مؤقتا. وإجمالا كان هناك 118 شخصا يعملون في قسم الشؤون المالية.




الجدول 16 - مقارنة بين هيكل الوظائف المدرج في الميزانية وذلك الفعلي
	وظائف المديرين والفئة الفنية		وظائف الخدمات العامة		جميع الوظائف		الخبراء الاستشاريون	الموظفون المؤقتون	المجموع الكلي
	الميزانية	الفعلي	الميزانية	الفعلي	الميزانية	الفعلي
الأستاد العام/السجلات	8	5	9	5	17	10	1	1	12
مجموعة المحاسبة الميدانية	5	2	6	9	11	11	5	2	18
مجموعة محاسبة المشروعات	5	6	7	5	12	11	3	5	19
المجموع الفرعي لإدارة المحاسبة المركزية	18	13	22	19	40	32	9	8	49
مجموعة حسابات المتحصلات	3	2	11	8	14	10	3	1	14
مجموعة حسابات الدفع	2	1	6	7	8	8	1	6	15
كشوف المرتبات	2	1	3	3	5	4	صفر	صفر	4
السفريات	2	1	10	9	12	10	1	5	16
الخزانة	1	1	1	1	2	2	1	صفر	3
المجموع الفرعي لإدارة المتحصلات والمدفوعات والخزانة	10	6	31	28	41	34	6	12	52
فرع الضوابط	7	8	4	2	11	10	3	1	14
مكتب المدير	2	1	2	2	4	3	صفر	صفر	3
مجموع قسم الشؤون المالية	37	28	59	56	96	79	18	21	118




247. غير أنه تجدر الملاحظة بأنه قد تم أخيرا شغل وظيفتين مهمتين. فكما أشير سلفا فقد تم تعيين كبير موظفي الشؤون المالية (ف-5) في 1 يوليو/تموز 2002 رئيسا لوحدة الخزانة. وفي نفس اليوم، تم تعيين آخر لشغل المنصب الرئيسي الخاص برئيس القسم (مد-2) والذي كان يشغله منذ مارس/آذار 1997 خبيرا استشاريا على أساس "مؤقت". وكما أشير بالفعل في تقاريري السابقة، لا أتفق مع هذه الممارسة الخاصة بعمل الخبراء الاستشاريين بديلا عن الموظفين الدائمين وأداء واجبات أساسية للمنظمة على أساس مستمر.

استعراض هيكل الوظائف

248. كما أشير سلفا، تم التعاقد مع مكتب استشاري لإجراء استعراض لهيكل الوظائف في قسم الشؤون المالية وتقديم مشورته بشأن المستويات الملائمة. وقد تمت عملية الاختيار بالصورة الواجبة من خلال عملية تنافسية. وإجمالا، بلغت قيمة العقد الذي تم توقيعه في 27 ديسمبر/كانون الأول 2001 (المنظمة) وفي 7 يناير/ كانون الثاني 2002 (المكتب الاستشاري) مبلغ 000 300 دولار (شاملا تعديلا بسيطا بمبلغ 600 2 دولار) وشمل استعراض هيكل الوظائف في كل من قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات وقسم الشؤون المالية.
249. درس المكتب الاستشاري بالتفصيل متطلبات الوظائف في قسم الشؤون المالية. ولقد لاحظت أن التعليقات التي أبديت على الوحدات/المجموعات النوعية كانت تتماثل إلى حد كبير مع تلك التي أبديتها. فعلى سبيل المثال، لوحظ ما يلي:
     • فيما يتعلق بفرع الضوابط، أشار المكتب إلى أنه على الرغم من أن إنشائها وتعزيزها كان يمثل إشارة قوية على التزام المنظمة بمناخ من الرقابة القوية، "فإن الواقع خلال السنوات القليلة الماضية هو أن الموظفين قد استخدموا في هذا الفرع على نطاق واسع في مهام أخرى لمعالجة المشكلات الناشئة بعد تنفيذ نظام أوراكل. وقد حولت واجبات هذا الفرع القوية اهتمامها بعيدا عن تعزيز مناخ الرقابة".
     • وبالنسبة لمجموعة الحسابات الميدانية، أشار المكتب إلى العديد من المشكلات الناشئة عن نظام المحاسبة الميدانية [الفقرات 154 إلى 190] من تقريري السابق. "وتظل المشكلات الرئيسية من هذه الفترة تتمثل في مشكلات تسوية الحسابات الباقية والتي يتعين حلها ونوعية البيانات التي يتعين الحصول عليها من الميدان عن طريق نظام المحاسبة الميدانية". وكما فعلت من قبل، لاحظ المكتب رغم ذلك أنه قد لوحظ تحقيق تقدم في تسوية البنود المتراكمة من الحسابات التي لم يتم تسويتها.
     • كما شدد المكتب على أهمية تزويد الجهات المانحة بمعلومات دقيقة وحسنة التوقيت بشأن المشروعات. وكما أشير في الفقرة 209 من تقريري السابق، علق المكتب بأن المنظمة لم تكن في وضع يسمح لها بتحقيق المستوى المنشود من الخدمات في هذا المجال.
     • وفيما يتعلق بحسابات المتحصلات، لاحظ المكتب بأنه يبدو أن العملية الكاملة الموزعة بين المشرفين على الميزانيات، ومجموعة محاسبة المشروعات ومجموعة الأستاذ العام ومجموعة حسابات المتحصلات لم تكن تعمل بطريقة سلسة وأن تأثير ذلك كان واضحا في الغالب في مجالات المتحصلات الخاصة بحسابات الأمانة مع وجود كمية كبيرة من الايصالات المستحقة التي لم تكن تقابلها فواتير.
     • وفيما يتعلق بمجموعة حسابات الدفع، علق المكتب على عمليات التحقق المضيعة للوقت بشأن المدفوعات الميدانية (ستة موظفين في عمليات المراجعة والتحقق وحدها). كما لاحظ المكتب مشكلات ناشئة عن عدم كفاية المستندات المؤيدة وعدم دقة أو كفاية البيانات الخاصة بالموردين مما تسبب في رفض التحويلات المصرفية وتأخير المدفوعات.
     • أما فيما يتعلق بمجموعة السفريات، فقد أشار المكتب إلى مشكلات التوظيف المتكررة [الفقرة 207 من تقريري السابق] وعدم كفاية العملية والنظام. وعلى الرغم من أن نظام السفريات مفتوح للمشرفين على الميزانيات في المقر الرئيسي، فإنه يفتقد القدرة على متابعة العمليات من بدايتها إلى نهايتها.
250. وكما يرد من تفاصيل في الجدول 17 التالي، كان من رأي المكتب الاستشاري أن أعداد الوظائف المثلى في قسم الشؤون المالية، في إطار اختصاصاتها الحالية، يبلغ 107 أشخاص. ويتعلق أكبر خفض في الوظائف في مجموعة محاسبة المشروعات. غير أن ذلك يمكن أن يتحقق إذا ما نجحت المنظمة في اقناع الجهات المانحة بقبول قواعد مبسطة لاجراء التعديلات على ميزانيات المشروعات. وثمة تحسين ثان ضروري يتعلق بنموذج الاشراف على الميزانيات والذي يحتفظ ببيانات تتعلق بميزانيات المشروعات. فإذا ما نفذ التعزيز المتوخى حاليا بنجاح، فإن معالجة الميزانيات والتعديلات التالية يمكن أن تتم دون حاجة إلى تدخل مجموعة محاسبة المشروعات. وإجمالا، يمكن أن تؤدي هذه التغييرات إلى بعض الخفض في وظائف مجموعة محاسبة المشروعات.




الجدول 16 - مقارنة بين هيكل الوظائف المدرج في الميزانية وذلك الفعلي
	الوظائف الفعلية					الوظائف الموصى بها					الفرق
	مدير / فئة فنية	خدمات عامة	خبراء استشاريون	مؤقت	المجموع	مدير/فئة فنية	خدمات عامة	خبراء استشاريون	مؤقت	المجموع
الأستاد العام/السجلات	5	5	1	1	12	5	5	1	1	12	صفر
مجموعة المحاسبة الميدانية	2	9	5	2	18	4	8	4	1	17	-1
مجموعة محاسبة المشروعات	6	5	3	5	19	6	5	1	صفر	12	-7
المجموع الفرعي لإدارة المحاسبة المركزية	13	19	9	8	49	15	18	6	2	41	-8
مجموعة حسابات المتحصلات	2	8	3	1	14	2	8	1	صفر	11	-3
مجموعة حسابات الدفع	1	7	1	6	15	2	8	1	2	13	-2
كشوف المرتبات	1	3	صفر	صفر	4	2	3	صفر	صفر	5	1
السفريات	1	9	1	5	16	1	9	1	5	16	صفر
الخزانة	1	1	1	صفر	3	2	5	1	صفر	8	5
المجموع الفرعي لإدارة المتحصلات والمدفوعات والخزانة	6	28	6	12	52	9	33	4	7	53	1
فرع الضوابط	8	2	3	1	14	8	1	1	1	11	-3
مكتب المدير	1	2	صفر	صفر	3	1	1	صفر	صفر	2	-1
مجموع قسم الشؤون المالية	28	51	18	21	118	33	53	11	10	107	-11




251. وقد اقترح في مناسبات كثيرة إجراء عمليات نقل لبعض الوظائف. فعلى سبيل المثال، أوصى المكتب الاستشاري بأن تجرى عمليات التسويات المصرفية، التي يجريها جزئيا فرع الضوابط في الوقت الحاضر بواسطة وحدة الخزانة المعززة (مع خفض/زيادة مقابلة في ثلاث وظائف في كل وحدة). كذلك أوصى المكتب بأن تنقل إلى وحدة الخزانة مهام الخدمات المصرفية الميدانية التي تتم في الوقت الحاضر بواسطة مجموعة المحاسبة الميدانية (يتعلق الأمر بوظيفة واحدة). ولمعالجة المسائل المتبقية (تحسين ضوابط المحاسبة الميدانية ونظمها)، ينبغي تزويد مجموعة المحاسبة الميدانية بعدد أكبر من الموظفين الفنيين.
252. كما أوضح المكتب الاستشاري أنه إذا كان الهدف هو خفض مستويات التوظيف، فإن على المنظمة أن تعيد النظر في الاختصاصات الحالية لقسم الشؤون المالية. فمجالات إعادة التخصيص وإعادة التنظيم المقترح تتعلق، على وجه الخصوص، بالوظائف ذات الصلة بالسفريات (يقترح نقلها إلى قسم الموارد البشرية)، وإعداد التقارير للجهات المانحة (يقترح نقلها إلى مصلحة التعاون التقني) والدعم الميداني (يقترح نقلها إلى إدارة دعم الإدارة). غير أن سلامة هذه الاقتراحات وتكاليفها - مزاياها الكمية والنوعية وانعكاساتها على المراقبة الداخلية تحتاج إلى مزيد من التحقق من خلال تقصى الحقائق وتحليلها.
253. وفيما يتعلق بالعديد من جوانب إدارة الموارد البشرية، أثار المكتب الاستشاري نفس القضايا التي أثرتها في السابق [الفقرات 104 إلى 134 من تقريري السابق]، وهي التأخير الذي يواجه في عملية تعيين الموظفين، الاستخدام واسع النطاق للخبراء الاستشاريين ونقص نظم تقييم الأداء. وفي هذا الصدد، أشير إلى ما يلي:
     • "إن الوقت المتوسط للتعيين والبالغ سنة واحدة يتسبب في جمود قدرة المنظمة والمديرين في قسم الشؤون المالية على شغل الوظائف والاستجابة للزيادة في أعباء العمل. ويسهم ذلك في وضع يتم فيه تعيين قدر كبير من الموارد البشرية من غير الموظفين لمعالجة أعباء عمل زادت بدرجة كبيرة خلال السنوات القليلة الماضية (في الوقت الحاضر نحو ثلث موظفي قسم الشؤون المالية هم من الموارد البشرية من غير الموظفين).
     • إن عقود الخدمات الاستشارية تستمر عادة لمدة عام ولا يمكن تمديدها إلا لمدة ستة أشهر. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى انقطاع فى تجدد معارف قسم الشؤون المالية حيث أن الخبراء الاستشاريين قد أصبحوا أكثر دراية بالنظم والعمليات المالية في المنظمة ثم بعد ذلك عليهم أن يغادروها إذا لم يتم تعيينهم في وظائف في المنظمة. كذلك فإن بعض الخبراء الاستشاريين يؤدون أدوار كبار الموظفين أو الموظفين الرئيسيين [...] مما يزيد من مخاطر توقف هذه المهام.
     • ثمة مشكلة عامة أخرى داخل المنظمة تتمثل في ضعف القدرة على مكافأة الأداء الجيد والتخلص من الأشخاص الذين لا يؤدون أعمالهم بصورة سليمة. ينبع ذلك بعض الشيء من النظام الموحد الجامد في الأمم المتحدة ولكنه ينبع أيضا من نقص نظم استعراض الأداء التي يمكن الوثوق بها داخل المنظمة. وقد أدى ذلك على المدى الطويل إلى انخفاض الروح المعنوية لدى الأشخاص الأكفاء وبقاء الأشخاص غير الأكفاء في وظائفهم ولكن دون أن يصل أدائهم إلى مستوى مقبول".
     كما جرى التعليق على عدم كفاية التدريب وصولا إلى نتيجة تشير إلى أن كفاءة الموظفين الحاليين والجدد لا يتم المحافظة عليها بصورة كافية.
254. ونظرا لما تقدم، أوصي بأن توضع، على أساس التقرير النهائي للمكتب الاستشاري، خطة عمل مفصلة بشأن كيفية معالجة القضايا التي لم يتم تسويتها والتي تواجه قسم الشؤون المالية وأن يجري رصد تنفيذ هذه الخطة بصورة وثيقة من خلال إصدار تقارير دورية عن سير العمل.

مسائل أخرى