Para cada lote de producción deberán mantenerse registros permanentes, legibles y fechados con información sobre la elaboración. Estos documentos deberán estar fácilmente disponibles. Estos registros deberán mantenerse por un período de seis meses posterior a la fecha de duración en almacén.
Los documentos que deben mantenerse son, por ejemplo:
para los materiales de entrada: registros de las auditorías del elaborador sobre los locales del abastecedor, certificados del abastecedor para la conformidad de los ingredientes con las especificaciones del elaborador, registros de la temperatura en el momento de la entrega y durante el almacenamiento de ingredientes con una duración en almacén limitada.
para las fases de la elaboración, incluido el almacenamiento: registros de los puntos críticos de control bajo vigilancia, registros de la no conformidad y las medidas correctivas adoptadas.
para el transporte y la distribución: registros que indiquen las temperaturas de almacenamiento.
para el equipo utilizado para controlar los puntos críticos de control: reportes de mantenimiento.
para las entregas: registros de entrega inicial para cada lote.
