شعبة خدمات الأجهزة الرئاسية

توفر شعبة خدمات الأجهزة الرئاسية (CSG) وظائف الأمانة للمؤتمر والمجلس وتقدم الدعم اللازم لجميع الأجهزة الرئاسية والدستورية في المنظمة. كما توفر خدمات الاتصال والمراسلات والتنسيق المتكاملة لأعضاء المنظمة. وتحوي خبرة المنظمة في مجال تعدد اللغات وتقدم السلع والخدمات اللغوية على مستوى المنظمة. وتزوّد الشعبة أيضًا المنظمة بخدمات المراسم والاجتماعات.

وتتألف شعبة خدمات الأجهزة الرئاسية من أربعة فروع.

تولى فرع خدمات الأمانة (CSGS) الإشراف على وظائف الأمانة لمؤتمر ومجلس المنظمة، بما يشمل ما يتعلق بإعداد جداول الأعمال والوثائق والمراسلات وأساليب العمل. كما يوفر الدعم لأمانات الأجهزة الرئاسية والدستورية الأخرى، بما فيها المؤتمرات الإقليمية واللجان التابعة للمجلس واللجان الفنية في هذا الصدد. وهو مسؤول عن تزويد الأعضاء بصورة مستمرة بالمعلومات من خلال منصات الاتصال المتكاملة، مثل البوابة الخاصة بالأعضاء والمراسلات الرسمية والجدول الزمني لاجتماعات الوكالات التي توجد مقارها في روما. كما يقدم الفرع الدعم للرئيس المستقل للمجلس.
يتيح فرع خدمات اللغات (CSGL) تعدد اللغات في المنظمة من خلال توفير السلع والخدمات المتصلة بالترجمة الفورية والترجمة التحريرية والمصطلحات بجميع لغات المنظمة في مجالات الحوكمة على مستوى المنظمة والوظائف المعيارية والتشغيلية والمتعلقة بالتواصل. ويوفر هذا الفرع الدعم أيضًا لإتاحة منتجات المنظمة باللغات المحلية وهو مسؤول عن ضمان جودة المنتجات اللغوية في المنظمة.
يتولى فرع خدمات الاجتماعات (CSGM) تنظيم وبرمجة مواعيد كل الاجتماعات الفعلية بحضور الأعضاء والافتراضية والمختلطة للأجهزة الرئاسية والدستورية للمنظمة، والفعاليات المؤسسية للمنظمة، والاجتماعات غير الرسمية، وغيرها من الاجتماعات. وهو مسؤول عن الإشراف على عملية تخطيط وتوفير التسهيلات اللوجستية والسمعية البصرية اللازمة لعقد هذه الاجتماعات، وعن دعمها.
يعمل فرع خدمات المراسم (CSGP) كحلقة وصل بين المنظمة والممثليات الدائمة والحكومة المضيفة، ويوفر الخدمات الإدارية بشأن تأشيرات الدخول والمزايا والحصانات للموظفين والممثلين المعتمدين للأعضاء. ويحرص على احترام المراسم المرعية في العلاقات مع الأعضاء وفي أنشطة المنظمة.

خدمات الأمانة (CSGS)
توفير خدمات الأمانة للمؤتمر والمجلس وتقديم الدعم لأمانات الأجهزة الرئاسية والدستورية. وتزويد الأعضاء بصورة مستمرة بالمعلومات من خلال اتصالات ومراسلات متكاملة مع أعضاء المنظمة.

جهة الاتصال: السيدة ندين كيال
رئيسة فرع خدمات الأمانة

خدمات اللغات (CSGL)
ضمان تعدد اللغات في المنظمة من خلال توفير السلع والخدمات المتصلة بالترجمة الفورية والترجمة التحريرية والمصطلحات.

جهة الاتصال: السيد Juan Coy
المسؤول بالنيابة، فرع اللغات (CSGL)

خدمات الاجتماعات (CSGM)
تنظيم وبرمجة مواعيد كل الاجتماعات الفعلية بحضور الأعضاء والافتراضية والمختلطة للأجهزة الرئاسية والدستورية، واجتماعات المنظمة وفعالياتها.

جهة الاتصال: السيدة Elisa Milanesio 
رئيسة فرع الاجتماعات، (CSGM) 

خدمات المراسم (CSGP)
االحرص على احترام المراسم المرعية بين المنظمة والأعضاء والبلد المضيف.

جهة الاتصال: السيدة Paola Dini
رئيسة خدمات المراسم