Informatización de cooperativas agrícolas: guía práctica

CONTENIDO

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Prólogo

Tras más de una década de reformas de liberalización de los mercados y una disminución continuada de la asistencia para el desarrollo agropecuario, las cooperativas de pequeños productores agropecuarios en países en transición y en desarrollo se enfrentan a tiempos particularmente difíciles. Acostumbrados desde hace largo tiempo a recibir ayudas gubernamentales para la financiación de sus necesidades de inversión y a operar en mercados de productos protegidos, deben ahora enfrentarse a un entorno empresarial mucho más abierto y competitivo. Para ello, las cooperativas deberán mejorar considerablemente su eficiencia empresarial y los mecanismos de movilización del capital de los cooperativistas para financiar el crecimiento de la cooperativa.

La informatización de los sistemas de gestión de la información de las cooperativas puede aumentar en gran medida su eficiencia y competitividad. Por desgracia, el grado de informatización de las cooperativas agrícolas continúa siendo alarmantemente bajo. Pero la situación está cambiando conforme se informatizan las empresas de otros sectores y aumenta la competencia con las empresas privadas. Muchas cooperativas agrícolas, especialmente las de mayor tamaño, comienzan ahora a plantearse más seriamente las ventajas que puede generar la informatización. No obstante, la experiencia ha demostrado que losproyectos de informatización no siempre tienen éxito; conllevan cierto riesgo y el fracaso puede resultar costoso.

Hasta ahora, los administradores y miembros de consejos de administración interesados en explorar la viabilidad de la informatización no disponían de ninguna publicación básica que les sirviera de orientación para evaluar las ventajas, los costos y los riesgos que conlleva. El formato amable de esta guía pretende relajar al lector mediante viñetas humorísticas que ilustran los conceptos difíciles de comprender y referencias frecuentes a ejemplos concretos. Esperamos que cumpla su objetivo.

Maximiliano Cox
Director
Dirección de Desarrollo Rural
FAO

Nota de agradecimiento

En la primavera de 2003, la FAO encargó la elaboración de documentos regionales de exposición de problemas que examinaran las experiencias de informatización de las cooperativas agrícolas en Asia, África y América Latina. A continuación, en octubre de 2003, se celebró en la Sede de la FAO un taller internacional de dos díaspara debatir el asunto.

Uno de los principales resultados de los documentos regionales fue que el grado de informatización de las cooperativas agrícolas en países en desarrollo era bajo en comparación con el existente en otros sectores y que este retraso estaba afectando negativamente a la rentabilidad empresarial de las cooperativas. Uno de los motivos de esta carencia era la ausencia de orientaciones prácticas dirigidas específicamente a las cooperativas agrícolas a las que éstas pudieran recurrir.

Para solucionar este problema, uno de los resultados del taller fue la elaboración de un bosquejo de dichas orientaciones, el cual se ha utilizado como referencia principal para la elaboración del presente manual. Han participado en este esfuerzo numerosas personas con experiencia en el campo de la informática que merecen ser mencionadas. Están, desde luego, los autores de los tres documentos regionales: Roxana Bassi (América Latina), Drew Birnbaum (África) y M. S. Sriram (Asia). No obstante, Roxana merece un agradecimiento especial, ya que asumió la difícil tarea de sintetizar las conclusiones y recomendaciones de los tres documentos y el taller y de elaborar el borrador inicial.

Además, aportaron útiles observaciones adicionales sobre el borrador las siguientes personas: Chet Aeschliman, Drew Birnbaum, Pekka Jamsen, David Kahan, Tida Kairusmee, Wim Polman, Francisco Proenza y Fred Snijders del Bank for Agriculture and Agricultural Cooperatives de Tailandia y la Red regional para el fomento de las cooperativas agrícolas en Asia (NEDAC) y Bernard Kadasia, Director Regional de la Oficina para África Oriental, Central y Meridional de la Alianza cooperativa internacional (ACI) cuyo firme apoyo a nuestro proyecto de informatización en Kenya fue uno de los factores que inspiraron la presente iniciativa.

No es fácil elaborar un manual de orientación interesante y fácil de leer acerca de un asunto como la informatización. Por fortuna, nos ayudaron también Brian Ford, quien realizó las viñetas humorísticas que han hecho el manual más entretenido y agradable de leer, Hazel Bedford, responsable de la corrección final, y Lorella Candido, que realizó la disposición tipográfica y el diseño de la cubierta.

Por último, este manual no hubiera podido realizarse sin el firme apoyo proporcionado por mi Director, Maximiliano Cox, y mi Me de Servicio, Jennie Dey De Pryck, quienes impulsaron la actividady se aseguraron de que pudiera disponer del tiempo y los recursos necesarios para llevarla a término.

John Rouse
Oficial superior
Grupo de Cooperativas y Organizaciones Rurales
Servicio de Instituciones y Participación Rurales

© FAO 2005


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CONTENIDO

1.     Introducción

¿Por qué se ha elaborado esta guía?

2.     La informatización y las cooperativas agrícolas

Definición de un sistema informático

Ventajas de la informatización Cálculo de costos Gestión de los riesgos

3.     Proyectos de informatización en cooperativas

¿Qué desean las partes interesadas?

Prioridad de las necesidades de información

Participación de las partes interesadas

Diseño de la propuesta de proyecto

Factores clave que afectan al resultado del proyecto

Elaboración de la propuesta de proyecto

4.     Elaboración del plan de ejecución del proyecto

Definición de los objetivos del proyecto y de la meta empresarial

Pasos preliminares

Identificación de los requisitos principales del sistema

Desarrollo de un plan de capacitación para el personal y los cooperativistas

Elaboración del presupuesto y el plan de trabajo del proyecto

Establecimiento de un sistema de seguimiento y evaluación participativo

5.     Ejecución del proyecto

Aspectos relacionados con el desarrollo del software

Informes de progreso

Realización de pruebas de evaluación del sistema

Capacitación

Aspectos adicionales que tener en cuenta durante la etapa de ejecución

6.     Seguimiento y evaluación del proyecto

Seguimiento participativo continuo Evaluación final

7.     Evolución futura del proyecto

Consideraciones sobre algunos aspectos importantes

8.     Un caso práctico: la cooperativa XYZ

9.     Conclusiones y sugerencias

Anexos

Anexo 1.     Glosario

Anexo 2.     Listas de comprobación de cada etapa del proceso de informatización

Anexo 3.     Un caso práctico: la cooperativa XYZ

Anexo 4-1.     Plan de ejecución

Anexo 4-2.     Diagrama PERT

Anexo 4-3.     Plan de gastos

Anexo 4-4.     Diagrama de barras

Anexo 5.     Bibliografía