Una parte interesada o una persona ajena de confianza plantea la posibilidad de colaborar e iniciar el proceso. Una vez que se ha iniciado, la fase previa a la deliberación o planificación comienza con las partes interesadas que están dispuestas a participar (en adelante denominadas “partes”) desde el inicio.

Etapa 1: Analizar el conflicto. El primer paso en la gestión de un conflicto es lograr un entendimiento preliminar del problema. Para ello hay que responder a una serie de preguntas como:  ¿Quién está implicado? ¿Cuáles son las inquietudes de las partes? ¿Cuánto interés muestran las partes en resolver el problema?

Un análisis formal comienza con la recogida de información detallada sobre las controversias. La información se puede obtener de tres fuentes, a saber: observación directa, fuentes secundarias (como estudios previos) y entrevistas personales. Las personas suelen suponer que si entienden las cuestiones importantes, serán capaces de encontrar una solución razonable a su problema; sin embargo, los conflictos son una mezcla de personas, procedimientos y contenidos. Si una parte no confía en la otra o piensa que el proceso propuesto es injusto, será difícil alcanzar un acuerdo básico, no importa lo razonable que sea la solución propuesta.

Un análisis del conflicto llevado a cabo la manera adecuada establece las bases para formular una estrategia de gestión colaborativa que dé buenos resultados. El análisis debe actualizarse a lo largo de todo el proceso a medida que se vaya obteniendo nueva información y cambien las actitudes y las relaciones. 

Es importante destacar que el equipo de GCC, además de las partes interesadas que participan, deben incluir a las mujeres.  El equilibrio de género debería ser una premisa para el proceso de GCC. Los conflictos podrían involucrar a mujeres, hombres y a su relación con los bosques y sus recursos; por lo tanto, es fundamental que ambas partes expresen sus opiniones.

Véase la sección Herramientas para más información.

Etapa 2: Formular una estrategia de gestión colaborativa de conflictos. El análisis del conflicto determinará cuál es el proceso adecuado para la gestión colaborativa del mismo. Si las partes están interesadas en resolver el problema y si todavía es posible negociar, el facilitador/mediador se encargará de completar las otras dos etapas que quedan de la fase de preparación: la formulación de una estrategia y la información a los interesados sobre la estrategia.

Cada conflicto forestal es único, y no hay un modelo simple que se adapte perfectamente a todos los problemas. Por lo tanto, las estrategias de gestión colaborativa de conflictos se deben adaptar a las características particulares del problema y a las partes interesadas.

Etapa 3: Informar a las partes interesadas sobre la estrategia. El análisis del conflicto indicará si las partes han trabajado juntas en el pasado y el grado de éxito de sus esfuerzos. Las partes deben entender la estrategia que se propone. Cuanto menos familiarizadas estén las partes con los procesos de negociación, más importante es explicar el proceso de forma pormenorizada.

Una vez que se ha informado a todas las partes, se ha celebrado la primera reunión y se han ratificado los protocolos, los participantes pueden empezar a deliberar sobre las cuestiones importantes.

Etapa 4: Establecer las reglas básicas de la negociación. Las partes deberán aprobar las reglas básicas y los protocolos redactados durante la fase de planificación. Las reglas básicas sólo funcionan cuando todas las partes se comprometen a utilizarlas. En caso necesario, se pueden añadir o modificar las reglas, sin embargo, todas las partes deben aprobar cualquier cambio antes de su adopción.

Etapa 5: Estudiar los problemas y los intereses. Las partes se enseñan unas a otras: describen sus percepciones del problema, identifican y debaten las cuestiones, expresan sus inquietudes y presentan sus ideas. Esto puede llevar mucho tiempo, pero es importante porque permite que los participantes describan directamente su versión a las demás partes. El objetivo será identificar y compartir intereses ‒las razones, las necesidades, los problemas y los motivos que subyacen en sus posiciones particulares– en lugar de afirmar las propias posiciones.

Etapa 6: Especificar las necesidades de información. En esta etapa, las partes:

• obtienen más información sobre los problemas e intereses;
• identifican la información técnica de referencia pertinente a los problemas;
• determinan la información que ya está a disposición e información adicional que será necesaria, y
• llegan a un acuerdo sobre los métodos para responder a las cuestiones técnicas o, si no hay consenso sobre las cuestiones técnicas, llegan a un acuerdo sobre actividades o procesos como viajes de observación, recogida de datos y presentación de informes, sesiones informativas y realización de entrevistas para obtener más información.

Etapa 7: Establecer un orden de prioridad de los problemas. Las partes establecen conjuntamente un orden prioridad (alta, mediana y baja) de los problemas y cuestiones pendientes. Se deberá otorgar máxima prioridad a las cuestiones que es probable que sean más fáciles de afrontar. Definir el tema de partida adecuado para iniciar las conversaciones es fundamental porque puede influir sobre todo el proceso de negociación. El tema de partida debe ser una cuestión importante para todas las partes, pero no tan complicado que pueda necesitar mucho tiempo en resolverse.

Etapa 8: Generar opciones. Se anima a las partes a crear de manera colaborativa múltiples opciones para resolver cada cuestión, porque la búsqueda de una buena solución requiere un amplio debate y un “pensamiento innovador y experimental”. Asimismo, son recomendables múltiples opciones porque es muy común que la parte X sugiera una opción que la parte Y rechaza. El objetivo en esta etapa es producir la gama más amplia posible de alternativas.

Etapa 9: Establecer criterios para evaluar las opciones. En esta etapa, las partes deben establecer de manera colaborativa los criterios para evaluar la conveniencia de cada una de las opciones. La utilización de criterios objetivos facilitará el proceso de decisión de las opciones más satisfactorias para todas las partes. Asimismo, garantiza la existencia de normas justas e independientes para la adopción de decisiones.

Etapa 10: Evaluar las opciones. Las partes aplican los criterios establecidos en la Etapa 9 para determinar si alguna de las opciones responde de manera adecuada a sus intereses principales.

Se alienta a todas las partes a que examinen atentamente sus “mejores alternativas a un acuerdo negociado” (BATNAs en sus siglas en inglés); en otras palabras, cada parte ha de determinar si les irá mejor con el acuerdo propuesto o sin él. Dichas alternativas son uno de los factores más influyentes que determinan el resultado de una negociación, porque las partes suelen estar motivadas a encontrar unas bases comunes, ya que son conscientes de lo que podría ocurrir si no se llegara a un acuerdo. La alternativa de la falta de acuerdo es un punto de referencia importante para todas las partes, que les permiten evaluar las ventajas de las diversas opciones.

Etapa 11: Llegar a un acuerdo. Existen varias maneras de llegar a un acuerdo:

• Normas y criterios – por ejemplo, encontrar las normas básicas que serían razonables para todas las partes. Éstas deberían formularse de nuevo como criterios sobre los que basar las decisiones futuras.
• La situación actual (“status quo”)– estudiar qué aspectos de la relación entre las partes funcionan en la actualidad, e incluirlos en el acuerdo. Tratar de encontrar normas aceptables y justas para ambas partes y criterios para enmarcar el acuerdo.
• Acuerdos de principio – iniciar con los principios generales en los que las partes pueden estar de acuerdo, y aclarar a continuación el modo en que esos principios se pueden aplicar para llegar a un acuerdo.
• Enfoque de elementos básicos – desglosar el problema general en varios problemas más pequeños y unir las soluciones a cada uno de ellos en forma de acuerdo general.
• Enlaces y empleos – para solucionar un problema, hay que relacionarlo con otro. Si una comunidad local desea obtener una compensación y empleos, una empresa podría ofrecer una serie de puestos de trabajo como parte de su conjunto de medidas de compensación.
• Soluciones procedimentales a los problemas importantes – en lugar de encontrar una única solución, puede ser necesario desarrollar un proceso para hacer frente a la cuestión en el tiempo.
• Creación de una perspectiva – implica lograr que las partes imaginen el futuro y trabajen desde esa perspectiva.
• Modelo de acuerdo – se pueden utilizar los logros obtenidos en el pasado en otras esferas para crear o modificar un acuerdo adecuado a la controversia actual.
• Un documento único – el mediador escucha todas las opciones posibles y escribe un proyecto. Una por una, las partes añaden o cambian el proyecto para que se adapte a ellas, hasta que el documento responda a todas sus necesidades.

Etapa 12: Elaborar un acuerdo escrito. Por lo general, se le asigna a un individuo o a un grupo de negociadores la tarea de preparar un proyecto de acuerdo. Si el acuerdo contiene información especializada, como el lenguaje jurídico o científico complejo, el trabajo de redacción puede ser asignado a un subgrupo de negociadores que están familiarizados con la materia. Todas las partes deben examinar el documento para determinar si refleja de forma precisa el acuerdo verbal que se ha logrado. 

Una vez que se ha identificado una solución aceptable, debe ser aprobada y aplicada por todas las partes interesadas. En la Fase 3, los objetivos del proceso colaborativo son aprobar y aplicar el acuerdo.

Etapa 13: Aprobar el acuerdo. Las partes negociadoras tal vez consideren oportuno confirmar la aceptación del proyecto de acuerdo por parte de los miembros de sus grupos más amplios. Este es un importante paso en la obtención de un apoyo y una aceptación amplios. Antes del acuerdo final, se debe confirmar el pleno apoyo y el compromiso de todas las partes interesadas. Si algunos subgrupos se mantienen al margen del grupo principal, en el documento se debe aclarar quiénes son los participantes que forman parte del acuerdo y quiénes no.

Un último punto de debate es en qué medida las partes interesadas desean hacer público su acuerdo. Según su naturaleza, el acuerdo final puede ser formalizado mediante una firma formal en presencia de testigos o puede requerir la aprobación del gobierno. Si el acuerdo afecta a muchas personas, las partes interesadas tal vez deseen examinar la posibilidad de celebrar un foro público. Algunos grupos optan por vincular su decisión de manera formal incorporando sus acuerdos en el marco jurídico, mientras que otros pueden elegir anunciar sus acuerdos en las reuniones de consejos locales o a través de los medios de comunicación.

Etapa 14: Aplicar el acuerdo. Una negociación no tiene éxito hasta que los métodos para lograr sus objetivos se han identificado. Por esta razón, el acuerdo final debe incluir un plan para su puesta en marcha, y no considerarlo como una idea a posteriori. Aunque las partes se entenderán mejor ahora y probablemente hayan desarrollado una mayor comprensión de sus diferencias, pueden seguir siendo adversarias. Sería muy arriesgado suponer que las diferencias de opinión y de competencia por los recursos van a desaparecer por completo.