Les sessions plénières de la CIP se tiennent tous les quatre ans dans une région différente du monde.
Chaque session est centrée sur un thème reflétant les priorités régionales liées à l’utilisation de peupliers, saules et autres espèces à croissance rapide.

Les participants incluent des décideurs, des planificateurs, des scientifiques, des gestionnaires, des universitaires, des propriétaires fonciers, des peuples autochtones et des étudiants intéressés par la culture et l’utilisation de ces espèces.

Le Comité exécutif se réunit lors de chaque session de la CIP et au moins une fois entre les sessions.
Il est composé de 12 membres élus à titre personnel et jusqu’à cinq membres cooptés.

Les réunions techniques sont organisées par les Commissions nationales du peuplier ou par des institutions de recherche.