Lorsqu'il s'agit de planifier une initiative d'apprentissage, il faut commencer par confirmer que l'apprentissage est une solution qui doit permettre de résoudre la problématique de capacité identifiée. Les problèmes de capacités ne sont pas tous liés à une insuffisance des connaissances, des qualifications ou des compétences. Une évaluation des capacités peut aider à définir la nature des problèmes et à déterminer si l'apprentissage peut contribuer à remédier à la situation. 

Une fois établie la nécessité d'un soutien à l'apprentissage, il faut mener une évaluation des besoins. Celle-ci doit comprendre une analyse de l'environnement de travail ou du contexte organisationnel dans lequel évoluent les individus. Cette analyse est fondamentale pour évaluer dans quelle mesure les apprenants pourront appliquer les résultats de l'apprentissage sur leur lieu de travail. Elle aide aussi les responsables de l'apprentissage à décider si des activités complémentaires, autres que l'apprentissage, sont nécessaires pour obtenir des résultats plus efficaces et plus durables. 

En quoi consiste une évaluation des besoins d'apprentissage?

Une évaluation des besoins d'apprentissage est utile pour:

• Analyser les besoins d'apprentissage spécifiques des individus identifiés et le contexte dans lequel ils interviennent;
• Comprendre les éventuelles mesures de suivi susceptibles d'optimiser la mise en application de l'apprentissage et son transfert dans le contexte organisationnel;
• Comprendre les activités additionnelles ou complémentaires (autres que l'apprentissage) nécessaires pour répondre de manière durable aux besoins de capacités.   

Pourquoi importe-il d'évaluer le contexte organisationnel en même temps que les besoins d'apprentissage?

Les individus qui participent à une initiative d'apprentissage s'inscrivent toujours dans un contexte organisationnel: comme par exemple, une association rurale, une organisation communautaire, un ministère, un réseau d'organisations. Une fois terminée l'activité d'apprentissage, ils auront à appliquer leurs nouveaux acquis dans leur cadre de travail. 

Tenir compte du contexte organisationnel dans une évaluation des besoins d'apprentissage permet d'adapter les contenus de l'initiative au participant et aux besoins de l'organisation. C'est un point important pour garantir que les nouveaux acquis seront mis en pratique et  « transférés » durablement au lieu de travail, et qu’ils impacteront de manière positive l'ensemble des capacités organisationnelles.

Le contexte organisationnel a une forte incidence sur les possibilités qu'auront les participants à une activité d'apprentissage d'apprendre et de transférer leur acquis au lieu de travail. Cette influence se manifeste de différentes manières:

• Les aspects matériels du cadre de travail ne permettent pas toujours d'utiliser les acquis, par exemple quand le matériel ou les ressources nécessaires manquent.
• Les aspects sociaux du cadre de travail sont parfois inadéquats, par exemple lorsqu'il n'y a pas de soutien de la part de la communauté, des dirigeants, des collègues ou de la culture organisationnelle.
• Les apprenants peuvent se retrouver seuls après l'initiative d'apprentissage sans suivi, ou constater que les politiques et les structures organisationnelles dans leur cadre de travail rendent impossible l'application des acquis.
• Les apprenants sont peu motivés ou incités à utiliser les acquis dans leur travail, peut-être parce qu'ils ne correspondent pas à leurs besoins ou parce que l'amélioration des performances n’est pas récompensée. 

Comment réaliser une évaluation des besoins d'apprentissage

Une évaluation des besoins d'apprentissage peut être effectuée de plusieurs façons, en fonction des délais, du budget et de la taille de l'initiative d'apprentissage. Les questionnaires, les entretiens avec les informateurs-clés, les groupes de réflexion et les enquêtes en ligne figurent parmi les principales méthodes.  Les quatre grands domaines d'intérêt suivants doivent être évalués:

• Objectifs et contexte organisationnels: les questions visent à analyser les objectifs et/ou les changements souhaités de l'organisation, à comprendre le rôle des individus au sein de l'organisation et à déterminer les activités complémentaires nécessaires pour renforcer l'efficacité et la durabilité des résultats
• Profil et connaissances/compétences du participant: les questions visent à déterminer le capital de compétences et de connaissances existant qui peut aider à réaliser les objectifs organisationnels ou amener les changements souhaités
• Responsabilités actuelles et déficits de connaissances/compétences: les questions visent à déterminer les principaux problèmes/déficits de performance et à définir les contenus d'apprentissage qui peuvent contribuer à remédier à ces déficits
• Exigences en matière de suivi: les questions visent à identifier les possibilités et les difficultés qu'auront les apprenants pour appliquer les acquis et à déterminer les éventuels besoins en matière de suivi.

Outils utilisés couramment 

Conseils utiles pour mener une évaluation des besoins d'apprentissage et du contexte au sein de l'organisation

Inclure les contributions des participants potentiels: Il est possible de réaliser des évaluations des besoins même lorsque le temps et le budget disponibles sont limités. Ce qui est important c'est d'inclure les participants potentiels.  Concevoir une initiative d'apprentissage uniquement sur la base de « ce que l'on sait déjà » grâce à des missions et des rapports antérieurs, est insuffisant.

Une évaluation doit inclure les contributions directes des participants potentiels. Il en est ainsi pour deux raisons:

• Il est indispensable d'avoir une connaissance approfondie des objectifs et des capacités des participants potentiels et de leurs  organisations et du contexte dans lequel ils interviennent.
• L'évaluation des besoins d'apprentissage est un processus important qui permet de mobiliser le soutien interne aux objectifs de l'activité d'apprentissage et de garantir une meilleure « appropriation» du processus de renforcement des capacités.

On trouvera d'autres informations sur l'évaluation du contexte et des besoins d'apprentissage organisationnels dans le module d'apprentissage n°3 de la FAO sur les Bonnes pratiques d'apprentissage de la FAO pour le renforcement efficace des capacités. Module d’apprentissage 3 : Renforcement des capacités – Bonnes pratiques d’apprentissage