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Types de ressources

Les types of ressources pouvant être indexées dans AGRIS sont notamment les catalogues de bibliothèque, les services dépositaires institutionnels et les revues.

  • Les catalogues de bibliothèque, comprenant livres, collections numériques et littérature grise, dont rapports et thèses etc., peuvent souvent s’avérer un trésor de production locale mis à disposition à l’échelle mondiale.
  • Les services dépositaires institutionnels sont essentiels pour le partage ouvert, par systèmes distribués, de produits scientifiques et d’objets d’apprentissage.
  • Les revues publiées par des organisations obtiennent une grande visibilité grâce à AGRIS, par les voies de communication fiables de la FAO.

Les organisations qui deviennent fournisseur de données peuvent contribuer à AGRIS en communiquant des métadonnées d’une ou plusieurs de ces ressources. On trouvera plus loin des informations sur les paramètres à respecter pour les métadonnées et les moyens de les soumettre.

Qualité des métadonnées

La qualité des métadonnées est importante, le but étant que les informations entrées dans AGRIS soient exactes et complètes. Il est hautement recommandé de consulter les recommandations Meaningful Bibliographic Metadata (M2B) [Métadonnées bibliographiques valables] disponibles à l’adresse de Linked Open Data Enabled Bibliographical Data (LODE-BD) 3.0, [en anglais] pour se renseigner sur les propriétés à inclure dans les entrées de métadonnées.

Les paramètres à respecter pour les métadonnées soumises sont expliqués en détail dans ce tableau. Dans la colonne des propriétés (properties), deux signes plus « ++ » (en rouge) dénotent un champ obligatoire ; un signe plus « + » (en bleu) dénote un champ recommandé. Les autres propriétés des métadonnées sont facultatives.

The minimum requirements for AGRIS metadata
The minimum requirements for AGRIS metadata

Les fournisseurs de données peuvent soumettre leurs métadonnées sous différents formats, dont Crossref, DOAJ, AGRIS AP, EndNote, MODS et Dublin Core (DC).

AGRIS est une base de données multilingue, avec des ressources qui peuvent être en 90 langues. Les métadonnées peuvent être fournies dans la langue locale, elles n’ont pas à être en anglais sauf si l’anglais est la langue du fournisseur de données. Mais il est recommandé d’ajouter des mots clefs, des titres et/ou des résumés en anglais, s’ils sont disponibles, pour donner plus de visibilité aux entrées sur le Web.

Comment soumettre des métadonnées

Les métadonnées peuvent être soumises à AGRIS de trois manières :

1) Envoi par courrier électronique

Avant de soumettre des données, il convient de prendre en considération les paramètres à respecter, expliqués précédemment dans la section « Qualité des métadonnées ». Les fournisseurs de données peuvent envoyer leurs fichiers de métadonnées à [email protected]. Les fichiers doivent être au format xml. Les ensembles de fichiers .xml peuvent être compressés en fichier .zip si nécessaire

Il existe des outils permettant de convertir des fichiers de métadonnées au format .xml, par exemple Zotero, Jurism ou Mendeley. Pour exporter des métadonnées de tout format à partir de la source originale, on peut charger les fichiers dans l’un de ces outils, vérifier que les champs restent corrects, puis exporter la bibliothèque comme fichier .xml.

2) Soumission par Automatic Data Upload (ADU)

Avant de soumettre des données, il convient de prendre en considération les paramètres à respecter, expliqués précédemment dans la section « Qualité des métadonnées ». Les fournisseurs de données peuvent envoyer leurs métadonnées en les chargeant dans Automatic Data Upload (ADU) [Chargement automatique de données], qui est un des services d’arrière-plan protégés par identifiant et mot de passe qu’AGRIS offre aux fournisseurs de données dans le Tableau de bord institutionnel. Les fournisseurs de données peuvent demander leur identifiant et leur mot de passe en envoyant le formulaire ou en écrivant au service d’aide d’AGRIS à l’adresse [email protected]. Les fournisseurs qui se servent du service ADU pour indexer leurs métadonnées dans AGRIS n’ont pas besoin d’envoyer leurs fichiers séparément à [email protected] Pour utiliser ADU, prière de consulter le guide du Tableau de bord institutionnel.

AGRIS est indexé une fois par mois. Les données fournies par courrier électronique doivent être envoyées avant le dernier jour ouvré du mois pour être incluses dans la publication mensuelle.

3) Ingestion de données par OAI-PMH

La FAO a mis en service une composante de « moissonnage », qui examine régulièrement une liste de points d’accès OAI-PMH ciblés (URL de base) pour y chercher de nouvelles entrées à ingérer dans AGRIS. Le moissonneur est actuellement activé tous les trois mois.

Les fournisseurs de données utilisant des systèmes compatibles OAI-PMH pour leurs ressources, tels que dépôts institutionnels ou revues, peuvent communiquer à AGRIS leur URL de base.

De plus, il est indispensable pour AGRIS:

  • Qu’il y ait un point d’entrée ouvert, sans mot de passe ni liste blanche d’adresses IP ;
  • Si les métadonnées contiennent des caractères qui ne sont pas autorisés dans XML, qu’on envisage d’utiliser des sections en CDATA1 ;
  • Que les fichiers soient codés au format UTF-8.

Une autre recommandation importante concerne l’utilisation de l’argument « set »2 pour organiser les entrées par catégories ou sous-collections. Cela permet à AGRIS d’exécuter un moissonnage sélectif, ne prenant en compte que les entrées relevant des domaines ou sous-collections dont il a été déterminé qu’ils sont pertinents pour AGRIS.

OAI-PMH oblige à utiliser au moins le format de métadonnées Dublin Core (DC). AGRIS est aussi compatible avec d’autres formats de données offrant plus de granularité, dont Mods 3, DOAJ, EndNote XML, AGRIS AP et PubMed NLM.

1  https://en.wikipedia.org/wiki/CDATA [en anglais]; 2  https://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html#Set [en anglais]

État d’activité des fournisseurs de données

L’état d’activité des fournisseurs de données est important. La communication ou le moissonnage régulier de métadonnées permet aux organisations d’obtenir dans AGRIS des contenus à jour. Étant donné la forte fréquentation d’AGRIS dans le monde entier, cet aspect revêt une importance critique, sachant qu’il faut fournir aux utilisateurs finals les dernières publications et/ou données produites par les membres du réseau AGRIS.

Les utilisateurs d’AGRIS peuvent voir l’état d’activité des fournisseurs sur la Liste des fournisseurs de données d’AGRIS ainsi que dans la section sur les fournisseurs de données des différentes entrées de métadonnées dans AGRIS.

Les fournisseurs de données qui ont soumis des métadonnées au cours des 12 mois de la dernière année civile sont classés dans la catégorie « actifs ». Les différents états d’activité des fournisseurs de données sont les suivants :

  • Actif : le fournisseur a soumis des métadonnées au cours de la dernière année civile.
  • Inactif : le fournisseur n’a pas soumis de métadonnées au cours de la dernière année civile.
  • Interrompu : le fournisseur de données est temporairement inactif et n’a pas soumis de métadonnées pendant au moins une année civile.
  • Obsolète : le fournisseur a mis fin à son service dans AGRIS et ne communique plus de nouvelles métadonnées.