В ФАО АГРИС могут индексироваться такие ресурсы, как библиотечные каталоги, институциональные хранилища и журналы.

• Библиотечные каталоги, в которые входят книги, цифровые коллекции, "серая" литература, включая отчеты, диссертации и т.д., подготовленные на местном уровне и распространяемые на глобальном уровне, могут представлять большую ценность.
• Институциональные хранилища играют важную роль, так как участвуют в открытом обмене результатами научных изысканий и объектами изучения с помощью распределенных систем.
• Журналы, издаваемые организациями, благодаря ФАО АГРИС и использованию доверенных каналов связи ФАО, становятся более узнаваемыми.

Став поставщиками данных, организации могут пополнять ФАО АГРИС метаданными как минимум из одного из этих ресурсов. Дополнительная информация о требованиях к метаданным и способах их предоставления размещена ниже на этой странице.

Чтобы обеспечить точность и полноту записей в ФАО АГРИС, необходимы качественные метаданные. Чтобы узнать об обязательных свойствах записей метаданных, настоятельно рекомендуется ознакомиться с описанием модели "Содержательные библиографические метаданные" (M2B) в Рекомендациях по библиографическим данным, получаемым с помощью взаимосвязанных открытых данных (LODE-BD) 3.0.

Требования к записям метаданных подробно поясняются в таблице ниже. В колонке "свойства" обязательные поля отмечены двумя знаками "плюс" (++) красного цвета, а рекомендуемые – одним знаком "плюс" (+) синего цвета. Остальные свойства метаданных не являются обязательными.

Метаданные можно направлять в разных форматах, включая DOAJ, AGRIS AP, EndNote, MODS и Dublin Core (DC).

ФАО АГРИС – многоязычная база данных, в которой размещены ресурсы на 187 языках. Метаданные могут направляться на местном языке; не обязательно на английском, за исключением случаев, когда английский – родной язык поставщика данных. Однако для повышения узнаваемости записей в сети Интернет рекомендуется, чтобы ключевые слова, заголовки и/или резюме (при наличии) были на английском языке.

Метаданные можно направлять в ФАО АГРИС два способами:

1) По электронной почте

Перед отправкой следует изучить все требования к метаданным, приведенные выше, в разделе "Качество метаданных". Поставщики данных могут присылать файлы метаданных по адресу [email protected]. Файлы должны быть в формате .xml. При необходимости их можно сжать в архив .zip. 

Для перевода файлов в формат .xml можно использовать такие инструменты, как Zotero, Jurism и Mendeley. Для экспорта метаданных в любом формате из источника можно загрузить записи в один из этих инструментов, проверить, отвечает ли вид полей требованиям, а затем экспортировать библиотеку как файл .xml.

2) С помощью службы автоматической загрузки данных (АЗД)

Перед направлением метаданных следует изучить все требования, приведенные выше, в разделе "Качество метаданных". Метаданные можно отправлять путем их загрузки в службу автоматической загрузки данных (АЗД). Это одна из служб в защищенной паролем серверной части ФАО АГРИС, которой поставщики данных могут воспользоваться в личном кабинете организации. Чтобы запросить учетные данные для доступа, можно заполнить эту онлайновую форму или написать в службу технической поддержки ФАО АГРИС по адресу [email protected]. Если для индексирования метаданных в ФАО АГРИС используется служба АЗД, отправлять файлы отдельно по адресу [email protected] не нужно. Чтобы использовать АЗД, следует ознакомиться с Руководством по использованию личного кабинета организации.

Индексирование в ФАО АГРИС выполняется ежемесячно. Чтобы данные, направляемые по электронной почте, вошли в ежемесячный выпуск, их следует отправлять к последнему рабочему дню месяца.

3) Внесение данных в базу с использованием протокола OAI-PMH 

Для поиска новых записей ФАО внедрила программный компонент "сборщик", который периодически сканирует целевые компьютеры, совместимые с протоколом OAI-PMH (базовые URL), по списку. В настоящее время проверка с помощью этого компонента проводится каждые три месяца.

Поставщики данных, использующие для хранения своих ресурсов системы, совместимые с OAI-PMH, такие как институциональные хранилища или журналы, могут сообщать в ФАО АГРИС свои базовые URL.

Кроме того, ФАО АГРИС требует выполнения следующих условий:

• наличие компьютера с открытым доступом, без пароля и "белого списка" IP-адресов;
• если метаданные содержат знаки, недопустимые в XML, следует изучить возможность использовать разделы CDATA¹; и
• файл должен быть в кодировке UTF-8.

Еще одна важная рекомендация – использование для организации записей по категориям или подколлекциям "фиксированных"² параметров. Благодаря этому может проводиться выборочный поиск с просмотром только записей, которые относятся к домену ФАО АГРИС или к подколлекциям, определенным как отвечающие требованиям для внесения в ФАО АГРИС.

Минимальным требованием для совместимости с OAI-PMH является использование формата метаданных Dublin Core (DC) ("Дублинское ядро"). ФАО АГРИС поддерживает и другие форматы метаданных, обеспечивающие более точную детализацию, включая Mods 3, DOAJ, EndNote XML, AGRIS AP и PubMed NLM.

1 https://ru.wikipedia.org/wiki/CDATA; 2 https://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html#Set

Важную роль играет информация об активности поставщиков данных. Периодически предоставляя или собирая данные, организации получают возможность пополнять ФАО АГРИС актуальной информацией. Это крайне важно, поскольку ФАО АГРИС широко используется по всему миру, и конечные пользователи получают от членов Сети ФАО АГРИС новейшие публикации и данные.

Чтобы узнать об уровне активности поставщиков данных, пользователи ФАО АГРИС могут обратиться к Реестру поставщиков данных, а также к разделу с информацией о поставщике данных в отдельных записях метаданных в базе. 

Активными считаются поставщики данных, которые предоставляли метаданные в течение последних 12 месяцев календарного года. Классификация поставщиков данных по уровню активности.

• Активен – предоставлял метаданные в течение последнего календарного года.
• Неактивен – не предоставлял метаданные в течение последнего календарного года.
• Деятельность прервана – временно неактивен и не предоставлял метаданные в течение как минимум одного календарного года.
• Исключен – прекратил деятельность в ФАО АГРИС и не предоставляет новые метаданные.