Los tipos de recursos que pueden indizarse en el FAO AGRIS abarcan los catálogos de bibliotecas, los depósitos institucionales y las publicaciones periódicas especializadas.

• Los catálogos de bibliotecas que contienen libros, fondos digitales y literatura gris como informes, tesis, etc. pueden ser un tesoro producido a nivel local que se convierte en accesible a nivel mundial.
• Los repositorios institucionales son vitales por lo que se refiere a compartir abiertamente la producción científica y los objetos de aprendizaje a través de sistemas distribuidos.
• Las publicaciones periódicas especializadas editadas por organizaciones obtienen una gran visibilidad a través del FAO AGRIS gracias a los canales de comunicación fiables de la FAO.

Las organizaciones que se convierten en proveedores de datos pueden contribuir al FAO AGRIS suministrando metadatos de una o más de estas fuentes. Más adelante en esta página se puede encontrar más información sobre los requisitos en materia de metadatos y las formas de presentar esos metadatos.

La calidad de los metadatos es importante para que los registros en el FAO AGRIS sean precisos y completos. Se recomienda en gran medida consultar las recomendaciones en materia de metadatos bibliográficos significativos (M2B) contenidas en la guía “Linked Open Data Enabled Bibliographical Data (LODE-BD) 3.0” para saber qué propiedades hay que incluir en los registros de metadatos.

Los requisitos para los registros de metadatos se explican detalladamente en el cuadro que figura a continuación. En la columna de propiedades se utilizan dos signos más “++” (en rojo) para indicar los campos obligatorios y un signo más “+” (en azul) para indicar los campos recomendados. Las propiedades restantes de los metadatos son opcionales.

Los proveedores de datos pueden suministrar los metadatos en diversos formatos, a saber, DOAJ, AGRIS AP, EndNote, MODS y Dublin Core (DC).

El FAO AGRIS es una base de datos multilingüe que contiene recursos disponibles en hasta 187 idiomas. Los metadatos pueden presentarse en el idioma local. No es necesario hacerlo en inglés a menos que el inglés sea el idioma nativo del proveedor de datos. No obstante, se recomienda añadir palabras clave, títulos y/o resúmenes en inglés, si se dispone de ellos, para aumentar la visibilidad de los registros en la web.

Los metadatos pueden presentarse al FAO AGRIS de las dos maneras siguientes:

1) Presentación de los datos por correo electrónico

Antes de presentar los datos hay que tener en consideración los requisitos en materia de metadatos expuestos en la sección sobre “calidad de los metadatos”. Los proveedores de datos pueden enviar sus ficheros a [email protected]. El formato de los ficheros debe ser el .xml. Grupos de ficheros .xml pueden comprimirse en un fichero .zip cuando sea necesario.

Hay herramientas, como Zotero, Jurism o Mendeley, que pueden utilizarse para convertir los ficheros de metadatos al formato .xml . Para exportar los metadatos a cualquier formato a partir de la fuente original, se pueden cargar los registros en una de estas herramientas, comprobar si los campos aparecen correctamente, y luego exportar la biblioteca como un fichero .xml.

2) Incorporación de datos a través del Protocolo de la Iniciativa de Archivos Abiertos para la Recolección de Metadatos (OAI-PMH)

La FAO ha puesto en marcha un componente informático denominado “cosechador” que escanea periódicamente una lista de dispositivos remotos compatibles con el OAI-PMH seleccionados (URL básico) para buscar nuevos registros para incorporarlos al FAO AGRIS. Actualmente este componente se pone en funcionamiento cada tres meses.

Los proveedores de datos que utilizan sistemas compatibles con el OAI-PMH para sus recursos, como depósitos institucionales o publicaciones periódicas especializadas, pueden comunicar al FAO AGRIS su URL básico.

Además, el AGRIS requiere que:

• haya un dispositivo remoto abierto, sin contraseña y que no tenga una lista de direcciones IP de confianza (lista blanca);
• si los metadatos contienen caracteres no permitidos en XML, debería considerarse el uso de secciones CDATA1 , y
• los ficheros deben estar codificados en UTF-8.

Otra recomendación importante es que se utilice el argumento “establecido”2 para organizar los registros por categorías o por subcolecciones. Esto permite que el FAO AGRIS ejecute su recopilación selectiva, teniendo solo en cuenta los registros que pertenecen al dominio del FAO AGRIS o a subcolecciones que se han determinado pertinentes para el AGRIS.

El OAI-PMH requiere que se utilice, como mínimo, el formato de metadatos Dublin Core (DC). Además, el AGRIS también es compatible con otros formatos de metadatos que ofrecen un mayor nivel de detalle como Mods 3, DOAJ, EndNote XML, AGRIS AP y PubMed NLM.

1  https://it.wikipedia.org/wiki/CDATA; 2  https://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html#Set

El estado de actividad de los proveedores de datos es importante. Gracias a la presentación o la cosecha periódicas de metadatos las organizaciones pueden tener su contenido actualizado en el FAO AGRIS. Teniendo en cuenta que el nivel de uso del FAO AGRIS en todo el mundo es elevado, esta cuestión es vital por lo que se refiere a proporcionar a los usuarios finales las publicaciones y/o datos más recientes que han producido los miembros de la Red del FAO AGRIS.

Los usuarios del FAO AGRIS pueden encontrar el estado de actividad de los proveedores de datos en el Registro de Proveedores de Datos y también en la sección relativa a los proveedores de datos de cada registro concreto de metadatos del FAO AGRIS.

Los proveedores de datos que hayan presentado metadatos en los últimos 12 meses del año civil se clasifican como activos. Las distintas categorías relativas al estado de los proveedores de datos son:

• Activo: El proveedor de datos ha presentado metadatos durante el último año civil.
• Inactivo: El proveedor de datos no ha presentado metadatos durante el último año civil.
• Interrumpido: El proveedor de datos está temporalmente inactivo y no ha presentado metadatos en el transcurso de por lo menos el último año civil.
• Obsoleto: El proveedor de datos ha suspendido su servicio en el FAO AGRIS y no proporciona nuevos metadatos.