Uso del AGROVOC para facilitar la gestión de la información agrícola y el acceso a ella

A use case by Modou Sall, International Development Research Centre

 La Escuela Nacional Superior de Agricultura (ENSA), sucesora del antiguo Instituto Nacional para el Desarrollo Rural (INDR) creado en 1983, tiene el objetivo de impartir capacitación sobre ingeniería agrícola en las especialidades de producción pecuaria, producción vegetal, ciencias del suelo, equipo rural y economía agrícola. La biblioteca es un servicio vital para el apoyo a  las actividades docentes y de investigación ya que proporciona información pertinente sobre agricultura a profesores y alumnos. Las esferas de atención serán los recursos informacionales, los principales servicios que se ofrecen a los usuarios y el proyecto de biblioteca depositaria para publicaciones de la FAO, durante el período comprendido entre 1993 y 1997. En cuanto a la composición, se trata principalmente de documentos en papel y en formatos audiovisual y electrónico.

En 1997, los sistemas y herramientas que se utilizaban en la biblioteca para el tratamiento, almacenamiento y difusión de la información eran los siguientes:

• El tesauro del AGROVOC, que se utilizaba en la indización en lugar de la lista de descriptores RESADOC no actualizada.
• Un Sistema de Clasificación local, basado en otras herramientas como el Plan del AGRIS, para la clasificación de los recursos impresos según su contenido.
• Una base de datos bibliográfica interna, para ayudar en las actividades de gestión, investigación y acceso relativas a los libros, monografías e informes creados con CDS-ISIS, un programa desarrollado por la UNESCO.
• Una base de datos interna (con CDS-ISIS), para gestionar y recuperar con facilidad las tesis y los documentos de investigación producidos.

Kumar (2016) informa de que “Las bibliotecas y los centros de información se han convertido en el puntal de la sociedad moderna ya que proporcionan los medios para el proceso de desarrollo de todos y cada uno de los segmentos de la sociedad”. En vista de que vivimos en un entorno de explosión informativa constante, el acceso a los conocimientos adecuados se ve facilitado gracias a profesionales de la información dedicados que son capaces de recuperar y evaluar contenidos de información. Hay ocasiones en que estos recursos humanos y materiales son inexistentes o están desatendidos.

En el decenio de 1990, el servicio de biblioteca de la ENSA, en su calidad de centro de recursos que presta apoyo a las actividades de docencia e investigación y a actos científicos, se enfrentó a una situación de falta de los recursos financieros que le habrían permitido adquirir nuevos recursos informacionales de las principales esferas que abarcan las actividades de la institución.

Para resolver el problema que suponía la ampliación de la colección causado por la limitación de la disponibilidad de recursos, a principios del decenio de 1990 inicié diversos proyectos encaminados a conseguir de forma gratuita artículos actualizados de publicaciones periódicas, acceder a bases de datos en línea y obtener la información actualizada que la FAO proporcionaba en el ámbito de la agricultura. Las conversaciones emprendidas con el Servicio de Publicaciones en Italia y la Representación de la FAO en el Senegal, llevaron a un acuerdo entre la FAO y la ENSA, que se firmó en marzo de 1993, mediante el cual se permitía que la biblioteca de la ENSA se convirtiera en biblioteca depositaria en el país de las publicaciones de la FAO.

Este proyecto de la ENSA como depositaria de las publicaciones de la FAO contenía algunas condiciones, entre las cuales figuraban las siguientes:

• Un ejemplar de cada publicación de la FAO en francés debía enviarse a la biblioteca de la ENSA para que fuera accesible a los usuarios de la información.
• La biblioteca de la ENSA podía utilizar cualquier sistema o herramienta adecuados para facilitar la gestión de las publicaciones de la FAO y su accesibilidad para usuarios internos y externos del sector de la agricultura.
• Se alentaba a la biblioteca de la ENSA a mantenerse en comunicación con la FAO para aportar opiniones sobre los problemas que pudieran surgir sobre la adquisición de las publicaciones y se accesibilidad.
• La biblioteca de la ENSA podía colaborar con la FAO para contribuir a promocionar el Día Mundial de la Alimentación, que se celebra el 16 de octubre de cada año.

Con este proyecto la biblioteca recibió anualmente entre 100 y 400 libros y monografías nuevos sobre diversos temas relacionados con las ciencias de la agricultura y la alimentación. Las opiniones recibidas de los usuarios daban fe de que gracias a este proyecto mejoró el acceso a la información agrícola en todo el Senegal. Además, la biblioteca se convirtió en un centro de referencia sobre agricultura y alimentación capaz de proporcionar información pertinente sobre distintas disciplinas. 

El uso del AGROVOC en la indización

Mi caso de uso práctico es sobre el uso del tesauro del AGROVOC en la indización de las publicaciones de la FAO, así como de todos los demás recursos recibidos, con el objetivo final de facilitar la investigación de la información agrícola y el acceso a esa información.

Por cada publicación recibida, se hacía una descripción bibliográfica a la que seguía la extracción de entre cinco y 15 descriptores representativos del contenido de la publicación en cuestión. El AGROVOC ayudó en la elección de las palabras clave significativas esenciales para realizar búsquedas de información agrícola y acceder a esa información.

Se examinarán la definición de indización con el AGROVOC, el proceso de indización y los principales pasos de ese proceso.

Definición de indización

Según la Red de Bibliotecas y Ciencias de la Información (2019), se considera que indizar el es proceso de describir e identificar documentos con arreglo a los temas de su contenido. En este caso, los conceptos se extraen de los documentos mediante un proceso de análisis, y luego se transcriben en forma de los elementos de los sistemas de indización, como los tesauros, los planes de clasificación, etc.

Proceso y pasos principales de la indización con el AGROVOC 

El proceso consiste en elegir los conceptos o palabras clave que representan el contenido del documento, y traducir estos conceptos utilizando el lenguaje del AGROVOC, como se ilustra en el gráfico que figura a continuación. 

                              

Elección de las principales palabras clave que expresan el contenido del documento

Para llevar a cabo esta acción de forma satisfactoria yo acostumbraba a seguir los pasos que figuran a continuación:

• Examinar toda la publicación para obtener una mejor comprensión revisando su contenido principal, incluido el resumen/sumario si lo había, la introducción, la conclusión, los principios de los capítulos/párrafos, el índice, las ilustraciones.
• Identificar las principales palabras clave/conceptos que expresaran el conjunto del contenido de la publicación, utilizando términos significativos.
• Decidir sobre qué conceptos finales elegir a partir de mis conocimientos sobre las necesidades de los usuarios reales.

Traducción de los conceptos en descriptores utilizando el vocabulario del AGROVOC 

En este paso, me aseguraba de que las palabras clave elegidas se correspondieran exactamente con los términos contenidos en el tesauro del AGROVOC, que es el vocabulario del AGROVOC con términos controlados para su uso en la esfera de la agricultura, con el fin de evitar todas las interpretaciones erróneas.

Se llevaron a cabo actividades de descripción bibliográfica e indización para todas las monografías, libros e informes contenidos en la base de datos bibliográficos, y esto también se hizo con las tesis contenidas en las bases de datos de tesis y actividades de investigación de los alumnos.

Beneficios del uso del AGROVOC

El uso el AGROVOC, un tesauro multilingüe actualizado periódicamente sobre agricultura y disciplinas conexas, me proporcionó muchos beneficios entro los cuales figuran:

• La mejora de mis conocimientos de terminología relativa a la agricultura y los alimentos, así como de la calidad de los servicios prestados a los usuarios.
• La facilitación de la comunicación y la relación con los usuarios de la biblioteca gracias a una mejor comprensión de los distintos conceptos de la agricultura.
• La elección de términos de agricultura más adecuados para describir los contenidos de las publicaciones y para mejorar el proceso de gestión de la información.
• La contribución a la mejora de las actividades de investigación en beneficio del personal y los usuarios, con palabras clave útiles pertinentes para acceder con facilidad y rapidez a la información que se necesitaba.
• El estímulo a la participación de la biblioteca en redes e iniciativas de información encaminadas a promover el desarrollo agrícola.
• La contribución al incremento del uso de los recursos de la biblioteca y la atracción de nuevos usuarios de la información de otras organizaciones y regiones que hasta entonces no habían utilizado esos recursos.
• El fomento de la credibilidad de la biblioteca y la facilitación del reconocimiento de su contribución crucial al logro de los objetivos de la organización.
• El apoyo al uso del AGROVOC como herramienta internacional que puede utilizarse en diversos contextos culturales, sin interpretaciones erróneas ni malentendidos.

El uso de un lenguaje estructurado y controlado en la indización es esencial para organizar, identificar, buscar y recuperar mejor la información en cualquier sistema. El acceso a información pertinente es necesario para alcanzar el desarrollo agrícola y la seguridad alimentaria en el mundo, y el tesauro del AGROVOC puede ser de ayuda desde este punto de vista.

Referencias

Crozat, Stephane 2016. Presentation on Indexation de documents [en línea], Ingénierie Documentaire [15 de agosto de 2021]. https://stph.scenari-community.org/doc/ind.pdf.

FAO 2021. Tesauro multilingüe AGROVOC [14 de agosto de 2021]. https://agrovoc.fao.org/browse/agrovoc/en/. 

Fuman, M. R. F. Q. 2011. The Indexer The International Journal of Indexing [en línea]. The Persian Agrovoc in an indexing context. [14 de agosto de 2021]. https://www.researchgate.net/publication/233643584_The_Persian_Agrovoc_in_an_indexing_context

Guitard, Laure A. 2013. Archival and Library Subject Indexation: Is There a Difference? [en línea]  Documentation et bibliothèques, Vol. 59, No. 4 [15 de agosto de 2021]. https://www.erudit.org/fr/revues/documentation/2013-v59-n4documentation0890/1019217ar.pdf.

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Mai, Jens-E. 2000. The Subject Indexing Process: an investigation of problems in knowledge representation [en línea]. Graduate School of Library and Information Science, Universidad de Texas en Austin. [16 de agosto de 2021]. http://jenserikmai.info/Papers/2000_PhDdiss.pdf.

Kumar, P.K Suresh 2016. Role of library and information science professionals in the knowledge society [en línea]. Journal of Information, Vol.2, No.2, págs.10 a 17. [16 de agosto de 2021].  http://www.conscientiabeam.com/pdf-files/com/104/JI-2016-2(2)-10-17.pdf