Utilisation d’AGROVOC pour faciliter la gestion de l’information agricole et l’accès à cette information

Modou F. Sall, Centre de recherches pour le développement international (CRDI), Ottawa (Canada)

L’École nationale supérieure d’agriculture (ENSA) (anciennement Institut national de développement rural – INDR), créée en 1983, a pour but d’assurer une formation en génie agricole dans les spécialités de la production animale, de la production de végétaux, de la pédologie, des équipements ruraux et de l’économie agricole. La bibliothèque assure un service vital à l’appui des activités d’enseignement et de recherche, offrant aux enseignants et aux étudiants les informations agricoles dont ils ont besoin.

On se concentrera ici sur les ressources d’information, les principaux services offerts aux usagers et le projet de bibliothèque dépositaire pour les publications de la FAO entre 1993 et 1997. Il s’agit pour l’essentiel de documents en format papier, audiovisuel et électronique.

En 1997, les systèmes et outils en usage à la bibliothèque pour le traitement, le stockage et la diffusion de l’information étaient les suivants : 

Le thésaurus AGROVOC pour l’indexation, remplaçant la liste de la liste de descripteurs de RESADOC , qui n’est plus mise à jour.

Un système local de classification, basé sur d’autres outils comme le Plan AGRIS, servant à ranger les ressources imprimées en fonction de leur contenu.

Une base de données bibliographiques interne, créée avec le logiciel CDS-ISIS mis au point par l’UNESCO, servant à gérer livres, monographies et rapports, y donnant l’accès et permettant d’y faire des recherches.

Une base de données interne (sous CDS-ISIS), facilitant la gestion et la recherche pour les thèses et les travaux de recherche.

Kumar (2016) a pu écrire que « les bibliothèques et les centres d’information sont désormais les piliers de la société moderne, offrant à chacun des segments de la société les moyens de son développement ». Vivant comme nous le faisons face à une explosion constante de l’information, nous avons plus facilement accès aux connaissances nécessaires grâce à des professionnels spécialisés dans l’information qui peuvent en trouver et évaluer le contenu. Ces ressources humaines et matérielles font parfois défaut, ou sont négligées.

Centre de ressources appuyant les activités d’enseignement et de recherche, le service de bibliothèque de l’ENSA s’est trouvé dans les années 1990 face au manque de ressources financières qui auraient permis d’acquérir des ressources d’information nouvelles dans les principaux domaines correspondant à ses activités.

En vue de résoudre le problème du développement des collections avec le peu de ressources disponibles, j’ai lancé au début des années 1990 divers projets permettant de recevoir gratuitement des articles de revues à jour, d’accéder à des bases de données en ligne, et de recevoir de la FAO des informations à jour du domaine agricole. Des échanges entamés avec les Services des publications en Italie et avec la représentation nationale de la FAO au Sénégal ont abouti à un accord entre la FAO et l’ENSA, signé en mars 1993, faisant de la bibliothèque de l’ENSA une bibliothèque dépositaire des publications de la FAO au Sénégal.

Ce projet de dépôt des publications de la FAO précisait quelques conditions, dont les suivantes : 

• Un exemplaire de chaque publication de la FAO en français serait envoyé à la bibliothèque de l’ENSA et l’accès en serait donné aux usagers.
• La bibliothèque de l’ENSA pourrait se servir de tout système ou outil approprié facilitant la gestion et l’accès aux publications de la FAO pour les usagers agricoles internes et externes.
• La bibliothèque de l’ENSA serait encouragée à rester en communication avec la FAO pour des informations en retour sur toute question concernant l’acquisition et l’accessibilité des publications.
• La bibliothèque de l’ENSA pourrait collaborer avec la FAO pour apporter son concours à la promotion de la Journée mondiale de l’alimentation célébrée tous les ans le 16 octobre.

Ce projet a permis d’ajouter chaque année aux collections de la bibliothèque jusqu’à 400 nouveaux volumes et monographies sur divers sujets liés à l’agriculture et aux sciences de l’alimentation. Les réactions reçues des usagers ont confirmé que ce projet permettait de rendre plus accessibles dans l’ensemble du Sénégal les informations agricoles. De plus, la bibliothèque est devenue un centre de référence pour l’agriculture et l’alimentation, pouvant fournir des informations pertinentes dans différentes disciplines.

Utilisation d’AGROVOC pour l’indexation

Le cas concret que j’expose ici concerne l’utilisation du thésaurus d’AGROVOC pour l’indexation des publications de la FAO et de toutes les autres ressources reçues, le but final étant de faciliter la recherche et l’accès à l’information agricole. 

Chaque publication reçue a fait l’objet d’une description bibliographique, puis de l’extraction de cinq à 15 descripteurs en représentant le contenu. L’utilisation d’AGROVOC a facilité le choix des mots-clefs importants pour la recherche et l’accès à l’information agricole. 

On trouvera ci-après une définition de l’indexation avec AGROVOC, avec le déroulé et les principales étapes.

Définition de l’indexation

Selon le réseau Library & Information Science Network (2019), « l’indexation est considérée comme le processus de description et d’identification de documents en fonction de leur contenu par sujet. On extrait ainsi les concepts par analyse des documents, et on les transcrit dans les éléments des systèmes d’indexation, tels que thésaurus, classifications, etc. ».

L’indexation avec AGROVOC : déroulement étape par étape

Il s’agit de choisir les concepts ou les mots-clefs correspondant au contenu du document, puis de traduire ces concepts dans le langage d’AGROVOC, comme l’illustre la figure ci-après.

Choix des principaux mots-clefs rendant compte du contenu d’un document

Pour bien choisir ces mots-clefs, j’ai procédé selon les étapes suivantes :

• Examen de l’ensemble de la publication pour bien la comprendre, en notant les principaux contenus, y compris le résumé s’il y en a un, l’introduction, la conclusion, le début des chapitres et des paragraphes, la table des matières et les illustrations.
• Détermination des principaux mots-clefs ou concepts traduisant le contenu entier de la publication en utilisant les termes importants.
• Choix de la liste finale des concepts à retenir, en fonction de la connaissance qu’on a des besoins des utilisateurs existants.

Traduction des concepts en descripteurs avec le vocabulaire d’AGROVOC 

Pour cette étape, j’ai veillé à ce que les mots-clefs choisis correspondent exactement aux termes du thésaurus d’AGROVOC, qui est le vocabulaire de termes contrôlés d’AGROVOC à utiliser dans le domaine agricole, afin d’éviter toute possibilité d’interprétation erronée.

Tous les ouvrages, monographies et rapports de la base de données bibliographiques, ainsi que les thèses d’étudiant et les bases de données de recherches ont fait l’objet de description bibliographique et d’l’indexation. 

Avantages de l’utilisation d’AGROVOC

J’ai tiré de l’utilisation d’AGROVOC, thésaurus multilingue d’agriculture et d’autres disciplines, régulièrement tenu à jour, un grand nombre d’avantages, dont les suivants :

• Meilleure connaissance de la terminologie de l’agriculture et de l’alimentation, et meilleure qualité des services assurés aux usagers.
• Meilleures communications et interactions avec les usagers de la bibliothèque, grâce à une meilleure compréhension des différents concepts utilisés en agriculture.
• Meilleur choix des termes appropriés dans le domaine agricole pour la description du contenu des publications, améliorant la gestion de l’information.
• Meilleures recherches rendues plus aisées pour le personnel et les usagers, des mots-clefs utiles permettant d’accéder facilement et rapidement à l’information voulue.
• Encouragement à la participation de la bibliothèque aux réseaux d’information et aux initiatives destinées à promouvoir le développement agricole.
• Concours à une utilisation accrue des ressources de la bibliothèque et enrôlement de nouveaux usagers potentiels de l’information venus d’autres organisations et régions.
• Crédibilité accrue de la bibliothèque et meilleure reconnaissance de sa contribution essentielle à la poursuite d’objectifs organisationnels.
• Soutien à l’utilisation d’AGROVOC comme outil international pouvant servir dans des contextes culturels divers, sans erreurs d’interprétations ou de compréhension.

Il est essentiel pour l’indexation d’utiliser un langage structuré et contrôlé, qui permet de mieux organiser, identifier, rechercher et extraire l’information dans tout système quel qu’il soit. L’accès à des informations pertinentes est indispensable pour assurer le développement agricole et la sécurité alimentaire dans le monde, ce que le thésaurus d’AGROVOC peut aider à réaliser.

Bibliographie

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