El Sistema Internacional de Ciencia y Tecnología Agrícolas (FAO AGRIS) lleva más de cinco décadas desempeñando un papel fundamental a la hora de facilitar el acceso a la información científica y técnica sobre agricultura. Desde su creación, FAO AGRIS ha prestado apoyo a los socios colaboradores en la creación y el envío de metadatos bibliográficos para permitir la búsqueda, el intercambio y la reutilización de los resultados de la investigación agrícola.

Con el paso del tiempo, el marco de metadatos de FAO AGRIS ha evolucionado significativamente. Los primeros enfoques se basaban en directrices coordinadas de forma centralizada para la creación y el envío de metadatos. A partir de principios de la década de 2000, se produjo un importante cambio conceptual y técnico con el desarrollo del Perfil de Aplicación de AGRIS (AGRIS AP). Este perfil se diseñó para mejorar la interoperabilidad y la calidad de los metadatos mediante la combinación de elementos de estándares ampliamente utilizados, como Dublin Core, AgMES y el Servicio de Localización del Gobierno Australiano (AGLS). El AGRIS AP proporcionó un enfoque estructurado para describir los objetos de información similares a documentos (DLIO) y permitió un intercambio coherente de metadatos entre sistemas distribuidos.

Un hito clave en esta evolución fue la Consulta sobre la Gestión de la Información Agrícola (COAIM, 2000), en la que se reconoció al AGRIS de la FAO como un posible catalizador de un nuevo modelo de gestión de la información agrícola. La consulta puso de relieve la doble función de FAO AGRIS como iniciativa de desarrollo de capacidades y como sistema de información. Los debates posteriores, incluida la COAIM de 2002, reforzaron la necesidad de contar con un estándar común de metadatos para mejorar la interoperabilidad, facilitar la recopilación de datos y permitir la búsqueda cruzada en repositorios heterogéneos.

Con la introducción de protocolos de interoperabilidad como el OAI-PMH (Protocolo de la Iniciativa de Archivos Abiertos para la Recolección de Metadatos), el AGRIS de la FAO evolucionó hacia un modelo de red más descentralizado. Este cambio permitió que un abanico más amplio de instituciones —no solo los Centros de Recursos de AGRIS de la FAO ya establecidos, sino cualquier organización de investigación agrícola— aportaran contenidos al sistema. Estas instituciones, que actúan como proveedores de datos en un entorno distribuido, pueden publicar metadatos en múltiples formatos, entre ellos AGRIS AP, Dublin Core y otros, lo que aumenta la visibilidad y las oportunidades de difusión. 

Sin embargo, esta mayor flexibilidad también ha introducido variabilidad en la calidad y la coherencia de los metadatos. Si bien la apertura ha reforzado la participación y ha aumentado el volumen de contenidos, también ha planteado retos a la hora de armonizar los campos clave de metadatos. Entre ellos, se ha identificado el elemento «Tipo de documento» como especialmente crítico, ya que su uso incoherente ha dado lugar a variabilidad en la clasificación y a la inclusión de registros que no siempre son relevantes para el ámbito de aplicación de AGRIS de la FAO

Una clasificación precisa del tipo de documento es fundamental para el filtrado de búsquedas, la recuperación de información, el análisis, la gestión de contenidos y el control de calidad. Dentro de AGRIS de la FAO, las inconsistencias en el uso de los valores de tipo de documento entre los distintos proveedores de datos han afectado a la calidad de los metadatos y han reducido la precisión de las funciones de búsqueda y filtrado. Para hacer frente a estos retos, se ha desarrollado el «Vocabulario de tipo de documento» (ToDVoc 1.0) como vocabulario controlado con el fin de estandarizar la asignación del tipo de documento, reforzar la calidad de los metadatos y facilitar un acceso más eficaz a la información agrícola. 

Los objetivos de ToDVoc 1.0 son los siguientes:

• Proporcionar un vocabulario controlado y normalizado para la clasificación de tipos de documentos en el sistema AGRIS de la FAO.
• Mejorar la coherencia de los metadatos y el control de calidad entre los distintos proveedores de datos.
• Facilitar la identificación y el filtrado de contenidos relevantes, garantizando la coherencia con el ámbito de aplicación de AGRIS de la FAO.
• Mejorar la interoperabilidad entre múltiples estándares y formatos de metadatos (por ejemplo, AGRIS AP, Dublin Core, MODS, EndNote, DOAJ).
• Mejorar la capacidad de búsqueda y el descubrimiento de registros de AGRIS de la FAO mediante una clasificación armonizada.
• Favorecer la coherencia multilingüe y la futura traducción de los términos de tipos de documentos.
• Reforzar la gobernanza de los metadatos en un entorno de recopilación descentralizado. 

Principios generales

ToDVoc 1.0 es la referencia oficial para la asignación de tipos de documentos en AGRIS de la FAO. Debe utilizarse para garantizar una clasificación coherente en todos los registros, independientemente del proveedor de datos o del formato de los metadatos.

El vocabulario tiene por objeto reducir la ambigüedad y la variación en la asignación de tipos de documento y garantizar la conformidad con los requisitos de calidad y alcance de FAO AGRIS.

 Normas de asignación

• A cada registro debe asignarse un único tipo de documento principal que refleje su contenido intelectual principal.
• La asignación debe basarse en el contenido del recurso, no en su formato técnico (p. ej., PDF, página web, diapositivas de presentación).
• Cuando sean posibles múltiples interpretaciones, deberá seleccionarse el término más específico y adecuado del vocabulario.
• Deben evitarse los tipos de documento de texto libre o definidos localmente cuando exista un término controlado. 

Alcance y control de calidad

En un entorno de recopilación descentralizado basado en OAI-PMH y múltiples formatos de metadatos, es de esperar que haya variabilidad en la calidad de los metadatos. ToDVoc 1.0 contribuye a mejorar el control de calidad al:

• Permitiendo la identificación de registros no relevantes o fuera del ámbito de aplicación.
• Facilitando una clasificación y reclasificación coherentes de los metadatos entrantes.
• Mejorando la calidad y la coherencia generales de la base de datos AGRIS de la FAO. 

Mantenimiento y actualizaciones

ToDVoc 1.0 es gestionado por el equipo AGRIS de la FAO y se actualizará periódicamente. Las actualizaciones podrán reflejar:

• los comentarios de los proveedores de datos y los usuarios,
• los cambios en las prácticas de publicación académica,
• los nuevos tipos de documentos,
• y la evolución de las normas sobre metadatos.

ToDVoc se traducirá a las lenguas oficiales de la FAO para facilitar la búsqueda multilingüe, al tiempo que se mantiene un único concepto controlado para cada tipo de documento. 

El vocabulario se mantendrá prestando especial atención a la estabilidad, la interoperabilidad y la compatibilidad con versiones anteriores.

Cumplimiento de ToDVoc 1.0 (Requisitos para los proveedores de datos)

Se recomienda encarecidamente a los proveedores de datos que faciliten registros con tipos de documento asignados y alineados con la lista controlada definida en ToDVoc 1.0. El uso de valores controlados para los tipos de documento es un requisito obligatorio para la inclusión en el sistema AGRIS de la FAO. 

Los registros que no puedan asignarse a un tipo de documento aceptado y alineado con ToDVoc 1.0 quedarán excluidos de FAO AGRIS. No obstante, podrán considerarse excepciones cuando los proveedores de datos aporten una justificación válida para la inclusión de un nuevo tipo de documento en FAO AGRIS. Cuando un mismo concepto pueda expresarse mediante diferentes denominaciones, puede ser necesario realizar una asignación, una normalización o una revisión más detallada durante los procesos de ingesta y control de calidad. Esto incluye variaciones tales como traducciones, errores ortográficos, abreviaturas y otras formas alternativas del mismo término. 

En particular, los registros correspondientes a materiales efímeros, no científicos o no técnicos no se aceptan en el sistema AGRIS de la FAO y serán excluidos. Esto incluye, entre otros: 

• boletines informativos y comunicados de prensa
• publicaciones y entradas de blog
• editoriales y artículos de opinión
• boletines informativos de carácter no científico
• anuncios y publicidad de eventos
• folletos, prospectos, catálogos y material promocional
• actualizaciones de sitios web institucionales sin contenido técnico o de investigación
• otros contenidos informativos de corta duración o no permanentes

 Para garantizar la correcta incorporación y la disponibilidad a largo plazo de los registros, se recomienda encarecidamente que todas las aportaciones incluyan un tipo de documento válido de ToDVoc 1.0, o un tipo de documento local que pueda asignarse claramente a un término de ToDVoc. Los registros enviados sin un tipo de documento, o con valores no controlados, podrán ser rechazados o excluidos de la base de datos AGRIS de la FAO.

La introducción de ToDVoc 1.0 supone un paso clave para reforzar la coherencia, la calidad y la interoperabilidad de los metadatos dentro del sistema AGRIS de la FAO. En un entorno distribuido y con múltiples estándares, un vocabulario controlado para los tipos de documentos es esencial para garantizar una clasificación fiable, una mejor localizabilidad y un acceso eficaz al conocimiento agrícola en todo el mundo.

ToDVoc también proporciona las etiquetas de tipo de documento utilizadas en el ODS, lo que garantiza la armonización entre sistemas y favorece unas prácticas de metadatos más coherentes entre los proveedores de datos.

Tabla 1. ToDVoc 1.0