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Fortalecimiento de capacidades

Cómo analizar el desempeño organizacional

Para hacer un análisis organizacional, el primer paso es llevar a cabo un análisis del desempeño organizacional utilizando la herramienta de Evaluación del desempeño organizacional (EDO) más abajo descrita. El siguiente paso es planear las acciones e intervenciones pertinentes utilizando otra herramienta práctica: "Cómo planificar el cambio organizacional".


¿Qué es el análisis organizacional?
Las organizaciones son “grupos de individuos vinculados por la intención común de lograr metas” (North, 1990).   

El análisis organizacional es un procedimiento diagnóstico que ayuda a entender mejor el desempeño de una organización. Se puede efectuar después de haber realizado una evaluación de capacidades inicial para tener un conocimiento más profundo de las causas de la fragilidad organizacional e identificar oportunidades emergentes.


¿Por qué realizar un análisis organizacional?
A lo largo de su vida, y según las fases de su desarrollo, las organizaciones afrontan diversos desafíos. Por ejemplo, las organizaciones jóvenes pueden ser muy flexibles y enérgicas pero adolecer de la falta de división de funciones y responsabilidades claras o de flujos de ingresos previsibles. Por el contrario,  las organizaciones más maduras pueden contar con sistemas y procesos más formales, aunque carecen de energía para innovar o de la capacidad de adaptación a cambios.

Realizar regularmente un análisis organizacional permite que los directivos y miembros de una organización valoren sus puntos débiles y fuertes así como los desafíos y oportunidades exteriores. Esto ayuda a planificar estratégicamente los objetivos a corto y largo plazo así como a prevenir y adaptarse a un entorno cambiante.


¿Cómo se analiza el desempeño organizacional?
La Evaluación del desempeño organizacional (EDO) es la principal herramienta de evaluación del desempeño organizacional. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización (ministerios, organizaciones de productores, organizaciones de investigación o extensión, etc.).

El marco para la EDO presupone que el desempeño organizacional es función de tres amplias dimensiones: la motivación organizacional, la capacidad organizacional y el entorno externo.


El proceso del análisis organizacional 
El proceso de evaluación organizacional se puede realizar siguiendo las cuatro etapas que se ilustran a continuación. Idealmente, debería ser llevado a cabo por la organización en forma de autoevaluación con la asistencia de un facilitador externo.

Marco de Evaluación del desempeño organizacional

La motivación organizacional se refiere a la aptitud de la organización para movilizar su capital humano para lograr sus metas. La motivación se asienta en la visión y misión de la organización, en su cultura, valores y sistemas de incentivos, todos los cuales se ven marcados por la historia de la organización. 

La capacidad organizacional se refiere a la dotación en recursos de la organización (es decir su capital humano, físico y financiero) y a los sistemas y procesos utilizados para la gestión de ese capital (p.ej. liderazgo estratégico, gestión de la programación y de los procesos).

El entorno externo se refiere a los factores externos que facilitan o menoscaban el desempeño de una organización. Esto incluye el ordenamiento político del país, su situación económica, las normas socioculturales, etc. así como la calidad de las relaciones que una organización ha entablado con otras organizaciones y partes interesadas.

1. Orientación

Esta es la conversación preliminar entre la organización y el facilitador externo durante la cual se establecen los motivos a los que responde el análisis organizacional así como la disposición de la organización a entrar en un proceso de autoevaluación. Esta etapa necesita competencias para entrevistar, escuchar, comunicar no verbalmente, formular preguntas y crear confianza.

Herramientas sugeridas:

  • Evaluar la disposición: una lista de preguntas para ayudar a las organizaciones a reconocer los problemas y estimar su disposición a cambiar.
  • Mapeo de las necesidades y temores: una herramienta para comprender los problemas, intereses, necesidades y temores de los miembros de una organización. Útil para valorar la disposición y reducir la resistencia al cambio.

 

2. Planificación del proceso de evaluación

En esta etapa se pretende comprender las cuestiones prioritarias que afectan el desempeño organizacional. Entre sus acciones fundamentales están: la organización de talleres consultivos para introducir el EDO y establecer el alcance y las prioridades de la evaluación. Es el momento de ponerse de acuerdo sobre qué información es necesaria, cómo se recabará y en qué plazos.

Herramientas sugeridas:

 

3. Recolección y análisis de la información

Una vez acordadas las preguntas de la evaluación (sobre la base de las cuestiones prioritarias identificadas en la etapa anterior), identificadas las fuentes de información y dilucidada la metodología, puede iniciarse el proceso de recolección de datos.

Herramientas sugeridas:

 

4. Reflejar y modelar el futuro

Esto se produce cuando se transmiten los resultados del análisis dentro de la organización para dar inicio al proceso de reflexión que podría conducir a la planificación para el cambio organizacional. Entre las acciones principales están: la convocatoria de sesiones informativas, la distribución de notas recordatorias y la distribución de un informe.

Herramientas sugeridas:

  • Ejercicio de creación de una visión: un proceso de creación de una afirmación persuasiva y contundente que describe qué aspira conseguir una organización.
  • Creación de escenarios: un método estructurado para construir narrativas o situaciones en las que se describe los límites exteriores de futuros plausibles.

 

Más recursos sobre la evaluación del desempeño organizacional en FAO: Módulo de Aprendizaje 4: Análisis y Desarrollo Organizacional.

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