ينبغي للمندوبين أن يحصلوا على جميع الوثائق من نقاط الاتصال الخاصة بهم أو من موقع الدستور الغذائي على شبكة الويب قبل دورة الدستور الغذائي لكي يكونوا على دراية بالموضوعات الرئيسية موضع المناقشة. وينبغي لهم أن يحضروا معهم تلك الوثائق إلى الاجتماعات، حيث لن تتاح في الاجتماعات سوى نسخ محدودة فقط منها. ويتم توزيع الوثائق من خلال قوائم التوزيع الإلكترونية للدستور الغذائي، ويمكن الحصول عليها أيضا من موقع الدستور الغذائي على شبكة الويب:
(http://www.codexalimentarius.org).
ويمكن توزيع الوثائق الورقية على نقاط الاتصال بالدستور الغذائي فقط وعلى أساس استثنائي. وتشمل الوثائق خطابات دورية، وخطاب الدعوة وجدول الأعمال، وورقات عمل ووثائق معلومات. وبعد الاجتماع، يتم توزيع التقرير ووثائق الاجتماعات إلكترونيا. والتقارير والنصوص النهائية والمطبوعات متاحة على موقع الدستور الغذائي على شبكة الويب.

خطاب الدعوة

يحتوي خطاب الدعوة على معلومات مثل تاريخ الاجتماع وموعده ومكانه. ولا يمكن إصدار خطابات دعوة ذات طابع شخصي. وينبغي إبلاغ أسماء الممثلين وأعضاء الوفد الآخرين من خلال نقاط الاتصال بأبكر وقت ممكن وبما لا يتجاوز بأي حال من الأحوال 30 يوما قبل افتتاح الاجتماع.

متطلبات تأشيرة الدخول

من مسؤولية المشتركين أن يكفلوا لأنفسهم الحصول على وثائق السفر الصحيحة، بما في ذلك تأشيرات الدخول. ولذلك، يجب أن يتقدم المشتركون، حيثما تطلب الأمر، بطلبات للحصول على تأشيرات الدخول بأبكر وقت ممكن. وتستطيع نقاط اتصال الدستور الغذائي في البلدان المضيفة أن تقدم عنوان السفارات أو القنصليات ولكنها لا تستطيع أن تسرع من إجراءات طلبات الحصول على تأشيرات الدخول.

ترتيبات حساب الأمانة

إذا ما قام حساب الأمانة المشترك بين منظمة الأغذية والزراعة ومنظمة الصحة العالمية لتعزيز المشاركة في الدستور الغذائي بدفع نفقات سفر المندوب، فينبغي القيام بالترتيبات على نحو جيد قبل الاجتماع مع أمانة منظمة الصحة العالمية التي تتولى إدارة الصندوق. وللاتصال والحصول على معلومات، انظر:
[email protected];

http://www.who.int/foodsafety/areas_work/food-standard/codextrustfund/en/

وليس بوسع أمانة الدستور الغذائي أو أمانة الحكومة المضيفة أن تقدم المساعدة في هذا الصدد.

جدول الأعمال المؤقت

تقوم أمانة الدستور الغذائي بإعداد جدول الأعمال المؤقت بالنيابة عن المديرين العامين لمنظمة الأغذية والزراعة ومنظمة الصحة العالمية بالتشاور مع الرئيس. كما يبين جدول الأعمال المؤقت الجداول الزمنية الاسترشادية لتسيير الاجتماع بما في ذلك الانتخابات.

ورقات العمل

أمانة الدستور الغذائي مسؤولة عن إعداد ورقات العمل وتوزيعها. وتشكل ورقات العمل أساس المناقشات أثناء الاجتماع، وتوزع في المعتاد قبل الدورة بشهرين كلما أمكن. وجميع ورقات العمل لها نفس الإشارة المرجعية: ALINORM، تليها أرقام تمثل السنة ورقم الدورة، ثم الرقم التسلسلي المخصص للوثيقة للمناقشة في جدول الأعمال. ومن بين ورقات العمل تقارير الهيئات الفرعية التي اجتمعت منذ الدورة الأخيرة للهيئة.

وثائق المعلومات

وثائق تعد في المقام الأول من أجل أغراض معلوماتية ويعطى لها رمزا مرجعيا: INF

وثائق الاجتماعات

يتم تعميم التعليقات الواردة بعد التاريخ الواجب أو الوثائق التي لم تلتمس أثناء الدورة ذاتها ويشار إليها على أنها وثائق اجتماعات وترقم في وقت لاحق تحت الرمز المرجعي LIM. وتتمثل مساوئ وثائق الاجتماعات في أن توزيعها محدود على الأعضاء والمراقبين الحاضرين للاجتماع، وعادة ما تكون بلغتها الأصلية فقط. ومن المساوئ الأخرى أنها قد لا تكون موضع نظر كامل نظرا إلى عدم توافر الوقت الكافي لدى الأعضاء والمراقبين الأخرى أو الخبرة للنظر في المحتويات وتكوين موقف إزائها. ومن ثم يُستحث الأعضاء والمراقبون على تقديم تعليقات مكتوبة قبل الموعد النهائي المحدد في الخطاب الدوري.

بعض الوثائق الهامة التي ينبغي إحضارها إلى دورة الدستور الغذائي

•   خطاب الدعوة وجدول الأعمال المؤقت ووثائق العمل الأخرى؛
•   تقرير (تقارير) لجان وفرق مهام الدستور الغذائي؛
•   تقرير العودة إلى العمل (تقرير شخصي) الذي قدمه رئيس الوفد الذي حضر الدورة الأخيرة؛
•   دليل إجراءات الدستور الغذائي؛
•   الإحاطة الموجزة التي قدمها رئيس الوفد والتي تحتوي على موقف بشأن بنود جدول الأعمال الوثيقة الصلة والتعليقات المتصلة بذلك؛
•   جميع الوثائق الأخرى ذات الصلة الوثيقة مثل تقرير دورات الهيئة واللجنة التنفيذية الأخيرة.

افتتاح الدورة

عادة ما يقوم ممثل رفيع المستوى للمنظمتين الأم، منظمة الأغذية والزراعة ومنظمة الصحة العالمية، بافتتاح الدورة. وبعد الافتتاح، ينتقل الرئيس إلى اعتماد جدول الأعمال. وما أن يجري النظر في التعليقات المقدمة على جدول الأعمال المؤقت فإن الرئيس يطلب إلى اللجنة إقرار جدول الأعمال المؤقت أو المعدل كجدول أعمال للدورة.

دور الرئيس

يكفل الرئيس أن تناقش جميع المسائل بالكامل،بما في ذلك التعليقات المكتوبة المقدمة من الأعضاء والمراقبين غير الحاضرين للدورة. ويقوم الرئيس، على فترات ملائمة أثناء مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال، بتلخيص المناقشة بذكر ما يبدو أنه رأي مقبول بصفة عامة. ويكفل الرئيس أن تكون الاستنتاجات التي أسفرت عنها المناقشات مفهومة بوضوح من قبل جميع المشاركين.

كيفية التوصل إلى قرارات

تبذل الهيئة قصارى جهودها للتوصل إلى اتفاق حول إقرار المواصفات أو تعديلاتها بتوافق الآراء. ويجوز اتخاذ قرارات بإقرار أو تعديل المواصفات بالتصويت فقط إذا ما فشلت تلك الجهود في التوصل إلى توافق آراء. كما يجوز أخذ الأصوات من أجل إقرار تعديلات على اللائحة الداخلية.

من الذي يسمح له بالكلام؟

يسمح للأعضاء والمراقبين بالمداخلة بشأن القضايا موضع المناقشة. وعادة ما يكون لرئيس الوفد الحق في الكلام، ولكن يمكن لعضو آخر في الوفد أن يتكلم بإذن من الرئيس (مثلا، بشأن الأمور الفنية). وتوجه التعليقات دائما إلى الرئيس. وينص البروتوكول على أن يتكلم الأعضاء قبل المراقبين وألا تتكلم الوفود إلا إذا سمح لها الرئيس بذلك.

كيف أستطيع أن أفيد برغبة وفدي في الكلام؟

تبين الوفود رغبتها في المداخلة بواسطة رفع لوحة اسم البلد/ المنظمة في وضع عمودي إلى أن يراها الرئيس.

كم مرة يمكن للعضو أن يتداخل؟

لا توجد قواعد محددة داخل الدستور الغذائي بشأن عدد المداخلات ومدتها. وتتمثل الممارسة العامة في المداخلة مرة واحدة على قضية معينة، رغم أنه يجوز السماح بمداخلة ثانية بحسب ما يراه الرئيس مناسباً، ويكون ذلك في المعتاد لتوضيح نقطة أو الرد على تساؤل مثار من وفد آخر.

ومن المهم الحرص على أن تكون المداخلات قصيرة وموجزة (لا تزيد عن دقيقة إلى دقيقتين) والتكلم ببطء للسماح بترجمة شفوية فعلية ودقيقة. وإذا ما قرأ الوفد من تعليق مكتوب يظهر في إحدى ورقات العمل، فمن الضروري تبيان الرمز المرجعي للوثائق في مستهل المداخلة.

تقوم أمانة الدستور الغذائي بإعداد مشروع تقرير عن أعمال الدورة لنظره في اليوم الأخير للدورة. ومن المعتاد، تبعا لحجم العمل، أن يُجنب اليوم قبل الأخير من الاجتماع لصياغة هذا التقرير (أي لا تعقد فيه جلسة عامة). وعادة ما يتاح مشروع التقرير قبل ساعة من بدء عملية إقراره للسماح للمندوبين بالتعرف على محتوياته.

وحيث أن التقرير يعتبر المحضر الرسمي لاجتماع الدستور الغذائي، فمن الضروري أن تقرأه الوفود بعناية لكفالة أن يعكس وجهات نظر الاجتماع وتوصياته واستنتاجاته على وجه الدقة. وابتغاء العمل على إيجاز التقرير النهائي، فقد لا تُنسب وجهات النظر والآراء إلى أسماء وفود محددة أو مراقبين.

وأثناء استعراض مشروع التقرير، يعلن الرئيس عن كل فقرة أو فرع. ومن شأن ذلك أن يسمح للوفود التي ترغب في تعديل النص أن تتداخل في اللحظة المناسبة. ومن المهم عند القيام بذلك طرح اقتراحات ملموسة بشأن التغيير (مثلا، إضافات أو محذوفات). وفي هذه المرحلة، لا يكون من المتيسر إعادة فتح باب المناقشة ولا تسجيل ما لم يرد ذكره أثناء المناقشات في المحضر.

واعتماد التقرير جزء لا يتجزأ من جدول الأعمال الرسمي للدورة وجميع الوفود مطالبة بالمشاركة في اعتماد التقرير.

وحالما يعتمد التقرير فإنه يصبح محضرا رسميا لدورة الهيئة.

وينشر تقرير الهيئة لاحقا بجميع لغات الهيئة ويوزع على جميع نقاط اتصال الدستور الغذائي. كما يوضع التقرير في موقع الدستور الغذائي على شبكة الويب.