Les instruments peuvent être déposés sous format papier ou sous format électronique.

S'ils sont déposés sous format papier, l'original doit être transmis au Bureau du Directeur général.

S'ils sont soumis par voie électronique, les conditions qui s’appliquent au dépôt électronique des instruments de ratification, d'acceptation, d'approbation, d'adhésion ou de retrait sont les suivantes :

• Une copie certifiée conforme de l’instrument devra être fournie et accompagnée d’une déclaration certifiant que la copie électronique envoyée est une copie conforme et intégrale de l’instrument original
• L’image électronique de la copie certifiée conforme de l’instrument doit être de bonne qualité, entièrement lisible, claire et nette, et comporter des caractères clairs et intelligibles. Elle doit être enregistrée au format PDF ou TIFF, avec une résolution d’image de 300 ppp, en couleur ou en noir et blanc.
• Le support  électronique sera de préférence une clé USB, un CD,  un DVD ou une pièce jointe à un courriel. Dans ce dernier cas, la taille du courriel ne doit pas dépasser 10 Mo.
• Toutes les communications électroniques transmises par courriel doivent être adressées à [email protected] et être envoyées depuis une adresse électronique officielle et autorisée (par exemple, l’adresse électronique officielle de la représentation permanente ou du ministère).

Toutes les correspondances émanant du Dépositaire – y compris les lettres confirmant l’acceptation – seront envoyées par courriel sous format électronique, à moins qu’une demande de correspondance sur support papier ne soit expressément formulée.